Styring i staten skal bidra til å oppnå ulike resultater, først og fremst i form av nytte og effekter for brukere og samfunn. For å oppnå dette, må du som jobber i et departement eller en virksomhet sette retning og formulere mål som sier noe om hva dere ønsker å oppnå.
Forutsetninger
Før dere begynner, må dere sørge for å ha tilstrekkelig kunnskap om dagens tilstand. Det innebærer innsamling av data, analyser og innsikt for å forstå hva som fungerer, hva som bør forbedres og hvilke utfordringer som krever oppmerksomhet.
Ut fra dette utarbeider dere kunnskapsgrunnlag og utredninger der det er relevant. Her gir Utredningsinstruksen viktige føringer.
Dere må også ha avklarte rammer og handlingsrom, som for virksomhetene fremkommer i hovedinstruksen og tildelingsbrevet. Virksomheten kan påvirke handlingsrommet ved å sette saker på dagsordenen og foreslå satsinger og endringer for departementet. Det kan være nødvendig for å sikre virksomheten ressurser, myndighet og støtte til å nå målene.
Dere bør kjenne til viktige årsaksforhold, som hvordan produkter og tjenester bidrar til å skape ulike effekter for brukere og samfunn.
Sentrale spørsmål:
- Hvordan påvirker ressursbruk det dere vil levere av produkter og tjenester?
- Hvordan påvirker disse produktene og tjenestene brukere og samfunn?
Resultatkjeden (under) og programteori kan gi et rammeverk for disse sammenhengene.
Ting å tenke gjennom
Mål = prioritering
Et mål uttrykker en prioritering, avhengig av hva som er påvirkbart og gjennomførbart. Dette sikrer at ressurser og innsats rettes mot de viktigste områdene, eller der det oppnås størst effekt. Risikovurderinger er et verktøy som kan framheve målene som bør prioriteres.
Mål må brytes ned
Mål fra fra overordnet departement kan ha komplekse årsaksforhold eller være på et nivå som ikke kan direkte knyttes til aktiviteter, produkter eller tjenester. Mål kan også ha et tidsperspektiv som er lite håndterbart i praksis. Derfor må mål brytes ned for å kunne håndteres i virksomheten.
Ha klar ansvarsdeling
Sørg for at noen har ansvar for måloppnåelsen, og at hva som forventes er klart for den som har ansvaret.
- Skal målet nås, eller er det bare en ambisjon?
- Når skal målet nås?
- Hvordan vet dere at dere har nådd det?
Behovet for styringsinformasjon bør være tydelig, og det samme gjelder hvordan informasjonen skal hentes ut og systematiseres.
Juster målene når det trengs
Husk at et mål aldri er hugget i stein. Endringer kan gjøre det nødvendig å justere målene, f.eks. hvis de ikke lengre uttrykker det dere ønsker å oppnå.. Relevant styringsinformasjon til riktig tid gir et godt grunnlag for å justere målene.
Klare mål er viktigere enn få mål
Enkelte legger vekt på være å ha så få mål som mulig. Det kan imidlertid føre til at målene blir uklare fordi hvert enkelt mål må dekke flere hensyn. Dere bør heller legge vekt på at målene uttrykker hensiktsmessig retning og er avgrenset nok til å gi mening.
Sentrale avveininger
Hensikt – sette retning eller holde ansvarlig?
Mål kan ha ulike funksjoner. Departementene setter mål for virksomhetene i tildelingsbrevet til virksomhetene for å holde noen ansvarlig – virksomheten har fått ansvar for å nå målene innenfor rammene. Også virksomheten kan sette interne mål for å holde noen ansvarlig internt i virksomheten. Målet kan også ha en mer retningsgivende funksjon, uten en klar mottaker som har ansvar for å nå målet. Det er viktig å være bevisst på hvilken hensikt målet har – og at det er tydelig formidlet.
Innretning – detaljert eller retningsgivende?
Innretningen på målet avhenger av hva dere har behov for. For noen passer det bedre med detaljerte oppdrag enn mål. For andre trengs det mål som gir retning og stor grad av frihet til å velge gjennomføring. Dette kan bl.a. avhenge av organisatorisk nivå og hvilke oppgaver og aktiviteter det er snakk om. En avdeling som driver operativt vedlikehold av infrastruktur, har f.eks. et annet behov for mål og retning enn en avdeling som driver generell kunnskapsutvikling for sektoren.
Et departement kan noen ganger ha behov for å sette mål som gjelder innsatsfaktorer eller tjenester, og ikke effekter for brukere og samfunn – for eksempel når politikerne trenger å styre på dette nivået.
Tidsperspektiv – kort eller lang sikt?
Ulike mål kan ha ulikt tidsperspektiv. Hva som er riktig tidsperspektiv avhenger av hva dere vil oppnå med målene. På noen områder kan dere ønske å sette en langsiktig retning, mens på andre områder ønsker dere å sette et mål som skal nås innenfor et bestemt årstall. Langsiktige mål bør brytes ned og konkretiseres i mål og planer som er mer håndgripelige på kort sikt. Det gjør det også mulig å følge om dere er i rute for å nå de langsiktige målene.
Nyttige ressurser i arbeidet
Les mer om hvilke hensyn styringen skal ivareta, og hvordan disse må avveies og balanseres.