Hvordan opprette et lønnsoppgjør (for rollen Administrator)

I Opprett lønnsoppgjør skal man legge inn rammene for lønnsoppgjøret, og opprette årlige forhandlinger i systemløsningen.

Etter at lønnsoppgjøret er publisert, vil ansatte få tilgang til kravskjema, og forhandlingspartene vil få tilgang til prioriteringslistene. Det er mulig å opprette én forhandling per tariffavtale per år, på virksomhetsnivå.

På venstre side finner man en oversikt over alle opprettede lønnsoppgjør:

DFØ

Lønnsoppgjørene kan ha tre ulike statuser:

• Utkast: Ikke lagret, eller lagret lønnsoppgjør som ikke er publisert. Alle trinn kan endres, og utkastet kan slettes. Ved endring av informasjon i trinn 1 blir all annen informasjon som er lagt inn etter dette trinnet slettet.
• Publisert: Lønnsoppgjøret er publisert. Trinn 2- 7 kan endres ved å klikke på Rediger ved siden av de aktuelle trinnene. Publiserte lønnsoppgjør kan ikke slettes.
• Avsluttet: Lønnsoppgjøret er ferdig og kan ikke redigeres eller slettes.

Man skal opprette ett lønnsoppgjør per tariffavtale, per år. Det er mulig å opprette flere utkast, men kun ett lønnsoppgjør kan publiseres per tariffavtale. Når lønnsoppgjøret først er publisert, er det ikke lenger mulig å publisere andre lønnsoppgjør på samme tariffavtale.

For å opprette et nytt lønnsoppgjør, klikker du på «+Lag ny» nederst på venstre side:

DFØ

Trinn 1: Velg forhandling

I trinn 1 skal man legge inn informasjon som vil styre hva man kommer til å se i resten av skjemaet. Her skal man velge forhandlingstype, tariffavtale, virkningsdato og forhandlingsform. Alle felt i trinn 1 er obligatoriske, og det vil bli varslet med rød boks dersom man klikker på trinn 2 uten å gjøre et valg.

Feltene for Tariffavtale, Virkningsdato og Forhandlingsform vil først vises når man har valgt Forhandlingstype.

OBS! Trinn 1 vil påvirke hva som vises i senere trinn. Ved endring av trinn 1 blir all informasjon som er lagt inn etter dette trinnet slettet.

DFØ

Forhandlingstype: Velg 2.5.1 Lokale forhandlinger.

Når man har valgt forhandlingstype vises resten av trinn 1.

Tariffavtale: Her velger du tariffavtale for dette lønnsoppgjøret. Dette styrer hvilke ansatte man ser i trinn 3: Ansattutvalg. Det må opprettes ett lønnsoppgjør per tariffavtale.

Virkningsdato: Virkningsdatoen vil bli oppgitt hvert år i brevet om lokale lønnsforhandlinger som sendes fra Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet (DFD). Ansatte som er tilsatt etter denne datoen blir ekskludert fra trinn 3: Ansattutvalg. Virkningsdato er også styrende for hvilke lønnsdata man ser.

Forhandlingsform: Velg Virksomhetsnivå.

Skjemaet vil automatisk lagres når man trykker på Trinn 2.

Når man trykker på knappen Trinn 2 starter importen for den valgte tariffavtalen i trinn 1. Man får opp en informasjonsboks som viser gjenstående tid på importen. Det er ikke mulig å trykke videre til trinn 2 før denne importen er ferdig. Importen henter inn alle ansatte som tilhører den valgte tariffavtalen.

Informasjonsboksen viser hvor lang tid som gjenstår på importen:

DFØ

Trinn 2: Pott

I trinn 2 kan man legge inn potten som gjelder for lønnsoppgjøret man er i ferd med å sette opp. Det er et eget felt for «Beløp» hvor dette kan legges inn manuelt.

Potten må regnes ut manuelt ved hjelp av føringene fra Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet (DFD). Beløpet man legger inn vil senere vises i prioriteringslistene og kan brukes til oversikt over forbruk.

I trinn 2 kan man legge inn beløp for potten.

DFØ

Trinn 3: Ansattutvalg

I trinn 3 skal man angi hvilke ansatte som skal være inkludert i forhandlingen. Angi «Ja» eller «Nei» i kolonnen «Inkludert».

DFØ

Se ellers veiledning «Legge til ansatte i et lønnsoppgjør» for flere detaljer.

Trinn 4: Forhandlingsutvalg

I trinn 4 skal man legge til de forhandlingsdeltakerne som skal ha tilgang til forhandlingen. Man må legge til representanter fra arbeidsgiver, ledere og fagforeninger.

DFØ

Se ellers veiledning «Legge til forhandlingsdeltakere i et lønnsoppgjør» for flere detaljer.

Trinn 5: Frister

I trinn 5 kan man legge inn datoer og frister som man skal forholde seg til under forhandlingene.

Systemfrist for kravskjema er en obligatorisk systemfrist som må legges inn.

Alle andre frister er valgfrie og kun veiledende.

DFØ

Se ellers veiledning «Legge til frister i et lønnsoppgjør» for flere detaljer.

Trinn 6: Innstillinger

I trinn 6 Innstillinger skal man angi tilgangsnivå for forhandlingsdeltakerne.

For rollene Forhandlingsutvalg fagforening, Forhandlingsutvalg arbeidsgiver og Arbeidsgruppe fagforening er eneste mulige valg «Alle ansatte i forhandlingen». De får da tilgang til alle ansatte som er inkluderte i trinn 3. Fagforeningene vil likevel kun få redigeringstilgang til egne medlemmer.

DFØ

For rollen Ledere kan man velge om leder skal se alle ansatte i forhandlingen, eller egne ansatte. Hvis man velger «Alle ansatte i forhandlingen” så vises alle ansatte som ble inkludert i trinn 3 Ansattutvalg i prioriteringslisten, uavhengig av hvilken organisasjonsenhet den ansatte tilhører. Lederen vil likevel kun ha redigeringstilgang til sine egne ansatte.

Hvis man velger «Egne ansatte» så vises kun de ansatte som tilhører samme eller underliggende organisasjonsenhet som lederen i prioriteringslisten.

Man må velge om ledere skal se alle ansatte i forhandlingen eller kun egne ansatte.

DFØ

Trinn 7: Filter og lenker

I trinn 7 kan man legge til filer og lenker som man ønsker skal vises i de ulike appene i systemløsningen.

Man angir hvor lenken eller filen skal vises i menyen til høyre.

DFØ

Se ellers veiledning «Legge til filer og lenker i et lønnsoppgjør» for flere detaljer.

Se gjennom og publiser

Når alle trinn er gjennomgått vises knappen «Se gjennom og publiser». Trykk på denne for å se et sammendrag og for å kunne publisere lønnsoppgjøret.

Når alt er kontrollert og i orden, kan man klikke på Publiser nede til høyre.

DFØ

Knappen Publiser blir tilgjengelig etter at man har trykket på «Se gjennom og publiser».

Man får da en varselmelding om at lønnsoppgjøret vil bli tilgjengelig for de ansatte og forhandlingsdeltakerne. Husk at alle forhandlingsdeltakerne vil få tilgang til lønns- og personalopplysninger på de ansatte som er inkluderte i lønnsoppgjøret.

DFØ

Når lønnsoppgjøret er publisert vil ansatte få tilgang til å opprette og sende kravskjema, og forhandlingsdeltakerne får tilgang til de ansatte i sine prioriteringslister. Status endres til Publisert.