Oppbevaring av regnskapsmateriale

Hvordan skal regnskapsmaterialet oppbevares?

Følgende bestemmelser om hvordan regnskapsmaterialet skal oppbevares gjelder for både elektronisk regnskapsmateriale og regnskapsmateriale på papir:

• Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og være forsvarlig sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Regnskapsmaterialet skal kunne fremlegges for kontroll i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll.
• Regnskapsmateriale og regnskapsdata skal være tilgjengelig i lesbar form og skal kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden.
• Originalt regnskapsmateriale kan erstattes ved overføring av regnskapsinformasjon til andre media hvis muligheten til å etterprøve pliktig regnskapsrapportering i regnskapsmaterialets oppbevaringstid ikke svekkes.
• Arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er nedlagt eller har avsluttet virksomheten sin (avsluttede arkiv), skal avleveres til arkivverket (forskrift om offentlig arkiv av 19. desember 2017 § 18).

For oppbevaring av elektronisk regnskapsmateriale gjelder i tillegg:

• Kravet i bestemmelsene punkt 4.3.1 om bruk av elektronisk økonomisystem innebærer at bokførte opplysninger er tilgjengelig elektronisk. Den elektroniske tilgjengeligheten skal opprettholdes i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt.
• Det skal foreligge en sikkerhetskopi av bokførte opplysninger og regnskapsmateriale som oppbevares elektronisk. Sikkerhetskopiering skal skje så ofte som virksomhetens og transaksjonenes art og omfang tilsier og innen ajourholdsfristene i bestemmelsene punkt 4.4.2. Sikkerhetskopien skal oppbevares atskilt fra originalen. Testing av sikkerhetskopien skal skje minimum en gang i året.
• Dersom regnskapsmateriale er erstattet ved overføring av regnskapsinformasjon til elektronisk medium, skal originalt regnskapsmateriale oppbevares til det er tatt sikkerhetskopi av det elektroniske regnskapsmaterialet.
• Det skal foreligge en fortegnelse over regnskapsmateriale som er sikkerhetskopiert, hvor ofte sikkerhetskopiering gjennomføres og hvor originalen og sikkerhetskopien oppbevares. Fortegnelsen skal oppbevares i 10 år etter regnskapsårets slutt.
• For sikkerhetskopien gjelder tilsvarende regler som for originalen etter bestemmelsene punkt 4.4.9 og 4.4.10 om oppbevaringspliktig regnskapsmateriale, oppbevaringstid, sikring og elektronisk tilgjengelighet.

Nedenfor finner dere kommentarer til hva bestemmelsene innebærer med enkelte eksempler.

Ordnet

Ordnet oppbevaring innebærer at det er en oversiktlighet og systematikk for enkel gjenfinning ved etterkontroll.

Den grunnleggende forutsetning om sporbarhet må følges slik at det er mulig å spore opplysningene fra pliktig regnskapsrapportering til dokumentasjon av bokførte opplysninger og omvendt.

For å sikre en oversikt over og systematikk av regnskapsmaterialet, kan det være hensiktsmessig at virksomheten lager en matrise over hvilket regnskapsmateriale som skal oppbevares og hvordan det er systematisert.

Regnskapsmaterialet kan enten dokumenteres på papir eller i elektronisk form, med unntak av fakturaer og andre utbetalingsdokumenter som gjelder anskaffelser som skal være i elektronisk form (se bestemmelsene punkt 5.3.5.1). Nedenfor finner dere noen eksempler på hvordan materialet kan systematiseres avhengig i hvilken form det foreligger.

Elektronisk dokumentasjon

Regnskapsmateriale som oppbevares elektronisk må også være ordnet for gjenfinning og kontroll. Dersom virksomheten bruker økonomisystemet som primærkilde for oppbevaring kan en beskrivelse av systematikken inngå i dokumentasjonen til økonomisystemet. Avhengig av hvilken type elektronisk medium som brukes må virksomheten vurdere hvordan det best kan merkes. Det bør fremkomme tydelig hva innholdet er, hvilken regnskapsperiode materialet gjelder for og dato for når makulering tidligst kan gjennomføres, det vil si etter utløpet av oppbevaringsperioden.

