4.0 Innledning

Dette kapittelet omtaler bruk av periodisert regnskap, eventuelt med informasjon om utførte månedsverk eller årsverk, som styringsinformasjon for å gi bedre oversikt over virksomhetens økonomiske status og utvikling.

Styringsinformasjonen kan brukes til å følge med, belyse og ta beslutninger for å bidra til ønsket utvikling for inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld.

Resultatregnskapet og balanseoppstillingen med noter, regnskapsanalyser og nøkkeltall er eksempler på styringsinformasjon.

Det er enkelt å utarbeide slik styringsinformasjon fordi det meste av informasjonen finnes i det periodiserte regnskapet. Antall utførte månedsverk og utførte årsverk kan beregnes ut fra informasjon i lønnssystemet.  

Tabellen under viser sammenhengen mellom informasjonsgrunnlag, styringsinformasjon og merverdi.

4.1 Regnskapsoppstillinger

Et virksomhetsregnskap etter SRS skal utarbeides årlig og ha oppstillinger av resultatregnskapet og balansen med noter. Virksomhetsregnskapet skal gi et dekkende bilde av inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld, og vise sammenligningstall for forrige regnskapsperiode i for hver regnskapslinje og i noter.

Resultatregnskapet

Resultatregnskapet skal gi informasjon om inntekter og kostnader: 

• opptjente inntekter spesifisert etter art 
• påløpte kostnader, forbruk av ressurser spesifisert etter art 
• driftsresultat
• finansinntekter og finanskostnader 
• resultat av periodens aktiviteter
• avregninger og disponeringer
• omfanget av innkrevingsvirksomhet og tilskuddsforvaltning 
• henvisning til noter, som gir ytterligere spesifikasjon og forklaring til hver regnskapslinje
• sammenligningstall fra tilsvarende periode i fjor 

Er driftsresultat relevant?

Driftsresultatets relevans varierer mellom det private næringslivet, nettobudsjetterte virksomheter og bruttobudsjetterte virksomheter.

I det private næringslivet

I det private næringslivet er driftsresultat relevant.

Et positivt driftsresultat (etter skatt og renter) kan brukes til å øke egenkapitalen eller utbetales som utbytte til eiere.

For nettobudsjetterte virksomheter

For nettobudsjetterte virksomheter er driftsresultat relevant.

Driftsresultatet etter finansielle inntekter og kostnader, resultat av periodens aktiviteter, påvirker virksomhetens virksomhetskapital* og avregninger**.

*   Med virksomhetskapital menes overskudd fra oppdragsfinansiert virksomhet. 
** Med avregninger menes overskudd fra bevilgningsfinansiert virksomhet.

For bruttobudsjetterte virksomheter

For bruttobudsjetterte virksomheter er driftsresultat ikke relevant.

Inntekt fra bevilgninger beregnes som differansen mellom periodens driftskostnader og opptjente transaksjonsbaserte inntekter og eventuelle inntekter fra tilskudd og overføringer til virksomheten, samt finansinntekter og finanskostnader. En konsekvens av dette er at resultat av periodens aktiviteter blir null. Dette gjør at inntekt fra bevilgning er frikoblet fra mottatte tildelinger etter kontantprinsippet og kun er en teknisk føring som viser at virksomheten er finansiert ved bevilgning.

Balanseoppstillingen

Balanseoppstillingen skal gi informasjon om følgende:

Eiendeler:

• typer anleggsmidler som virksomheten eier, og bokført verdi av disse
• gruppering av virksomhetens omløpsmidler, og verdien av disse
• henvisning til noter som gir ytterligere spesifikasjon, og forklaring til regnskapslinjene
• sammenligningstall fra tilsvarende periode i fjor

Statens kapital og gjeld:

• avregninger med statskassen
• om virksomheten har langsiktig gjeld
• sammensetning av virksomhetens kortsiktige gjeld
• virksomhetens gjeld vedrørende tilskuddsforvaltning og andre overføringer fra staten
• virksomhetens totale mellomværende med statskassen
• henvisning til noter for spesifikasjon og forklaring til regnskapslinjene
• sammenligningstall fra tilsvarende periode i fjor

Det er relativt enkelt å bruke informasjonen i resultatregnskapet og balanseoppstillingen til å utarbeide ny styringsinformasjon, som regnskapsanalyser og nøkkeltall.

4.2 Regnskapsanalyser av periodisert regnskap

Virksomheter kan bruke periodisert regnskap i seg selv, eventuelt med informasjon om utførte månedsverk eller utførte årsverk, i regnskapsanalyser til å utarbeide ny styringsinformasjon. Denne styringsinformasjonen kan brukes til å følge med, belyse og ta beslutninger for å bidra til ønsket utvikling for inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld.  

Virksomheter trenger altså ikke å ha et periodisert budsjett som sammenligningsgrunnlag, selv om det ville vært et godt utgangspunkt. Periodisert budsjett og regnskap omtales i kapittel 5.2.

I stedet kan virksomheten for eksempel følge med på kostnadsnivå og -utvikling inneværende år mot tidligere år. Det kan være en relevant sammenligning, særlig dersom det tas hensyn til inflasjon for å kunne sammenligne reelle tall fremfor nominelle tall.

