6. Ambisjonsnivå – bedre virksomhetsstyring

Periodisert regnskapsinformasjon kan brukes for å oppnå bedre virksomhetsstyring. Virksomheten kan for eksempel bruke periodisert regnskapsinformasjon sammen med informasjon om eiendeler for å bidra til forsvarlig forvaltning og god utnyttelse av eiendeler eller sammen med informasjon om aktiviteter, produkter og tjenester for å bidra til effektiv ressursbruk.

Utkast på veileder

Denne veilederen er under utarbeidelse og vi ønsker dine tilbakemeldinger på innholdet. Ta gjerne kontakt med:

Informasjonsgrunnlag

  • periodisert regnskap
  • informasjon om eiendeler
  • informasjon om aktiviteter, produkter og tjenester

Styringsinformasjon

  • vurdering av eiendeler
  • «Hva koster det»-informasjon

Mulig merverdi

  • forsvarlig forvaltning og god utnyttelse av eiendeler
  • vurdering av effektiv ressursbruk (kostnadsproduktivitet)
  • vurdering av ressursbruk og prioriteringer
  • dokumentasjon av kostnader (gebyrer og sektoravgifter, «internhandel», kostnadsdeling mellom virksomheter, eksternfinansierte prosjekter)
  • dokumentasjon av økonomiske effekt av investeringer, endringsprosjekter med mere

Ovennevnte styringsinformasjon og merverdier kan være relevante innspill til årsrapporten og i dialogen med departementet.

Mulighetene for merverdi ved å bruke periodisert regnskapsinformasjon i virksomhetsstyringen vil påvirkes av virksomhetens økonomiske egenart, jamfør omtale i kapittel 2.5.

DFØ har laget et eksempel om den fiktive virksomheten «Direktoratet for miljøavtrykk». Eksempelet beskriver hvordan virksomheten med innføring av SRS og andre tilpasninger etablerte bedre styringsinformasjon som den brukte for å oppnå bedre virksomhetsstyring. Les eksempelet.

6.1 Vurdering av eiendeler  

Virksomheter som bruker anleggsmidler som vesentlige innsatsfaktorer i sine aktiviteter kan ha stor nytte av å bruke periodisert regnskapsinformasjon som tilleggsinformasjon for å sikre forsvarlig forvaltning og god utnyttelse av anleggsmidlene (effektiv ressursbruk).

Informasjon om anleggsmidlene anskaffelseskost, tilgang i året, avgang i året, anlegg under utførelse, ordinære avskrivninger i året, akkumulerte avskrivninger og balanseført verdi samt eventuelle gevinster eller tap ved salg av anleggsmidler vil være relevant i så henseende. Nøkkeltall (se tabell i kapittel 4) som eiendeler, opprettholdelsesgrad og avskrivningsandel kan brukes til å følge opp om anleggsmidlene forvaltes i samsvar med virksomhetens planer for å bruke anleggsmidlene i sine aktiviteter.

Annen regnskapsinformasjon, som for eksempel kostnader for leie av maskiner, reparasjon og vedlikehold av maskiner, utstyr mv, kan også bidra til å komplettere kostnadsbildet og belyse forvaltningen av anleggsmidlene.

Informasjon om bruken av anleggsmidlene, for eksempel relatert til oppetid, tilgjengelighet, utnyttelse og kvalitet i produksjonen, vil også være relevant for å vurdere forvaltning og utnyttelse av anleggsmidlene.  

For eksempel kan lav eller redusert oppetid/tilgjengelighet for en eiendel skyldtes unormalt mye vedlikehold eller reparasjoner. Økte vedlikeholdskostnader, reparasjonskostnader eller innleie av erstatningsmateriell synliggjøres i regnskapet. Dersom avskrivningsandelen også er høy (nærmer seg 100 prosent) og opprettholdelsesgraden lav (betydelig lavere enn under 1) over tid for den samme eiendelen har virksomheten gode indikasjoner på at anleggsmidlet forringes og mister sin verdi som innsatsfaktor. Dersom anleggsmidlet er viktig for virksomhetens aktiviteter bør det (re)investeres.

