Dette bør du planlegge når virksomheten skal opphøre.
Rammebetingelser
- Lag oversikt over rammebetingelser for opphørsperioden med et overslag over hva dette vil kreve av ressurser.
- Se mottatt tildelingsbrev eller tilsvarende dokument om virksomheten tilføres ressurser eller om opphørsarbeidet skal dekkes innenfor eksisterende budsjett.
- Se mottatt tildelingsbrev, eventuelt tilsvarende brev, for å avklare om departementet forventer ordinær drift eller ikke.
- Bestem hovedløp for tidsfrister og avklar virksomhetsinterne roller og ansvar.
Opphørsplan for aktiviteter
- Lag opphørsplan for aktiviteter i virksomheten som opphører.
- En samlet opphørsplan kan deles opp i flere mindre planer, for eksempel for:
- oppfølging av personale
- behandling av eiendeler (f.eks. inventar, pc)
- regnskapsføring
- lønn (med behandling i systemene)
- Sørg for at planen inneholder en spesifisering og konkretisering av aktiviteter, samt oppfølging og disponering av tilgjengelige midler.
- Lag en tydelig ansvarsstruktur med framdrift (hvem gjør hva og når).
Tenk gjennom hvor ofte og hvordan det skal informeres underveis i prosessen (f.eks. informasjon på intranett, allmøter).
Planlegg hvordan de tilsattes organisasjoner skal involveres.
Sjekk ut om det er andre virksomheter som har eller skal gjennomføre tilsvarende prosesser. Vurder hvordan virksomheten kan samarbeide eller utveksle erfaringer med disse.
Følg opp personalet
- Beslutt tidlig hvordan personalet skal følges opp.
- Sjekk om det er lagt føringer for dette i tildelingsbrevet. Om ikke, ta kontakt med Kommunal- og distriktsdepartementet om personalmessige rammebetingelser for omstilling.
- Avklar hvordan, når og av hvem personalet skal informeres. Lag eventuelt en kommunikasjonsplan.
Sluttrapport
- Vurder å lage en sluttrapport for erfaringsdialog.
- Avklar med departementet om hva en eventuell sluttrapport bør inneholde.
Råd og støtte for å ta godt vare på personalet
Det å behandle tilsatte på en god og korrekt måte tar erfaringsmessig mye tid i en opphørsprosess. For å sikre gode prosesser for tilsatte kan Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) støtte og veilede arbeidsgiver i opphørsperioden.
Virksomheten bør benytte denne tjenesten så tidlig som mulig i planleggingsfasen av opphør. Les mer på Statens arbeidsgiverportal.
Se råd til omstilling i heftet Personalpolitikk ved omstillingsprosesser. Heftet er viktig å lese når en virksomhet skal inn i en omstillingsprosess.
Flere sjekklister for statlige virksomheter som skal starte opp
Regnskapsføring
Bokføring, rapporter, bankkontoer, årsregnskap