2. Muligheter for merverdi med periodisert regnskap

For virksomheter som tidligere har basert sin økonomiske styringsinformasjon på informasjon fra kontantregnskap og kapitalregnskap, gir et periodisert regnskap ny informasjon som virksomhetene kan bruke og få nytte av i styringen.

Utkast på veileder

Denne veilederen er under utarbeidelse og vi ønsker dine tilbakemeldinger på innholdet. Ta gjerne kontakt med:

 

«Formålet med de statlige regnskapsstandardene er å legge til rette for et mer omfattende og standardisert informasjonsgrunnlag for styring i statlige virksomheter. Informasjonen skal kunne brukes i virksomhetens interne styring og i departementenes styring av underliggende virksomheter. Regnskapsstandardene legger til rette for effektiv ressursbruk ved å gi kjennskap til kostnader som virksomheten kan koble til informasjon om ulike aktiviteter, tjenester og effekter. Standardene gir et grunnlag for å fremskaffe sammenlignbar kostnadsinformasjon og en bedre oversikt over statens eiendeler.»

Utdrag fra rundskriv R-114 (2. avsnitt)

I følge Store norske leksikon er en mulighet «et element som alene eller sammen med andre elementer har i seg et potensial for å gi positive konsekvenser for noe som er av verdi for oss mennesker. Slike elementer kan være handlinger, aktiviteter, komponenter, systemer eller hendelser» .

Periodisert regnskap etter SRS er et slikt element, som alene eller sammen med andre elementer, har i seg et potensial for å gi positive konsekvenser / merverdi i styringen.  

Det er opp til virksomhetene som innfører SRS å: 

  • vurdere muligheter for merverdi 
  • velge egnet ambisjonsnivå 
  • tilrettelegge slik at virksomheten kan fremskaffe, bruke og få nytte periodisert regnskapsinformasjon  
  • bruke og få nytte av ny styringsinformasjon i virksomheten og i styringsdialogen med departementet  

2.1 Ny informasjon i et periodisert regnskap 

Et periodisert regnskap inneholder ny informasjon sammenliknet med kontantregnskap og kapitalregnskap.  

Et virksomhetsregnskap etter SRS består av et resultatregnskap med inntekter og kostnader, og en fullstendig balanse med eiendeler og gjeld. Kontantregnskapet inneholder i hovedsak informasjon om virksomhetens innbetalinger og utbetalinger. Kapitalregnskapet har informasjon om virksomhetens finansielle eiendeler og finansiell gjeld.  

Med innføring av SRS blir en rekke nye artskontoer aktuelle i regnskapsføringen. I vedlegg til R-102 Standard kontoplan for statlige virksomheter er alle aktuelle artskontoer opplistet. I kolonne tre i dette vedlegget fremgår det hvilken type virksomhet kontoen er aktuell for. Står det SRS her, kan kontoen være aktuell å benytte i et periodisert regnskap. 

Du finner siste oversikt over SRS artskontoer, beskrivelser og veiledning om hvordan kontoene i standard kontoplan skal benyttes på fagområdet om statlig regnskap på nettsiden om standard kontoplan på dfo.no.

2.2 Mer presis informasjon om aktiviteter i regnskapet   

Et periodisert regnskap viser mer presis regnskapsinformasjon om periodens gjennomførte aktiviteter enn et kontantregnskap. I et periodisert regnskap vises påløpte kostnader og opptjente inntekter i den perioden aktiviteten er gjennomført. I et kontantregnskap vises utgifter i den perioden utbetalingen skjer, og inntekter i den perioden innbetalingen skjer, uavhengig av når aktiviteten ble gjennomført (se også omtale av hva kontantprinsippet innebærer i kapittel 8). Regnskapsinformasjon basert på kontantprinsippet gir derfor ofte et ufullstendig bilde av aktiviteten i en regnskapsperiode.  

Et periodisert regnskap viser for eksempel: 

  • Overtidskostnader i den perioden arbeidet ble utført, ikke da overtiden ble utbetalt    
  • Konsulentkostnader i den perioden konsulentene jobbet, ikke da fakturaen ble betalt.  
  • Husleiekostnader fordelt på de perioder husleien gjelder, ikke da fakturaen ble betalt.  