Samlet sett utgjør periodisert regnskapsinformasjon og annen informasjon om bruken av anleggsmidlene et utvidet grunnlag for å følge opp og bidra til forsvarlig forvaltning og god utnyttelse av anleggsmidlene. 

6.2 «Hva koster det»-informasjon

Kostnadsinformasjonen fra et periodisert regnskap viser ressursbruken målt i kroner for virksomheten i en gitt periode. Virksomhetens resultatregnskap viser kostnadene fordelt på lønnskostnader, avskrivinger og andre driftskostnader. Virksomhetsregnskapet viser som regel kostnader fordelt på artskontoer, koststeder og prosjekter. Virksomheten kan også kombinere kostnadsinformasjon og ressursbruk målt i månedsverk eller årsverk for å følge med på kostnader per månedsverk eller årsverk i en gitt periode og over tid.

Men virksomhetens ledelse kan også ha behov for informasjon om hva virksomhetens aktiviteter, produkter eller tjenester koster, blant annet som grunnlag for å analysere og vurdere ressursbruken og for å sikre at ressursene brukes effektivt, herunder vurdering av kostnadsproduktivitet.

Informasjon om hva aktiviteter, produkter eller tjenester koster kan også være nyttig i andre sammenhenger. Virksomheten kan for eksempel også bruke «hva koster det»-informasjon til å:

  • vurdere virksomhetens ressursbruk og prioriteringer
  • sikre riktig prising av gebyrbelagte varer og tjenester og sektoravgifter
  • dokumentere kostnader knyttet til leveranser av produkter og tjenester internt i virksomheten
  • dokumentere kostnader når virksomheten leverer produkter eller tjenester til andre virksomheter basert å kostnadsdeling
  • dokumentere kostnader i forbindelse med eksternfinansierte oppdrag/prosjekter hvor oppdragsgiver forventer redegjørelse/dokumentasjon av kostnader forbundet med gjennomført oppdrag/prosjekt
  • dokumentere økonomiske effekter av investeringer, endringsprosjekter med mere

For mange virksomheter kan behov for «hva koster det»-informasjon bety at opplegget for styring og kontroll (herunder konteringsstreng og økonomimodell) må tilpasses, slik at det er mulig å koble informasjon om ressursbruk (kostnader) til informasjon om aktiviteter, produkter og tjenester, og beregne hva virksomhetens aktiviteter, produkter eller tjenester koster.

Virksomhetens ledelse bør prioritere hvilke aktiviteter, produkter eller tjenester den trenger kostnadsinformasjon om, og tenke igjennom hva kostnadsinformasjonen skal brukes til, jamfør oppfølgning av effektiv ressursbruk og punktlisten over.

Det kan være hensiktsmessig å konsentrere datafangsten på utvalgte aktiviteter, produkter eller tjenester for å unngå at datafangsten blir for detaljert, komplisert og ressurskrevende.  

Virksomheten bør også vurdere hvilke kostnader som bør inkluderes, både ut fra vurderinger av risiko og vesentlighet og avhengig av formål, jamfør oppfølging av effektiv ressursbruk (kostnadsproduktivitet) og punktlisten over.

Lønnskostnader

Lønnskostnadene utgjør som regel over 50 prosent av driftskostnadene i virksomhetene, og bør inngå i kostnadsbildet sammen med avskrivinger og andre driftskostnader dersom det er viktig å vite hva utvalgte produkter eller tjenester koster.

En virksomhet har flere måter å fordele lønnskostnadene på.

Virksomheten kan for eksempel sette sin lit til fortløpende registering av arbeidstid ved bruk av system for aktivitets- og tidsregistrering. Arbeidstiden omregnes til lønnskostnad, overføres til regnskapssystemet og henføres til aktuelle aktiviteter, produkter eller tjenester via relasjoner i økonomimodellen. Denne metoden forutsetter at det er godt samsvar mellom registrert arbeidstid og faktisk fordeling av arbeidstid for å gi pålitelig styringsinformasjon om lønnskostnader.

