Kontogruppe 61 Frakt og transport vedrørende salg og utdeling

Frakt, transportutgifter og forsikring i tilknytning til utsendelse av varer for salg føres på konto 610. Eventuelle toll- og spedisjonsutgifter ved utsendelse av varer føres på konto 611. Frakt, transport, m.m. knyttet til driftsmateriell som gis eller lånes ut vederlagsfritt eller selges til sterkt reduserte priser som en del av den offentlige tjenesteytingen føres på konto 614.

Merk at det er egne kontoer i kontogruppe 40 og 43 som bør benyttes for utgiftsføring av frakt, toll og spedisjon knyttet til varekjøp.

Kontogruppe 62 Energi, brensel og vann vedrørende produksjon

I denne kontogruppen føres utgifter til energi, brensel og lignende vedrørende vareproduksjon. Utgifter til belysning og oppvarming av kontorlokaler og administrasjonsbygg føres i kontogruppe 63.

Kontogruppe 63 Kostnader lokaler

Leie av lokaler fra Statsbygg (husleieordningen i staten) føres på konto 631. Leie av lokaler fra andre føres på konto 630. Leie av parkeringsplasser føres også på disse kontoene. Det kan være hensiktsmessig å opprette egen underkonto (firesiffernivå) for å skille mellom leie av lokaler og leie av parkeringsplasser i kontospesifikasjonen.

På konto 632 Renovasjon, vann, avløp o.l. føres blant annet kommunale avgifter til dette formålet. Utgifter til strøm føres på konto 634 Lys, varme.

Kjøp av renholdstjenester, rengjøringsmidler, vakthold og vaktmestertjenester føres på konto 636. Andre utgifter vedrørende lokaler som benyttes i virksomhetens drift, men som ikke passer inn under andre kontoer i kontogruppe 63, føres på konto 639 Annen kostnad lokaler.

Utgifter knyttet til lokaler skal i størst mulig grad fordeles i kontogruppe 63, men fellesutgifter som ikke kan fordeles ut på konto 632, 634 eller 636 skal føres på konto 630 eller 631.

Statsbygg fakturerer periodisk vedlikehold sammen med ordinære leieutgifter. For de virksomheter som leier lokaler av Statsbygg, anses dette som en del av husleien, og det skal derfor bokføres på konto 631. Dersom andre utleiere har samme praksis som Statsbygg skal samme vurdering legges til grunn og periodisk vedlikehold bokføres på konto 630. Utgifter knyttet til reparasjon og vedlikehold av leide lokaler utover dette skal føres på konto 663 Reparasjon og vedlikehold leide lokaler.

Kontogruppe 64 Leie maskiner, inventar o.l.

I denne kontogruppen føres leie av maskiner, inventar, transportmidler, datasystemer herunder årlige programvarelisenser og årlig avgift for domenenavn og liknende, og datamaskiner og lignende.

Utgifter til leie av bil som ikke refunderes på reiseregning føres på konto 645 Leie av biler. Utgifter og utlegg til leie av bil som virksomhetens ansatte får refundert på reiseregning føres i kontogruppe 71 Kostnad og godtgjørelse for reise, diett, bil o.l. Av praktiske hensyn kan utgiften til drivstoff føres på samme konto som leie av bilen ved korttidsleie når dette er spesifisert på samme faktura. Utgiften til drivstoff bør derimot føres på separat konto (konto 700 Drivstoff) når bilen leies over en lengre periode og beløpet er vesentlig. Månedsleie knyttet til leasing av biler skal utgiftsføres på konto 645. Renteutgifter ved leasing av biler kan også føres på konto 645.

Leie av maskiner utgiftsføres i kontogruppe 64, mens tilhørende serviceavtaler knyttet til maskinen skal utgiftsføres i kontogruppe 67 Kjøp av konsulenttjenester og andre fremmede tjenester. Dersom det er vanskelig å skille på utgifter til leie av en maskin og utgifter til tilhørende serviceavtale, kan både leieutgiften og utgifter til serviceavtalen føres i kontogruppe 64.

Leie av postboks føres på konto 649 Annen leiekostnad.

Kontogruppe 65 Verktøy, inventar og driftsmaterialer som ikke skal føres i kontogruppe 10–12 eller 47–49

I denne kontogruppen utgiftsføres blant annet anskaffelse av maskiner, verktøy, programvare, inventar, datamaskiner, mobiltelefoner, nettbrett, servere og kontormaskiner m.m. med anskaffelseskost lavere enn 50 000 kroner og/eller utnyttbar levetid på under 3 år. Et eventuelt miljøgebyr anses som en del av utgiften og skal derfor utgiftsføres på samme konto som den innkjøpte gjenstanden. Enkeltstående anskaffelser (kjøp) med kostpris på mer enn 50 000 kroner og med utnyttbar levetid på 3 år eller mer skal som hovedregel utgiftsføres i kontogruppe 47 til 49.

Inventar og datamaskiner med tilhørende skjerm med utnyttbar levetid på 3 år eller mer bør utgiftsføres på henholdsvis konto 495 og 498 selv om den enkelte anskaffelsen har en lavere verdi enn 50 000 kroner, se kontogruppe 49.

