Sjekklister ved oppstart og opphør av statlige virksomheter

Erfaringsmessig viser det seg at få statlige virksomheter blir lagt ned i sin helhet eller startet opp fra grunnen av. Det er vanligere at en virksomhet slåes sammen med en annen og at opprinnelig virksomhet opphører, eller at virksomheter deles opp. Oppstart og opphør av virksomheter må derfor ofte sees i sammenheng.

Sjekklistene skal bidra til god styring og kostnadseffektive prosesser ved å 

• være et praktisk verktøy for både de ansvarlige og de som gjennomfører. 
• gi oversikt over aktuelle aktiviteter ved planlegging av oppstart eller opphør av en statlig virksomhet i et økonomisk og administrativt perspektiv.
• synliggjøre både krav i økonomiregelverket for staten, og i andre aktuelle regelverk.

Bakgrunnen for beslutning om oppstart eller opphør av statlige virksomheter kan være ulik, likeså tidsperspektiv og utgangspunkt for endringer. Sjekklistene må derfor tilpasses det enkelte departements eller virksomhets situasjon, og det kan oppstå problemstillinger og behov for aktiviteter som ikke er omtalt i sjekklistene.

Sjekklister

Avgrensninger og forutsetninger

Nedenfor presenteres ulike former for opphør og oppstart av statlige virksomheter. Vi har valgt å bruke disse begrepene selv om andre begreper er i bruk i forbindelse med oppstart og opphør av statlige virksomheter, slik som fisjon og fusjon som ofte brukes i privat sektor. Betegnelsen oppstart og opphør er brukt gjennomgående i sjekklisten og viser da til de ulike formene slik de framgår beskrevet nedenfor.

Sjekklistene har følgende avgrensninger og forutsetninger:

• sjekklistene er hovedsakelig avgrenset til økonomiske og administrative områder
• oppstart og opphør av virksomhet er vedtatt av overordnet myndighet.
• tidspunkt for oppstart og opphør er satt, mest praktiske oppstart er per 1. januar og opphør per 31. desember.
• sjekklistene er begrenset til oppstart og opphør av statlige virksomheter (ikke kommune og fylkeskommune m.m).

Hvem er sjekklistene skrevet for?

Sjekklistene er skrevet for:

• Beslutningstakere/ledere som skal estimere tid- og ressursbehov for arbeidet med oppstart eller opphør av en statlig virksomhet. Det kan være å planlegge handlinger, følge opp aktiviteter, eller å justere planer underveis.
• Tilsatte i departementer som har ansvar for å administrere og/eller gjennomføre handlinger når en underliggende virksomhet skal opphøre, eller har ansvar for oppstart av en underliggende virksomhet.
• Tilsatte i statlige virksomheter eller andre (f.eks. innleide ressurser) som skal gjennomføre aktiviteter for å starte opp eller avvikle en virksomhet.

Former for oppstart og opphør i staten

Under følger en oversikt over ulike former for oppstart og opphør av statlige virksomheter. Vær oppmerksom på at oppstart av en virksomhet ikke alltid betyr at det etableres en helt ny virksomhet. Organisasjonsnummer er nevnt siden det er viktig å avklare tidlig i hvilke tilfeller virksomheten kan benyttet opprinnelig organisasjonsnummer og når de må opprette nytt organisasjonsnummer.

1. Oppstart: Nyetablering, helt ny virksomhet etableres fra grunnen av.
   • Nytt organisasjonsnummer opprettes.
2. Deling av virksomhet: Deler av virksomhet skilles ut og etableres som egne virksomheter. Opprinnelig virksomhet består.
   • Nytt organisasjonsnummer for virksomheter som er skilt ut.
   • Opprinnelig virksomhet beholder organisasjonsnummer uendret.
3. Deling av virksomhet og avvikling av opprinnelig virksomhet: Omorganisering av en eksisterende virksomhet til flere nye virksomheter. Opprinnelig virksomhet opphører.
   • Nytt organisasjonsnummer for virksomheter som er skilt ut.
   • Organisasjonsnummer for opprinnelige virksomheter slettes.
4. Sammenslåing av virksomheter og avvikling av opprinnelige virksomheter: To eller flere virksomheter slås sammen og det blir etablert en ny virksomhet. Opprinnelige virksomheter opphører.
   • Nytt organisasjonsnummer for virksomheter som er slått sammen.
   • Organisasjonsnummer for opprinnelig virksomhet slettes.
5. Sammenslåing ved opptak av virksomheter: En virksomhet får overført og skal innlemme en annen virksomhet eller deler av denne. Virksomhet som innlemmes opphører.
   • Opprinnelig organisasjonsnummer videreføres av virksomhet som overtar.
   • Organisasjonsnummer for opprinnelig virksomhet slettes.
6. Avvikling: Virksomheten avvikles og opphører i sin helhet.
   • Organisasjonsnummer for opprinnelig virksomhet slettes.

Før beslutning om oppstart eller opphør tas

Organiseringsansvaret og det overordnete styringsansvaret ligger hos statsråden, som er politisk og konstitusjonelt ansvarlig for underliggende forvaltningsområder. Vanligvis er det Kongen i statsråd eller et departement (som har fått delegert myndighet) som beslutter at en statlig virksomhet skal starte opp eller opphøre, men det kan også ligge føringer i Stortingets vedtak og forutsetninger.

Krav til utredning

Før vedtak om eventuelt oppstart eller opphør av en virksomhet må det utarbeides et beslutningsgrunnlag. I Utredningsinstruksen finner vi hvilke krav som gjelder når statlige tiltak skal utredes og hvordan dette skal gjøres. I beslutningsgrunnlaget skal man identifisere formålet med en endring. Et beslutningsgrunnlag for et statlig tiltak, slik som oppstart eller opphør av en virksomhet, skal minimum besvare følgende seks spørsmål:

1. Hva er problemet, og hva vil vi oppnå?
2. Hvilke tiltak er relevante?
3. Hvilke prinsipielle spørsmål reiser tiltakene?
4. Hva er de positive og negative virkningene av tiltakene, hvor varige er de, og hvem blir berørt?
5. Hvilket tiltak anbefales, og hvorfor?
6. Hva er forutsetningene for en vellykket gjennomføring?

Les mer om utredningsinstruksen og samfunnsøkonomisk analyse.

Virksomheter må følge krav i økonomiregelverket

Regelverket for økonomistyring i staten (økonomiregelverket) er en felles instruks for departementer og deres underliggende virksomheter i statsforvaltningen. Økonomiregelverket består av et reglement med tilhørende bestemmelser og rundskriv. Reglementet for økonomistyring i staten inneholder hovedreglene. Bestemmelsene og rundskrivene inneholder mer detaljerte regler og utdyper hovedreglene i reglementet.

Økonomiregelverket har blant annet krav til:

• departementets styring av virksomheter
• virksomhetens interne styring
• budsjettering og regnskapsføring
• betalingsformidling
• tilskuddsforvaltning
• garantier og stønadsordninger

Les mer om økonomiregelverket