4. Ambisjonsnivå – bruk av ny regnskapsinformasjon i styringen 

Periodisert regnskapsinformasjon kan brukes til å utarbeide nyttig styringsinformasjon. Virksomheten kan for eksempel bruke periodisert regnskapsinformasjon som underlag for å utarbeide regnskapsanalyser og nøkkeltall som belyser status og utvikling for virksomhetens inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld.

Utkast på veileder

Denne veilederen er under utarbeidelse og vi ønsker dine tilbakemeldinger på innholdet. Ta gjerne kontakt med:

Informasjonsgrunnlag

  • periodisert regnskap

Styringsinformasjon

  • regnskapsanalyser
  • nøkkeltall

Mulig merverdi

  • oversikt over status og utvikling for inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld
  • innsikt i status og utvikling for inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld

Ovennevnte styringsinformasjon og merverdier kan være relevante innspill til årsrapporten og i dialogen med departementet.

Mulighetene for merverdi ved å bruke periodisert regnskapsinformasjon til å utarbeide styringsinformasjon vil påvirkes av den enkelte virksomhets økonomiske egenart, jamfør omtale i kapittel 2.5.

Gitt at virksomheten vurderer at den nye regnskapsinformasjonen vil tilføre merverdi som styringsinformasjon, så vil en ambisjon om å bruke den nye regnskapsinformasjon i styringen være realiserbar innen relativt kort tid. Det er enkelt å fremskaffe informasjonen, den kan hentes rett ut fra regnskapet og for eksempel brukes i utarbeidelse av regnskapsanalyser eller nøkkeltall.  

For mange virksomheter vil bruk av ny regnskapsinformasjon i styringen være et fornuftig og realiserbart ambisjonsnivå på kort sikt.

4.1 Bruk av periodisert regnskapsinformasjon i regnskapsanalyser

Periodisert regnskapsinformasjon kan brukes i regnskapsanalyser for å holde oversikt og få innsikt i virksomhetens inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld.

I et kortsiktig perspektiv kan virksomheten for eksempel sammenlikne årets regnskapstall med fjorårets regnskapstall (hittil i år mot hittil i fjor). Ved å følge med på hvordan inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld utvikler seg gjennom året sammenliknet med fjoråret kan virksomheten vurdere om det er behov for tiltak for å påvirke/styre/ kontrollere hvordan inntekter, kostnader, eiendeler eller gjeld utvikler seg resten av året.

I et mer langsiktig perspektiv kan virksomheten bruke periodisert regnskapsinformasjon til å analysere og vurdere hvordan virksomhetens inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld utvikler seg over tid. Dette kan for eksempel være nyttig for å dokumentere regnskapsmessige effekter av tiltak som departementet har pålagt virksomheten eller egeninitierte tiltak som digitalisering, omorganisering med mere. I årsrapporten kan virksomheten omtale og vurdere ovennevnte, og se det i sammenheng med virksomhetens resultater og måloppnåelse.

For mange virksomheter vil nok mye av merverdien i regnskapsanalyser dreie seg om å få bedre oversikt og innsikt i ressursbruken, for eksempel:

  • kostnadsnivå og kostnadssammensetning på virksomhetsnivå
  • kostnadsnivå og kostnadssammensetning per koststed (driftsenhet)
  • ulike typer kostnader per månedsverk/årsverk

Det kan være nyttig å analysere, sammenlikne og vurdere ovennevnte kostnader over tid, eventuelt sammenlikne med andre virksomheter, og å bruke innsikten som utgangspunkt for nærmere analyser, læring og forbedring i virksomheten.

4.2 Bruk av periodisert regnskapsinformasjon i nøkkeltall

Periodisert regnskapsinformasjon kan brukes i nøkkeltall for å følge med på status og utvikling for vesentlige eller påvirkbare inntekter, kostnader, eiendeler eller gjeld. Det kan også være nyttig å kombinere regnskapsinformasjon med måneds- eller årsverkstall i enkelte nøkkeltall, det kan gjøre nøkkeltall mer sammenliknbare internt, over tid og med andre virksomheter.

