Sjekkliste for regnskapsføring for opphør av virksomhet 

Regnskapsføringen omfatter både bokføring og pliktig regnskapsrapportering. Kravene til regnskapsføring gjelder også ved opphør av en virksomhet. Når det er besluttet at en virksomhet skal opphøre, skal løpende bokføring fortsette fram til tidspunkt for opphør og avvikling av virksomheten. Det samme gjelder for virksomhetens rapportering til statsregnskapet, som fortsetter fram til virksomheten er avviklet. Virksomheten skal også utarbeide årsregnskap fram til og med det året virksomheten er avviklet.

Det er viktig at mellomværende med statskassen blir behandlet på en ensartet og riktig måte ved opphør av statlige virksomheter. Dette må være avklart med overordnet departement i forkant av opphøret.

For mer informasjon se bestemmelser om økonomistyring i staten, kapittel 3, 4 og 5, økonomiregelverket og Finansdepartementets rundskriv.

Følg opp realisering av driftsmidler og beholdninger

• Dersom virksomheten avvikles og opphører i sin helhet, sørg for at virksomheten har realisert sine driftsmidler og beholdninger på tidspunkt for opphør i tråd med instruks fra overordnet departement.
• Dersom virksomheten skal overføres til en annen virksomhet, avklar hvordan driftsmidler og beholdninger skal ivaretas ved overføring.
• Bruker virksomheten en anleggsmodul i regnskapssystemet, påse at anleggsmodulen er ryddet og lukket for videre registrering.

Følg opp betaling av gjeld og forpliktelser

• Dersom virksomheten avvikles og opphører i sin helhet, sørg for at virksomheten ikke har skyldig gjeld på tidspunkt for opphør i tråd med instruks fra overordnet departement.
• Dersom virksomheten skal overføres til en annen virksomhet, avklar hvordan gjeld og forpliktelser skal ivaretas ved overføring.
• Påse at ulike fagsystem knyttet til lønn og innkjøp, f. eks. e-handel og faktura-behandlingssystem, er ryddet og lukket for videre registrering.

Følg opp innbetaling av utestående fordringer

• Dersom virksomheten avvikles og opphører i sin helhet, sørg for at virksomheten ikke har utestående fordringer på tidspunkt for opphør i tråd med instruks fra overordnet departement.
• Dersom virksomheten skal overføres til en annen virksomhet, avklar hvordan fordringer skal ivaretas ved overføring.
• Påse at eventuelle fagsystem knyttet til fordringer, f.eks. et ordresystem, er ryddet og lukket for videre registrering.

Bokfør eventuelle kostnader/utgifter knyttet til opphør av virksomheten

• Bokfør eventuelle omstillingskostnader.

Utarbeid pliktige rapporter og spesifikasjoner i henhold til bestemmelsene

• Sørg for rapportering til statsregnskapet og årsregnskapet til departementet.
• Sørg for at spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering kan utarbeides. Se bestemmelser om økonomistyring i staten, punkt 4.4.3.

Lukk tilgang til bokføringssystemer ved virksomhetsopphør

• Dette gjelder både hjelpesystem og lønns- og regnskapssystem.
• Avklar prosess med eventuell tjenesteyter.
• Dersom virksomhetens aktiviteter skal overføres til en annen virksomhet kan det hende regnskapsinformasjon og faginformasjon må konverteres og/eller flyttes til et eller flere andre IT-systemer. Dette kan være tids- og kostnadskrevende.

Lukk tilgang til å disponere bankkontoer på tidspunkt for opphør av virksomhet

• Ta kontakt med virksomhetens bankforbindelser for å avklare prosess.
• Se mer informasjon på DFØs nettsider om bankavtaler.

Sørg for å avvikle oppgjørskontoer i Norges Bank

• Se informasjon om opphør i Finansdepartementets rundskriv R-104. I rundskrivet er det krav til prosess med tilhørende tidsfrister.

Avregn midler på konsernkontoer ved virksomhetsopphør

• Dette gjelder for nettobudsjetterte virksomheter.
• Dersom virksomheten skal overføres til en annen virksomhet avklar regnskapsføring av midler på konsernkontoer. Ta kontakt med DFØ for råd og veiledning.
• L-rapport og P-rapport skal sendes hver måned fram til tidspunkt for opphør av virksomhet (nettobudsjetterte virksomheter).

Sikre riktig behandling av mellomværende med statskassen

• Dette gjelder for ordinære statlige forvaltningsorgan dvs. bruttobudsjetterte virksomheter og forvaltningsbedrifter.
• Se informasjon om mellomværende med statskassen i punkt 3.4.2 og 3.5.2 i bestemmelser om økonomistyring i staten, og i punkt 5.1.1 i Finansdepartementets rundskriv R-101
• Ta kontakt med DFØ for råd og veiledning om hvordan mellomværende med statskassen skal behandles.
• S-rapport skal sendes hver måned fram til tidspunkt for opphør av virksomhet (ordinære statlige forvaltningsorgan).
• Se årlig rundskriv om rapportering til statsregnskapet.

Lukk tilgang til rapporteringssystem ved virksomhetsopphør

Utarbeid årsregnskap frem til opphør av virksomheten

• Krav til utarbeidelse og avleggelse av statlige virksomheters årsregnskap er omtalt i Finansdepartementets rundskriv R-115.
• Ledelseskommentarene signeres av virksomhetsleder for virksomheten og eventuelt styre.
  • Ved organisasjonsendringer må det tydelig fremgå av retningslinjene hvem som skal signere ledelseskommentarene.
• Dersom virksomheten har ført regnskap etter periodiseringsprinsippet, påse at prinsipp for verdsettelse av eiendeler og gjeld ved opphør av virksomhet er omtalt i noten for regnskapsprinsipper.

Flere sjekklister for virksomhet som skal opphøre