I oppstartsperioden er det mange problemstillinger som skal avklares og
aktiviteter som skal gjennomføres. Her finner du sjekklister for virksomheten og departementet.
Dialogen med overordnet departement
Det er viktig med et godt samarbeid mellom departement og virksomhet for å bidra til best mulig oppstart av nye virksomheter. Det er god praksis i etatsstyringen å ha dialog mellom departement og virksomhet i utformingen av eksempelvis det årlige tildelingsbrevet og i forbindelse med utforming eller oppdateringer av instruks for virksomheten.
Dialogen skal blant annet omhandle samfunnsoppdraget for virksomheten med de mål og tjenesteleveransene som følger av dette og andre sentrale tema. Behovet for dialog forsterkes ved organisasjonsendringer. Departement og virksomhet har et felles ansvar for en god styringsdialog med god forventningsavklaring.
Et vedtak fra overordnet myndighet om oppstart av ny virksomhet må formaliseres i et tildelingsbrev og i en instruks for virksomheten. Disse dokumentene skal avklare rammene for den enkelte virksomhets rolle, ansvar og oppgaver, altså driften i virksomheten og eventuelle krav til selve oppstartsperioden. Behovet for å fastsette detaljerte krav til denne oppstartsperioden vil variere. For eksempel kan et departement ønske å legge føringer på organisering, lokalisering og lederansvar.
Hvor lang tid skal vi sette av?
I oppstartsperioden er det mange problemstillinger som skal avklares og aktiviteter som skal gjennomføres. Det er viktig at det settes av tilstrekkelig tid til dette. Det tar også tid å etablere små virksomheter da de må gjøre mange av de samme aktivitetene som en større virksomhet.
Det er vanskelig å estimere hvor mye tid det bør settes av fra beslutningen om oppstart til virksomheten skal være i drift. Det er lett å undervurdere administrative forhold i slike prosesser. Det er viktig å sette av nok kapasitet både hos leder og organisasjon for å sikre gode beslutninger og god gjennomføringsevne. Det gjelder både departement og virksomhet. Det kan være tidsbesparende å be om et møte med et departement eller virksomhet som har hatt ansvaret for en lignende prosess for å utveksle ideer og erfaringer.
Det å starte opp en virksomhet avhenger av om noe videreføres fra en virksomhet eller om alt må anskaffes på nytt. En for kort periode fra beslutning til oppstart kan medføre at det utarbeides kortsiktige løsninger for å nå tidsfristen, noe som samlet kan medføre økt ressursbruk fordi løsningene må endres i ettertid.
Eksempler på aktiviteter som ofte tar tid er anskaffelse av organisasjonsnummer, inngåelse av bankavtaler, avklaring av økonomimodell/kontoplan, husleiekontrakter og ansettelseskontrakter. En annet utfordring for nyoppstartede virksomheter kan være at virksomheten ikke har nok tilsatte på plass til at økonomioppgaver kan utføres godt i starten.