Pensjonspremie kostnadsføres og avsettes i regnskapet hver måned. Statens pensjonskasse (SPK) sender faktura terminvis. Differanse mellom avsetning og faktura resultatføres ved årets slutt, men av hensyn til et mest mulig korrekt regnskap anbefales det at man gjennomfører en avstemming og avregning terminvis. Fakturaen for 6.termin mottas i desember. Saldoen på konto 2630 og 2961 bør dermed være null ved årets slutt.
Hver termin skal det foretas en avstemming av pensjonskostnad mellom Unit4 ERP og SAP. Faktura fra SPK skal avstemmes mot avsatt pensjonspremie, og det skal foretas en kontroll av at differanse mellom avsetning og faktura er korrekt resultatført.
Utløsende hendelse: Terminavslutning
Aktuelt regelverk
Periodiseringsprinsippet i SRS 1
Reglementet § 14 og bestemmelsene pkt. 4.4.6, se også pkt. 4.4.5 og 5.2.4.5
Bokføringslovens § 11 og NBS 5
Folketrygdlovens § 23-2 fjerde ledd andre punktum
Arbeidsdeling og framgangsmåte
| Grunntjeneste | Delservice | Oppgave - handling | Referanse |
|---|---|---|---|
| Kunde | Kunde | Kontering av inngående faktura fra SPK Inngående faktura fra SPK behandles som vanlig i Unit4 ERP, og konteres på følgende måte: Konto 2630 «Pensjonspremie medlemsandel» Konto 2961 «Pensjonspremie arbeidsgiverandel, AFP, administrasjon, tilleggspremie pensjonsinnskudd». | |
| DFØ | DFØ | Fane A11 Del 1) Kontroll av avsetning pensjonspremie fra SAP Kjør lønnartrapporter i SAP og hent terminens arbeidsgiverandel og medlemsinnskudd for virksomheten. Fylles ut i henholdsvis kolonne B og C i Del 1. Hent bokført pensjonsutgift, avsetning arbeidsgiverandel og medlemsinnskudd med bilagsart B* fra Unit4 ERP, og legg inn beløpene i henholdsvis kolonne D, E og F i Del 1. Differanse mellom SAP og Unit4 ERP i kolonne G, H og I må forklares. Dato, initialer og avstemmingskode for Del 1 settes inn. | SAP Rapport Arbeidsgiverandel: CUS&OPAL34 Medlemsinnskudd: CUS&OPAL75 Spørring Unit4 ERP DFØRPA A10/A11 SPK |
| DFØ | DFØ | Fane A11 Del 2) Kontroll av avsetning mot faktura fra SPK Legg inn bilagsnummer og betalingsdato for faktura fra SPK i kolonne B og C, og legg inn fakturabeløp og kontering fra faktura i kolonne D, E, F og eventuelt G i Del 2. Faktura for 6. termin forrige år legges inn dersom betalingsdato er i inneværende år. Denne informasjonen brukes for å beregne endring i arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget lengre ned i skjemaet. Differanse mellom avsetning fra SAP og bokført beløp fra faktura fra SPK på konto 2961 og 2630 framkommer i kolonne H og I i Del 2. Dato, initialer og avstemmingskode for Del 2 settes inn. | |
| Kunde | Kunde | Korrigering av differanse mellom SAP og faktura fra SPK Differansen mellom avsetning og faktura skal resultatføres og beregnes arbeidsgiveravgift av minimum ved årsslutt. Ved større avvik anbefales det at differanser resultatføres terminvis. Har virksomheten en gjennomsnittsats for arbeidsgiveravgift som er benyttet i årets budsjett eller i andre sammenhenger, kan den legges til grunn. Alternativt legges gjennomsnittet basert på fjorårets a-meldinger, eventuelt A07 for fjoråret til grunn. Beløpene per konto som må bokføres for henholdsvis differanser og beregnet arbeidsgiveravgift framkommer av avstemmingsskjemaet. Disse beløpene danner grunnlaget for korreksjonsbilaget som skal konteres. Kunde konterer bilag med de dimensjoner som differansen og den beregnede arbeidsgiveravgiften skal bokføres på. Nettobudsjetterte virksomheter bokfører arbeidsgiveravgift på konto 2771. NB! Husk å gi beskjed til lønn slik at endret grunnlag for arbeidsgiveravgift på pensjonspremie blir innrapportert. Se mer under avsnittet “Fane A11 Beregning av endring i arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget” nederst i veiledningen. | |