Et annet alternativ er å forhåndkode hele eller prosentandeler av hver aktuell stillings arbeidstid til aktiviteter, produkter eller tjenester, slik arbeidstiden er planlagt/forventet brukt. Lønnskostnadene fordeles tilsvarende prosentandel av lønnskostnaden per stilling på aktuelle aktiviteter, produkter eller tjenester via relasjoner i økonomimodellen. Denne metoden forutsetter at det er godt samsvar mellom faktisk fordeling av arbeidstiden og forhåndskodet prosentfordeling for å gi pålitelig styringsinformasjon om lønnskostnader. Ledere og medarbeidere slipper å forholde seg til aktivitets- og tidsregistrering.

Et tredje alternativ er å kombinere forhåndskoding av hver enkelt stilling og bruk av aktivitets- og tidsregistrering. Faste lønnskostnader kan fordeles tilsvarende forhåndskodet prosentvis fordeling av stillingen på aktuelle aktiviteter, produkter eller tjenester via relasjoner i økonomimodellen. Arbeidstid relatert til overtid eller tillegg kan omregnes til lønnskostnad, overføres til regnskapssystemet og henføres til aktuelle aktiviteter, produkter eller tjenester via relasjoner i økonomimodellen. Denne metoden forutsetter godt samsvar mellom faktisk fordeling av fast arbeidstid og forhåndskodet prosentfordeling, og godt samsvar mellom fortløpende registering av arbeidstid og faktisk fordeling av arbeidstid som medfører overtid eller tillegg, for å gi pålitelig styringsinformasjon om lønnskostnader.

Behov for presisjon i forhåndkoding i forhold til faktisk anvendt tid, og registrering av arbeidstid i forhold til faktisk anvendt tid avhenger av formålet. Det kan for eksempel være behov for god presisjon dersom formålet er å dokumentere kostnader som skal dekkes/betales av andre enn virksomheten selv, og kanskje er det akseptabelt med noe mindre presisjon om kostnadsinformasjonen skal brukes for interne formål.  

Avskrivninger

Avskrivninger som kan knyttes direkte til aktiviteter, produkter eller tjenester kan henføres direkte via relasjoner i økonomimodellen, i motsatt tilfelle kan avskrivningskostnadene fordeles med fordelingsnøkler.

Andre driftskostnader

Andre driftskostnader som kan knyttes direkte til aktiviteter, produkter eller tjenester kan henføres direkte via relasjoner i økonomimodellen, i motsatt tilfelle kan slike driftskostnader fordeles ved hjelp av fordelingsnøkler.

6.3 Vurdering av effektiv ressursbruk

Effektiv ressursbruk dreier seg både om formålseffektivitet («å gjøre de riktige tingene») og produktivitet («å gjøre tingene riktig»). Ressursbruken i en virksomhet kan hevdes å være effektiv dersom virksomheten i stor grad «gjør de riktige tingene riktig».

Produktivitet dreier seg om sammenhengen mellom ressursinnsats og resultat, for eksempel forholdet mellom arbeidsinnsats og produksjon, arbeidsproduktivitet, eller utvides til å omfatte forholdet mellom kostnader og produksjon, kostnadsproduktivitet.

Ved måling av kostnadsproduktivitet fordeler man ressursbruken, kostnadene ved bruk av arbeidskraft, varer og tjenester samt maskiner og utstyr, på produksjonen.

Kostnadsproduktivitet kan sammenliknes over tid, på samme tid med liknende produksjon i egen virksomhet, eller med andre sammenliknbare virksomheter. Dersom kvaliteten er lik vil redusert kostnad per enhet over tid, eller flere enheter produsert per gitt kostnad over tid, være eksempler på forbedret kostnadsproduktivitet og dermed indikere mer effektiv ressursbruk på det aktuelle området analysen gjelder.

