Sjekkliste for etatsstyringsansvarlig i departementet ved oppstart

I tillegg må tilhørende endringer i rammene for de virksomhetene som opphører i sin daværende form, også formaliseres i respektive instrukser og tildelingsbrev.

Behovet for å fastsette detaljerte krav til oppstartsperioden, altså gjennomføringen av endringene i forbindelse med slike omorganiseringer, vil variere. Det er uansett hensiktsmessig å fastsette endrede forutsetninger i bevilgningene og/eller kravene til den ordinære driften for oppstartsperioden. Tildelingsbrevene til henholdsvis ny virksomhet og til eksisterende virksomhet(er) skal avklare forventningene til den ordinære driften og gjennomføringen av særskilte oppgaver som knytter seg til oppstartsperioden.

Avklar følgende i instruks for virksomheten

• Roller, myndighet og ansvar for ny virksomhet.
• Krav til drift til styrings- og kontrollsystem for den nye virksomheten.
  • Redegjør for samfunnsoppdraget, dvs. virksomhetens formål og virkeområde/tjenesteyting.
  • Tilknytningsform, styringsform og finansiering, regnskapsprinsipp og organisasjonsform.
  • Oppgaver som virksomhetens ordinære drift vil omfatte, herunder forvaltningsansvar etter lover og regler, eventuelle påfølgende krav til kompetansesammensetning og oppbygning/organisering.
  • Samarbeid og grensesnitt mot andre statlige virksomheter og eller kommunesektor, frivillige organisasjoner og private aktører.
  • Krav til økonomiske og administrative funksjoner og krav til virksomhetenes systemer, rutiner og styringsprosesser slik som risikostyring og internkontroll, internrevisjon mv.
  • Rolle og ansvar der virksomheten og departementet har ulike roller knyttet opp mot samme arbeid slik som i klagesaker og internasjonalt arbeid.
  • Faste kontaktmøter – etatsstyringsmøter og arena for fagdialog.
  • Rapporteringsfrekvens og form.

Formaliser vedtaket om oppstart i et tildelingsbrev

• Beskriv bakgrunnen for og formål med ny virksomhet slik det framgår av beslutningsdokumenter og utførte utredninger, jf. utredningsinstruksen.
• Beskriv roller og ansvar i oppstartsperioden.
• Beskriv budsjettfullmakter knyttet til oppstart.
• Beskriv andre fullmakter knyttet til oppstart.
• Beskriv krav til eventuell interimledelse dersom det er aktuelt.
• Avklar behovene om registrering i Enhetsregisteret.
• Publisere tildelingsbrev og eventuelle supplerende tildelingsbrev for underliggende virksomhet på departementets nettsider så snart brevene er sendt.

Avklaringer i tildelingsbrevet

• Mål, styringsparametere og særskilte føringer og krav for drift i oppstartsperioden
• Krav til rapportering i oppstartsperioden.
• Rammene for den ordinære driften i oppstartsperioden.
• Ansvar og rolle for eventuelt styre.
• Føringer, krav og forutsetninger som knytter seg til driften av ny virksomheten.
• Krav til oppfølging av formålet med oppstart av ny virksomheten.
  • Redegjør for budsjettmessige rammer for oppstart med hensyn til størrelse, disponering, fordeling av eventuelle omstillingsmidler.
  • Fastsett eventuelle krav til oppstartsperioden:
    • Organisering, ansvar og roller.
    • Kommunikasjons- og milepælplan.
    • Rapportering og dokumentasjon.
    • Opprettholdelse av tjenesteyting, produksjon og leveranser.
    • Hyppigere risikovurderinger og ekstra rapportering ved avvik.
    • Etablering eller forsterking av internkontrollfunksjon.
  • Fastsett overordnede mål og tilhørende styringsparametere for virksomheten når ordinær drift er etablert:
    • Fremhev eventuelle forhold som departementet ønsker skal ha særskilt oppmerksomhet i det kommende budsjettåret.
    • Beskriv sammenhengene mellom leveransene virksomheten skal stå for og de langsiktige forventede virkningene av disse, altså forventede brukereffekter.
  • Fastsett krav til ny virksomhet om system for løpende oppfølgning, vurdering og framskaffelse og bruk av styringsinformasjon om: (Denne informasjonen skal senere inngå i grunnlaget for å vurdere om virkningene samsvarer med intensjonen som ligger til grunn for oppstart.)
    • beregninger og dokumentasjon av kostnadsbesparelser/økonomiske gevinster slik som produktivitets- og kvalitetsforbedringer i tjenesteytingene.
    • formålseffektivitet, dvs. hvordan endret tjenesteyting/virkemiddelbruk, påvirker oppnådde brukereffekter i tråd med formålet for oppstart.
  • Fastsett krav til rapportering av status for risikovurderinger virksomheten gjør.

