Administrative aktiviteter for en virksomhet ved oppstart.
Utform interne instrukser
- Fastsett myndighetsområde og fordeling av denne internt.
- Fastsett rolle og ansvarsfordeling mellom virksomhetsleder og øvrig ledelse, eventuelt styre for:
- oppstartsperioden
- periode etter oppstart
Bankkontoer for virksomheten
- Ta kontakt med overordnet departement om etablering eller endring av oppgjørskontoer i Norges Bank. Ta kontakt med en av avtalebankene om etablering eller endring av virksomhetens arbeidskontoer. (Statlige virksomheter må ha oppgjørskonto(er) i Norges Bank og arbeidskonto(er) i en av bankene DFØ har inngått rammeavtale med. Se bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 3.7.)
Organisasjonsnummer
- Registrer virksomheten i Enhetsregisteret for å få organisasjonsnummer. Elektronisk registrering gjøres via samordnet registermelding i Altinn. Det må vedlegges en del dokumentasjon ved registering. Det kan ta tid å få på plass organisasjonsnummer. Se altinn.no, brreg.no og rundskriv W-01/2019 fra Nærings- og fiskeridepartementet.
Arkiv
- Se krav for etablering av arkiv slik at arkivet blir videreført eller opprettet i samsvar med krav i arkivloven.
- Utarbeid en oversikt over arkiv som skal overføres og sikre at overført arkiv behandles i samsvar med krav i arkivforskriften.
- Avklar om og når arkiv for sammenslåtte virksomheter skal avleveres til Arkivverket. Sjekk bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.4.9.1.
Elektronisk økonomisystem
- Dersom virksomheten tar i bruk et nytt økonomisystem eller det skjer vesentlig oppgraderinger av eksisterende systemer, sørg for at systemet testes og formelt godkjennes av virksomheten før det settes i drift.
- Riksrevisjonen skal orienteres når systemet tas i bruk. Se bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.3.6.
Oppbevaring av regnskapsinformasjon
- Lag rutiner slik at regnskapsmateriale kan oppbevares for kortere eller lengre perioder. Det er krav til oppbevaring og elektronisk tilgjengelighet i bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.4.9, og krav til oppbevaringsperioder i punkt 4.4.10.
Etabler rutiner for elektronisk faktura
- Alle statlige virksomheter skal bruke elektronisk faktura.
- Dersom virksomhetens oppgaver overføres til en annen virksomhet må det informeres om nye e-post adresser og ny e-faktura adresse, som gjøres ved å oppdatere Elektronisk mottakeradresseregister (ELMA).
Tilgang til og klargjøring av lokaler
- Sjekk at det er inngått husleieavtaler i tråd med budsjettet og eventuelle andre føringer. Se Instruks om håndtering av bygge- og leiesaker i statlig sivil sektor.
- Sjekk at lokaler er klargjort og tilgjengelig i rett størrelse til rett tid for oppstart av drift i virksomheten.
- Ved flytting meld adresseendring til Posten.
Grafisk profil og etablering av nettsted
- Ta stilling til om nettsted skal etableres med egne ressurser eller gjøres av en leverandør.
- Avklar eventuelt aktuelle leverandører og hvordan en anskaffelse skal gjennomføres eller om en rammeavtale skal benyttes.
- Sørg for at nettstedet er i samsvar med krav til universell utforming, og ta det inn som krav i spesifikasjonen.
- Velg grafisk profil. Det kan være gitt føringer i forbindelse med etablering av en virksomhet.
- Sørg for nødvendig skilting.
Etabler innkjøpsfunksjon
- Beslutt organisering av innkjøpsfunksjonen.
- Vedta et internt reglement for innkjøp.
- Avklar bestillingsfullmakt.
Bruk statlige felles innkjøpsavtaler
- Statens innkjøpssenter (under Digdir) inngår og forvalter felles avtaler for statlige virksomheter på noen områder. Disse avtalene er obligatoriske for alle statlige forvaltningsorganer i sivil sektor. Se anskaffelser.no for mer informasjon.
- Ta kontakt med Statens innkjøpssenter for å få en vurdering om virksomheten er omfattet av løpende avtaler, og få informasjon om forestående anskaffelsesprosesser.
Leverandører av personal- og økonomisystemer
- Definer behovet virksomheten har for systemstøtte for lønn, regnskap og personal.
- Ha dialog med leverandører om hvordan behovet kan dekkes.
- Vurder hvilke tjenester virksomheten har behov for i tillegg til systemsstøtte.
- Beslutt en hensiktsmessig kontraktstrategi.
- Gjennomfør anskaffelse av systemstøtte og eventuelle tjenester.
Avtaler for anskaffelser av varer og tjenester
- Se bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 5.3.
- Lag en oversikt over eventuelle avtaler, lisenser og rammeavtaler som kan overføres fra en annen virksomhet. Oversikten må inneholde utløpsdato, frister for oppsigelse og eventuelle frister for utløsning av opsjoner.
- Inngå eventuelle nye avtaler.
- Avslutt avtaler som ikke skal videreføres.
- For mer informasjon om kjøp av ulike varer og tjenester og anskaffelsesfaglige temaer, se anskaffelser.no.
- Dersom virksomhetens oppgaver overføres til en annen virksomhet må det informeres om nye e-post adresser og ny e-faktura adresse, som gjøres ved å oppdatere ELMA.
Inventar og driftsmidler – kjøp eller leie
- Kartlegg hva virksomheten eventuelt har tilgang til og hva virksomheten har behov for av inventar og andre driftsmidler som eksempelvis kontormøbler, datautstyr, kaffemaskiner og kunst i kontorlokaler.
- Lag en oversikt over eiendeler. Se bestemmer om økonomistyring i staten punkt 5.3.7.
Internkontroll
- Sjekk at krav til informasjonssikkerhet er ivaretatt.
- Beskriv sentrale roller og ansvarsforhold.
- For mer informasjon, se dfo.no.
Merverdiavgiftspliktig eller innenfor nettoføringsordningen
- Budsjettildelingen avgjør om en virksomhet er innenfor nettoføringsordningen eller ikke. Se Finansdepartementets rundskriv R-116.
- Virksomheten kan ha merverdiavgiftspliktig omsetning, se da skatteetaten.no.
Kontakt offentlige myndigheter
- Lag interessentliste over hvem som skal kontaktes om virksomhetsoppstart.