A9 - Andre periodiske kontroller

Formålet med kontrollen er å sikre at parkerte bilag blir korrekt fulgt opp og at hull i bilagsrekkefølgen i virksomhetsregnskapet blir avdekket og dokumentert.

Utløsende hendelse: Månedsavslutning

Hull i bilagsserier bør følges opp og dokumenteres umiddelbart når de oppstår eller når man blir kjent med feilen.

Aktuelt regelverk

Regelverk vedrørende ajourhold av regnskap:
Bestemmelsene pkt 4.4.2, jf. pkt. 3.3.2
Bokføringslovens § 7
Merverdiavgiftsforskriften § 15-9-3

Regelverk vedrørende oppbevaring av bilag i nummerrekkefølge per periode:
Reglement § 14. Bestemmelsene pkt 4.4.3, 1 pkt a, b m.fl.
Bokføringslovens § 6, 2 ledd, bokføringsforskriftens § 3-1, 1 ledd pkt 1, 2 m.fl. NBS 2 pkt 2.3

Arbeidsdeling og framgangsmåte (rekkefølge på arbeidet)

GrunntjenesteDelserviceOppgave - handlingReferanse
DFØKundeKontroll av parkerte bilag:

o Kjør browsermal
o Kontroller om det er parkerte bilag i hovedbok, kundereskontro og leverandørreskontro

Parkerte bilag spesifiseres i avstemmingsmappen.

Det er i tillegg viktig at parkerte fakturaer fordi de er omtvistet blir dokumentert og fulgt opp av virksomheten.
Spørring Unit4 ERP:

DFØRPA A09 Parkerte kundebilag

DFØRPA A09 Parkerte leverandørbilag

DFØRPA A09 Parkerte fakturaer på flyt
KundeKundeÅrsak til parkerte bilag angis, samt informasjon om når parkering oppheves.

Er inngående fakturaer parkert i påvente av kreditnota, må man følge opp at disse blir bokført innen fristen for ajourhold av regnskapet. Det vil si senest innenfor samme mva-termin, eller fristen for pliktig rapportering (månedlig). Parkering på flyt skal i utgangspunktet ikke forekomme, men kan være hensiktsmessig når man vet at kreditnota kommer i løpet av få dager. Dette gjelder alle fakturaer (kjøpsdokumenter), også de som er omtvistet.
DFØDFØKontroll av bilagsnummerrekkefølge:

o Ta ut rapport AG08 fra systemoppsett i Unit4 ERP. Firma skal være den aktuelle kunden rapporten kjøres for.
o Fra periode 00 til avstemmingsmåned + neste måned.
o Avstemming periode desember brukes fra periode 00 til 12.
o Om det er hull i bilagsrekkefølgen, skal det utarbeides dokumentasjon per bilag/hull som forklarer årsaken. Logg som viser type og /eller årsak til at det har oppstått feil skal legges ved. Kort oppsummering av årsaken bør også legges inn i avstemmingsmappa.

Rapporten lagres på DFØ Fildel.

Dokumentasjon på årsak til hull i bilagsnummer lagres på DFØ Fildel for kundes oppfølging og oppbevaring.

I Unit4 ERP vil årsaken kunne være at bilaget er ført i en annen periode. Dette gjelder spesielt virksomheter som fører regnskap i henhold til SRS. Det må da i tillegg framgå av dokumentasjonen hvilken periode bilaget er bokført i.
Rapport i Unit4 ERP:

AG08 – Brukte bilagsnummer

XHBSERIE – Hull i bilagsserie

Spørring i Unit4 ERP:

DFØRPA A09 Hull i bilagsserie
KundeKundeDokumentasjon med forklaring på hvorfor det mangler bilag må oppbevares sammen med øvrige bilag i nummerrekkefølge. Det vil si at dokumentasjonen må nummereres med det bilagsnummeret som mangler. Oppbevares bilagene elektronisk, må filen navngis med nummeret på bilaget slik at det lagres i riktig rekkefølge.
DFØDFØ/KundeSkjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.
Oppdatert: 4. september 2024

Kontakt

Kontakt kundesenter for regnskap

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.