6.0 Innledning

Dette kapittelet omtaler hvordan periodisert regnskap kan brukes sammen med annen informasjon for å bedre virksomhetsstyringen, og bidra til effektiv ressursbruk. 

Ressursbruken i en virksomhet kan hevdes å være effektiv hvis virksomheten i stor grad prioriterer riktig, og gjør de riktige tingene riktig for å nå et mål.

Analyse av ressursbruk og analyse av forvaltning av anleggsmidler er eksempler på styringsinformasjon som kan brukes til å følge med, belyse og ta beslutninger for å bidra til følgende:

• pålitelig «hva koster det»-informasjon
• godt samsvar mellom ressursbruk og prioriteringer
• god kostnadseffektivitet
• god formålseffektivitet
• realisering av økonomiske effekter av investeringer og andre tiltak
• godt samsvar mellom kostnader og fakturering
• forsvarlig forvaltning av anleggsmidler

Tabellen under viser sammenhengen mellom informasjonsgrunnlag, styringsinformasjon og merverdi.

Eksempelet under handler om den fiktive virksomheten «Direktoratet for miljøavtrykk». Les hvordan virksomheten med innføring av SRS og andre tilpasninger av styringssystemet produserte ny styringsinformasjon som den brukte for å oppnå bedre virksomhetsstyring:

6.1 Analyse av «hva det koster»

Pålitelig informasjon om hva virksomhetens aktiviteter, prosjekter, tjenester mv. koster kan være svært nyttig i virksomhetsstyringen. Denne informasjonen kan brukes til sammenligning internt, over tid eller med andre virksomheter. Slike sammenligninger kan avdekke muligheter og forbedringsbehov, eller behov for kostnadsreduserende tiltak.

For å sammenstille «hva koster det»-informasjon kan virksomheter kombinere kostnadsinformasjon med annen informasjon, for eksempel:

• innsatsfaktorer
• aktiviteter
• oppdrag
• prosjekter
• produkter
• tjenester
• bruker- og samfunnseffekter

I tillegg kan «hva koster det»-informasjon i kombinasjon med annen informasjon brukes for å bidra til:

• godt samsvar mellom ressursbruk og prioriteringer
• god kostnadseffektivitet
• god formålseffektivitet
• realisering av økonomiske effekter etter investeringer og andre tiltak
• godt samsvar mellom kostnader og fakturering

For å fremskaffe pålitelig «hva koster det»-informasjon trenger virksomheten oversikt over og innsikt i både ressursbruken og «det» som ressursbruken skal kobles til.

Virksomhetens økonomisystem, økonomimodell, rutiner med mer må da være rigget for en representativ fordeling (etter forbruk og fordelingsnøkler) av driftskostnadene

• varekostnader
• lønnskostnader
• avskrivninger
• andre driftskostnader

«Hva koster det»-informasjonen trenger ikke å være perfekt, men den må være dekkende og pålitelig nok, slik at den kan brukes som styringsinformasjon og del av et forsvarlig beslutningsgrunnlag. 

Hvis virksomhetens mangler informasjon, eller hvis økonomisystemet ikke er rigget for dette, bør virksomheten vurdere:

• kostnadene ved å skaffe seg bedre informasjon
• kostnader ved å tilpasse eller videreutvikle økonomisystemet sitt

Da kan de veie kostnadene opp mot forventet nytte i styringen. 

Det er mulig å fremskaffe mer overordnet «hva koster det»-informasjon på enklere vis. For eksempel viser summen av en virksomhets driftskostnader kostnadene ved virksomhetens aktiviteter, produkter og tjenester. Tilsvarende viser driftskostnadene for et tjenesteområde eller et koststed kostnadene ved disse, gitt at hvert tjenesteområde bare bruker egne ressurser.

Virksomheter som velger denne tilnærmingen, bør vurdere om denne informasjonen er god nok til å brukes som beslutningsunderlag i virksomhetsstyringen.

6.2 Analyse av ressursbruk og prioriteringer

Virksomheter kan bruke «hva koster det»-informasjon sammen med informasjon om virksomhetens prioriteringer, slik de er omtalt i instruks, tildelingsbrev, strategi, virksomhetsplan eller andre styrende dokumenter til å analysere forholdet mellom ressursbruk og prioriteringer.  

Denne typen styringsinformasjon kan brukes til å følge med, belyse og ta beslutninger for å bidra til godt samsvar mellom virksomhetens ressursbruk og prioriteringer.  

6.3 Analyse av ressursbruk og resultater

Virksomheter kan bruke «hva koster det»-informa

Ifølge Bestemmelser om økonomistyring i staten, kapittel 1.6.1 kan resultater omfatte

• innsatsfaktorer
• aktiviteter
• produkter og tjenester
• effekter for brukere og samfunn

Dette kan være innenfor hele eller deler av virksomhetens ansvarsområde.

Virksomheter kan bruke «hva koster det»-informasjon og annen informasjon om resultater, for eksempel aktiviteter, produkter/tjenester og effekter for å analysere og vurdere forholdet mellom ressursbruk og resultater, for eksempel om ressursbruken er effektiv.

Kostnadseffektivitet dreier seg om forholdet mellom ressursbruk (kostnader) og produksjon (typisk produkter og tjenester).

