Sjekklister for tildelingsbrev

• formidle og operasjonalisere politiske vedtak og føringer
• formidle faglige prioriteringer for året i et flerårig perspektiv
• formidle og ivareta eventuelle operative styringsbehov
• stadfeste virksomhetens rolle, fullmakter og myndighet

Det er nedfelt viktige grunnleggende prinsipper for styring og oppfølging i økonomiregelverket som også gjelder for tildelingsbrevet. Departementet og virksomheten skal ha dialog, planlegge med både ettårig og flerårig perspektiv, og tilpasse all styring til virksomhetens egenart samt risiko og vesentlighet. Selve tildelingsbrevet er resultatet av politiske, faglige og administrative prosesser. Økonomiregelverket (pdf) fastsetter at gjennom tildelingsbrevet skal departementet blant annet:

• følge opp Stortingets vedtak og forutsetninger
• formidle overordnede mål
• sette styringsparametere som er mest mulig stabile over tid og ligge til grunn for vurdering av måloppnåelse og resultater

Sjekkliste for prosessen

Arbeidet med tildelingsbrevet er en kontinuerlig oppgave for departementet. Det å utvikle gode tildelingsbrev krever god dialog mellom departement og virksomhet. Det er viktig å legge til rette for at virksomheten kan utvikle system, rutiner og styringsprosesser som møter de behovene som departementet har.

• Har departementet en konkret plan for dialog med, og involvering av virksomheten  for å utforme tildelingsbrevet?
• Har departementet en plan for hvordan tildelingsbrevet skal følges opp i løpet av året, gjennom styringsmøter, rapporteringskrav og anvendelse i øvrig styringsdialog?
• Hvordan skal politisk- og administrativ ledelse i departementet involveres i arbeid og godkjennelse av tildelingsbrevet?
• Hvilke av departementets interne avdelinger/seksjoner skal komme med innspill på tildelingsbrevet?
• Har du avstemt om du må samordne deler av innholdet i tildelingsbrevet med andre departementer?
• Har departementet husket å publisere tildelingsbrevet på nettsiden og sende en kopi til Riksrevisjonen?
• Har departementet gjort noen erfaringer i dialogen rundt tildelingsbrevet som en ønsker å forbedre neste år?

Sjekkliste for selve brevet

Når departementene utformer tildelingsbrev er det mange hensyn som skal ivaretas. Det er viktig å ha et helhetlig blikk på hvordan tildelingsbrevet blir utformet, slik at det verken blir for omfattende eller mangler sentrale innholdselement. Det bør være en hensikt med alt som står i tildelingsbrevet.

Det er noen innholdskrav til brevet. Økonomiregelverket (pdf) fastsetter at departementet skal følge opp Stortingets vedtak og forutsetninger i tildelingsbrevet. Det framgår at brevet skal inneholde blant annet overordnede mål med angivelse av strategiske utfordringer og satsningsområder, styringsparametere, tildelt beløp og beløp som forutsettes inntjent, administrative og budsjettmessige fullmakter, krav til årsrapport og annen rapportering og omtale av eventuelle evalueringer som skal igangsettes. Regelverket fastslår også at departementets styring og oppfølging skal være tilpasset virksomhetens egenart, samt risiko og vesentlighet, og dette gjelder også for tildelingsbrevet.

Ut over dette kan departementene ha ulikt oppsett for tildelingsbrevene, blant annet på grunn av eventuelle tilpasninger til den enkelte sektor og virksomhet.

I tillegg til å etterkomme kravene til innhold, mener DFØ at tildelingsbrevet bør inkludere en vedlagt styringskalender der blant annet avtalte etatsstyringsmøter framgår.

• Gir tildelingsbrevet virksomheten tilstrekkelig mulighet til selv å velge  hvordan oppgavene skal løses?
• Har departementet vurdert innretting på rapporteringskravene og summen av rapporteringsbelastningen  som pålegges virksomheten?
• Legger departementet til rette for videreutvikling av virksomheten?
• Har departementet vurdert om det er noen særlige forhold ved virksomheten risiko, vesentlighet eller egenart , som må hensyntas i utformingen av tildelingsbrevet?
• Har departementet ivaretatt et flerårig perspektiv på det årlige tildelingsbrevet?
• Framgår årets fellesføringer tydelig i brevet?
• Er samtlige tildelte beløp oppdatert, og rett fordelt på kapitler og poster?
• Viser tildelingsbrevet eventuelle beløp som er satt av til enkeltprosjekter ?
• Framkommer eventuelle enkeltstående tilskudd til mottakere som er navngitt i bevilgningsvedtaket eller budsjettproposisjonen?
• Framgår inntektskrav tydelig?
• Er de administrative og budsjettmessige fullmaktene, som skal delegeres gjennom tildelingsbrevet til virksomheten med?
• Skal det stilles krav til gjennomføring av evalueringer ?

Sjekkliste for målene

Godt formulerte mål er en viktig del av tildelingsbrevet og skal vise hva virksomheten skal rette ressursinnsatsen mot. Økonomiregelverket setter en bred ramme for hvilke målformuleringer som kan tas inn i tildelingsbrevet, men skal inneholde overordnede mål. Det er ingen eksplisitte føringer for om målene skal adressere interne eller eksterne forhold, men regelverkets ordlyd har klare intensjoner om at målene uttrykker sammenhengen mellom langsiktig og strategiske prioriteringer og de årlige prioriteringene i tildelingsbrevet. Noen departementer velger å inkludere delmål, resultatmål, tjenestemål eller lignende i tildelingsbrevene.