Papirdokumentasjon

Regnskapsmateriale som oppbevares på papir kan deles inn etter type. Hver type oppbevares i egne permer og sorteres slik at det blir enkelt for gjenfinning og kontroll. For eksempel kan dette gjøres slik:

• Eventuelle fakturaer eller andre dokumenter sorteres per bilagsnummer (dokumentasjonshenvisning er normalt basert på bilagsnummer).
• Kontoutskrift fra bank oppbevares sortert per dato.
• Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering oppbevares sortert per periode.
• Dokumentasjon av grunnlag for lønn, avtaler, endringer i data med mer sorteres per ansatt.
• Reiseregninger oppbevares og sorteres etter dato eller bilagsnummer.
• Overtidsskjema og annen variabel lønn (eksempelvis honorarer) oppbevares og sorteres etter dato eller nummer.
• Pliktig regnskapsrapportering til statsregnskapet oppbevares per periode og per år.

Sikring

Med hensyn til informasjonssikkerhet kan hva som er forsvarlig sikret deles inn i tre hovedområder:

• Integritet - informasjonen er fullstendig (og oppdatert), reell og nøyaktig
• Tilgjengelighet - informasjonen er tilgjengelig for autoriserte brukere når den er ment å være det
• Konfidensialitet - informasjonen er kun tilgjengelig for autoriserte personer

Virksomheten må ta hensyn til arkivloven med tilhørende forskrifter om hva som er forsvarlig sikring. Bestemmelser om økonomistyring i staten inneholder ingen detaljerte bestemmelser til hvordan materialet skal sikres forsvarlig. Dersom det er mulighet for å gjøre endringer i materialet kan det også påvirke fullstendigheten og nøyaktigheten, noe som igjen kan påvirke rapportering og medføre mangelfullt kontrollgrunnlag.

Sikring mot ødeleggelse, tap og endring innebærer at regnskapsmaterialet bør oppbevares slik at det er utilgjengelig for omverdenen, for eksempel i låste kontorer eller skap når personell ikke er tilstede. Et kontorlokale som er alminnelig sikret på dagtid med adgangskontroller og låst på kveldstid eller på andre tidspunkt når personalet ikke er tilstede vil være forsvarlig sikret etter bestemmelsene. Materialet bør ikke oppbevares i rom hvor det er alminnelig tilgang for andre enn ansatte, som for eksempel kundelokaler eller varemottak. Det naturlige er at virksomheten sikrer sitt regnskapsmateriale på samme måte som andre dokumenter oppbevares, og som det stilles krav til gjennom forskriften for offentlige arkiv. Det er heller ikke gitt bestemmelser om oppbevaring i brannsikkert skap eller lignende. Behovet for oppbevaring i brannsikkert skap må ses i sammenheng med sikring av materialet mot ødeleggelse og tap.

For regnskapsmateriale som oppbevares elektronisk må det også sikres mot urettmessig endring eller sletting ved bruk av funksjonalitet i økonomisystemet eller andre systemverktøy, for eksempel med hjelpeprogrammer som benyttes av IT-personell. Dette kan gjøres ved å overføre de aktuelle dataene til medier som ikke er redigerbare. Dersom lagring skjer på ordinær server bør tilgang via økonomisystemet være begrenset til lesetilgang. Bruk av hjelpeverktøy bør være begrenset til et fåtall ansatte, samtidig som bruken av slike verktøy logges og følges opp. I tillegg må det settes i gang overordnede tiltak for informasjonssikkerhet, som overordnede retningslinjer, tilgangsadministrasjon, retningslinjer for passord eller tilsvarende og overvåkning av aktivitet.

Sikkerhetskopi av elektroniske opplysninger

Bestemmelsene om sikkerhetskopi gjelder kun for materiale som er oppbevart elektronisk. Formålet med sikkerhetskopiering er at virksomheten og kontrollmyndigheten (for eksempel Riksrevisjonen) har minst to muligheter for å lese den lagrede informasjonen på mediet. Den primære begrunnelse for sikkerhetskopiering er å hindre at materialet går tapt dersom mediet utsettes for fysiske skader.

