Sjekkliste for en statlig virksomhet ved oppstart - forberedelser

Når virksomheten er etablert, partssamarbeidet i virksomheten er på plass og fagdepartementet har avgjort hvilke stillinger som ansettes av departementet, kan virksomheten selv fastsette sitt eget personalreglement. På arbeidsgiverportalen finnes veiledning om personalreglement og hva den skal regulere.

Rekruttering i statlige virksomheter reguleres av lover/forskrifter/avtaler, som lov om statens ansatte (statsansattsloven) med forskrift, forvaltningsloven med forskrifter, offentleglova, hovedavtalen og likestillings- og diskrimineringslovgivningen. Ved omorganisering av virksomheter vil hovedregel være at medarbeiderne overføres til annen statlig virksomhet hvis arbeidsoppgavene overføres. I dokumentet «Personalpolitikk ved omstillingsprosesser» kan du lese mer om råd til omstilling.

For å sikre gode prosesser for tilsatte kan DFØ støtte og veilede arbeidsgiver i en omstilling. Virksomheten bør benytte denne tjenesten så tidlig som mulig i forberedelsesfasen av omstilling. Se Arbeidsgiverportalen for mer informasjon.

I følge Arkivlova § 6 har offentlige organ plikt til å ha arkiv, og disse skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid, se Arkivverkets nettside.

Det er meldeplikt til Arkivverket for statlige virksomheter. Det må meldes fra til Arkivverket straks vedtaket om større omorganiseringstiltak er gjort, se arkivforskriftens § 21. Det organet som nedlegges eller er gjenstand for annen form for omorganisering har ansvar for at arkivmaterialet blir ivaretatt slik forskriften krever.

Det er i økonomiregelverket krav til at virksomheten skal bruke et elektronisk økonomisystem for registrering og regnskapsføring (bokføring og pliktig regnskapsrapportering) og for betalingsformidling. Se bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.3.1. Systemet skal ha funksjonalitet som ivaretar de oppgavene en virksomhet er pålagt i henhold til dette regelverket og andre gjeldende lover og regler, herunder funksjonalitet som muliggjør en forsvarlig økonomistyring.

Forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv skal normalt skje gjennom digitale, nettbaserte tjenester. Disse tjenestene skal være helhetlige, brukervennlige, trygge og universelt utformet. Se regjeringen.no. Digitaliseringsdirektoratet (Digdir) gir mer informasjon og veiledning om digitalt førstevalg.

Reglement for økonomistyring i staten § 20 regulerer at staten står som selvassurandør, dersom ikke annet er bestemt av Finansdepartementet. Dette innebærer at staten ikke forsikrer sin risiko gjennom avtaler med private forsikringsselskap. Prinsippet er nærmere redegjort for i Finansdepartementets Veileder i statlig budsjettarbeid punkt 4.3.2.6. Se bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.3.1

God internkontroll understøtter styringen og bidrar til at virksomhetens mål og krav blir oppfylt. Internkontroll handler om å sikre kvalitet i virksomhetens produkt- og tjenesteleveranser. En velfungerende internkontroll gir rimelig sikkerhet for at virksomhetens drift er målrettet og effektiv, for at rapportering er pålitelig, og for at virksomheten overholder lover og regler. Det er virksomhetens ledelse som har ansvar for internkontroll. Samtidig bidrar alle ledere og medarbeidere til internkontroll gjennom utførelsen av sine arbeidsoppgaver.

Økonomiregelverkets krav til internkontroll i statlige virksomheter innebærer at det samlede styrings- og kontrollopplegget skal baseres på en vurdering av risiko, vesentlighet og virksomhetens egenart. Se bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 2.4. Forhold som størrelse og kompleksitet, oppgaveportefølje og oppgavesammensetning, virksomhetsområde, organisering og grunnleggende styringskrav inngår som en del av denne vurderingen. Det er derfor ikke hensiktsmessig å skissere én spesifikk standard for hva som er et effektivt internkontrollsystem som vil passe for alle virksomheter. Det er ledelsen i hver enkelt virksomhet som må gjøre vurderinger og ta beslutninger som ivaretar de hensynene som er relevante for virksomheten. For mer informasjon se dfo.no.

Alle statlige virksomheter med utgifter eller inntekter over 300 millioner kroner skal vurdere om de bør etablere en internrevisjon. For mer informasjon se DFØs veileder "Trenger vi en internrevisjon?" og Finansdepartementets rundskriv R-117.

I henhold til eForvaltningsforskriften § 15 skal virksomheten ha en internkontroll (styring og kontroll) på informasjonssikkerhetsområdet som baserer seg på anerkjente standarder for styringssystem for informasjonssikkerhet. Internkontrollen bør være en integrert del av virksomhetens helhetlige styringssystem. Omfang og innretning på internkontrollen skal være tilpasset risikoen. Digdir er statens kompetansemiljø for informasjonssikkerhet, og tilbyr veiledere for forskjellige informasjonssikkerhetsrelaterte emner.

Statlige virksomheter skal kreve at deres leverandører av varer og tjenester sender faktura og kreditnota elektronisk i EHF-formatet. DFØ har egne fagsider om offentlige anskaffelser, se Elektronisk handel (ELMA) på anskaffelser.no.