Her finner du nærmere forklaring til den enkelte kontogruppe. Vi anbefaler å slå opp i standard kontoplan (vedlegg til rundskriv R-102) for informasjon om den enkelte kontogruppe. Som vedlegg til denne veiledningen følger et utdrag fra standard kontoplan der kun de kontoene som er aktuelle for virksomheter som fører regnskapet i henhold til kontantprinsippet vises.
Kontoklasse 2 Statens kapital og gjeld
Kontogruppe 20 Virksomhetskapital
Denne kontogruppen benyttes kun av virksomheter som har fullmakt til å opparbeide virksomhetskapital.
Innskutt virksomhetskapital føres på konto 200 og opptjent virksomhetskapital føres på konto 205.
For forvaltningsbedrifter skal konto 207 inngå som en del av mellomværende med statskassen.
Statlige fond skal føre innskutt fondskapital på konto 202 og opptjent fondskapital på konto 208.
Konto 209 Egenkapital (kapitalregnskapet) benyttes kun av Finansdepartementet.
Kontogruppe 22 Annen langsiktig gjeld
Konto 221 Obligasjonslån (omsettelige verdipapirer) og 222 Gjeld til finansinstitusjoner benyttes kun av virksomheter som har fullmakt til å ta opp langsiktig gjeld.
På konto 221 føres langsiktig gjeld i form av obligasjonslån som er omsettelige verdipapirer. På konto 222 føres langsiktig gjeld til finansinstitusjoner.
Konto 227 Lånemellomværende med staten (statsbanker) skal benyttes av statsbankene. På denne kontoen balanseføres statsbankenes “innlån” fra staten.
På konto 228 og 229 føres annen langsiktig gjeld. Mottatt depositum som er langsiktig føres på denne kontoen. Mottatt depositum som er kortsiktig føres på konto 299 Annen kortsiktig gjeld. Mottatt depositum skal for virksomheter som rapporterer S-rapport inngå som en del av mellomværende med statskassen.
Kontogruppe 23 Kortsiktige lån, obligasjonslån og gjeld til finansinstitusjoner
Denne kontogruppen benyttes kun av virksomheter som har fullmakt til å ta opp denne type kortsiktig gjeld.
På konto 232 føres kortsiktig gjeld i form av obligasjonslån som er omsettelige verdipapirer. På konto 236 føres byggelån og på konto 239 føres annen kortsiktig gjeld til finansinstitusjoner. Konto 238 Andre forpliktelser (kapitalregnskapet) benyttes kun av Finansdepartementet.
Kontogruppe 24 Leverandørgjeld
På konto 240 føres virksomhetens leverandørgjeld. Saldoen på leverandørspesifikasjonen skal ikke rapporteres til statsregnskapet.
Kontogruppe 25 Gjeld vedrørende tilskuddsforvaltning og andre overføringer fra staten
Kontogruppe 25 benyttes i forbindelse med tilskuddsforvaltning og andre overføringer fra staten. Se nærmere omtale under kontogruppe 85 og 87 Tilskuddsforvaltning og andre overføringer fra staten. Merk at det etter bestemmelsene ikke foreligger krav som innebærer at tilsagn om tilskudd må bokføres. Dette innebærer at det ikke er krav om bokføring av tilskudd før på utbetalings-tidspunktet. Etter bestemmelsene punkt 6.3.4 er det imidlertid krav om at tilskuddsforvalter skal ha oversikt over inngåtte forpliktelser. Dette er bakgrunnen for at noen virksomheter bokfører tilsagn om tilskudd og krav om tilbakebetaling av tilskudd. De benytter altså kontospesifikasjonen og reskontro til å holde oversikt over gjeld knyttet til tilskuddsforvaltning og andre overføringer. Dersom en virksomhet velger å bokføre tilsagn om tilskudd og krav om tilbakebetaling av tilskudd er det tidligste tidspunktet for bokføring av henholdsvis forpliktelsen og fordringen vedtakstidspunktet.
På konto 250–251 føres gjeldsposter som oppstår i forbindelse med tilskuddsforvaltning når virksomheten velger å bokføre tilsagn om tilskudd og krav om tilbakebetaling av tilskudd. Det er behov for å opprette separat reskontrofunksjon i tilknytning til konto 250–251, dette for å skille ut gjeld knyttet til tilskuddsforvaltning fra ordinær leverandørgjeld. Dersom virksomheten unntaksvis har fordringer knyttet til tilskuddsforvaltning skal disse også balanseføres på konto 250–251. Dersom ovennevnte løsning ikke er praktisk mulig kan virksomheten benytte konto 240 Leverandørgjeld istedenfor konto 250–251 i omtalen ovenfor. Virksomheten må i slike tilfeller foreta en ompostering fra konto 240 til 250–251 ved presentasjon av årsregnskapet.
Konto 255 kan benyttes som motpost (debitering) slik at kontogruppe 85 og 87 i kontospesifikasjonen fremkommer etter kontantprinsippet, se forklaring under kontogruppe 85 og 87. Det er ikke et krav å benytte konto 255 som motpost. Dersom konto 255 benyttes medfører det at summen av konto 250, 251 og 255 alltid vil være null ved presentasjon av årsregnskapet for bruttobudsjetterte virksomheter.
Kontogruppe 26 Skattetrekk og andre trekk
I denne kontogruppen føres skattetrekk og andre trekk i tilknytning til lønn. Trekk som etter sin art skal bokføres på konto 260 til 265 skal rapporteres til statsregnskapet som en del av mellomværende med statskassen.
Virksomheter som foretar skattetrekk og andre trekk for tilskudds- eller stønadsmottakere fører dette på konto 250–251 Gjeld vedrørende tilskuddsforvaltning og andre overføringer fra staten slik at regnskapet skiller mellom trekk vedrørende egne ansatte og tilskudds- og stønadsmottakere.
På konto 263 Trygdetrekk/pensjonstrekk føres pensjonstrekket i de ansattes lønn (2%) for virksomheter som betaler pensjonspremie til Statens pensjonskasse (SPK). Pensjonstrekket på konto 263 skal rapporteres til statsregnskapet som mellomværende med statskassen i samme måned som lønnsutbetalingen jf. rundskriv R-101 punkt 5.1.1. Hovedprinsippet for statlige virksomheter er at de betaler pensjonspremie til SPK, jf. rundskriv R-118 Budsjettering og regnskapsføring av pensjonspremie for statlige virksomheter.
For virksomheter som rapporterer S-rapport skal konto 269 Andre trekk knyttet til egne ansatte inngå som en del av mellomværende med statskassen. Dette kan for eksempel være trekk for egenandel til bredbånd i lønnsutbetalinger til ansatte.
Kontogruppe 27 Skyldige offentlige avgifter
Konto 270 Utgående merverdiavgift, 271 Inngående merverdiavgift og 274 Oppgjørskonto merverdiavgift benyttes til regnskapsføring av merverdiavgift. Virksomheten må selv opprette underkontoer for å skille mellom avgiftsberegning med ulike satser. For virksomheter som rapporterer S-rapport skal konto 270, 271 og 274 inngå som en del av mellomværende med statskassen.
Konto 270, 271 og 274 benyttes primært av virksomheter som er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, men må også benyttes av virksomheter som kjøper fjernleverbare tjenester utenfor merverdiavgiftsområdet. Virksomheter som normalt har merverdiavgift til gode (netto fordring) benytter kontogruppe 16. Regnskapsføring av merverdiavgift som en følge av at virksomheten er en del av nettoføringsordningen for budsjettering og regnskapsføring av merverdiavgift i statsforvaltningen skal ikke bokføres i kontogruppe 27. For mer informasjon, se omtale av underkonto 1987.
Fra 1. januar 2017 er det innført nye regler for beregning, innberetning og betaling av merverdiavgift ved innførsel av varer. Merverdiavgiftspliktige virksomheter skal beregne utgående innførselsavgift ved innførsel av varer og innrapportere dette i egne poster i den nye skattemeldingen for merverdiavgift. Grunnlaget for utgående innførselsmerverdiavgift må registreres med en behandlingskode eller på egen konto med motkonto som gjør at grunnlaget kan rapporteres i skattemeldingen for mva. Dersom virksomheten velger en løsning der grunnlaget for utgående innførselsmerverdiavgift bokføres på egen «ren» konto, kan konto 272–273 Grunnlag mva. ved innførsel av varer benyttes.
Kontogruppe 28 Annen kortsiktig gjeld
Virksomheter som har behov for en konto for bokføring av midlertidige differanser som rutinemessig avklares og korrigeres i påfølgende regnskapsperioder benytter konto 280 Avstemmingsdifferanser. Virksomhetene må ha rutiner for å følge opp og dokumentere slike differanser. Eksempler på poster som kan bokføres på konto 280 er differanser på bank, jf. bestemmelsene pkt. 3.7.4 andre avsnitt, uidentifiserte innbetalinger, innbetalinger på arbeidskonto som ikke kan krysses mot krav i kundereskontroen på rapporteringstidspunktet, mindre avstemmingsdifferanser, uavklarte differanser og eventuelle feilføringer. Beløpene på konto 280 skal være avstemt og korrigert per 31.12 slik at saldoen er minst mulig. Konto 280 skal inngå som en del av mellomværende med statskassen.
Konto 281 Avsatt pensjonspremie til SPK (arbeidsgiverandel) og konto 282 Avstemmingskonto fakturert pensjonspremie fra SPK skal benyttes av bruttobudsjetterte virksomheter og forvaltningsbedrifter jf. rundskriv R-118 Regnskapsføring av pensjonspremie for statlige virksomheter.
Til tross for at virksomhetene bare mottar faktura for pensjonspremie fra SPK seks ganger i året, skal pensjonspremien bokføres hver måned i forbindelse med bokføring av lønn, og rapporteres til statsregnskapet. Ved denne bokføringen benyttes estimert beregnet pensjonspremiesats for arbeidsgiverandelen av pensjonspremien oppgitt fra SPK, og konto 281 Avsatt pensjonspremie til SPK (arbeidsgiverandel) skal benyttes som motpost til utgiftsføring av pensjonspremien. Konto 281 inngår som en del av mellomværende med statskassen. Når fakturaen fra SPK mottas, bokføres den debet på konto 263 Trygdetrekk/pensjonstrekk (2 %) og 281 med avsatt beløp i regnskapet for den aktuelle terminen slik at konto 263 og 281 går i null for perioden fakturaen gjelder for. Differansen bokføres på konto 282. Motposten til konto 263, 281 og 282 ved bokføring av fakturaen er kredit leverandørgjeld.
Differanse mellom beregnet pensjonspremie og fakturert premie fra SPK for en termin korrigeres i regnskapet i den perioden virksomheten mottar fakturaen. For 1. termin (januar og februar) betyr det at virksomheten korrigerer differansen på konto 542 Pensjonspremie til SPK med motpost 282 når fakturaen mottas i mars. Beregnet arbeidsgiveravgift av arbeidsgiverandelen skal også korrigeres (konto 1986 og 540).
Faktura for 6. termin (november og desember) mottas i desember, og har betalingsfrist i januar påfølgende år. Fakturert pensjonspremie for 6. termin rapporteres likevel som en utgift til statsregnskapet for inneværende år, og gjelden (skyldig pensjonspremie til SPK som framgår av konto 263, 281 og 282) inngår i mellomværendet med statskassen per 31.12.
Virksomheter som betaler premie for gruppelivsforsikring skal benytte konto 281 for virksomhetens avsetning til gruppelivspremie, gjerne på en egen firesifret underkonto.
For mer informasjon om regnskapsføring av pensjonspremie, se rundskriv R-118 og DFØs bokføringseksempel på www.dfo.no.
Kontogruppe 29 Annen kortsiktig gjeld
I denne kontogruppen føres andre kortsiktige gjeldsposter. Virksomheten må ta stilling til om den enkelte gjeldspost skal inngå i mellomværende med statskassen med utgangspunkt i økonomiregelverket og rundskriv R-101 punkt 5.1.1.
I rundskriv R-101 punkt 5.1.1 under omtalen av kontogruppe 70-72 er det gitt unntak fra kontantprinsippet i rapportering til statsregnskapet i punkt 1 bokstav d. Dette innebærer at virksomheter som rapporterer S-rapport skal rapportere mottatt forskuddsbetaling knyttet til prosjekter eller andre tidsbegrensede oppgaver på konto 290 Mottatt forskuddsbetaling som en del av mellomværende med statskassen. Gjelden på konto 290 reduseres i samme periode som inntektene blir rapportert til statsregnskapet. Inntektene rapporteres til statsregnskapet i samme periode som tilhørende utgifter utbetales og rapporteres.
Eksempel – mottatt forskuddsbetaling
Nedenfor viser vi et bokføringseksempel for hvordan en virksomhet som rapporterer S-rapport kan bokføre mottatt forskuddsbetaling knyttet til prosjekter og andre tidsbegrensede oppgaver. I eksempelet nedenfor har virksomheten mottatt forskudd på 100 kroner til et prosjekt. På tidspunktet for avleggelse av regnskapet er 50 kroner utgiftsført og betalt i prosjektet.
| Forklaring | Føring | Konto | Kontonavn | Beløp | Rapportering til statsregnskapet | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Mottatt innbetaling av prosjektmidler | Debet | 193 | Bankinnskudd – for oppgjørskonto og arbeidskonto – inn (bruttobudsjetterte virksomheter) | 100 | Rapporteres på konsernkonto innbetalinger i 60-serien |
| 1 | Kredit | 290 | Mottatt forskuddsbetaling | -100 | Rapporteres som mellomværende med statskassen i 70–72-serien | |
| 2 | Utbetaling av prosjektmidler, lønn | Debet | 500 | Lønn | 30 | Rapporteres på utgiftskapittel |
| 2 | Kredit | 194 | Bankinnskudd – for oppgjørskonto og arbeidskonto – ut (bruttobudsjetterte virksomheter) | -30 | Rapporteres på konsernkonto utbetalinger i 60-serien | |
| 3 | Utbetaling av prosjektmidler, konsulenttjenester | Debet | 673 | Andre konsulenttjenester | 20 | Rapporteres på utgiftskapittel |
| 3 | Kredit | 194 | Bankinnskudd – for oppgjørskonto og arbeidskonto – ut (bruttobudsjetterte virksomheter) | -20 | Rapporteres på konsernkonto utbetalinger i 60-serien | |
| 5 | Inntektsføring av prosjektmidler basert på utgiftene (utbetalingene) | Debet | 290 | Mottatt forskuddsbetaling | 50 | Rapporteres som mellomværende med statskassen i 70–72-serien |
| 5 | Kredit | 349 | Andre tilskudd og overføringer | -50 | Rapporteres på inntektskapittel | |
| Kontrollsum | 0 |
Etter posteringene ovenfor viser de aktuelle kontoene følgende beløp:
| Konto | Kontonavn | Beløp |
|---|---|---|
| 193 | Bankinnskudd – for oppgjørskonto og arbeidskonto – inn (bruttobudsjetterte virksomheter) | 100 |
| 194 | Bankinnskudd – for oppgjørskonto og arbeidskonto – ut (bruttobudsjetterte virksomheter) | -50 |
| 290 | Mottatt forskuddsbetaling | -50 |
| 349 | Andre tilskudd og overføringer | -50 |
| 500 | Lønn | 30 |
| 673 | Andre konsulenttjenester | 20 |
Konto 293 Lønn skal benyttes i de tilfeller det oppstår avvik på rapporteringstidspunktet mellom det som er ført i lønnssystemet og det som er utbetalt. Kontoen skal for eksempel benyttes i de tilfeller det oppstår et negativt beløp på en reise- eller lønnsberegning, fordi den ansatte skylder mer enn det var mulig å avregne (negativ netto). Skyldig lønn i forbindelse med lønnskjøring, for mye ubetalt lønn, tilbakeholdt lønn og tilbakebetalt lønn (retur fra bank) er eksempler på andre forhold som skal føres på konto 293. For virksomheter som rapporterer S-rapport skal konto 293 inngå som en del av mellomværende med statskassen.
Eventuell annen kortsiktig gjeld som ikke naturlig hører inn under noen av de andre obligatoriske kontoene i kontogruppe 29 føres på konto 299 Annen kortsiktig gjeld.
Mottatt depositum som er kortsiktig føres på konto 299. Mottatt depositum som er langsiktig føres på konto 228 Annen langsiktig gjeld. Mottatt depositum skal for virksomheter som rapporterer S-rapport inngå som en del av mellomværende med statskassen.