Slik DFØ ser det, bør målene i tildelingsbrevet:

• uttrykke den eksterne virkningen som ønskes oppnådd, det vil si mål på bruker- og samfunnsnivå
• begrunnes godt dersom målene er satt for aktiviteter og leveranser, og bør i så fall sees i sammenheng med bruker- og samfunnseffekter
• være formulert slik at målene er mulig for virksomheten å oppnå og å rapportere på måloppnåelse

• Formidler målene bruker- og samfunnseffektene som virksomheten skal bidra til å oppnå?
• Kommer det tydelig fram hva departementet ønsker at virksomheten skal prioritere det kommende året?
• Er det viktige politiske forventninger og krav som skal formidles til virksomheten, fra enten Stortinget eller departementet?
• Er det spesielle sider ved virksomhetens interne organisering eller aktiviteter som det er rettet særlig oppmerksomhet mot, og som kan kreve egne målformuleringer?
• Legger målene til rette for utvikling for virksomheten?
• Har departementet vurdert antallet mål, innhold og sammenhengen mellom disse, og hvorvidt det er realistisk for virksomheten å oppnå?

Sjekkliste for styringsparameterne

Økonomiregelverket fastsetter at tildelingsbrevet skal inneholde styringsparametere og at disse skal være mest mulig stabile over tid. De inngår i grunnlaget for å vurdere måloppnåelse og resultater.

Regelverket spesifiserer derimot ikke hvorvidt parametere skal være kvantitative, eller gi utrykk for spesifikke resultatkrav. DFØ mener formulering og sammensetning av parametere er viktig. Styringsparameterne i tildelingsbrevet bør vurderes opp mot behovet for informasjon og oppfølging av forhold som er nødvendig for å få en tilstrekkelig informasjon om virksomhetens resultater og måloppnåelse.

• Er det tydelig hvilken sammenheng departementet ser mellom styringsparameterne og mål?
• Hvordan er datakvaliteten på styringsparameterne? Gir parameterne en realistisk beskrivelse av virkeligheten?
• Hvordan er balansen mellom kvantitative og kvalitative parametere?
• Gir parameterne uttrykk for styringsinformasjon som departementet og virksomheten trenger for styring og kunnskapsutvikling?
• Kan disse styringsparameterne føre til uønskede  insentiver for virksomheten?
• Er det risiko for målforskyvning , dvs. at styringsparameterne oppfattes som selve målet?

Sjekkliste for oppdrag

Økonomiregelverket nevner ikke oppdrag i sin omtale og regulering av tildelingsbrevet. Et departement kan imidlertid ha behov for å gi virksomheten oppdrag. Velger departementet denne formen i sin styring bør oppdragene:

• formuleres så åpent som mulig slik at det ivaretar hensynet til virksomhetens valg av virkemidler og ressursbruk for selve gjennomføringen
• om mulig knyttes til målene for virksomheten. Særlig om det er mulig å sette oppdragene i sammenheng med målene for eksterne bruker- og samfunnseffekter

Det er variasjon i hvor stort omfang virksomhetene rapporterer på utførte oppdrag. Dersom det er mulig, bør resultatrapportering belyse hensikten med oppdraget, altså hvordan oppdraget bidrar til å oppnå målene til virksomheten.

• Er virksomhetens kapasitet til å løse oppdragene sett i sammenheng med måloppnåelse, og drøftet med virksomheten?
• I hvilken grad er oppdragene utformet slik at det sikrer virksomheten fleksibilitet i oppdragsløsningen?
• Hvordan skal virksomheten rapportere på oppdragene? Er dette satt i sammenheng med øvrig rapporteringskrav?
  

Sjekkliste for samordning

Noen føringer, oppgaver eller oppdrag som gis til en underliggende virksomhet er tverrgående og kan kreve samordning på tvers av departementsområder og virksomheter. Dette kan ha betydning for innholdet i tildelingsbrevene.

I noen tilfeller er det flere departementer som stiller bevilgninger til disposisjon for eller gir  oppgaver til samme virksomhet. Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) styres av Finansdepartementet (FIN), men mottar i tillegg bevilgninger og oppgaver fra Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD) og Nærings- og fiskeridepartementet (NFD). Departementene må dermed samarbeide om innholdet i tildelingsbrevet til DFØ.

Andre ganger er det flere departementer som må samordne seg for at deres underliggende virksomheter, i felleskap, skal kunne løse utfordringer på tvers av sektorer. De mest kjente eksemplene på dette, er arbeidet med å gi barn og unge den hjelpen de trenger (0–24-samarbeidet), eller bekjempelse av økonomisk kriminalitet (a-krim samarbeidet). For å løse komplekse problemstillinger sammen, kan omtale av for eksempel felles mål, virkemidler og rapporteringskrav  være et effektivt virkemiddel.

Det finnes få konkrete føringer om samordning i økonomiregelverket selv om bestemmelser om økonomistyring i staten kapittel 1.5 tydeliggjør at dersom virksomheten mottar bevilgninger fra flere departementer, skal det departementet som har det overordnede administrative ansvaret for virksomheten, samordne styringssignalene. De øvrige departementene skal oversende nødvendig informasjon om bevilgningene til dette departementet.

Temaet samordning i etatsstyringen behandles videre i tolkningsuttalelsen om samordning av styringssignaler (se boks nedenfor).

Spørsmål i arbeidet med samordning i tildelingsbrevet:

• Har vi en god prosess rundt samordning av føringer, oppgaver eller oppdrag i tildelingsbrevet?
• Vet vi hva som er viktig for mottaker/mottakerne av tildelingsbrevet?
• Er det behov for politisk forankring?
• Er felles oppdrag godt forankret med berørte departementer før det tas inn i tildelingsbrevene?
• Hvilket departement har hovedansvaret for oppdraget, og er roller og ansvar tydeliggjort hos berørte departementer og virksomheter?
• Har vi samordnet krav til rapportering, for eksempel i  årsrapport?