Avstemmingen skal kontrollere at resultatførte påløpte feriepenger og arbeidsgiveravgift er korrekt avsatt i hovedbok. I denne kontrollen vil eventuelle feilposteringer på aktuelle konti avdekkes.
I henhold til SRS 25 Ytelser til ansatte skal lønn og andre personalkostnader kostnadsføres etter hvert som de påløper. Opptjent lønnsytelse, feriepenger og arbeidsgiveravgift som ikke har forfalt til utbetaling skal kostnadsføres og avsettes i balansen som kortsiktig gjeld ved periodeavslutning. Avsetningene skal reverseres i balansen ved utbetaling.
Avstemmingen består av tre deler:
Avstemming av årets avsetning av feriepenger:
- kontroll av at avsatte feriepenger i ferieåret samsvarer mellom SAP og Unit4 ERP.
- kontroll av at resultatførte feriepenger er riktig avsatt i Unit4 ERP.
Avstemming av arbeidsgiveravgift av feriepenger:
- kontroll av at arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger samsvarer mellom SAP og Unit4 ERP.
Kontroll av utbetalte feriepenger:
- kontroll av at feriepenger, opptjent tidligere år er utbetalt.
Det er imidlertid noen forhold det må tas hensyn til ved avstemmingen:
Forhold som reduserer avsetning av feriepenger:
- Opptjente feriepenger overføres til ny arbeidsgiver når ansatte slutter i virksomheten i forbindelse med en virksomhetsoverdragelse. Dette innebærer at skyldige feriepenger til disse ansatte, må trekkes fra skyldige feriepenger 31.12.
- Det foretas en justering av fjorårets avsetning av feriepenger for seniorer. Personer over 60 år med et feriepengegrunnlag over 6 G vil få avsatt 14,3 prosent feriepenger også ut over 6 G. Den korrekte avsetningen for denne delen er 12 prosent og det foretas en årlig nedjustering i SAP.
Forhold som øker avsetning av feriepenger:
- Ansatte som har begynt i virksomheten i regnskapsåret i forbindelse med en virksomhetsoverdragelse, tar med seg feriepengegrunnlaget fra forrige arbeidsgiver. Dette innebærer at opparbeidet feriepenger må legges til skyldige feriepenger på overdragelsestidspunket.
Justeringer for feriepenger for ansatte som blir berørt av sammenslåinger eller overføring av deler av virksomheten til andre virksomheter, gjøres automatisk i SAP. I denne rutinen foretas en korrigering av gjeldspostene med motkonto 1993 Korrigering avsetning feriepenger. Det kan også komme andre korrigeringer på avsetning av feriepenger fra SAP mot konto 1993. Slike skal kostnadsføres i Unit4 ERP, da det kun skal være korrigeringer mot 1993 som gjelder sammenslåinger eller overføring av deler av virksomheten til andre virksomheter.
Utløsende hendelse: Månedsavslutning.
Aktuelt regelverk
Bokføringsforskriftens §6-4
SRS 25 Ytelse til ansatt
Framgangsmåte og arbeidsdeling
| Tilleggstjeneste SRS | Ikke tilleggstjeneste SRS | Oppgave - handling | Referanse |
|---|---|---|---|
| DFØ | Kunde | Avsetninger for feriepenger og påløpt lønn er bokført Denne kontrollen kan gjennomføres først når avsetning av feriepenger og påløpt lønn fra lønnssystemet (SAP – den femte virkedag) eller manuelle bilag for avsetninger er bokført. | |
| DFØ | Kunde | Tabell S11 A – Avstemming av årets avsetning av feriepenger Kjør spørring i hovedbok i Unit4 ERP for periode 00 og overfør tallene til avstemmingsmappen. Legg inn tall for inngående balanse på følgende konti: • 2941 - skyldige feriepenger, opptjent inneværende år • 2942 - skyldige penger av opptj, ikke utbetalt lønn • 2940 - skyldige feriepenger, opptjent tidligere år • 1993 - korreksjon av feriepengeavsetning. Kjør spørring DFØRPA S11AB Avst årets avsetn feriep i Unit4 ERP for aktuell avstemmingsperiode og overfør tallene til avstemmingsmappen. Kontroll av årets avsetning av feriepenger mot SAP Kontroller at sum konto 2941 har tilsvarende saldo med motsatt fortegn som samlet for rapportene fra SAP: CUS&AVST_FP (opptjente feriepenger inneværende år) CUS&OPAL64 (utbetalte feriepenger, opptjent inneværende år) Dersom det er differanse mellom det som er bokført i Unit4 ERP og registrert i SAP, må differanse undersøkes og forklares. Sjekk: • Er det bokført for mye/lite i Unit4 ERP? • Er det brukt riktig konto i Unit4 ERP? | Spørring Unit4 ERP Vanlig spørring hovedbok Spørring Unit4 ERP DFØRPA S11AB Avst årets avsetn feriep SAP transaksjonskode: PC00_M99_CWTR, variant, CUS&AVST_FP CUS&OPAL64 |
