Effektivitet er en av fire forvaltingsverdier. Det handler både om kostnadseffektivitet (å gjøre tingene riktig), formålseffektivitet (å gjøre de riktige tingene) og prioriteringseffektivitet (å prioritere mellom ulike mål, formål eller politikkområder som kan være i konflikt med hverandre) slik at man samlet sett oppnår høyest mulig grad av måloppnåelse.
For å få løst de viktigste oppgavene må vi slutte med noen av de mindre viktige – og jobbe smartere med resten.
For at ressursbruken faktisk skal være effektiv, er også arbeid med å realisere nytte (gevinstrealisering) sentralt for å oppnå det vi har planlagt for.
Kontinuerlig arbeid og utvikling
Virksomheter og departementer må hele tiden vurdere om det er tiltak eller tjenester som bør endres, reduseres eller avvikles fordi de er utdatert eller om det finnes mer effektive måter å gjøre det på. I tillegg må man løpende vurdere om kostnaden overskrider nytten, eller om tjenester eller aktiviteter overlapper med andre tjenester. Dette er krevende, men helt nødvendige vurderinger.
For å kunne vurdere om vi oppnår effektiv ressursbruk er det viktig å identifisere og ta i bruk relevant styringsinformasjon for styring, læring og forbedring. Relevant og god styringsinformasjon krever ofte data fra ulike kilder og ikke bare enkeltstående indikatorer.
I etats- og virksomhetsstyringen er kunsten å finne riktig balanse mellom langsiktig kunnskapsutvikling og informasjonen som skal rapporteres og brukes i løpende styring. Mål- og resultatstyring bør ta innover seg både det årlige og flerårige perspektivet.
Prioritere de riktige tiltakene
Utredningsinstruksen er et godt verktøy for å identifisere de tiltakene som gir mest nytte sett opp mot kostnadene. Et godt beslutningsgrunnlag er en viktig forutsetning for å velge tiltak som er til det beste for samfunnet. Dette handler om kostnads- og formålseffektivitet. Videre er det viktig å prioritere mellom ulike mål, formål eller politikkområder, slik at man samlet sett sikrer høyest mulig grad av måloppnåelse (prioriteringseffektivitet).
Les mer om utredning og analyse av statlige tiltak.
Realisere nytten
Å realisere nytte, eller gevinstrealisering, handler om å faktisk oppnå det man har planlagt for – enten det gjelder innsparinger av effekter for brukere og samfunn. En forutsetning for å få til dette er å ha en god prosess for gevinstrealisering. Sentrale elementer i en slik prosess er å utrede, planlegge, gjennomføre og dokumentere.
- Utrede: Gode utredninger skal beskrive problemet som vi ønsker å løse og formulere mål for hva som vi ønsker å oppnå.
- Planlegge: Planleggingen skal resultere i en gevinstrealiseringsplan. Planen tar utgangspunkt i utredningen og skal brukes i oppfølgingen av tiltakenes virkninger. Gevinstrealiseringsplanen er sammen med utredningen det viktigste styringsdokument for arbeidet.
- Gjennomføre: I denne fasen iverksettes planlagte tiltak, roller og ansvar fordeles og vurderinger om utvikling gjennomføres systematisk. Hvordan oppfølgingen konkret skal skje, bør komme fram av gevinstrealiseringsplanen.
- Dokumentere: Det er to forhold som bør dokumenteres: realiserte gevinster/nyttevirkninger og relaterte kostnadsvirkninger, samt erfaringer av arbeidet med gevinstrealisering relatert til oppdraget, for læring til de neste oppdrag.
Les mer om gevinstrealisering.
Offentlig sektor utgjør en betydelig del av økonomien. Det gjør det ekstra viktig å bruke ressursene godt. Bedre bruk av offentlige ressurser er et kontinuerlig arbeid som må skje jevnlig og på alle nivå i forvaltningen. Å fremme effektivitet kan ikke gjøres en gang for alle, men prege alt vi gjør – hele tiden.
Som med det meste annet, vil ulike virkemidler for effektiv ressursbruk også ha negative konsekvenser. Men alternativet – fravær av mekanismer eller incentiver for effektivitet – fremstår som mye verre.