Systemkontoene er satt opp som hjelpekontoer i innkjøps- og fakturaløsningen i Unit4 ERP, og disse skal det ikke bokføres på i hovedbok. Kontrollen skal fange opp det dersom det bokføres noe direkte på kontoene i Unit4 ERP som må korrigeres.
Utløsende hendelse: månedsavslutning
Aktuelt regelverk
Reglementet § 14
Bestemmelsene pkt. 4.4.6, se også pkt. 4.4.7
Bokføringslovens § 11 og NBS 5
Framgangsmåte og arbeidsdeling (rekkefølge på arbeidet):
| Utføres av | Oppgave - handling | Referanse | |
| Grunntjeneste | Delservice | ||
| DFØ | DFØ | Kjør browsermal i Unit4 ERP og legg inn saldo per konto hittil i år i avstemmingsskjema. | Browserspørring "DFØ15 - A04B Oppfølging av systemkontoer" |
| Kunde | Kunde | Saldo ved periodeslutt skal være null.
Eventuell saldo på kontogruppe 9 skal, så langt det er mulig, rettes før perioden avsluttes.
Det kan være aktuelt å ha dialog med DFØ vedrørende føringer på disse 9-erkontiene. | |
| DFØ | DFØ | Gjenstår det poster som ikke har blitt korrigert før regnskapsperioden stenger, må saldoen spesifiseres og tiltak angis.
Saldo skal spesifiseres med: - Konto - Bilagsnummer - Bilagsdato - Periode - Ansattnummer - Beløp | |
| DFØ | DFØ | Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn. | |