NAV-refusjoner inneholder flere kontroller. Under er de ulike kontrollene beskrevet.
A7-A - Kontroll av resultatførte refusjoner: Avstemmingen skal kontrollere at det ikke forekommer avvik mellom rapport K27 fra NAV og det som er inntektsført i Unit4 ERP.
A7-B - Kontroll av fordringer refusjoner NAV: Denne avstemmingen skal kontrollere at det ikke forekommer avvik mellom Debitor NAV i Unit4 ERP og i SAP.
A7-C - Kontroll av at gjennomgangskonto tilsvarer saldo på konto 1571: Denne avstemmingen skal kontrollere at det ikke forekommer avvik mellom Debitor NAV i Unit4 ERP og gjennomgangskonti / påløpte refusjoner i Unit4 ERP.
A7-D - Kontroll av interimskonto NAV: Saldo på konto 1574 Interimskonto bør være i null. Eventuelle åpne poster må spesifiseres.
Utløsende hendelse: Månedsavslutning
Berører andre rutiner: Bankavstemming, Manglende oppgjørsrapport
Aktuelt regelverk
Økonomireglementet § 14 og bestemmelsene pkt. 4.4.6, se også pkt. 5.4.1
Bokføringslovens § 11, bokføringsforskriftens kapittel 6 og NBS 5.
Definisjoner
K27 Oppgjørsrapport
Spesifikasjon av sykepenger / foreldrepenger refusjon fra NAV.
Framgangsmåte og arbeidsdeling
| Grunntjeneste | Delservice | Oppgave - handling | Referanse |
|---|---|---|---|
| Avhenger av avtale med lønnsdivisjonen i DFØ DFØ / Kunde | Avhenger av avtale med lønnsdivisjonen i DFØ DFØ / Kunde | Hent ut Oppgjørsrapport K27 med oversikt over refusjoner fra NAV fra Altinn. Ivaretas av DFØ ved lønnsdivisjonen (LD) for de som har tjenestemodellen grunntjeneste på lønn | Oppgjørsrapport K27 med oversikt over refusjoner fra NAV |
| Kunde (eventuelt lønnsdivisjonen i DFØ) | Kunde (eventuelt lønnsdivisjonen i DFØ) | Kontroller sykmeldinger og permisjoner mot mottatte refusjoner. Husk tremånedersfristen på refusjon jf. folketrygdloven § 22-13 femte ledd. | |
| Kunde (eventuelt lønnsdivisjonen i DFØ) | Kunde (eventuelt lønnsdivisjonen i DFØ) | Kontroller at arbeidsgiveravgift på utbetalte sykepenger er reversert i lønnssystemet og bokført. | |
| DFØ | Kunde | A7-A: - Bruk spørring i Unit4 ERP for å ta ut saldo på resultatført syke- og foreldrepenger. Tallene settes inn i kolonne for aktuell avstemmingsperiode og konto. - K27 fra forrige måned hentes på DFØ Fildel, totalbeløpet i rapporten settes inn i perioden som skal avstemmes i skjema. - Eventuelle avvik identifiseres og forklares i “Forklaring på differanser”. | Spørring i Unit4 ERP: DFØRPA A07 Avst. NAV-refusjoner (Ax-A) |
| DFØ | Kunde | A7-B: - Bruk spørring i Unit4 ERP for å få saldo på konto for debitor NAV, hittil i år. Beløpet settes inn i perioden som skal avstemmes i skjema. - Hent beløp fra SAP med transaksjonskode FBL5N, legg inn firmakode og velg åpne poster med dato siste dag i avstemmingsperiode. - Eventuelle avvik identifiseres og beskrives i “Forklaring på differanser”. | SAP: FBL5N - Debitorer -detaljpostliste |
| DFØ | Kunde | A7-C: - Saldo debitorkonto NAV i Unit4 ERP overføres fra A7. - Bruk spørring i Unit4 ERP for å få saldo hittil i år for gjennomgangskonti / påløpt refusjon. Beløpet settes inn på den aktuelle kontoen i perioden som skal avstemmes i skjemaet. | Spørring i Unit4 ERP: DFØRPA A07 Avst. NAV-refusjoner |
| DFØ | Kunde | A7-D: Saldo på konto 1574 legges inn i riktig periode i tabellen. Saldo på gjennomgangskonto 1575-1578 spesifiseres med refusjonsavstemmingsrapport i SAP. Refusjonsavstemmingsrapport tas ut minimum årlig for alle kunder med grunntjeneste. For kunder som fører periodisert regnskap tas rapporten i tillegg ut ved delårsrapportering. Se SAP-biblioteket for veiledning til rapporten. | Transaksjonskode i SAP: PC00_M20_RMB_RECON (refusjonsavstemmingsrapport) |
| DFØ/Kunde | Kunde | Merk at dokumentasjonen av disse postene kan være svært sensitive, eksempelvis sykemeldingene. Kontrollspor fra avstemminger og til dokumentasjon må være like tydelig og enkel som for øvrige dokumenter, men vær oppmerksom på kravene til sikkerhet. | |
| DFØ | Ikke aktuelt | Gå til fane «Konti og status». DFØ setter konto til «Klargjort av DFØ» når kontoen er sjekket og klar for overlevering til kunde. Det legges inn dato for utarbeidelse i felt for «Klargjort dato DFØ». Dersom det er oppdaget feil eller mangler vil dette bli kommentert i tabellen for “Oppsummering og forklaring til avvik”. Legg også inn en kort og informativ melding i «Kommentar til Konti og status» i fanen. | |
| Kunde | Ikke aktuelt | Sjekk “Kommentarer/oppfølgingspunkter til kunde” i Konti og status, og “Oppsummering og forklaring til avvik” i fanen. | |
| Kunde | Kunde | Gjør nødvendige vurderinger og legg til relevant dokumentasjon. I fanen er det henvist til rapporter vedlagt i perioden fra DFØ dersom kunde har grunntjeneste. Her må også kunde legge til henvisning til egen dokumentasjon. Dette gjøres ved å legge til linjer i tabellen. Gå til fane «Konti og status» og fyll inn kolonnene: • Godkjent av kunde • Godkjent dato kunde • Kundens egne kommentarer |