Er materialet ødelagt på grunn av defekt medium vil det gjøre kontrollen i ettertid vanskelig. Dersom det er mulig å gjøre endringer i materialet kan det også påvirke fullstendighet og nøyaktighet, noe som igjen kan påvirke rapportering og medføre mangelfullt kontrollgrunnlag. Fysisk skade kan skje på mediet i forbindelse med brann, vannskade, lyseksponering, brekkasje med mer. Risiko for fysisk skade krever at mediene holdes fysisk atskilt. Følgende eksempler kan gis på hva virksomheten bør vurdere ved fysisk atskillelse: 

• å oppbevare originalen av dokumentasjonen eller spesifikasjoner på en harddisk (server) og kopien på samme harddisk (server) (men på et annet område), kan ikke anses som atskilt oppbevaring
• å oppbevare originalen på en harddisk (server) og kopien på et annet elektronisk medium (som ikke er redigerbart), og oppbevare dette i samme rom, kan heller ikke anses som atskilt oppbevaring
• oppbevaring i samme bygg må vurderes i hvert konkrete tilfelle, spesielt med hensyn til risiko for brann- og vannskader for bygget under ett. Det vanlige vil være oppbevaring i to fysisk atskilte bygg. Skal imidlertid sikkerhetskopien oppbevares i samme bygg som originalen, bør ett av mediene oppbevares i et brannsikkert og fuktsikkert skap (brannskap/dataskap) som er laget for dette formålet. To virksomheter kan også oppbevare medier for hverandre etter nærmere avtale. Men ekstern oppbevaring av materiale må oppveies mot konfidensialitet i dokumentasjonen.

Hvis virksomheten etter avtale setter bort oppbevaringen av materialet, må virksomheten sikre at det foretas tilstrekkelig sikring av mediene og at det gjøres betryggende sikkerhetskopiering.

Lesekvalitet

Hovedformålet er å opprettholde lesekvaliteten for regnskapsmaterialet i hele oppbevaringsperioden, uavhengig av om virksomheten velger å oppbevare materialet i  elektronisk form eller på papir. For bokførte opplysninger som skal fremgå av en kontospesifikasjon og som presenteres på en dataskjerm, må det være mulig å gjenfinne opplysningene stilt opp på en enkel måte, for eksempel sortert i tabeller med tilhørende overskrifter

Utskrift på papir

Regnskapsmateriale eller data oppbevart på elektroniske medier skal kunne skrives ut på papir. Et eksempel er at spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som oppbevares av virksomheten i en elektronisk versjon i økonomisystemet, skal kunne skrives ut på papir med de opplysninger som skal fremgå av den enkelte spesifikasjon.

Ved løsninger der papirfakturaer og eventuell tilleggsdokumentasjon skannes til et elektronisk dokument som oppbevares, benyttes en løsning der opplysningene tolkes og overføres til økonomisystemet. Både det elektroniske dokumentet og de tolkede opplysningene brukes av virksomheten for å dokumentere bokføringen i økonomisystemet og for kontroll der det påføres elektronisk attestasjon og budsjettdisponeringsmyndighet til transaksjonen. Når en papirfaktura er skannet til et elektronisk dokument og dette er dokumentasjon for de bokførte opplysninger, må den elektroniske versjonen av den skannede fakturaen kunne skrives ut på papir. Dette gjelder selv om virksomheten eventuelt velger å beholde papirfakturaen i en kortere eller lengre periode etter overføring til det elektroniske mediet. En forutsetning for å makulere papirfakturaen er selvfølgelig at det er gjort kontroller av at fakturaen er korrekt skannet og overført til systemet. Dersom det brukes et system som skal tolke informasjonen for registrering i økonomisystemet, må det også gjøres kontroller av at informasjonen overføres korrekt, for eksempel beløp, kundeidentifikasjon (KID) med mer. Disse opplysningene vil da fremgå av spesifikasjonene.

