Sjekkliste for en statlig virksomhet som skal opphøre - organisering og styring

Oppgaver og forberedelser når en virksomhet skal opphøre. Denne sjekklisten gjelder organisering og styring.

Gi innspill til tildelingsbrev

Gi innspill til innholdet i tildelingsbrev eller tilsvarende dokument.
- Gi eventuelle merknader til kravene for:
  - gjennomføring av opphøret.
  - gjennomføring av drift i opphørsperioden.
  - rapportering på henholdsvis avvikling og drift i opphørsperioden.
Publiser tildelingsbrev og eventuelle supplerende tildelingsbrev så snart brevene er mottatt fra departementet.

Vurder statusrapporteringen

Vurder om statusrapportene har rett format, avsender, innhold og frekvens.
Vurder behovet for endringer i statusrapporteringen for opphørsperioden og avklar dette med departementet.
Vurder om rapportering på gjennomføring av ordinær drift er i tråd med fastsatte forventninger, krav og behov

Rapport for opphør av virksomheten

Utarbeid en rapport for opphør av virksomheten i tråd med krav fra departementet.
Redegjør for overføring av ansvar for endelig rapport til ny virksomhet dersom det er relevant.
Avklar hvem som skal utarbeide årsrapport på ordinær drift når oppgavene overføres til ny virksomhet.

Resultatoppfølging

Følg opp rutiner og prosesser eller eksplisitte nye krav for systematisk resultatoppfølging. Det sentrale for virksomheten som opphører er at ansvaret for etableringen av systemet ivaretas og at dette på rett tidspunkt overføres til ny virksomhet som har overtatt driftsoppgaver.
Framskaff informasjon som senere skal inngå i grunnlaget for å vurdere om virkningene av opphøret samsvarer med intensjonen som ligger til grunn for opphøret:
- realisering av gevinster, dvs. bruk av sparte midler til annen tjenesteyting/virkemiddelbruk
- formålseffektivitet, dvs. hvordan endret tjenesteyting/virkemiddelbruk, påvirker oppnådde brukereffekter i tråd med formålet for opphør.

Rapportering til departement i opphørsperioden

Av rapportering til overordnet departement er det kun årsrapporten hvor innholdet er regulert av økonomiregelverket. Behovet, omfanget og frekvensen på den øvrige rapporteringen som skal inngå i styringsdialogen skal avtales mellom departementet og underliggende virksomhet. Se bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 1.6.1. Det er normalt med en tettere oppfølging av driften i en opphørsperiode. Endring i rapporteringsrutinene må da omtales i tildelingsbrevet. Tettere oppfølging innebærer ikke at departementet skal fastsette mer detaljerte krav til leveranser og liknende for virksomheten, men det er hensiktsmessig å vurdere behovet for hyppigere statusoppfølging

Årsrapport til departementet

Økonomiregelverket fastsetter krav om at statlige virksomheter skal utarbeide en årsrapport etter fastsatt struktur med angitt benevnelse og rekkefølge. Se bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 2.3.3 og punkt 1.6.1. Rapportering av resultater og måloppnåelse for virksomheten som skal opphøre, vil kunne falle helt eller delvis på virksomheten som overtar oppgavene avhengig av form på omorganiseringen. Ansvar for å utarbeide årsrapporten må derfor avklares nærmere, herunder om departementet utarbeider rapporten, og eller omtaler dette i rapportdelen i Prop 1 S om oppgavene ikke overføres til ny virksomhet.