I et kontantregnskap vises utgifter for overtid, konsulentbruk og husleie i den perioden dette betales. 

Tabellen nedenfor viser et eksempel på hvordan en virksomhet kan vise sammenhengen mellom kontant og periodisert regnskap. Regnskapslinjer med vesentlig avvik er angitt med lysegule linjer og avviket er forklart i egne bokser til høyre for regnskapsoppstillingen. 

Et annet eksempel er investeringer. I et periodisert regnskap fordeles investeringen ut over forventet økonomisk levetid i form av avskrivninger. Eiendelens verdi synliggjøres i balansen, og reduseres i takt med avskrivningene. I et kontantregnskap utgiftsføres investeringen 100 prosent i den perioden investeringen betales og vil ikke gjenspeile at forbruket av investeringen skjer over eiendelens levetid. Kontantregnskapet vil vise null i etterfølgende år, slik at den faktiske ressursbruken ikke blir reflektert i de senere periodene.

En virksomhet investerte i begynnelsen av 2017 i programvare til 10 millioner kroner. Virksomheten forventet å bruke programvaren i fem år. Etter kontantprinsippet ble hele investeringsutgiften på 10 millioner utgiftsført i regnskapsåret 2017. I de neste fire årene brukte virksomheten programvaren i sine aktiviteter for å levere i henhold til samfunnsoppdraget, men denne ressursbruken blir ikke synliggjort i virksomhetens kontantregnskap. Kontantregnskapet for disse fem årene gir derfor et ufullstendig bilde av ressursbruken. Et periodisert regnskap ville vist et korrekt bilde av kostnadene per år. Grafene i figuren under viser regnskap etter kontantprinsippet og periodiseringsprinsippet (alt annet likt):

I et regnskap etter periodisert prinsipp synliggjøres eiendelen i balansen. Utvalgte nøkkeltall (beskrevet i kapittel 4.2) kan brukes for å følge med på den aktuelle eiendelens utvikling, som vist i tabellen under:

Nøkkeltall20172018201920202021
Eiendel8 000 0006 000 0004 000 0002 000 000-
Avskrivingsandel20 %40 %60 %80 %100 %
Opprettholdelsesgrad50000

I et periodisert regnskap vises som nevnt over påløpte kostnader og opptjente inntekter i den perioden aktiviteten er gjennomført. I et kontantregnskap vises utgifter og inntekter i den perioden utbetalingen og innbetalingen skjer, uavhengig av når aktiviteten ble gjennomført.

Dersom en virksomhet for eksempel mottar ytelser mot slutten av en periode, og betalingen for ytelsen skjer i påfølgende periode, kan dette medføre vesentlige forskjeller mellom regnskapsinformasjonen i kontantregnskapet og det periodiserte regnskapet for perioden når det er stor variasjon i ressursbruk mellom periodene.  Det periodiserte regnskapet for perioden vil vise et riktigere bilde av ressursbruken ved periodens aktiviteter enn kontantregnskapet.

I tabellen under viser vi et talleksempel med følgende forutsetninger:

  • konsulentbistand utbetales to måneder etter at bistanden er mottatt (for eksempel konsulentbistand mottatt i august x1 betales i oktober x1)
  • overtidsarbeid betales en måned etter at arbeidet er gjennomført (for eksempel overtidsarbeid gjennomført i august x1 utbetales i september x1)
Ressursbrukaug x1sep x1okt x1nov x1des x1jan x2feb x2mar x2
Overtidsarbeid50 00055 000100 000120 000150 00050 00040 00030 000
Konsulentbistand50 00050 000150 000250 000300 00050 00050 00050 000
Ressursbruken per måned

Figurene under viser forskjellene i regnskapsinformasjon etter kontant og periodisert prinsipp.

I dette tilfellet viser kontantregnskapet for perioden oktober-desember x1 utgifter som er 545 000 lavere enn kostnadene ville vært i et periodisert regnskap i samme periode, den reelle ressursbruken synligjøres ikke i kontantregnskapet. I perioden januar-mars x2 er utgiftene i kontantregnskapet 570 000 høyere enn kostnadene i et periodisert regnskap ville vært i samme periode, igjen synliggjøres ikke den reelle ressursbruken i kontantregnskapet.