Noen periodiserte nøkkeltall vil inneholde helt ny informasjon for virksomheter som går over til å føre periodisert regnskap. I slike nøkkeltall brukes informasjon fra artskontoer som kun gjelder for virksomhetsregnskap etter SRS, for eksempel avskrivninger. Andre periodiserte nøkkeltall vil være kjente fra “kontantverdenen”, men med kostnader istedenfor utgifter i beregningen av nøkkeltallet, for eksempel lønnskostnader istedenfor lønnsutgifter.

Noen nøkkeltall kan være mer aktuelle i et kortsiktig perspektiv og være egnet som styringsinformasjon gjennom et kalenderår. Andre nøkkeltall kan være mer aktuelle i et langsiktig perspektiv og brukes som styringsinformasjon over flere år.

4.2.1 Nøkkeltall for styring gjennom året

Nøkkeltallene virksomheten velger å bruke som styringsinformasjon gjennom et kalenderår bør være påvirkbare gjennom året.  

En gjennomgang av virksomhetens økonomiske egenart kan identifisere slik regnskapsinformasjon, for eksempel variable kostnader, og gi ideer til nøkkeltall.

Tabellen nedenfor viser eksempler på nøkkeltall som kan være aktuelle som utgangspunkt for å velge ut styringsinformasjon som kan brukes gjennom året. Mange av disse nøkkeltallene kan være interessante å tilpasse, for eksempel for å sammenlikne med forrige år, og per månedsverk hittil i år, eller begge deler.

Det er opptil virksomheten å vurdere og velge de nøkkeltallene som gir mest mening. Virksomheten kan også vurdere hvilken tilpasning av valgte nøkkeltall som gir mest mening som styringsinformasjon i et ettårig perspektiv, fra det helt enkle til det mer sammensatte.

Ta lønnskostnader som eksempel:

  • Et nøkkeltall kan vise virksomhetens eller driftsenheters lønnskostnader hittil i år: Lønnskostnader hittil i år.
  • Et annet nøkkeltall kan vise utviklingen av lønnskostnader hittil i år sammenliknet med forrige år: Lønnskostnader hittil i år / lønnskostnader hittil i fjor.
  • Et tredje nøkkeltall kan vise lønnskostnader per månedsverk hittil i år: Lønnskostnader hittil i år / antall månedsverk hittil i år.
  • Et fjerde nøkkeltall kan vise utviklingen av lønnskostnader per månedsverk hittil i år sammenliknet med forrige år: Lønnskostnader per månedsverk hittil i år / lønnskostnader per månedsverk forrige år.

Et annet eksempel er gjeld til ansatte:  

  • Et nøkkeltall kan vise gjeld til ansatte hittil i år: Gjeld til ansatte hittil i år.
  • Et annet nøkkeltall kan vise utviklingen i gjeld til ansatte hittil i år sammenliknet med forrige år: Gjeld til ansatte hittil i år / gjeld til ansatte hittil i fjor.
  • Et tredje nøkkeltall kan vise gjeld til ansatte per månedsverk hittil i år: Gjeld til ansatte hittil i år / antall månedsverk hittil i år.
  • Et fjerde nøkkeltall kan vise utviklingen i gjeld til ansatte per månedsverk hittil i år sammenliknet med forrige år: Gjeld til ansatte per månedsverk hittil i år / gjeld til ansatte per månedsverk hittil i fjor.

Det fjerde alternativet er i begge tilfeller det mest kompliserte, men også kanskje det som er mest anvendelige for oppfølging og kontroll med lønnskostnadene og gjeld til ansatte i en virksomhet.  

Tabellen under viser et utvalg nøkkeltall som kan tilpasses (jf. eksempler over) til virksomhetens behov for styringsinformasjon fra et periodisert regnskap, både for ettårig og flerårig styring.

