Administrative aktiviteter for en virksomhet som skal opphøre.
Håndtere personalet
- Sett i gang aktiviteter for håndtering av personalet.
- Følg planene som er utarbeidet. Se sjekkliste for planlegging.
Utform interne instrukser
- Fastsett myndighetsområde og fordeling av denne internt.
- Fastsett rolle og ansvarsfordeling mellom virksomhetsleder og øvrig ledelse, eventuelt styre for opphørsperioden.
Husleiekontrakter
- Avklar tidlig forholdet til løpende husleiekontrakter.
- Få oversikt over de økonomiske virkningene av opphør av kontorlokaler/arealer, herunder overdragelsesmuligheter av husleiekontrakt, bindingstider, eventuelle utkjøpskostnader og kostnader knyttet til tilbakestilling av lokaler og eiendom.
Arkiv
- Ta tidlig kontakt med Arkivverket, for å sikre at arkivet håndteres i samsvar med gjeldende krav i arkivregelverket. Se arkivforskriften $ 18. Se også bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.4.9.
- Sørg for at virksomhetens arkiv avleveres til Arkivverket når virksomheten er opphørt. Se Arkivverkets nettside; Generelt om avlevering og deponering.
- Sørg for at virksomhetens avsluttede arkiv for oppbevaringspliktig regnskapsmateriale avleveres til Arkivverket.
- Kontroller til slutt at alle arkiver er korrekt avlevert.
- Dersom virksomhetens oppgaver videreføres i annen virksomhet, sørg for at virksomhetens arkiv håndteres i tråd med regelverket.
Regnskapssystem
- Ta kontakt med eventuell leverandør av regnskapssystem.
- Orienter om beslutning om opphør av virksomhet og avklar behov for bistand og tjenester til å avvikle regnskapet for virksomheten i tråd med lover og regler.
- Inngå eventuelt avtale om arbeidsdeling for gjennomføring av ulike oppgaver.
Lønnssystem
- Ta kontakt med eventuell leverandør av lønnssystem.
- Orienter om beslutning om opphør av virksomhet og avklar behov for bistand og tjenester til å avvikle lønnsopplysningspliktige ytelser for virksomheten i tråd med lover og regler.
- Inngå eventuelt avtale om arbeidsdeling for ulike oppgaver.
Avtaler om varer og tjenester
- Få oversikt og vurder avslutning av avtaler for anskaffelse av varer og tjenester.
- Lag en oversikt over alle avtaler, lisenser og langsiktige rammeavtaler. Start tidlig da det kan være behov for å forhandle med noen av leverandørene.
I denne oversikten bør følgende være med:
- Hva er avtaleperioden og hva er frist for oppsigelse? Hvis bindingstiden er lang vil det kunne medføre økte kostnader.
- Hvilke avtaler skal avsluttes, og hvilke skal videreføres i en annen virksomhet dersom arbeidsoppgaver overføres?
- Hvilke avtaleparter må virksomheten ha kontakt med?
- Dersom virksomhetenes oppgaver overføres til en annen virksomhet må det informeres om nye e-postadresser og ny e-fakturaadresse, som gjøres ved å oppdatere Elektronisk mottakeradresseregister (ELMA).
Lukk tilgang til systemer
- Skaff oversikt over avtaler og ta eventuelt kontakt med leverandører for å si opp, overføre eller stenge tilganger til datasystemer.
- Hva som må gjøres avhenger blant annet av om noen av virksomhetens aktiviteter overføres til en annen virksomhet eller ikke.
Inventar og andre driftsmidler
- Kartlegg hva virksomheten har av inventar og andre driftsmidler. For eksempel kontormøbler, datautstyr (pc og skrivere), kopimaskiner, telefoner, biler. Finn ut hvor dette er lokalisert.
- Oppdatere oversikter over registrerte eiendeler. Se bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 5.3.7.
- Avgjør hva som kan selges, gis bort, gjenbrukes eller kastes. Dersom noe er leid må leieavtaler avsluttes. Det er viktig å slette data på elektronisk utstyr før dette eventuelt selges, gis bort eller kastes. Følg regler for hvordan salg av materiell som tilhører staten skal gjennomføres, se Normalinstruks.
Kontakt offentlige myndigheter
- Ta kontakt med offentlige myndigheter for å melde inn at virksomheten opphører.
- Lag interessentliste over hvem som skal kontaktes. Se liste over mulig aktuelle virksomheter.
LEIE AV LOKALER
Husleien utgjør ofte betydelig beløp. Det vanligste er at statlige virksomheter leier lokaler, og mange gjør det gjennom Statsbyggs husleieordning. Husleieordningen innebærer at Statsbygg, på vegne av staten, inngår en husleieavtale med de virksomhetene som leier bygningene. Det er viktig tidlig i opphørsprosessen å få avklart om virksomheten leier lokaler via Statsbygg eller på det private markedet, om løpende husleiekontrakter skal avvikles, og hvordan dette eventuelt skal gjøres.
AVHENDING (SALG)
Ved avhending av offentlig eiendom og materiell foreligger det instrukser som skal følges, blant annet Instruks om avhending av fast eiendom som tilhører staten og overføring av fast eiendom mellom statsinstitusjoner og Normalinstruks for utrangering og kassasjon av materiell og bygninger samt for avhending av materiell som tilhører staten.
ARKIV
I følge Arkivlova § 6 har offentlige organ plikt til å ha arkiv, og disse skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid, se Arkivverkets nettside.
Det er meldeplikt til Arkivverket for statlige virksomheter. Det må meldes fra til Arkivverket straks vedtaket om større omorganiseringstiltak er gjort, se arkivforskriftens § 21. Det organet som nedlegges eller er gjenstand for annen form for omorganisering har ansvar for at arkivmaterialet blir ivaretatt slik forskriften krever.
Oppbevaring av dokumentasjon fra personalforvaltning må bli ivaretatt i tråd med regelverket, slik som for eksempel de tilsattes stillingsprosent og ansettelsesforhold. Dette er nødvendig informasjon for blant annet å kunne beregne de tilsattes rettigheter for pensjon.
OPPBEVARING AV REGNSKAPSMATERIALE
Avsluttede arkiv for oppbevaringspliktig regnskapsmateriale avleveres til Arkivverket. Se bestemmelser om økonomistyring i staten, punkt 4.4.9. Noe regnskapsmateriale skal oppbevares for alltid, annet regnskapsmateriale er oppbevaringspliktig i 10 år, mens noe har kortere oppbevaringsperiode. Virksomheten må tidlig vurdere hvordan regnskapsmateriale skal behandles i tråd med regelverket. Se DFØs nettside Oppbevaring av regnskapsmateriale.