Tabellen under oppsummerer forskjell mellom kontantregnskap og periodisert regnskap i eksempelet:

Sammenlingningokt 1xnov 1xdes 1xjan x2feb x2mar x2
Overtid- 45 000- 20 000- 30 000100 00010 00010 000
Konsulenter- 100 000- 200 000- 150 000200 000250 000-
Forskjell per måned- 145 000- 220 000- 180 000300 000260 00010 000
Forskjell okt-des x1- 545 000
Forskjell jan-mars x2570 000

Dessuten må overtidsbruken i desember x1, 150 000, og konsulentbruken i november og desember x1, 550 000, dekkes av bevilgingen for x2. Dersom dette ikke er reflektert i kontantbudsjettet for x2, vil det innebære at aktiviteten i x2 må justeres ned for å unngå et overforbruk i x2.

2.4 Utvidet grunnlag for å ivareta sentrale krav til økonomistyring i staten

Med periodisert regnskap som tilleggsinformasjon til kontantregnskap og kapitalregnskap, og annen virksomhetsspesifikk informasjon, har virksomheten et utvidet grunnlag for å ivareta sentrale krav til økonomistyring i staten.

Ifølge formålsparagrafen (§1) i Reglement for økonomistyring i staten skal aktivitetene i virksomhetene sikre at:

  1. statlige midler brukes og inntekter oppnås i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger
  2. fastsatte mål og resultatkrav oppnås
  3. statlige midler brukes effektivt
  4. statens materielle verdier forvaltes på en forsvarlig måte

Disse punktene henger sammen og bør sees i sammenheng. Nedenfor omtaler vi kort hvordan periodisert regnskapsinformasjon kan ha merverdi for hvert av punktene a– d.

Med tanke på punkt a) kan balanseinformasjon fra det periodiserte regnskapet brukes som tilleggsinformasjon til kontantregnskapsinformasjon for å lage kontantprognoser som ivaretar kjent (regnskapsført) informasjon om kortsiktig gjeld og fordringer[1]. Bruken av periodisert regnskapsinformasjon kan bidra til bedre bevilgningskontroll.

Med tanke på punkt b) vil merverdien av periodisert regnskapsinformasjon være knyttet til mer presis informasjon om sammenhengen mellom ressursbruk på ene siden og tilhørende resultat og mål på andre siden. Det forutsetter at virksomheten kan fremskaffe pålitelig og relevant styringsinformasjon om disse sammenhengene, jamfør omtale av opplegg for styring og kontroll i kapittel 3.3.1.

Med tanke på punkt c) kan informasjon om kostnader (ressursbruk) brukes som underlag for å vurdere om ressursbruken er effektiv. Kobles kostnadsinformasjonen med informasjon om virksomhetens aktiviteter, produkter og tjenester kan virksomheten analysere, sammenlikne og vurdere kostnader og kostnadsproduktivitet over tid og få et grunnlag for å vurdere om virksomheten bruker ressursene effektivt. Denne typen analyser og vurderinger vil også være relevant i dialogen med, og rapporteringen til, departementet.  

Med tanke på punkt d) kan ny regnskapsinformasjon om eiendeler og periodiserte nøkkeltall (beskrevet i kapittel 4.2) som eiendeler, opprettholdelsesgrad og avskrivningsandel brukes sammen med annen informasjon om eiendelene for å belyse om virksomheten forvalter eiendelene på en forsvarlig måte. For eksempel kan lav eller redusert oppetid/tilgjengelighet for et anleggsmiddel skyldes unormalt mye vedlikehold eller reparasjoner. Økte vedlikeholdskostnader og reparasjonskostnader synliggjøres i regnskapet. Dersom avskrivningsandelen også er høy (nærmer seg 100 prosent) og opprettholdelsesgraden lav (betydelig under 1) over tid for anleggsmiddelet kan det indikere at anleggsmiddelet bør erstattes dersom det fortsatt skal være i bruk. Denne typen sammensatt styringsinformasjon er ikke like tilgjengelig med kontantregnskap og annen tilleggsinformasjon, og kan også være relevant i dialogen med, og rapporteringen til, departementet.