| DFØ | Kunde | Bokføre korreksjonsbilag Bilaget bokføres i Unit4 ERP. | |
| Kunde | Kunde | Oppfølging av større differanser Dersom differansen mellom avsetning og faktura fra SPK er vesentlig sett i forhold til avsetningen fra SAP, bør kunden følge opp dette mot registrert informasjon i SAP og / eller SPK | |
| DFØ | DFØ | Fane A11 Del 3) Kontroll av resultatføring av differanse mellom avsatt og fakturert beløp fra SPK Virksomhetens gjennomsnittssats for arbeidsgiveravgift legges inn i Del 3 i avstemmingsskjemaet for å kontrollere AGA-beløpet fra det bokførte korreksjonsbilaget. Legg inn bilagsnummer og kontering fra korreksjonsbilaget ved årsslutt, eventuelt per termin. Dette skal stemme med kontrollfeltene i tabellen, og framkommer som differanser dersom det ikke stemmer. Differanser må forklares. Dato, initialer og avstemmingskode for Del 3 settes inn. | |
| DFØ/Kunde | DFØ/Kunde | Fane A11 Del 4) Kontroll av saldi ved årsslutt Del 4 i avstemmingsskjemaet består av formler som henter posteringene pr. konto for året, og kontrollerer mot saldobalansen. Saldo på konto 2961 og 2630 skal være null ved årsslutt. Dersom saldo ikke er null, må regnskapet korrigeres før stenging av periode 12. Kunde setter opp korreksjonsbilag og bokfører dersom kunde har delservice tjenestemodell. Kunde setter opp korreksjonsbilag og DFØ bokfører bilaget dersom kunde har grunntjeneste tjenestemodell og ikke selv bokfører bilaget som et digitalt bilag. Dato, initialer og avstemmingskode for Del 4 settes inn. | Spørring Unit4 ERP DFØRPA A00 Kontooversikt |
| Kunde | Kunde | Rapporter differanse i a-meldingen Avsatt pensjonspremie fra SAP rapporteres løpende i a-meldingen. Differansen mellom rapportering basert på beregnet premie fra SAP og faktisk betalt premie må rapporteres som en endring i avgiftsgrunnlaget på virksomhetens organisasjonsnummer i a-meldingen. Fordelingen på virksomhetsnummer skjer basert på virksomhetsnumrenes forholdsmessige avgiftsgrunnlag. | |
| DFØ | DFØ | Fane A11 Beregning av endring i arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget Tabellen brukes for å beregne endring i arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget ved årsslutt, eventuelt terminvis. I kolonne B hentes fakturabeløp for faktura fra SPK som er betalt i terminen, minus eventuelle direkte kostnadsførte linjer på fakturaen. I kolonne C hentes arbeidstakers andel av premien, dvs. beløp på konto 2630, fra fakturaen som er betalt i terminen. OBS: Dersom faktura ikke er betalt i terminen som formelen henter fra, overstyr formelen. I kolonne D vises arbeidsgiveravgiftsgrunnlag pensjon ekskludert ansattes andel. I kolonne F skal arbeidsgiveravgiftsgrunnlag pensjon ekskl. ansattes andel som er innrapportert tidligere legges inn. Dette beløpet hentes fra SAP. Legg inn rapporteringsperiode fra og til, foretaksnummer og kryss av for AGA-data. Beløpet som skal legges inn i kolonne F er «AGA av pensjonsinnskudd». I kolonne H vises endring i arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget, som skal rapporteres til lønnsdivisjonen slik at endret grunnlag for arbeidsgiveravgift på pensjonspremie blir innrapportert. | |
| DFØ | DFØ | Konklusjon og eventuell ytterligere dokumentasjon og kommentarer tas inn i avstemmingsskjema. |