Sammenlikning av kostnadsproduktivitet over tid internt eller med andre kan gi nyttig læring.

Hva betyr nåværende (målt) kostnadsproduktivitet? Har produktiviteten endret seg over tid? Har endringer vært «kontrollert» i form av tiltak, eller kommet «av seg selv»? Er nåværende nivå bra nok eller er det realistisk å forbedre seg med målrettede tiltak (kompetanseheving, forbedre rutiner, endre organisering, bedre bruk av teknologi med mere)? Hva kan vi lære av andre? Hva kan andre lære av oss?

For lesere som er interessert i en grunnleggende innføring i hvordan resultater kan måles, hvordan informasjon om resultater kan brukes i styringen av statlige virksomheter og praktiske eksempler henviser vi til DFØs veileder om resultatmåling generelt, og spesielt kapittel 4 Nærmere om måling og vurdering av resultater.

6.4 Vurdering av ressursbruk og prioriteringer

Med informasjon om hva virksomhetens aktiviteter, produkter eller tjenester koster kan virksomheten vurdere om disponeringen av ressursene relativt sett har vært i samsvar med virksomhetens oppdrag i tildelingsbrev, virksomhetens strategi og virksomhetsplan, som igjen legger grunnlag for neste års prioriteringer eller mer langsiktige strategiske satsninger.

Virksomheten kan også vurdere kostnadsinformasjonen på produkt/tjenestenivå i sammenheng med de brukereffekter virksomheten mener å ha oppnådd, og på den måten belyse hva det har kostet å oppnå brukereffektene. Slike analyser og vurderinger kan gi gode innspill til videre arbeid og om ressursene bør prioriteres som før eller endres i kommende planer og budsjetter.

6.5 Dokumentasjon av kostnader overfor interessenter

Dokumentasjon av kostnader kan være både nødvendig og nyttig for virksomheten. Det er for eksempel svært relevant når det gjelder gebyrer og sektoravgifter. Ifølge rundskriv R-112/15 Bestemmelser om gebyr- og avgiftsfinansiering, punkt 3.1 og 3.2 skal gebyr eller sektoravgift ikke overskride kostnaden ved å produsere og levere varen eller tjenesten gebyret eller avgiften gjelder. Gebyret eller avgiften bør fullt ut dekke kostnadene ved å produsere og levere varen eller tjenesten basert på kostnadseffektiv drift. Det er derfor svært relevant å henføre lønnskostnader, avskrivninger og andre driftskostnader til gebyrbelagte varer eller tjenester eller sektoravgifter for å sikre riktig prising, og for å unngå kryss-subsidiering.

Dersom virksomheten priser varer og tjenester internt, leverer varer og tjenester til andre virksomheter basert på kostnadsdeling, eller har eksternfinansierte oppdrag/prosjekter, er dokumentasjon av kostnader viktig for å sikre kostnadsdekning for medgått ressursbruk og unngå kryss-subsidiering.

Kobling av kostnader tilhørende slike tjenester eller oppdrag er derfor svært relevant slik at virksomheten har et godt grunnlag for å dokumentere og fakturere for medgått ressursbruk. Departementet kan også ha interesse av å vite hva virksomhetens aktiviteter, produkter eller tjenester koster, og hvordan kostnadene utvikler seg over tid.

6.6 Dokumentasjon av økonomiske effekter av investeringer, endringsprosjekter m.m.

Virksomheter som begrunner investeringer med forventede økonomiske effekter kan bruke «hva koster det»-informasjon til å etablere nullpunkt for kostnader (og eventuelt kostnadsproduktivitet innenfor det området investeringen skal benyttes) før investeringen foretas, og deretter beregne og følge opp kostnader (og eventuelt kostnadsproduktivitet) etter at investeringen er gjennomført og tatt i bruk.

Samme tilnærming kan benyttes for endringsprosjekter med forventede økonomiske effekter.

