S16 - Avstemming av påløpt reisekostnad fra SAP

Ved periodeavslutning skal det gjøres avsetninger av kostnader som har påløpt i perioden, men som ikke er bokført. Påløpt, ikke utbetalte reiseregninger skal kostnadsføres og avsettes som påløpt reisekostnad frem til utbetalingstidspunktet.

Avstemmingen skal kontrollere at påløpt reisekostnad er avsatt med tilsvarende beløp i balansen. I denne kontrollen vil eventuelle feilposteringer på aktuelle konti avdekkes.

For virksomheter som benytter DFØs systemløsninger for avsetninger fra SAP skal avsetningene avstemmes mot grunnlaget i SAP. Avstemmingen bør gjøres minimum hvert tertial.

Utløsende hendelse: Månedsavslutning.

Aktuelt regelverk

SRS 1 Presentasjon av virksomhetsregnskapet

Bokføringsforskriften § 6-4

Framgangsmåte og arbeidsdeling

Tilleggstjeneste SRSIkke tilleggstjeneste SRSOppgave - handlingReferanse
DFØKundeTabell S16A – Avstemming av påløpt reisekostnad SAP

Legg inn tall for inngående balanse på konto for påløpte reisekostnader (2916).

Kjør spørring i Unit4 ERP for periode 00 og overfør tallene til avstemmingsmappen.

Kjør spørring i Unit4 ERP for aktuell avstemmingsperiode og overfør tallene til avstemmingsmappen.

Kontroller at sum konto 713x har tilsvarende saldo med motsatt fortegn på konto 2916.

Dersom differanse mellom avsatt i balansen og kostnadsført, må differanse undersøkes og forklares:

• Er det for eksempel bokført transaksjoner på feil artskonto?

Tabellen dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.
Spørring Unit4 ERP
DFØRPA S16A Avstemming påløpt reisekostnad fra SAP
DFØKundeFor virksomheter som benytter DFØs systemløsninger for avsetninger i SAP

Tabell S16B – Kontroll av påløpt reisekostnad fra SAP


Kjør spørring i Unit4 ERP for perioden som skal kontrolleres, og overfør tallene til avstemmingsmappen.

Legg først inn tall for avsetning påløpte reisekostnader – endring i perioden (kolonne B). Beløpet hentes fra sumlinjen for konto 2916.

Legg deretter inn tall for reversering av påløpte reisekostnader i perioden (kolonne D). Beløpet hentes fra bilaget i spørringen som har “Reversering” i tekstfeltet.
Spørring Unit4 ERP DFØRPA S16B Kontroll av påløpt reisekostnad SAP
Noter kjørenummer for avsetningen i perioden fra spørring S16B. Kjørenummeret finnes i tekstfeltet “Avsetning reisekost 0000xxx”.

Gå til transaksjonskode YPT_BUDSJ_LOG i SAP, og kjør rapport for aktuelt kjørenummer. Huk av for “HR-data" og overfør totalsum for avsetning på konto 2916 til avstemmingsmappen (kolonne C).

Merk at dette tallet skal legges inn med samme fortegn som rapporten viser i SAP (normalt pluss), og ikke fortegn slik det vises i spørringen i Unit4 ERP.

Ved avstemming av periode 1 kjør i tillegg rapporten for avsetningen i periode 12 foregående år, og overfør totalsum for avsetning 2916 i kolonne C.

Dersom virksomheten har manuelle avsetninger på konto 2916 pr. 31.12 foregående år, legges dette inn i kolonne H.

Differansekolonnen (kolonne E) kontrollerer om det er differanse mellom avsetning og reversering i den aktuelle perioden.

Til slutt er det en kontroll av om det er forskjell mellom utgående saldo i regnskapet og avsetningene fra SAP (kolonne H). For virksomheter som har null i denne kolonnen så viser saldo på konto 2916 kun avsetning fra SAP.

Dersom det er en forskjell mellom saldo i Unit4 ERP og avsetninger fra SAP så tyder det på at det er foretatt manuelle avsetninger på konto 2916. Ved 1. år SRS kan differanse skyldes åpningsbalanse i periode 202x00. Differansen spesifiseres i avstemmingsmappe.

Tabellen dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.
Transaksjonskode SAP
YPT_BUDSJ_LOG
DFØKundeKonklusjon og eventuelle ytterligere dokumentasjon og kommentarer tas inn i avstemmingsskjema.
DFØKundeSkjemaet dateres og signeres.

Henvisninger

Brukerveiledning for uttak av SAP-rapporter avsetning av tid og ikke avviklet ferie

Oppdatert: 19. september 2024

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.