Sjekkliste for virksomhet ved oppstart - administrative aktiviteter

Administrative aktiviteter for en virksomhet ved oppstart.

Utform interne instrukser

  • Fastsett myndighetsområde og fordeling av denne internt.
  • Fastsett rolle og ansvarsfordeling mellom virksomhetsleder og øvrig ledelse, eventuelt styre for:
    • oppstartsperioden
    • periode etter oppstart

Bankkontoer for virksomheten

  • Ta kontakt med overordnet departement om etablering eller endring av oppgjørskontoer i Norges Bank. Ta kontakt med en av avtalebankene om etablering eller endring av virksomhetens arbeidskontoer. (Statlige virksomheter må ha oppgjørskonto(er) i Norges Bank og arbeidskonto(er) i en av bankene DFØ har inngått rammeavtale med. Se bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 3.7.)

Organisasjonsnummer

  • Registrer virksomheten i Enhetsregisteret for å få organisasjonsnummer. Elektronisk registrering gjøres via samordnet registermelding i Altinn. Det må vedlegges en del dokumentasjon ved registering. Det kan ta tid å få på plass organisasjonsnummer. Se altinn.no, brreg.no og rundskriv W-01/2019 fra Nærings- og fiskeridepartementet.

Arkiv

  • Se krav for etablering av arkiv slik at arkivet blir videreført eller opprettet i samsvar med krav i arkivloven.
  • Utarbeid en oversikt over arkiv som skal overføres og sikre at overført arkiv behandles i samsvar med krav i arkivforskriften.
  • Avklar om og når arkiv for sammenslåtte virksomheter skal avleveres til Arkivverket. Sjekk bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.4.9.1.

Elektronisk økonomisystem

  • Dersom virksomheten tar i bruk et nytt økonomisystem eller det skjer vesentlig oppgraderinger av eksisterende systemer, sørg for at systemet testes og formelt godkjennes av virksomheten før det settes i drift.
  • Riksrevisjonen skal orienteres når systemet tas i bruk. Se bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.3.6.

Oppbevaring av regnskapsinformasjon

  • Lag rutiner slik at regnskapsmateriale kan oppbevares for kortere eller lengre perioder. Det er krav til oppbevaring og elektronisk tilgjengelighet i bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.4.9, og krav til oppbevaringsperioder i punkt 4.4.10.

Etabler rutiner for elektronisk faktura

  • Alle statlige virksomheter skal bruke elektronisk faktura.
  • Dersom virksomhetens oppgaver overføres til en annen virksomhet må det informeres om nye e-post adresser og ny e-faktura adresse, som gjøres ved å oppdatere Elektronisk mottakeradresseregister (ELMA).

Tilgang til og klargjøring av lokaler

Grafisk profil og etablering av nettsted

  • Ta stilling til om nettsted skal etableres med egne ressurser eller gjøres av en leverandør.
  • Avklar eventuelt aktuelle leverandører og hvordan en anskaffelse skal gjennomføres eller om en rammeavtale skal benyttes.
  • Sørg for at nettstedet er i samsvar med krav til universell utforming, og ta det inn som krav i spesifikasjonen.
  • Velg grafisk profil. Det kan være gitt føringer i forbindelse med etablering av en virksomhet.
  • Sørg for nødvendig skilting.

Etabler innkjøpsfunksjon

  • Beslutt organisering av innkjøpsfunksjonen.
  • Vedta et internt reglement for innkjøp.
  • Avklar bestillingsfullmakt.

Bruk statlige felles innkjøpsavtaler

  • Statens innkjøpssenter (under Digdir) inngår og forvalter felles avtaler for statlige virksomheter på noen områder. Disse avtalene er obligatoriske for alle statlige forvaltningsorganer i sivil sektor. Se anskaffelser.no for mer informasjon.
  • Ta kontakt med Statens innkjøpssenter for å få en vurdering om virksomheten er omfattet av løpende avtaler, og få informasjon om forestående anskaffelsesprosesser.

Leverandører av personal- og økonomisystemer

  • Definer behovet virksomheten har for systemstøtte for lønn, regnskap og personal.
  • Ha dialog med leverandører om hvordan behovet kan dekkes.
  • Vurder hvilke tjenester virksomheten har behov for i tillegg til systemsstøtte.
  • Beslutt en hensiktsmessig kontraktstrategi.
  • Gjennomfør anskaffelse av systemstøtte og eventuelle tjenester.

Avtaler for anskaffelser av varer og tjenester

  • Se bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 5.3.
  • Lag en oversikt over eventuelle avtaler, lisenser og rammeavtaler som kan overføres fra en annen virksomhet. Oversikten må inneholde utløpsdato, frister for oppsigelse og eventuelle frister for utløsning av opsjoner.
  • Inngå eventuelle nye avtaler.
  • Avslutt avtaler som ikke skal videreføres.
  • For mer informasjon om kjøp av ulike varer og tjenester og anskaffelsesfaglige temaer, se anskaffelser.no.
  • Dersom virksomhetens oppgaver overføres til en annen virksomhet må det informeres om nye e-post adresser og ny e-faktura adresse, som gjøres ved å oppdatere ELMA.

Inventar og driftsmidler – kjøp eller leie

  • Kartlegg hva virksomheten eventuelt har tilgang til og hva virksomheten har behov for av inventar og andre driftsmidler som eksempelvis kontormøbler, datautstyr, kaffemaskiner og kunst i kontorlokaler.
  • Lag en oversikt over eiendeler. Se bestemmer om økonomistyring i staten punkt 5.3.7.

Internkontroll

  • Sjekk at krav til informasjonssikkerhet er ivaretatt.
  • Beskriv sentrale roller og ansvarsforhold.
  • For mer informasjon, se dfo.no.

Merverdiavgiftspliktig eller innenfor nettoføringsordningen

Kontakt offentlige myndigheter

  • Lag interessentliste over hvem som skal kontaktes om virksomhetsoppstart.

Flere sjekklister for statlige virksomheter som skal starte opp

Oppdatert: 18. mars 2025

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.