Generelt om avstemminger og avstemmingsmappa

Generelt om avstemminger

Hensikt og omfang

Formålet med avstemminger / dokumentasjon av balansen er å underbygge at regnskapet er:

• fullstendig – alle balanseposter er bokført
• reelt – kun balanseposter som eksisterer og gjelder den bokføringspliktige er bokført
• nøyaktig - balanseposter er korrekt bokført, riktig periodisert og verdsatt

Fullstendighet og realitet/eksistens underbygges ved at dokumentasjonen verken viser mer eller mindre eiendeler, egenkapital eller gjeld enn det som står oppført i balansen.

Nøyaktighet underbygges gjennom at de beløpsmessige verdiene er presentert i riktig balansepost og regnskapsperiode, og at disse verdiene stemmer med verdiene som framgår av dokumentasjonen.

Rammeverk

Flertallet av DFØs regnskaps- og lønnskunder er bokføringspliktige etter bokføringslovgivningen, mens øvrige er bokføringspliktige etter Statens økonomiregelverk.

Overordnede bestemmelser

• Bokføringslovens § 11 Dokumentasjon av balansen mv, bokføringsforskriftens kapittel 6 og Norsk bokføringsstandard (NBS) 5 Dokumentasjon av balansen.
• Bestemmelser om økonomistyring i staten pkt. 4.4.6 Dokumentasjon av balansen.

Kontrollspor

Det skal eksistere kontrollspor mellom den enkelte balanseposten og tilhørende dokumentasjon.

I avstemmingsmappene fra DFØ er det en egen fane for saldobalansen. I denne er det opprettet en egen kolonne der henvisning til tilhørende avstemming legges inn. I utgangspunktet er det tilstrekkelig å legge inn henvisning til aktuell fane i avstemmingsmappa i denne oversikten. Henvisning til tilhørende dokumentasjon kan legges inn i selve fanen per område / konto.

Flere av DFØs kunder har avstemminger / dokumentasjon av konti som ikke inngår i avstemmingsmappene fra DFØ. En samlet dokumentasjon med henvisning til en og samme saldobalanse bør utarbeides per periode, men må foreligge per 31.12.

Oppbevaring

Dokumentasjon av balansen skal oppbevares ordnet og sikret mot ødeleggelse, tap, sletting og endring i hele oppbevaringsperioden.

Kravene til kontrollspor og ordnet oppbevaring må etterleves for alle de aktuelle regnskapsårene, uavhengig av hvordan oppbevaringen skjer.

Vær oppmerksom på at dokumentasjon som er utarbeidet ved hjelp av tekstbehandlings- eller regnearkprogram, eksempelvis word og excel, skal særskilt sikres mot urettmessig endring, sletting, tap eller ødeleggelse av dokumentasjonen. Alternativt skal dokumentasjonen oppbevares på papir eller i et filformat som ikke enkelt lar seg redigere.

Dokumentasjon

Ved utarbeidelse av dokumentasjon av balansen er det viktig å sikre at dokumentasjonen er god nok.

Avstemmingene / dokumentasjonen skal være med på å sikre at regnskapet er à jour / at regnskapsrapporteringen blir riktig. Dokumentasjonen av balansen bør kunne stå på egne ben og det bør ikke være nødvendig å gå inn i bokførte opplysninger og underliggende dokumentasjon for å forstå og / eller kontrollere balansepostene. For hver avstemming bør det derfor foreligge en oppsummering, samt en konklusjon om at regnskapsposten ikke inneholder vesentlige feil.

Omfang av og innhold i dokumentasjon av balanseposter skal tilpasses balansepostens art. Eksterne bekreftelser eller fysisk opptelling vil være eneste alternative dokumentasjon for enkelte poster, mens interne dokumenter og opprinnelig bilag kan være tilstrekkelig i andre tilfeller. Flere typer dokumentasjon er omtalt i NBS 5 pkt 6. Oversikten kan være nyttig uavhengig av hvilket regelverk man er bokføringspliktig etter.

Øvrige krav til dokumentasjonen

• Underliggende spesifikasjoner må alltid stemme med saldo på den kontoen som skal avstemmes.
• Ved endringer i regnskapet må dokumentasjonen oppdateres for berørte konti.

Dokumentasjonen skal være lett tilgjengelig, det vil også si lett forståelig i hele oppbevaringsperioden. Det betyr at all informasjon som kreves for at tredjepart skal forstå dokumentasjonen uten tilganger til noen av DFØs og kundens systemløsninger og ansatte for bistand, må inngå i dokumentasjon av balansen.

Avstemminger, eller dokumentasjon av balansen, har hovedfokus på balansekontiene. Det betyr ikke at resultatkonti ikke er relevante i forbindelse med avstemmingene. De fleste balansekontiene har sammenheng med en eller flere resultatkonti og gjennom dokumentasjonen av balansen vil man også indirekte kontrollere resultatkontienes fullstendighet, eksistens / realitet og nøyaktighet.

Nærmere om avstemmingsmappa

Avstemmingsoversikt

Avstemmingsoversikten skal gi et overordnet overblikk over hvilke faner som ikke har avvik basert på DFØs kontroller og hvilke det er behov for særskilt oppfølging av, av DFØ eller kunden.

DFØ foretar sine kontroller og dokumentasjon basert på tilgjengelig informasjon. Eksterne bekreftelser fra Kundens kunder, leverandører og andre forretningspartnere innhentes ikke, verdivurderinger og fysiske kontroller utføres ikke. Det betyr at Kunden må ha et forhold til all dokumentasjon av balansen selv om DFØ har satt status «Alt ok». Status «Alt ok» betyr at DFØ ikke har funnet konkrete feil eller mangler som må følges opp, men det betyr ikke at man har fått med alle aktiviteter som burde har fått en økonomisk / regnskapsmessig konsekvens (fullstendighet) eller verdien av alle poster (nøyaktighet / verdsetting). Kunden må derfor foreta en vurdering av alle balanseposter av betydning, sette seg inn utarbeidet dokumentasjon og eventuelt korrigere og / eller komplettere merknader og konklusjonene i den enkelte fanen.

Innhold

Oversikten viser arbeidsdelingen mellom Kunde og DFØ per fane på et overordnet nivå. Svært mange avstemminger lar seg vanskelig gjennomføre og ferdigstille uten kundens medvirkning. Det er utarbeidet egne veiledninger for de fleste fanene i avstemmingsmappa der arbeidsdelingen er mer spesifisert.

Saldobalansen

Avstemmingsmappa består av ulike deler basert på ulike prosesser og frister knyttet til periodeavslutningen. Samtidig må det foreligge en oversikt som sikrer at alle konti blir dokumentert og at det foreligger et toveis kontrollspor mellom den enkelte avstemming og balansekonto. Dette ivaretas ved bruk av saldobalansen som er lagt i egen fane fra og med regnskapsåret 2022.

I saldobalansen er det også mulig å legge inn hvor ofte en konto skal avstemmes, frister med videre.

Det framgår av avtaler med kundene, generell informasjon om de ulike tjenestemodellene og veiledning til den enkelte avstemmingsfane hvem (DFØ eller kunde) som utfører de enkelte avstemmingene og andre oppgaver / kontroller. I fanen Saldobalansen bør arbeidsdelingen presiseres nærmere slik at den er avklart per konto. Presiseringer som ikke følger av generell info eller avtaler må avklares i dialog med DFØ.

OBS! Ved første gangs bruk av avstemmingsmappe bør man legge inn en sumlinje(r) etter siste kontoen slik at man sikrer at alle konti er inkludert og at kontiene i kontogruppe 1-8 går i null. Det samme gjelder for kontogruppe 9.

Avstemmingsmappa er utarbeidet for å ivareta flere kontroller som ikke gjelder konkrete konti, men som blant annet skal sikre at det foreligger dokumentasjon på ulike integrasjonskontroller, kontroll av inngående balanse, sammenheng mellom kontantregnskapet og virksomhetsregnskapet med videre. Oversikt over disse kontrollene kan med fordel tas inn under saldobalansen slik at det også er en kobling mellom slike kontroller og tilhørende dokumentasjon.

Dette kan for eksempel se slik ut:

Regnskap per periode

Regnskap per periode viser bevegelser per kontoen per måned. Alle konti er tatt med i oversikten, men det antas at man vil ha størst nytte av resultatkontiene i forbindelse med kontroller blant annet mot budsjett og for å få et raskt overblikk av vesentlige feil og poster som bør følges opp nærmere.

Avstemmingsfaner

I hodeinformasjonen per fane er det informasjon om:

• hvilket år og periode dokumentasjonen gjelder for
• hvem som har utarbeidet dokumentasjonen og når den er utarbeidet.

I de fleste fanene er det informasjon om:

• initialene til den som har fylt ut beløp og annen informasjon i tabellene. I flere faner er informasjonen utfylt ved hjelp av robot. Det vil da stå «DFØ robot».
  • Ved senere endringer eller korrigeringer vil vedkommende som ferdigstiller avstemmingen legge inn sine initialer og ny dato.
• når informasjon er lagt inn i avstemmingene
• avstemmingskode som igjen framgår av avstemmingsoversikten
• merknader / oppsummering og konklusjon vedrørende den enkelte konto
• eventuell utfyllende informasjon eller spørsmål fra DFØ til Kunden

Tilpasninger av avstemmingsmappa

Avstemmingsmappen inneholder i utgangspunktet alle fanen uavhengig av tjenestemodell. Mappen DFØ tilgjengeliggjør er tilpasset om Kunden har avtale om grunntjeneste eller delservice, men sletter ikke fane A4B. Alle skal ta i bruk denne på et eller annet tidspunkt.