2.5 Merverdien av periodisert regnskapsinformasjon påvirkes av økonomisk egenart

Mulighetene for merverdi ved bruk av periodisert regnskapsinformasjon i styringen vil påvirkes av hvor ny, hvor relevant og hvor vesentlig den periodiserte regnskapsinformasjonen egentlig er for hver enkelt virksomhet.

Analyser og vurderinger av virksomhetens økonomiske egenart kan gi en god pekepinn på merverdien periodisert regnskapsinformasjon kan ha i styringen. Med økonomisk egenart menes hvordan en virksomhet er finansiert, hvordan ressursbruken er fordelt og hvordan balansen er sammensatt. Ved vesentlige endringer i virksomhetens økonomiske egenart bør mulighetene for merverdi revurderes.

For noen virksomheter vil det være vesentlig merverdi å hente ved å bruke periodisert regnskapsinformasjon i styringen. For andre virksomheter kan nytten være liten eller at det ikke er noen merverdi for virksomheten selv.

Periodisert regnskapsinformasjon vil være mer nyttig i styringen for virksomheter som har:

  • vesentlig variasjon i inntektsnivået fra år til år
  • vesentlige inntekter utover bevilgninger
  • gebyrinntekter eller sektoravgifter
  • inntekter fra produkt- eller tjenesteleveranser til andre virksomheter
  • eksternfinansierte prosjekter
  • vesentlig variasjon i kostnadsnivået fra år til år
  • vesentlige kostnader utover faste lønnskostnader og kostnader for leie av lokaler
  • vesentlige eiendeler målt i økonomiske termer
  • vesentlig variasjon i investeringsnivået fra år til år
  • vesentlig variasjon i gjeldsnivået fra år til år

Hva menes med vesentlig? Se begrepsforklaring i kapittel 8.

For virksomheter med flere slike kjennetegn, vil periodisert regnskapsinformasjon trolig være både relevant og nyttig i styringen.

For virksomheter med færre slike kjennetegn, vil periodisert regnskapsinformasjon trolig være mindre relevant og mindre nyttig i styringen.

Uavhengig av merverdi på virksomhetsnivå kan periodisert regnskapsinformasjon for underliggende virksomheter være nyttig for departementet. Departementet kan for eksempel ønske å sammenlikne virksomhetens økonomi over tid, med andre virksomheter eller se på økonomien i sektoren samlet.   

2.6 Mulighetsrom for bruk og nytte av periodisert regnskapsinformasjon

Virksomheter som innfører SRS, har i utgangspunktet et stort mulighetsrom for bruk og nytte av periodisert regnskapsinformasjonen i styringen.

Periodisert regnskapsinformasjon kan brukes i ulike sammenhenger og være nyttig på ulike måter i styringen, for eksempel:

  • som underlag for utarbeidelse av regnskapsanalyser og nøkkeltall som belyser status og utvikling for inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld
  • sammen med periodisert budsjett for å holde kontroll på inntekter og kostnader
  • sammen med kontantregnskap og kontantbudsjett for å bidra til bevilgningskontroll
  • sammen med informasjon om eiendeler for å belyse hvordan eiendelene forvaltes og utnyttes
  • sammen med informasjon om aktiviteter, produkter og tjenester for å beregne hva aktiviteter, produkter og tjenester koster og med det etablere et grunnlag for å vurdere effektiv ressursbruk

Som nevnt i kapittel 2.5 kan analyser og vurderinger av virksomhetens økonomiske egenart bidra til å avklare omfanget av ny regnskapsinformasjon, samt hvor relevant og vesentlig den vil være dersom den inngår i virksomhetens styringsinformasjon. 

2.7 Muligheter for merverdi og ambisjonsnivå

Vi har vurdert mulighetene for merverdi ved bruk av periodisert regnskapsinformasjon i styringen i forhold til tre ambisjonsnivåer, avhengig av virksomhetens informasjonsgrunnlag for å kunne realisere mulig merverdi. Nedenfor oppsummerer vi informasjonsgrunnlag, styringsinformasjon og mulig merverdi per ambisjonsnivå.