NøkkeltallDefinisjonBeregning
DriftsinntekterSalgsinntekter, offentlig avgift vedrørende omsetning, inntekt fra tilskudd og overføringer, leieinntekt og annen driftsinntekt, inntekt fra gebyrer og gevinst ved avgang av anleggsmidler samt inntekt fra bevilgninger. Summen av kontoklasse 3
Summen av kontoklasse 3
DriftskostnaderVarekostnader, lønnskostnader og andre driftskostnader.Summen av kontoklasse 4, 5, 6 og 7
LønnskostnaderLønn til faste og midlertidig ansatte, virkemidler ved omstilling i staten, annen oppgavepliktig godtgjørelse, arbeidsgiveravgift og pensjonspremie (unntatt for honorarmottakere), offentlige tilskudd og refusjoner vedrørende arbeidskraft, gruppelivs- og yrkesskadeforsikring). Summen av kontoklasse 5 unntatt konto 530-534, 546-548, kontogruppe 55 og kontogruppe 59 unntatt 592-593, minus ((533+534) *0,141)
OvertidskostnaderOvertid til faste og midlertidig ansatteSummen av konto 505, 506, 515 og 516
KonsulentkostnaderKostnader for konsulenttjenester, det vil si konsulenttjenester innen økonomi, revisjon og juss, til utvikling av programvare, IKT-løsninger mv., til organisasjonsutvikling, kommunikasjonsrådgivning mv. og andre konsulenttjenester.Summen av konto 670-673
IKT-kostnaderKjøp av programvarelisenser, kjøp av datamaskiner (PC, servere m. m.), leie av datasystemer (årlige lisenser m.m.), leie av datamaskiner, programvare (anskaffelse), datamaskiner (PCer, servere m.m.). Kjøp av tjenester til utvikling av programvare, IKT-løsninger mv., kjøp av tjenester til løpende driftsoppgaver, og kostnader til telefoni og datakommunikasjon, samband og internett. Summen av konto 642, 643, 652, 655, 671, 675 og 690
Reise- og diettkostnaderBilgodtgjørelse, reisekostnader, diettkostnader og annen kostnadsgodtgjørelse. Summen av kontogruppe 71
Kompetansehevings-kostnaderKurs og seminarer for egne ansatte. Konto 687
FordringerKortsiktige fordringer og forskuddsbetalt kostnad, opptjent inntekt o.l. Summen av
kontoklasse 15 og 17
Gjeld til ansatteLønn og reiseutgifter som ikke er ført via lønnssystemet på rapporteringstidspunktet. Avsetninger for fleksitid, ikke innberettet overtid og ikke avviklet ferie. Konto 291

Den neste tabellen viser et sett med konkrete eksempler på tilpassede nøkkeltall som kan være nyttige som styringsinformasjon i et ettårig perspektiv. Disse nøkkeltallene er basert på regnskapsinformasjon alene, eller regnskapsinformasjon i kombinasjon med informasjon om utførte månedsverk.

Nøkkeltall temaNøkkeltall innholdNøkkeltall beregning
Driftsinntekter
(ekskl. bevilgninger)
Driftsinntekter (ekskl. bevilgninger) hittil i år / driftsinntekter (ekskl. bevilgninger) hittil i fjor Summen av kontoklasse 3 minus kontogruppe 39
DriftskostnaderDriftskostnader per månedsverk hittil i år / driftskostnader per månedsverk hittil i fjor Summen av kontogruppe 4,5,6 og 7 delt på antall månedsverk
LønnskostnaderLønnskostnader per månedsverk hittil i år / lønnskostnader per månedsverk hittil i fjor Summen av kontoklasse 5 unntatt konto 530-534, 546-548, kontogruppe 55 og kontogruppe 59 unntatt 592-593, minus ((533+534) *0,141) delt på antall månedsverk
OvertidskostnaderOvertidskostnader per månedsverk hittil i år / overtidskostnader per månedsverk hittil i fjor Summen av konto 505, 506, 515 og 516 delt på antall månedsverk
IKT-kostnaderIKT-kostnader per månedsverk hittil i år / IKT-kostnader per månedsverk hittil i fjor Summen av konto 642, 643, 652, 655, 671, 675 og 690 delt på antall månedsverk
Konsulentkostnaderkonsulentkostnader hittil i år /
konsulentkostnader hittil i fjor
Summen av konto 670-673
Reise- og
diettkostnader
Reise- og diettkostnader per månedsverk hittil i år / reise- og diettkostnader per månedsverk hittil i fjor Summen av kontogruppe 71 delt på antall månedsverk
Kompetansehevings-kostnaderKompetansehevingskostnader per månedsverk hittil i år / kompetansehevingskostnader per månedsverk hittil i fjorKonto 687 delt på antall månedsverk
FordringerFordringer hittil i år / fordringer hittil i fjor Summen av kontoklasse 15 og 17
Gjeld til ansatteGjeld til ansatte per månedsverk hittil i år / gjeld til ansatte per månedsverk hittil i fjorKonto 291 delt på antall månedsverk