Opplysninger som oppbevares i elektronisk form i 3 år og 6 måneder

Bestemmelsen gjelder for de bokførte opplysningene som skal fremgå av spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering. 

Kravet i bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.3.1 om bruk av elektronisk økonomisystem innebærer at bokførte opplysninger er tilgjengelig elektronisk. Det står i bestemmelsene punkt 4.4.9.2 at den elektroniske tilgjengeligheten skal opprettholdes i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt. Med elektronisk tilgjengelighet menes at de bokførte opplysningene er tilgjengelig i regnskapssystemet eller lagret på annen måte. Ved bytte av regnskapssystem der regnskapssystemene ikke benyttes til å legge til rette for elektronisk tilgjengelighet, skal den alternative lagringsløsningen ikke forringe tilgjengeligheten til og muligheten for analyser av de bokførte opplysningene. Det er også en forutsetning at kontrollsporet mellom pliktig regnskapsrapportering, bokførte opplysninger og dokumentasjon av bokførte opplysninger opprettholdes (det følger av punkt 4.4.4).

Hvilket regnskapsmateriale som skal oppbevares og hvor lenge

Hva som er oppbevaringspliktig regnskapsmateriale følger av mulighet for kontroll av fullstendighet, realitet og nøyaktig. For mange virksomheter vil det være slik at de oppbevarer regnskapsmaterialet delvis i elektronisk form og delvis på papir. For enkelte områder oppbevarer virksomhetene samme dokumentasjon på papir og i elektronisk form, avhengig av type regnskapsmateriale. Noen eksempler på dette:

•  inngåtte avtaler oppbevares på papir, men der virksomheter også velger å skanne avtalen og oppbevare den i et elektronisk arkivsystem
• tilskuddsbrev til mottakere av tilskudd, som både kan være i elektronisk form og på papir avhengig av blant annet saksbehandlingsystemer

Virksomheten må selv vurdere om hvilket behov det er for å oppbevare regnskapsmateriale etter de alternativer som det er mulighet for:

• bare i elektronisk form
• delvis i elektronisk form og delvis på papir
• bare på papir

En slik vurdering må baseres på at kravene i bestemmelsene oppfylles. Dersom virksomheten velger å oppbevare noe av regnskapsmaterialet både i elektronisk form og på papir, må det være tydelig hva som er dokumentasjonen.

Nedenfor finner dere en oversikt over regnskapsmateriale som er oppbevaringspliktig, hvor lenge det skal oppbevares og henvisning til bestemmelser om økonomistyring i staten. Det er også gitt noen kommentarer til de ulike punktene. Oversikten begrenser seg til det som er omtalt i dette regelverket og er slik sett ikke uttømmende for alle virksomheter.

Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale

Årsrapport med årsregnskap - for alltid

Virksomhetens avlagte årsrapport med årsregnskap skal oppbevares for alltid.

Når det er gått om lag 25–30 år skal det avleveres til Arkivverket.

Virksomhetens saldoliste ved årets slutt - for alltid

En saldoliste er en oppstilling over alle kontoer i regnskapssystemet, der det for hver konto skal vises kontokode og kontonavn og utgående saldo.

Denne skal oppbevares for alltid, men når det er gått om lag 25–30 år skal det avleveres til Arkivverket.

Pliktig regnskapsrapportering - 10 år

Annen pliktig regnskapsrapportering omfatter rapporteringen til statsregnskapet (bevilgningsregnskapet og kapitalregnskapet) og annen rapportering fra virksomheten, som for eksempel a-meldingen med informasjon om ansettelses- og inntektsforhold og terminoppgaver for merverdiavgift for virksomheter som er registrert i Merverdiavgiftsregisteret.

Denne skal oppbevares i 10 år.

Dokumentasjon av balansen (avstemminger) ved årets slutt - 10 år

Avstemminger (dokumentasjonen av balansen) ved årets slutt skal oppbevares i 10 år. 