Ambisjonsnivå – bruk av ny regnskapsinformasjon i styringen

Informasjonsgrunnlag

  • periodisert regnskap

Styringsinformasjon

  • regnskapsanalyser
  • nøkkeltall

Mulig merverdi

  • oversikt over status og utvikling for inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld
  • innsikt i status og utvikling for inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld

Ovennevnte styringsinformasjon og merverdier kan være relevante innspill til årsrapporten og nyttig i dialogen med departementet.

Les mer i kapittel 4.

Ambisjonsnivå – bedre økonomistyring

Informasjonsgrunnlag

  • periodisert regnskap
  • kontantregnskap
  • kontantbudsjett
  • periodisert budsjett

Styringsinformasjon

  • status og prognoser for inntekter og kostnader
  • status og prognoser for inntekter og utgifter
  • analyser og vurderinger av trender, utvikling av inntekter, kostnader, utgifter, eiendeler og gjeld

Mulig merverdi

  • kontroll på inntekter og kostnader
  • bevilgningskontroll
  • innspill til budsjettarbeidet

Ovennevnte styringsinformasjon og merverdier kan være relevante innspill til årsrapporten og nyttig i dialogen med departementet.

Les mer i kapittel 5.

Ambisjonsnivå – bedre virksomhetsstyring

Informasjonsgrunnlag

  • periodisert regnskap
  • informasjon om eiendeler
  • informasjon om aktiviteter, produkter og tjenester

Styringsinformasjon

  • vurdering av eiendeler
  • «Hva koster det»-informasjon

Mulig merverdi

  • forsvarlig forvaltning og god utnyttelse av eiendeler
  • vurdering av effektiv ressursbruk (kostnadsproduktivitet)
  • vurdering av ressursbruk og prioriteringer
  • dokumentasjon av kostnader (gebyrer og sektoravgifter, «internhandel», kostnadsdeling mellom virksomheter, eksternfinansierte prosjekter)
  • dokumentasjon av økonomisk effekt av investeringer, endringsprosjekter med mere

Ovennevnte styringsinformasjon og merverdier kan være relevante innspill til årsrapporten og nyttig i dialogen med departementet.

Les mer i kapittel 6.

For virksomheter som innfører SRS vil det være relativt enkelt å realisere merverdi innenfor ambisjonsnivå bruk av ny regnskapsinformasjon i styringen. Det er enkelt å fremskaffe informasjonen, den kan hentes rett ut fra regnskapet.

Det vil være mer krevende og ta lengre tid realisere merverdi innenfor ambisjonsnivå bedre økonomistyring. Her blir regnskaps- og budsjettinformasjonen mer komplisert, det krever mer kompetanse og erfaring for å bruke periodisert og kontantbasert informasjon i økonomistyringen.

Det er mest krevende og vil ta mest tid å realisere merverdiinnenfor ambisjonsområde bedre virksomhetsstyring. Det stilles langt større krav til virksomhetens forutsetninger for å fremskaffe, bruke og få nytte av periodisert regnskapsinformasjon i virksomhetsstyringen.

Figuren under viser de tre ambisjonsnivåene i sammenheng med angivelse av nødvendig informasjonsgrunnlag. Figuren illustrerer at det er forskjeller i mulig merverdi (nytte) og tiden det vil ta for å realisere merverdi innenfor de tre ambisjonsnivåene.

Figur med tre ambisjonsnivåer
De tre ambisjonsnivåene i sammenheng med angivelse av nødvendig informasjonsgrunnlag.

I kapittel 3 drøfter vi forhold som kan påvirke ambisjoner og valg av ambisjonsnivå for en gitt virksomhet.


[1] Leverandørgjeld og kundefordringer fremgår av kontospesifikasjonen til virksomhetene som benytter kontantprinsippet, men eksempelvis lønnsavsetninger og andre avsetninger for påløpte kostnader er informasjon som kun fremgår av et periodisert regnskap etter SRS.