Oppdatert: 20. juni 2022

Kontakt

Har du spørsmål eller tilbakemeldinger om innholdet på denne siden, ta kontakt med: 

Utkast: Veileder om bruk og nytte av periodisert regnskapsinformasjon i styringen

1. Innledning

1.1 Formål 

1.2 Målgruppe 

1.3 Leseveiledning 

2. Muligheter for merverdi med periodisert regnskap

2.1 Ny informasjon i et periodisert regnskap 

2.2 Mer presis informasjon om aktiviteter i regnskapet   

2.4 Utvidet grunnlag for å ivareta sentrale krav til økonomistyring i staten

2.5 Merverdien av periodisert regnskapsinformasjon påvirkes av økonomisk egenart

2.6 Mulighetsrom for bruk og nytte av periodisert regnskapsinformasjon

2.7 Muligheter for merverdi og ambisjonsnivå

3. Vurdering av ambisjonsnivå

 3.1 Muligheter for merverdi ved å bruke periodisert regnskapsinformasjon i styringen

3.2 Ledelsens behov for ny styringsinformasjon

3.3 Virksomhetens forutsetninger

3.3.1 Opplegg for styring og kontroll

3.3.2 Kultur

3.3.3 Kompetanse og kapasitet

3.4. Departementets forventninger til ny styringsinformasjon fra virksomheten

4. Ambisjonsnivå – bruk av ny regnskapsinformasjon i styringen 

4.1 Bruk av periodisert regnskapsinformasjon i regnskapsanalyser

4.2 Bruk av periodisert regnskapsinformasjon i nøkkeltall

4.2.1 Nøkkeltall for styring gjennom året

4.2.2 Nøkkeltall for langsiktig styring

5. Ambisjonsnivå – bedre økonomistyring

5.1 Kontroll på inntekter og kostnader

5.2 Bevilgningskontroll

5.3 Innspill til budsjettarbeidet

6. Ambisjonsnivå – bedre virksomhetsstyring

6.1 Vurdering av eiendeler  

6.2 «Hva koster det»-informasjon

Lønnskostnader

Avskrivninger

Andre driftskostnader

6.3 Vurdering av effektiv ressursbruk

6.4 Vurdering av ressursbruk og prioriteringer

6.5 Dokumentasjon av kostnader overfor interessenter

6.6 Dokumentasjon av økonomiske effekter av investeringer, endringsprosjekter m.m.

7. DFØs tjenestetilbud for bedre styring ved bruk av periodisert regnskap

7.1 Bruk av ny regnskapsinformasjon i styringen 

7.1.1 Økonomiinfo   

Startside for intuitivt bruk 

Enkel tilgang til periodisert regnskap 

Kostnader 

Inntekter 

Enkel tilgang til periodiserte nøkkeltall 

Virksomhetsdefinerte nøkkeltall

7.1.2 Spørringer i Unit4

7.2 Bedre økonomistyring

7.2.1 Planlegger i Unit4 ERP

Budsjett etter periodiseringsprinsippet

7.2.2 Spørringer i Unit4 ERP

7.2.3 Økonomiinfo

7.2.4 Et eksempel fra Statistisk sentralbyrå (SSB)

7.3 Bedre virksomhetsstyring

Hva koster det?

7.3.1 Konteringsstreng og økonomimodell

Hvilke kostnader kan være relevante å fordele?

7.3.2 Prosjektmodulen i Unit4 UBW

8. Begrepsoversikt

Balansen 

Effektiv ressursbruk 

Eiendel 

Etatsstyring 

Gjeld 

Inntekt 

Kapitalregnskap  

Kontantbudsjett 

Kontantprinsippet  

Kontantregnskap 

Kostnad 

Kostnadsproduktivitet 

Periodiseringsprinsippet 

Periodisert budsjett 

Periodisert regnskap etter SRS 

Ressursbruk 

Resultatregnskapet 

SRS 

Styringsinformasjon 

Utgift 

Økonomisk egenart 

Vesentlighet 

Skriv ut / lag pdf av veileder

Fant du det du lette etter?

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord