S15 Kontroll av påløpt arbeidsgiveravgift

Bakgrunn

I henhold til SRS 25 Ytelser til ansatte skal lønn og andre personalkostnader kostnadsføres etter hvert som de påløper. Påløpt, ikke forfalt lønn, feriepenger og arbeidsgiveravgift bør kostnadsføres løpende og avsettes som påløpt lønn, feriepenger, arbeidsgiveravgift og så videre fram til utbetalingstidspunktet.

Konto 5410 Arbeidsgiveravgift påløpte lønnskostnader skal ha motpost på:

• konto 2780 Påløpt arbeidsgiveravgift av påløpte lønnskostnader
• konto 2781 Påløpt arbeidsgiveravgift av fleksitid, over- og reisetid til avspasering
• konto 2782 Påløpt arbeidsgiveravgift på NAV-refusjoner

Fremgangsmåte

Kontroller at konto 2780-2782 og 5410 balanserer. Forklar eventuelle differanser.

For virksomheter som benytter DFØs systemløsninger for avsetninger

Lønnsavsetningene skal avstemmes mot grunnlaget i SAP. Denne avstemmingen bør gjøres minimum hvert tertial.

Avstemming 2780 SAP

I kolonne B skal endringen i saldo for perioden på konto 2780 legges inn, denne summen framkommer som en delsum for de ulike periodene i browserrapport S15B.

I kolonne C skal beløp fra grunnlaget i SAP legges inn. Noter kjørenummer fra denne browserrapporten. Kjørenummer finnes i tekstfeltet og er i dette eksemplet nr 5, «Avsetning overtid/reise 000000000005 201901». Kjør rapport YPT_BUDSJ_LOG i SAP for aktuelt kjørenummer, hak av for «HR-data» og overfør totalsum for avsetning på konto 2780 til avstemmingsmappen. Merk at dette tallet må legges inn med samme fortegn som i SAP (normalt pluss) og ikke i minus (kredit) slik det vises i Unit4 ERP.

I kolonne D og E skal beløp for reversering 1 og reversering 2 av avsetning legges inn. Beløpet hentes fra det bilaget som har reversering i tekstfeltet i browserrapport S15B.

Differansekolonne F kontrollerer at avsetningen for de ulike periodene i sin helhet er reversert. Det er også en kontroll av om det er en differanse i den aktuelle perioden (kolonne G). Til slutt er det en kontroll av om det er forskjell mellom saldo i regnskapet og avsetningene fra SAP. For virksomheter som har null i kolonne J så viser saldo på konto 2780 kun avsetning fra SAP. Dersom det er en forskjell mellom saldo i Unit4 ERP og avsetninger så tyder det på at det er foretatt manuelle avsetninger på konto 2780. Det må framgå av spesifisering av kontoen og eventuelt tilhørende kommentarer og konklusjon hva de manuelle avsetningene gjelder og eventuelt hvorfor de ikke inngår i de automatiske avsetningene.

Avstemming 2781 SAP

I kolonne B skal endringen i saldo for perioden på konto 2781 legges inn, denne summen framkommer som en delsum for de ulike periodene i browserrapport S15B.

I kolonne C og D skal beløp fra grunnlaget i SAP legges inn. Noter kjørenummer fra denne browserrapporten. Kjørenummer finnes i tekstfeltet og er i dette eksemplet nr 5, «Avsetning fleksitid 000000000005 201901». Kjør både rapport for feriedager og fleksitid i YPT_BUDSJ_LOG i SAP for aktuelt kjørenummer, hak av for «HR-data» og overfør totalsum for avsetning på konto 2781 til avstemmingsmappen Merk at dette tallet må legges inn med samme fortegn som i SAP (normalt pluss) og ikke i minus (kredit) slik det vises i Unit4 ERP.

I kolonne E skal beløp for reversering av avsetning legges inn. Beløpet hentes fra det bilaget som har reversering i tekstfeltet i browserrapport S15B.

Browserrapport S15B kjøres og beløp overføres til avstemmingsmappen. Noter kjørenummer fra denne browserrapporten. Kjørenummer finnes i tekstfeltet.

Differansekolonnen F kontrollerer at avsetningen for de ulike periodene i sin helhet er reversert. Det er også en kontroll av om det er en differanse i den aktuelle perioden (kolonne G). Til slutt er det en kontroll av om det er forskjell mellom saldo i regnskapet og avsetningene fra SAP. For virksomheter som har null i kolonne J så viser saldo på konto 2781 kun avsetning fra SAP. Dersom det er en forskjell mellom saldo i Unit4 ERP og avsetninger så tyder det på at det er foretatt manuelle avsetninger på konto 2781. Det må framgå av spesifisering av kontoen og eventuelt tilhørende kommentarer og konklusjon hva de manuelle avsetningene gjelder og eventuelt hvorfor de ikke inngår i de automatiske avsetningene.

Rimelighetsvurdering av konto 2782

Foreta en rimelighetsvurdering av saldo på konto 2782. Denne kan for eksempel gjøres ved å se saldo på konto 2782 mot saldo på konto 1579 Periodiseringskonto NAV. Avsetning av påløpt arbeidsgiveravgift bør tilsvare virksomhetens aga-sats.

Rimelighetskontroll av kostnadsført arbeidsgiveravgift

I fane S15 er inngår det en tabell som kan benyttes for å foreta en rimelighetskontroll av kostnadsført arbeidsgiveravgift. Legg inn gjennomsnittlig sats for virksomhetens arbeidsgiveravgift basert på for eksempel fjorårets regnskap eller den som er lagt til grunn i årets budsjett. Årsaken til eventuelle større avvik bør identifiseres minst terminvis for å avdekke om det er naturlige forklaringer eller feil i regnskapet.

For ytterligere dokumentasjon av arbeidsgiveravgift kan fane S15B benyttes.

Dokumentasjon

• Avstemmingsmappen SRS.

Henvisninger