| Tabell S11 A – Avstemming av årets avsetning av feriepenger Kontroller at summen av disse kontoene går i null for den aktuelle perioden: • 2941 – skyldige feriepenger, opptjent inneværende år • 2942 – skyldige feriepenger av opptjent, ikke utbetalt lønn • 5080/5180 – kostnadsførte feriepenger • 2940 – skyldige feriepenger, opptjent tidligere år • 5012/5112, 5013/5113, 5000/5100 – reversering av feriepengeavsetning ved utbetaling (kun bilagsart M*, ingen kontanteffekt) • 1993 – korreksjon av feriepengeavsetning Dersom det er differanse, må dette undersøkes og forklares. Sjekk: • Er det manuelle føringer som ikke fanges opp av spørringen? • Er det brukt riktig konto? Tabellen dateres, signeres og avstemmingskode settes inn. | |||
| Om føringer på konto 1993 – korreksjon av feriepengeavsetning Justeringer for feriepenger for ansatte som blir berørt av sammenslåinger eller overføring av deler av virksomheten til andre virksomheter, gjøres automatisk i SAP. I denne rutinen foretas en korrigering av gjeldspostene med motkonto 1993 Korrigering avsetning feriepenger. Andre korrigeringer på avsetning av feriepenger fra SAP mot konto 1993 skal kostnadsføres i Unit4 ERP. Det skal kun være saldo på konto 1993 ved virksomhetsoverdragelser. | |||
| DFØ | Kunde | Tabell S11 B - Kontroll av arbeidsgiveravgift av feriepenger Kjør spørring i hovedbok i Unit4 ERP for periode 00 og overfør tallene til avstemmingsmappen. Legg inn tall for inngående balanse på konto for: 2785 – Påløpt arbeidsgiveravgift Kjør spørring DFØRPA S11AB Avst årets avsetn feriep i Unit4 ERP for aktuell avstemmingsperiode og overfør tallene til avstemmingsmappen. Kontroller at påløpt arbeidsgiveravgift balanserer med rapportene fra SAP: CUS&OPAL31 (aga av opptjente feriepenger inneværende år) CUS&OPAL32 (aga av utbetalte feriepenger) CUS&AVSTS11M (aga av justering for seniorer feriepenger/feriepenger overført til annen virksomhet) CUS&AVSTS11P (aga av feriepenger mottatt fra annen virksomhet/ overført fra annen virksomhet foregående år) Dersom det er differanse mellom det som er bokført i Unit4 ERP og registrert i SAP, må differanse undersøkes og forklares. Sjekk: • Er det bokført for mye/lite i Unit4 ERP? • Er det brukt riktig konto i Unit4 ERP? • Er det manuelle føringer? Kontroller påløpt arbeidsgiveravgift (2785) og arbeidsgiveravgift av påløpt ferielønn (5411) går i 0. Legg inn Gjennomsnittlig AGA-sats for virksomheten nederst i tabell S11 B i kolonne K. Sjekk Rimelighetskontroll kostnadsført AGA av feriepenger. Denne sjekker kostnadsført arbeidsgiveravgift delt på kostnadsførte feriepenger. Tabellen dateres, signeres og avstemmingskode settes inn. | SAP transaksjonskode: PC00_M99_CWTR variant CUS&OPAL31 CUS&OPAL32 CUS&AVSTS11P CUS&AVSTS11M Spørring Unit4 ERP DFØRPA S11AB Avst årets avsetn feriep |
| DFØ | Kunde | Tabell S11 C -Kontroll av utbetalte feriepenger, opptjent tidligere år Denne kontrollen gjøres fra juni og ut året. Det første halvåret avstemmes i juni når feriepengeoppgjør for foregående år utbetales. Kontroller om skyldige feriepenger, opptjent tidligere år (2940) er lik utbetalte feriepenger i rapport fra SAP: CUS&OPAL63 Om det er differanse her vil det kunne komme fram i disse rapportene fra SAP: CUS&OPAL71 (feriepenger seniorer over 6G) CUS&OPAL73 (feriepenger overført til annen virksomhet) CUS&OPAL1F (feriepenger overført fra annen virksomhet) Dersom det er differanse, må dette undersøkes og forklares. Sjekk: • Er det manuelle føringer? • Er det brukt riktig konto i Unit4 ERP? Konto 2940 skal gå i 0 per 31.12. Hvis ikke så må ansatte det gjelder sjekkes og saldo forklares, eventuelt korrigeres før årsslutt. Tabellen dateres, signeres og avstemmingskode settes inn. | SAP transaksjonskode: PC00_M99_CWTR variant CUS&OPAL63 CUS&OPAL71 CUS&OPAL73 CUS&OPAL1F |