Samkjør krav fra departementer i tildelingsbrevet

• Bekreft at etatsstyrende departement skal ivareta koordineringsansvaret dersom flere departementer er involvert.
  • samkjør og strukturer krav i ett samlet dokument.
• Vurder realismen i kravene med hensyn til gjennomførbarhet.

Utform en lederkontrakt for virksomhetens leder

• Avklar rolle og fullmakter til ny leder.
• Avklar krav til ny leder.
• Avstem krav med innhold i instruksen for virksomheten og tildelingsbrev.
• Se faktaboks om styrer i statlige virksomheter.

Se retningslinjer for statens lederlønnssystem og veileder om «Bruk av revidert lederlønnsordning– nærmere kobling til etatsstyringen».

Kontakt Arkivverket

• Arkivregelverket stiller spesifikke krav til behandling av arkiv ved oppstart av virksomheter. For å sikre arkivbestanden og en forskriftsmessig drift av arkivfunksjon ved omorganiseringer er det innført meldeplikt til Arkivverket for statlige organer. Organet må melde fra til Arkivverket straks vedtaket om opphør er gjort, jf. arkivforskriftens § 21. Andre større omorganiseringstiltak meldes også. (Jf. Arkivverkets dokument «Omorganisering i offentlige organer. Veiledning for arkivet. Riksarkivaren 2007» punkt 7.6.)

Vurder om statusrapportering for oppstart samsvarer med departementets krav

• Vurder om statusrapportene fra virksomheten har rett form, innhold og frekvens.
  • statusrapportering til berørte avdelinger.
  • informasjonsinnhenting på tvers av berørte avdelinger.
  • koordinering av arkiveringen av saken(e) i departementet.
• Avklar skriftlig eventuelle endringer i krav til statusrapporteringer i oppstartsperioden.
• Koordiner rapporteringen opp mot eventuelle andre involverte departementer.

Vurder om rapportering av ordinær drift oppfyller forventninger og krav

• Vurder om rapporteringen på ordinær drift er tilstrekkelig omtalt i årsrapport for ny virksomhet eller avsluttende rapport for virksomheten som har blitt organisatorisk endret.
• Avklar skriftlig eventuelle endringer i krav til statusrapportering på drift i den virksomheten som opphører, se punktet over.
• DFØ anbefaler at omtale av resultater og ressursbruk fra virksomheter som er helt eller delvis tatt inn i ny virksomhet omtales i årsrapporten til den nye virksomheten når dette er aktuelt, slik som endringer som skjer i et kalenderår.

Oppdater instruks for virksomheten som er blitt organisatorisk endret

• Gjennomgå instruksen i sin helhet og oppdater denne også på andre områder.
• Inkluder dette i styringsdialogen om henholdsvis oppstart og opphør for respektive virksomheter.
• Publiser på departementets nettsider gjeldende instrukser til underliggende virksomhet, herunder eventuelle styreinstrukser.
• Se sjekkliste ved opphør.

Rapportering til departementet

Av rapportering til overordnet departement er det kun årsrapporten hvor innholdet er regulert av økonomiregelverket. Behovet, omfanget og frekvensen på den øvrige rapporteringen som skal inngå i styringsdialogen skal avtales mellom departementet og underliggende virksomhet. Se bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 1.6.1. Det er normalt med en tettere oppfølging av driften i en oppstartsperiode. Det gjelder for ny virksomhet og for virksomheter som er organisatorisk endret ved deling eller sammenslåing. Endring i rapporteringsrutinene må da omtales i tildelingsbrevet. Tettere oppfølging innebærer ikke at departementet skal fastsette mer detaljerte krav til leveranser og liknende for virksomheten, men det er hensiktsmessig å vurdere behovet for hyppigere statusoppfølging.

Årsrapport til departementet

Økonomiregelverket fastsetter krav om at statlige virksomheter skal utarbeide en årsrapport med årsregnskap etter fastsatt struktur med angitt benevnelse og rekkefølge. Dette gjelder også for helt nye statlige virksomheter. Se bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 2.3.3 og punkt 1.6.1. Når oppstart av virksomhet følger av en organisatorisk endring, ved deling eller sammenslåing av virksomheter, er det særdeles viktig å avklare ansvaret for årsrapportering på måloppnåelse på de fagområdene som ny virksomhet har ansvar for. Avklaringene bør skje i samråd mellom departement og involverte virksomheter.

Når oppstart skjer i et kalenderår kan det være hensiktsmessig at rapportering av resultater på fagområdene som ny virksomhet får, gjøres av den virksomheten som har hatt fagansvaret i deler av året, eller fordeles hensiktsmessig mellom disse.

Årsrapporten skal publiseres både på departementets og virksomhetens nettsider innen 1. mai.

Flere sjekklister