Den skal underbygge balansepostenens

• fullstendighet - alle balanseposter er bokført
• realitet - kun balanseposter som eksisterer og gjelder virksomheten er bokført
• nøyaktighet - balansepostene er korrekt bokført, herunder riktig periodisert og verdsat

Eksempler på dokumentasjon av balanseposter er:

• Bankinnskudd med kontoutskrift fra banken
• Kontantkasser med kasseoppgjør som viser opptelt kassebeholdning
• Aksjer med dokumentasjon fra verdipapirsentralen (bestemmelsene 5.4.7)

Avtaler - 10 år

Avtaler som gjelder virksomheten skal oppbevares i 10 år. Det gjelder også avtaler som er grunnlaget for å dokumentere utøvd budsjettdisponeringsmyndighet.

Hvilke avtaler som er av mindre betydning for den enkelte virksomhet kan variere, og det må alltid gjøres en konkret vurdering.

Avtaler som normalt skal oppbevares i 10 år er:

• arbeidsdelingsmodell for utførelse av økonomioppgaver (tjenesteytere)
• anskaffelser av varer eller tjenester over 200.000 kroner
• leieavtaler, for eksempel kontorlokale eller driftsbygning
• ansettelsesavtaler
• bonusavtaler
• pensjonsavtaler (for de virksomheter som har særskilte avtaler)

Avtaler av mindre betydning trenges normalt ikke å oppbevares utover avtaleperioden. Hvilke avtaler som er av mindre betydning for den enkelte virksomhet kan variere, og det må alltid gjøres en konkret vurdering.
Avtaler som normalt ikke oppbevares lenger enn avtaleperioden er:

• leieavtaler for drikkevannsautomater, kopimaskiner, gulvmatter, kaffemaskiner og lignende
• innkjøpsavtale for overtidsmat, mindre kontorrekvisita

Korrespondanse - 10 år

Korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning skal oppbevares i 10 år.

Korrespondanse omfatter brev, kopier, elektronisk post og telefaks. Tilleggsinformasjon er informasjon som ikke fremgår av annet oppbevaringspliktig regnskapsmateriale. Virksomheten må vurdere hva som er vesentlig i hvert tilfelle. Vesentlig tilleggsinformasjon kan være endring av priser, leveringsbetingelser, endring av varetype eller tjenesteutførelse. Den kan i mange tilfeller være nødvendig å ha som grunnlag også ved attestasjon og bekreftelse ved utøvd budsjettdisponeringsmyndighet.

Systemdokumentasjon for økonomisystemet - 10 år

Opprinnelig systemdokumentasjon og endringer skal oppbevares i 10 år.

Dette kan gjøres ved at virksomheten dokumenterer endringer som oppbevares sammen med den opprinnelige dokumentasjonen eller ved å utarbeide ny, fullstendig dokumentasjon.

Logg av endringer i økonomisystemet - 10 år

Logger som viser oppdatering av regnskapsdata og endring av lagrede data skal oppbevares i 10 år.

Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering - 10 år

Dette inkluderer:

• kundespesifikasjon 
• leverandørspesifikasjon 
• kontospesifikasjon 
• bokføringsspesifikasjon 
• rapporteringsspesifikasjon 
• spesifikasjon av merverdiavgift 
• spesifikasjon av lønnsopplysningspliktige ytelser 

Alle spesifikasjoner skal oppbevares i 10 år.

Dokumentasjon som viser bruk av budsjettdisponeringsmyndighet - 10 år

Dokumentasjon som viser hvem som har brukt sin budsjettdisponeringsmyndighet skal oppbevares i 10 år.
Dokumentasjonen kan være ansettelsesbrev, protokoll for lønnsforhandlinger, bestilling, ordrebekreftelse, faktura, ordre, tilskuddsbrev eller en avtale.

Uavhengig av hvilket dokument virksomheten dokumenterer (signerer) utøvd budsjettdisponeringsmyndighet på, må det være mulig å spore den tilbake til transaksjonen som er gjennomført og utbetalt. For elektroniske systemer kan signaturen enten være knyttet til selve filen som inneholder transaksjonsdataene eller i en egen fil koblet til transaksjonsdataene. Det må være mulig å spore tilbake hvem som har benyttet sin budsjettdisponeringsmyndighet.

Dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger – 10 år

Dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger skal oppbevares i 10 år.

Denne dokumentasjonen gjør det mulig å kontrollere realiteten og nøyaktigheten i regnskapsrapporteringen. Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, kan det være nødvendig å oppbevare dokumentasjon som det er referert til. Dette gjelder for eksempel dersom fakturaen ikke inneholder tilstrekkelige opplysninger om utøvd budsjettdisponeringsmyndighet. Da vil oppbevaring av tilhørende avtale, bestilling, ordrebekreftelse eller pakkseddel være nødvendig for å kunne kontrollere dette i ettertid.

Faktura - 10 år

Inngående og utgående fakturaer skal oppbevares i 10 år.

Denne dokumentasjonen gjør det mulig å kontrollere realiteten og nøyaktigheten i regnskapsrapporteringen. Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, kan det være nødvendig å oppbevare dokumentasjon som det er referert til. Dette gjelder for eksempel dersom fakturaen ikke inneholder tilstrekkelige opplysninger om utøvd budsjettdisponeringsmyndighet. Da vil oppbevaring av tilhørende avtale, bestilling, ordrebekreftelse eller pakkseddel være nødvendig for å kunne kontrollere dette i ettertid.

Instrukser - 10 år

Instrukser som har blitt utarbeidet for virksomheten skal oppbevares i 10 år.

Departementet skal også utarbeide en instruks til virksomheten, men denne skal oppbevares av departementet.

Fortegnelse over regnskapsmateriale som er sikkerhetskopiert - 10 år

Fortegnelse over regnskapsmateriale som er sikkerhetskopiert, hvor ofte sikkerhetskopiering gjennomføres og hvor originalen og sikkerhetskopien oppbevares skal oppbevares i 10 år.

Fullmakter - 3,5 år

Fullmakter som er gitt personer eller etter stilling skal oppbevares i 3,5 år.

Det kan være fullmakter til å utøve budsjettdisponeringsmyndighet eller til å autorisere bankbetalinger. Dersom virksomheten har inntekter og det har blitt gitt fullmakt for å avbryte en foreldelsesfrist, skal denne oppbevares.

Utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon - 3,5 år

Utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som følger varen eller sendes til kjøper på annen måte

Dette gjelder hovedsakelig virksomheter som yter tjenester eller som selger varer. Forsendelser av varer vil ofte ha en pakkseddel vedlagt.

Virksomheter som krever inn gebyr der gebyret er en del av myndighetsøvelsen, trenger ikke utarbeide pakkseddel eller tilsvarende dokumentasjon. Eksempler på dette er gebyr for førerkort, passgebyr og dokumentavgift.

Om oppbevaring av spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering

Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering utarbeides med grunnlag i registrerte og bokførte data i økonomisystemet. Etter bestemmelsene skal økonomisystemet ha funksjonalitet for å utarbeide alle spesifikasjonene av pliktig regnskapsrapportering etter hver periode. Spesifikasjonene skal, som øvrig oppbevaringspliktig materiale, kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden. Dette innebærer at virksomheten kan velge om de ønsker å (i) skrive ut en papirrapport, (ii) lage en datafil på et elektronisk medium som spesifikasjonene skrives til eller (iii) oppbevare spesifikasjonene i økonomisystemet. Dersom virksomheten velger å oppbevare spesifikasjonene i økonomisystemet, skal det foreligge en sikkerhetskopi av dataene og perioden må lukkes for bokføring etter kravene som følger av bestemmelsene pkt. 4.4.9.4. Felles for alle tre løsninger er at virksomheten skal etablere rutiner som ivaretar formålet med oppbevaring.

Kontakt

Har du spørsmål eller tilbakemeldinger om innholdet på denne siden, send en e-post til postmottak@dfo.no

Du kan også kontakte:

• Cecilie Bugge-Asperheim: 958 65 625