I et kortsiktig perspektiv kan virksomheten for eksempel sammenligne og analysere årets regnskapstall opp mot fjorårets regnskapstall (hittil i år mot hittil i fjor). Et alternativ er å vurdere årets utvikling med en gitt målsetting for året, for eksempel at årets konsulentkostnader skal reduseres med X prosent sammenlignet med forrige år.   

Dersom det er behov for å påvirke den økonomiske utviklingen resten av året, kan virksomheten iverksette tiltak, og innarbeide forventede økonomiske konsekvenser i prognoser for året.  Dette kan da brukes som en ny referanseramme for økonomistyringen resten av året.

I et mer langsiktig perspektiv kan virksomheten bruke periodisert regnskap til å analysere og vurdere hvordan virksomhetens økonomi utvikler seg over år. Det kan for eksempel være nyttig for å dokumentere økonomiske konsekvenser av tiltak som departementet har pålagt virksomheten, eller egeninitierte tiltak som digitalisering eller omorganisering. I årsrapporten kan virksomheten omtale og vurdere dette, og se det opp mot virksomhetens resultater og måloppnåelse.

For mange virksomheter vil nok mye av merverdien i regnskapsanalyser dreie seg om å få bedre oversikt over ressursbruken, for eksempel:

• kostnadsnivå og kostnadssammensetning på virksomhetsnivå
• kostnadsnivå og kostnadssammensetning per koststed (driftsenhet) eller prosjekt
• ulike typer kostnader per månedsverk/årsverk

Det kan være nyttig å analysere, sammenligne og vurdere kostnader over tid, eventuelt med andre virksomheter og bruke innsikten som utgangspunkt for nærmere analyser, læring og forbedring i virksomheten.

4.3 Periodiserte nøkkeltall

Periodisert regnskapsinformasjon kan brukes, eventuelt med antall utførte månedsverk eller utførte årsverk, i nøkkeltall. Nøkkeltallene kan brukes til å følge med på hvordan utvalgte inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld utvikler seg gjennom et år, eller over år. Nøkkeltall kan brukes til sammenligning internt i virksomheten eller med andre virksomheter.

• Noen nøkkeltall er helt nye for virksomheter som innfører SRS, for eksempel bevilgningsandel, verdi anleggsmidler, avskrivningsandel og opprettholdelsesgrad.
• Andre nøkkeltall kan være kjent fra «kontantverdenen». I slike nøkkeltall kan virksomheten erstatte kontantregnskapstall med periodiserte regnskapstall, og endre et nøkkeltall fra eksempelvis driftsutgifter til driftskostnader.

Noen nøkkeltall kan være nyttige i et kortsiktig perspektiv, for eksempel i løpet av ett år. Andre nøkkeltall kan derimot være mer nyttige i et mer langsiktig perspektiv. Ved sammenligning over år kan det være hensiktsmessig å ta hensyn til inflasjon, for eksempel for kostnader, for å kunne sammenligne reelle tall fremfor nominelle tall.

Mange nøkkeltall kan brukes i flere varianter. Det er opp til virksomheten å vurdere hvilke nøkkeltall, og hvilken variant, som er mest nyttig, for styring gjennom året, og for mer langsiktig styring. For eksempel kan lønnskostnader hittil i år deles på tilsvarende lønnskostnader i fjor. Tabellen viser varianter med utgangspunkt i nøkkeltallet lønnskostnader. Tabellen er ikke uttømmende.

Tabell Varianter av lønnskostnad-nøkkeltall.

Periodiserte nøkkeltall for styring gjennom året

Nøkkeltall som viser inntekter, kostnader, eiendeler eller gjeld kan brukes for styring gjennom året. For eksempel er driftskostnader og driftskostnader per månedsverk og lønnskostnader og lønnskostnader per månedsverk vesentlige for virksomheten i et ettårig perspektiv. .

Tabellen under viser regnskapstall som kan brukes som nøkkeltall i seg selv, eller tilpasses til ulike varianter av nøkkeltall, jamfør eksempelet for lønnskostnader i tabellen over.

Tabell Periodiserte nøkkeltall for styring gjennom året

* Ved sammenligning med andre virksomheter anbefales det å bruke definisjonen av lønnskostnader (slik dette er definert på statsregnskapet.no) som inngår i nøkkeltallet lønnskostnader per årsverk.

Periodiserte nøkkeltall for langsiktig styring

Dette kan være nøkkeltall som viser inntekter, kostnader, eiendeler eller gjeld som er vesentlige for virksomheten over år. For eksempel varianter av nøkkeltallene i tabell Periodiserte nøkkeltall for langsiktig styring. Slike nøkkeltall kan være

• driftskostnader og driftskostnader per årsverk
• lønnskostnader og lønnskostnader per årsverk
• IKT-kostnader og IKT-kostnader per årsverk
• lokalkostnader og lokalkostnader per årsverk

Det kan også være nøkkeltall som viser regnskapsinformasjon som det er mest relevant å følge med på over år. Eksempler på slike nøkkeltall er vist i tabellen under:

Tabell Periodiserte nøkkeltall for langsiktig styring