Kostnader per produkt eller tjeneste vurderes ut fra volum og kvalitet. Når kostnad per enhet går ned over tid, eller når flere enheter produseres per tidsenhet, betyr det økt kostnadseffektivitet, gitt at kvaliteten er den samme. Kostnadseffektivitet kan sammenlignes internt, over tid eller med andre virksomheter.

Kapittel 4 i veileder om resultatmåling gir innføring i følgende:

• hvordan resultater kan måles
• hvordan informasjon om resultater kan brukes i styringen av statlige virksomheter
• praktiske eksempler

Formålseffektivitet handler om effekten av et tiltak, produkt eller tjeneste.

Virksomheter kan bruke kostnadsinformasjon når de skal vurdere formålseffektivitet. Undersøkelser kan for eksempel vise at flere tiltak er formålseffektive, og at noen tiltak er mer formålseffektive enn andre. Men hva koster tiltakene som bidrar til effekt? Det er nødvendig tilleggsinformasjon i styringen, særlig for å begrunne, prioritere eller endre ressursbruken.

Et tenkt eksempel for en tilsynsvirksomhet

Undersøkelser viser at kontroller har høyere effekt enn informasjonskampanjer for etterlevelse av et regelverk. Undersøkelsene viser også at stedlige kontroller har bedre effekt enn dokumentkontroller.

For tilsynsvirksomheten kan det da være mer formålseffektivt å gjennomføre stedlige kontroller for å følge opp om regler overholdes enn å gjennomføre dokumentkontroller eller oppfordre til at regler overholdes.

På den annen side viser analyser at kostnadene ved å gjennomføre stedlige kontroller er langt høyere enn for dokumentkontroller, som igjen er mer ressurskrevende enn informasjonskampanjer.

I dette eksempelet er kostnadsinformasjonen relevant tilleggsinformasjon i virksomhetsstyringen. Da gir kost-nytte-sammenligning ny styringsinformasjon som kan påvirke prioriteringer og føre til endring av virkemiddelbruk.

Mer om dette i veileder om resultatmåling gir innføring i følgende:

• hvordan resultater kan måles
• hvordan informasjon om resultater kan brukes i styringen av statlige virksomheter
• praktiske eksempler

6.4 Analyse av økonomiske effekter

Virksomheter kan bruke «hva koster det»-informasjon til å dokumentere nullpunkt, kostnader eller kostnadsnivå for det som en investering eller andre tiltak skal påvirke Det beskriver altså tilstanden før investering eller tiltak gjennomføres. Deretter kan virksomheten bruke kostnadsinformasjon for å følge opp realisering av ønskede økonomiske effekter.

6.5 Analyse av kostnader og fakturering

Virksomheter kan bruke «hva koster det»-informasjon for å dokumentere kostnader for aktiviteter, produkter og tjenester som andre skal faktureres for.  Det kan være nødvendig for å sikre kostnadsdekning, og for å unngå kryss-subsidiering.

Dette er særlig aktuelt for å sette gebyrer og sektoravgifter. Ifølge rundskriv R-112/15 Bestemmelser om gebyr- og avgiftsfinansiering, punkt 3.1 og 3.2 skal gebyr eller sektoravgift ikke overskride kostnaden ved å produsere og levere varen eller tjenesten. Gebyret eller avgiften bør dekke kostnadene ved å produsere og levere varen eller tjenesten basert på kostnadseffektiv drift.

Dette kan også være nyttig ved salg av produkter og tjenester, intern handel, leveranse av tjenester til andre basert på kostnadsdeling eller eksternfinansierte oppdrag/prosjekter.

Analyse av kostnader og fakturering kan brukes som underlag for å bidra til godt samsvar mellom disse.  

6.6 Forsvarlig forvaltning av anleggsmidler 

Virksomheter som bruker anleggsmidler som vesentlige innsatsfaktorer i sine aktiviteter kan ha stor nytte av å bruke periodisert regnskap som tilleggsinformasjon i styringen.

I analyse og vurdering av hvordan anleggsmidler forvaltes kan det være nødvendig å se anleggsgrupper hver for seg, eventuelt også på enkeltanlegg, for å få tilstrekkelig detaljert styringsinformasjon.

Følgende regnskapsinformasjon om anleggsmidlene er relevant:

• anskaffelseskost
• tilgang i året
• avgang i året
• anlegg under utførelse
• ordinære avskrivninger i året
• akkumulerte avskrivninger
• balanseført verdi
• eventuelle gevinster eller tap ved salg

Følgende nøkkeltall⁶ kan brukes til å følge opp om anleggsmidlene forvaltes i samsvar med virksomhetens planer for å bruk av anleggsmidlene:

• verdi anleggsmidler
• avskrivningsandel
• eventuelt opprettholdelsesgrad

Annen regnskapsinformasjon, som kostnader for leie av anleggsmidler, reparasjon og vedlikehold kan komplettere kostnadsbildet.
Følgende statistikk over bruk av anleggsmidler er relevant for å vurdere forvaltningen av anleggsmidlene:  

• oppetid
• tilgjengelighet
• utnyttelse
• kvalitet i produksjonen

Samlet sett utgjør periodisert regnskap og annen informasjon om bruk av anleggsmidlene et utvidet grunnlag for å bidra til forsvarlig forvaltning av anleggsmidlene, herunder å vurdere behov for å reinvestere i anleggsmidler.

Fotnoter

⁶ Disse nøkkeltallene er beskrevet i kapittel 4, tabell Periodiserte nøkkeltall for langsiktig styring.