4.2.2 Nøkkeltall for langsiktig styring

Mange av nøkkeltallene som er listet i tabellen over kan også være nyttige i langsiktig perspektiv, og brukes til å følge med på, og styre, utviklingen over tid. Noen av nøkkeltallene i tabellen over kan også være aktuelle som nøkkeltall per årsverk og brukes i langsiktig styring. Se PM fra KDD (KMD) for definisjon av utførte årsverk.

Det er opptil virksomheten å velge de nøkkeltallene, og gjøre eventuelle tilpasninger, som gir mest mening som styringsinformasjon i et flerårig perspektiv.   

Ta lønnskostnader som eksempel:

  • Et nøkkeltall kan vise utviklingen av lønnskostnader siste år: Lønnskostnader per år. Sammenlikning av utviklingen siste 3-5 år.
  • Et annet nøkkeltall kan vise lønnsandel av driftskostnader siste år: Lønnsandel av driftskostnader. Sammenlikning av utviklingen siste 3-5 år.
  • Et tredje nøkkeltall kan vise lønnskostnader per årsverk siste år: Lønnskostnader per årsverk. Sammenlikning av utviklingen siste 3-5 år.

I tabellen nedenfor viser vi eksempler på noen nøkkeltall som er mer egnet som langsiktig styringsinformasjon. I tillegg til disse nøkkeltallene kan nøkkeltallene som er omtalt i tabellen over, også være aktuelle som styringsinformasjon i et mer langsiktig perspektiv.

NøkkeltallDefinisjonBeregning
BevilgningsandelInntekt fra bevilgninger i prosent av driftsinntekter. Summen av kontogruppe 39 delt på summen av kontoklasse 3, ganget med 100
Lønnsandel av driftskostnaderLønnskostnader (lønn til faste og midlertidig ansatte, virkemidler ved omstilling i staten, annen oppgavepliktig godtgjørelse, arbeidsgiveravgift og pensjonspremie unntatt honorarmottakere, offentlige tilskudd og refusjoner vedrørende arbeidskraft, gruppelivs- og yrkesskadeforsikring) i prosent av driftskostnader (varekostnader, lønnskostnader og andre driftskostnader). Summen av kontoklasse 5 unntatt konto 530-534, 546-548, kontogruppe 55 og kontogruppe 59 unntatt 592-593, minus ((533+534) *0,141) delt på summen av kontogruppe 4,5,6 og 7, ganget med 100
Avskrivingsandel
av driftskostnader
Avskrivnings- og nedskrivningskostnader i prosent av driftskostnader. Summen av kontogruppe 60 delt på summen av kontoklasse 4, 5, 6 og 7, ganget med 100
Lokal kostnaderLeie av lokaler, renovasjon, vann, avløp, lys, varme, renhold, vakthold, vaktmestertjenester og andre lokalkostnader. Summen av kontogruppe 63
EiendelerVerdien av anleggsmidler og omløpsmidler. Summen av kontoklasse 1
AvskrivingsandelAkkumulerte avskrivninger i prosent av anskaffelseskostnad. Summen av konto 1009, 1029, 1039, 1049, 1059, 1109, 1129, 1149, 1169, 1179, 1209, 1229, 1239, 1249, 1259, 1269, 1279, 1289, 1294 delt på summen av 1000-1008, 1020-1028, 1030-1038, 1040-1048, 1050- 1058, 1060-1068, 1070-1078, 1100-1108, 1120-1128, 1130-1138, 1140-1148, 1160-1168, 1170-1178, 1190-1198, 1200-1208, 1220-1228, 1230-1238, 1240-1248, 1250-1258, 1260-1268, 1270-1278, 1280-1288, 1290-1293
OpprettholdelsesgradTilgangen av anleggsmidler, et forholdstall mellom virksomhetens investeringer i anleggsmidler og avskrivnings- og nedskrivningskostnader. Utgående balanse kontogruppe 10,11 og 12 minus inngående balanse kontogruppe 10,11 og 12 pluss kontogruppe 60 delt på summen av kontogruppe 60, ganget med 100
Oppdatert: 20. juni 2022

Kontakt

Har du spørsmål eller tilbakemeldinger om innholdet på denne siden, ta kontakt med: 

Utkast: Veileder om bruk og nytte av periodisert regnskapsinformasjon i styringen

1. Innledning

1.1 Formål 

1.2 Målgruppe 

1.3 Leseveiledning 

2. Muligheter for merverdi med periodisert regnskap

2.1 Ny informasjon i et periodisert regnskap 

2.2 Mer presis informasjon om aktiviteter i regnskapet   

2.4 Utvidet grunnlag for å ivareta sentrale krav til økonomistyring i staten

2.5 Merverdien av periodisert regnskapsinformasjon påvirkes av økonomisk egenart

2.6 Mulighetsrom for bruk og nytte av periodisert regnskapsinformasjon

2.7 Muligheter for merverdi og ambisjonsnivå

3. Vurdering av ambisjonsnivå

 3.1 Muligheter for merverdi ved å bruke periodisert regnskapsinformasjon i styringen

3.2 Ledelsens behov for ny styringsinformasjon

3.3 Virksomhetens forutsetninger

3.3.1 Opplegg for styring og kontroll

3.3.2 Kultur

3.3.3 Kompetanse og kapasitet

3.4. Departementets forventninger til ny styringsinformasjon fra virksomheten

4. Ambisjonsnivå – bruk av ny regnskapsinformasjon i styringen 

4.1 Bruk av periodisert regnskapsinformasjon i regnskapsanalyser

4.2 Bruk av periodisert regnskapsinformasjon i nøkkeltall

4.2.1 Nøkkeltall for styring gjennom året

4.2.2 Nøkkeltall for langsiktig styring

5. Ambisjonsnivå – bedre økonomistyring

5.1 Kontroll på inntekter og kostnader

5.2 Bevilgningskontroll

5.3 Innspill til budsjettarbeidet

6. Ambisjonsnivå – bedre virksomhetsstyring

6.1 Vurdering av eiendeler  

6.2 «Hva koster det»-informasjon

Lønnskostnader

Avskrivninger

Andre driftskostnader

6.3 Vurdering av effektiv ressursbruk

6.4 Vurdering av ressursbruk og prioriteringer

6.5 Dokumentasjon av kostnader overfor interessenter

6.6 Dokumentasjon av økonomiske effekter av investeringer, endringsprosjekter m.m.

7. DFØs tjenestetilbud for bedre styring ved bruk av periodisert regnskap

7.1 Bruk av ny regnskapsinformasjon i styringen 

7.1.1 Økonomiinfo   

Startside for intuitivt bruk 

Enkel tilgang til periodisert regnskap 

Kostnader 

Inntekter 

Enkel tilgang til periodiserte nøkkeltall 

Virksomhetsdefinerte nøkkeltall

7.1.2 Spørringer i Unit4

7.2 Bedre økonomistyring

7.2.1 Planlegger i Unit4 ERP

Budsjett etter periodiseringsprinsippet

7.2.2 Spørringer i Unit4 ERP

7.2.3 Økonomiinfo

7.2.4 Et eksempel fra Statistisk sentralbyrå (SSB)

7.3 Bedre virksomhetsstyring

Hva koster det?

7.3.1 Konteringsstreng og økonomimodell

Hvilke kostnader kan være relevante å fordele?

7.3.2 Prosjektmodulen i Unit4 UBW

8. Begrepsoversikt

Balansen 

Effektiv ressursbruk 

Eiendel 

Etatsstyring 

Gjeld 

Inntekt 

Kapitalregnskap  

Kontantbudsjett 

Kontantprinsippet  

Kontantregnskap 

Kostnad 

Kostnadsproduktivitet 

Periodiseringsprinsippet 

Periodisert budsjett 

Periodisert regnskap etter SRS 

Ressursbruk 

Resultatregnskapet 

SRS 

Styringsinformasjon 

Utgift 

Økonomisk egenart 

Vesentlighet 

Skriv ut / lag pdf av veileder

Fant du det du lette etter?

Det beklager vi!

Hva lette du etter? Bruk gjerne stikkord