Brukerveiledning for uttak av SAP-rapporter for avsetning av tid og ikke avviklet ferie

Under følger en veiledning for hvordan du kan ta ut rapportene i SAP. Kundens uttak av rapporter påvirker ikke den bokførte avsetningen.

For å kunne kjøre rapportene må brukeren ha tilgang til alle ansatte i eget firma i SAP.

Her finner du rapportene

Du finner SRS-rapportene i SAP under menyvalget Integrasjon med andre systemer - SRS.

Avsetningene kjøres produktivt til faste tider hver måned. Rapportene kan også tas ut i test når som helst, dersom det er behov for å sjekke status for avsetningene. Det er opprettet firmaspesifikke varianter for alle rapportene. Variantene er navngitt på følgende måte: FFFF_PROD eller FFFF_TEST (FFFF = firmakode). Det er viktig å velge varianten som heter TEST (PROD-variantene danner filer som overføres fra SAP til Unit4 ERP, og skal aldri brukes utenom de faste kjøringene).

Alle rapportene kan tas ut i Excel-format. Dette er spesielt aktuelt for virksomheter som ikke kan ta i bruk de automatiske løsningene, og ønsker et bedre grunnlag for avsetning i mellomtiden. Se fremgangsmåte under avsnittet SRS: Avsetning fleksitid (fremgangsmåten er lik for alle rapportene).

Avsetning for opptjente timesaldoer til avspasering (YPT_BUDSJ_FLEKS)

For å kunne kjøre rapporten i SAP må du enten velge den fra menyvalget SRS: avsetning fleksitid eller først legge inn transaksjonskoden YPT_BUDSJ_FLEKS i feltet øverst til venstre i åpningsbildet i SAP. Rapporten åpnes ved å trykke Enter.

Når du er kommet inn i rapporten kan du velge en variant som er aktuell for ditt firma.

Velg varianten som heter FFFF_TEST (FFFF = firmakode).

Varianten vil fylle ut firmakode og periode lik forrige måned. Dersom du ønsker å kjøre en annen periode kan du legge inn dette før du kjører rapporten med Utfør.

OBS! Når rapporten skal kjøres i test skal det ikke være haket av for Lag filer, som vist nedenfor.

Rapporten gir et øyeblikksbilde basert på timer og fravær som er registrert i SAP.

Når rapporten er kjørt vil du få frem veldig mange kolonner som gir informasjon om den enkelte ansattes tilknytning i SAP. For å kun få frem de kolonnene som er nødvendige, kan du velge visningsvariant /CUSOPAL01 Oppfølging.

Denne visningsvarianten gjør at rapporten i hovedsak viser konteringsinformasjon, antall timer og avsetningsbeløpet.

Se eksempel på en rapport:

Rapporten kan også tas ut i Excel-format. Høyreklikk inne i rapporten og velg Regneark… i menyen som kommer opp:

Klikk på grønn hake i neste bilde:

Du kan også klikke på ikonet for Microsoft Excel regneark over rapporten:

Fremgangsmåten for å ta ut Excel-fil er den samme for alle rapportene.

Avsetning for timer til utbetaling (YPT_BUDSJ_OV_REISE_RUT)

Åpne rapporten enten fra menypunktet SRS: Avsetning overtid/reisetid; r.u eller legg inn transaksjonskoden YPT_BUDSJ_OV_REISE_RUT og hent riktig variant.

I rapporten for avsetning av overtid/reisetid er det flere varianter pr firmakode, fordi reverseringen her kjøres som egne jobber. Variantene med A i navnet gjelder avsetning, variantene med R gjelder reversering. Riktig variant for å kontrollere avsetningen er den som heter FFFF_A_TEST (FFFF = firmakode).

Varianten fyller ut firmakode og periode lik forrige måned. Dersom du ønsker å kjøre en annen periode kan du legge inn dette før du kjører rapporten med Utfør.

OBS! Når rapporten skal kjøres i test skal det ikke være haket av for Lag filer, og det skal være haket av for Original fil, som vist nedenfor.

Rapporten gir et øyeblikksbilde basert på timer til utbetaling som er registrert i SAP.

Når rapporten er kjørt kan du endre visningsvariant på samme måte som for avsetning av fleksitid som vist over. Rapporten for overtid/reisetid kan også tas ut i Excel.

Avsetning for opptjent, ikke avviklet ferie (YPT_BUDSJ_FERIE)

Åpne rapporten fra menyvalget SRS: Avsetning feriedager eller legg inn transaksjonskoden YPT_BUDSJ_FERIE og velg riktig variant.

Variant FFFF_TEST (FFFF = firmakode).

Varianten fyller ut firmakode og periode lik desember i avsetningsåret. Dersom du ønsker å kjøre en annen periode kan du legge inn dette før du kjører rapporten med Utfør.

OBS! Når rapporten skal kjøres i test skal det ikke være haket av for Lag filer.

Rapporten gir et øyeblikksbilde basert på restferie i SAP på tidspunktet for avsetning.

Når rapporten er kjørt kan du endre visningsvariant på samme måte som for avsetning av fleksitid som vist over. Rapporten for overtid/reisetid kan også tas ut i Excel.

Avsetning for påløpte reisekostnader (YPT_BUDSJ_REISEKOSTN)

Åpne rapporten fra menypunktet SRS: Reisekostnader eller legg inn transaksjonskoden YPT_BUDSJ_REISEKOSTN og velg riktig variant.

Variant FFFF_TEST (FFFF = firmakode).

Varianten fyller ut firmakode og periode lik forrige måned. Dersom du ønsker å kjøre en annen periode, kan du legge inn dette før du kjører rapporten med Utfør.

OBS! Når rapporten skal kjøres i test skal det ikke være haket av for Lag filer, som vist nedenfor.

Rapporten gir et øyeblikksbilde basert på reiseregninger/utgiftsrefusjoner som er registrert og godkjent i SAP, men ikke avregnet.

Rapporten for reisekostnader kan også tas ut i Excel. Det er foreløpig ikke mulig å endre visningsvariant for denne rapporten.

Loggrapport for bokførte avsetninger (YPT_BUDSJ_LOG)

Alle avsetninger som er produsert i SAP og bokført i Unit4 ERP kan hentes frem i en loggrapport i SAP. Her lagres alle dataene i avsetningen slik at du for eksempel kan avstemme beløpene i regnskapet mot grunnlaget.

Hver kjøring av de ulike rapportene får en unik ID. Basert på denne ID-en kan du hente frem loggrapporten for de ulike avsetningene som er gjort.

ID-en kan du finne i regnskapet ved å se på bilagsteksten på avsetningsbilaget. I eksemplet under er ID-en for den aktuelle avsetningen 1.

Loggen viser 3 typer opplysninger:

• Administrasjonsdato gir informasjon om når rapporten er kjørt.
• Fildata gir samme informasjon som filene som er overført mellom SAP og Unit4 ERP.
• HR data viser det detaljerte grunnlaget pr. ansatt med antall timer/dager, sats, konteringsdimensjoner, avsetningsbeløp og så videre.

I de fleste tilfeller vil det være HR data som aktuell å bruke for å kunne se en spesifikasjon av avsetningen.

Når du kjører rapporten for HR data er det mulig å legge inn tilleggsspesifikasjon dersom du har behov for det. Rapporten kjøres med Utfør.

På samme måte som for de andre rapportene kan også loggen lagres i Excel.