Oppdatert: 20. juni 2022

Kontakt

Har du spørsmål eller tilbakemeldinger om innholdet på denne siden, ta kontakt med: 

Utkast: Veileder om bruk og nytte av periodisert regnskapsinformasjon i styringen

1. Innledning

1.1 Formål 

1.2 Målgruppe 

1.3 Leseveiledning 

2. Muligheter for merverdi med periodisert regnskap

2.1 Ny informasjon i et periodisert regnskap 

2.2 Mer presis informasjon om aktiviteter i regnskapet   

2.4 Utvidet grunnlag for å ivareta sentrale krav til økonomistyring i staten

2.5 Merverdien av periodisert regnskapsinformasjon påvirkes av økonomisk egenart

2.6 Mulighetsrom for bruk og nytte av periodisert regnskapsinformasjon

2.7 Muligheter for merverdi og ambisjonsnivå

3. Vurdering av ambisjonsnivå

 3.1 Muligheter for merverdi ved å bruke periodisert regnskapsinformasjon i styringen

3.2 Ledelsens behov for ny styringsinformasjon

3.3 Virksomhetens forutsetninger

3.3.1 Opplegg for styring og kontroll

3.3.2 Kultur

3.3.3 Kompetanse og kapasitet

3.4. Departementets forventninger til ny styringsinformasjon fra virksomheten

4. Ambisjonsnivå – bruk av ny regnskapsinformasjon i styringen 

4.1 Bruk av periodisert regnskapsinformasjon i regnskapsanalyser

4.2 Bruk av periodisert regnskapsinformasjon i nøkkeltall

4.2.1 Nøkkeltall for styring gjennom året

4.2.2 Nøkkeltall for langsiktig styring

5. Ambisjonsnivå – bedre økonomistyring

5.1 Kontroll på inntekter og kostnader

5.2 Bevilgningskontroll

5.3 Innspill til budsjettarbeidet

6. Ambisjonsnivå – bedre virksomhetsstyring

6.1 Vurdering av eiendeler  

6.2 «Hva koster det»-informasjon

Lønnskostnader

Avskrivninger

Andre driftskostnader

6.3 Vurdering av effektiv ressursbruk

6.4 Vurdering av ressursbruk og prioriteringer

6.5 Dokumentasjon av kostnader overfor interessenter

6.6 Dokumentasjon av økonomiske effekter av investeringer, endringsprosjekter m.m.

7. DFØs tjenestetilbud for bedre styring ved bruk av periodisert regnskap

7.1 Bruk av ny regnskapsinformasjon i styringen 

7.1.1 Økonomiinfo   

Startside for intuitivt bruk 

Enkel tilgang til periodisert regnskap 

Kostnader 

Inntekter 

Enkel tilgang til periodiserte nøkkeltall 

Virksomhetsdefinerte nøkkeltall

7.1.2 Spørringer i Unit4

7.2 Bedre økonomistyring

7.2.1 Planlegger i Unit4 ERP

Budsjett etter periodiseringsprinsippet

7.2.2 Spørringer i Unit4 ERP

7.2.3 Økonomiinfo

7.2.4 Et eksempel fra Statistisk sentralbyrå (SSB)

7.3 Bedre virksomhetsstyring

Hva koster det?

7.3.1 Konteringsstreng og økonomimodell

Hvilke kostnader kan være relevante å fordele?

7.3.2 Prosjektmodulen i Unit4 UBW

8. Begrepsoversikt

Balansen 

Effektiv ressursbruk 

Eiendel 

Etatsstyring 

Gjeld 

Inntekt 

Kapitalregnskap  

Kontantbudsjett 

Kontantprinsippet  

Kontantregnskap 

Kostnad 

Kostnadsproduktivitet 

Periodiseringsprinsippet 

Periodisert budsjett 

Periodisert regnskap etter SRS 

Ressursbruk 

Resultatregnskapet 

SRS 

Styringsinformasjon 

Utgift 

Økonomisk egenart 

Vesentlighet 

Skriv ut / lag pdf av veileder

Fant du det du lette etter?

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord