Formålet med kontrollen er å sikre at parkerte bilag blir korrekt fulgt opp og at hull i bilagsrekkefølgen i virksomhetsregnskapet blir avdekket og dokumentert.
Utløsende hendelse: Månedsavslutning
Hull i bilagsserier bør følges opp og dokumenteres umiddelbart når de oppstår eller når man blir kjent med feilen.
Aktuelt regelverk
Regelverk vedrørende ajourhold av regnskap:
Bestemmelsene pkt 4.4.2, jf. pkt. 3.3.2
Bokføringslovens § 7
Merverdiavgiftsforskriften § 15-9-3
Regelverk vedrørende oppbevaring av bilag i nummerrekkefølge per periode:
Reglement § 14. Bestemmelsene pkt 4.4.3, 1 pkt a, b m.fl.
Bokføringslovens § 6, 2 ledd, bokføringsforskriftens § 3-1, 1 ledd pkt 1, 2 m.fl. NBS 2 pkt 2.3
Arbeidsdeling og framgangsmåte (rekkefølge på arbeidet)
| Grunntjeneste | Delservice | Oppgave - handling | Referanse |
|---|---|---|---|
| DFØ | Kunde | Kontroll av parkerte bilag: o Kjør browsermal o Kontroller om det er parkerte bilag i hovedbok, kundereskontro og leverandørreskontro Parkerte bilag spesifiseres i avstemmingsmappen. Det er i tillegg viktig at parkerte fakturaer fordi de er omtvistet blir dokumentert og fulgt opp av virksomheten. | Spørring Unit4 ERP DFØRPA A09 Parkerte kundebilag DFØRPA A09 Parkerte leverandørbilag DFØRPA A09 Parkerte fakturaer på flyt |
| Kunde | Kunde | Årsak til parkerte bilag angis, samt informasjon om når parkering oppheves. Er inngående fakturaer parkert i påvente av kreditnota, må man følge opp at disse blir bokført innen fristen for ajourhold av regnskapet. Det vil si senest innenfor samme mva-termin, eller fristen for pliktig rapportering (månedlig). Parkering på flyt skal i utgangspunktet ikke forekomme, men kan være hensiktsmessig når man vet at kreditnota kommer i løpet av få dager. Dette gjelder alle fakturaer (kjøpsdokumenter), også de som er omtvistet. | |
| DFØ | DFØ | Kontroll av bilagsnummerrekkefølge: o Ta ut rapport AG08 fra systemoppsett i Unit4 ERP. Firma skal være den aktuelle kunden rapporten kjøres for. o Fra periode 00 til avstemmingsmåned + neste måned. o Avstemming periode desember brukes fra periode 00 til 12. o Om det er hull i bilagsrekkefølgen, skal det utarbeides dokumentasjon per bilag/hull som forklarer årsaken. Logg som viser type og /eller årsak til at det har oppstått feil skal legges ved. Kort oppsummering av årsaken bør også legges inn i avstemmingsmappa. Rapporten lagres på DFØ Fildel. Dokumentasjon på årsak til hull i bilagsnummer lagres på DFØ Fildel for kundes oppfølging og oppbevaring. I Unit4 ERP vil årsaken kunne være at bilaget er ført i en annen periode. Dette gjelder spesielt virksomheter som fører regnskap i henhold til SRS. Det må da i tillegg framgå av dokumentasjonen hvilken periode bilaget er bokført i. | Rapport i Unit4 ERP AG08 – Brukte bilagsnummer XHBSERIE – Hull i bilagsserie Spørring i Unit4 ERP A09 Hull i bilagsserie pr. bilag |
| Kunde | Kunde | Dokumentasjon med forklaring på hvorfor det mangler bilag må oppbevares sammen med øvrige bilag i nummerrekkefølge. Det vil si at dokumentasjonen må nummereres med det bilagsnummeret som mangler. Oppbevares bilagene elektronisk, må filen navngis med nummeret på bilaget slik at det lagres i riktig rekkefølge. | |
| DFØ | DFØ/Kunde | Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn. |