I og med at kontogruppe 43 kun skal benyttes til utgiftsføring av varer og tjenester som er innkjøpt for videresalg, skal driftsmateriale som benyttes i eller utgjør en integrert del av virksomhetens offentlige tjenesteyting utgiftsføres i kontoklasse 6 og 7. På konto 658–659 føres annet driftsmateriale som ikke faller inn under andre kontoer i kontoklasse 6 og 7. Konto 658–659 Annet driftsmateriale er en “sekkepost” for blant annet driftsmateriale som benyttes i eller utgjør en integrert del av virksomhetens offentlige tjenesteyting. Eksempler på dette er vaksiner eller liknende som kjøpes inn for å gis bort vederlagsfritt, og kjøp av mat og klær til barn i barnevernsinstitusjoner eller liknende. Utgifter til tjenester for klienter, for eksempel medisinsk behandling, frisørbesøk og hobby- og fritidsaktiviteter, skal føres på konto 678-679 Kjøp av andre fremmede tjenester.

Kontogruppe 66 Reparasjon og vedlikehold

Her føres utgifter til reparasjon og vedlikehold av større anleggsmidler som bygninger, infrastruktureiendeler, maskiner og anlegg, og skip, rigger og fly. Kontogruppen omfatter løpende vedlikehold som ikke innebærer varig forbedring eller økt funksjonalitet, som for eksempel mindre malings-, elektriker- og rørleggerarbeid.

Det skilles mellom reparasjon og vedlikehold av egne bygninger (konto 660–662) og reparasjon og vedlikehold av leide lokaler (konto 663). Statsbygg fakturerer periodisk vedlikehold sammen med ordinære leieutgifter. For de virksomheter som leier lokaler hos Statsbygg, anses dette som en del av husleien, og det skal derfor bokføres på konto 631. Dersom andre utleiere har samme praksis som Statsbygg skal samme vurdering legges til grunn og periodisk vedlikehold bokføres på konto 630. Øvrig vedlikehold av leide lokaler skal føres på konto 663.

Reparasjon av kontormaskiner, datamaskiner og annet IKT-utstyr føres også i denne kontogruppen.

Vedlikehold av transportmidler føres i kontogruppe 70.

Enkeltanskaffelser til oppgradering av egne eiendeler med en anskaffelsesverdi på mer enn 50 000 kroner som gir en varig forbedring eller økt funksjonalitet, bør utgiftsføres i kontogruppe 47 til 49.

Kontogruppe 67 Kjøp av konsulenttjenester og andre fremmede tjenester

Kjøp av konsulenttjenester defineres på følgende måte i standard kontoplan:
En konsulent er en ekstern (fysisk eller juridisk) person med spesialkompetanse som for en tidsavgrenset periode engasjeres av virksomheten for å utføre en konkret definert oppgave.

Kjøp av konsulenttjenester jf. definisjonen som ikke utgiftsføres i kontogruppe 43 Forbruk av innkjøpte varer og tjenester eller 45 Fremmedytelse og underentreprise, skal bokføres på konto 670–673.

Kjøp av tilleggskapasitet for en tidsavgrenset periode som krever spesialkompetanse for å utføre en konkret definert oppgave, skal også føres på konto 670–673. Kjøp av tilleggskapasitet som ikke krever spesialkompetanse skal føres på konto 674 Innleie av vikarer.

Kjøp av konsulenttjenester (konto 670 til 673)

Konto 670 Konsulenttjenester innen økonomi, revisjon og juss

Konto 670 benyttes til kjøp av rådgivningstjenester innen økonomi og revisjon, samt kjøp av juridisk bistand. Eventuelt honorarer til revisor for særattestasjoner føres også på konto 670. Dersom virksomheten kjøper lønns- og regnskapstjenester føres dette på konto 676. Ved innleie av person fra konsulentfirma som fungerer som vikarer føres dette på konto 674.

Konto 671 Konsulenttjenester til utvikling av programvare, IKT-løsninger mv.

For kjøp av tjenester til programvare og IKT-løsninger skilles det mellom tjenester til utvikling som føres på konto 671 og tjenester til løpende drift som føres på konto 675. Løpende serviceavtaler for programvare og IKT-løsninger utgiftsføres på konto 675.

Ved behandling av utgifter som det er vanskelig å vurdere om skal utgiftsføres på konto 671 eller 675 så skal aktiviteter som tilfører økt verdi eller økt funksjonalitet i løsninger føres på konto 671. Eksempler på dette er endringer i eksisterende løsninger, løpende forbedringer og nyutvikling.

Konto 672 Konsulenttjenester til organisasjonsutvikling, kommunikasjonsrådgivning, mv.

Konto 672 benyttes til kjøp av rådgivningstjenester til organisasjonsutvikling, rekruttering og lignende. Konsulenttjenester knyttet til ledelsesutvikling skal føres på konto 672. Denne kontoen inneholder også kjøp av tjenester knyttet til kommunikasjons- og informasjonsrådgivning. I tillegg skal kjøp av tjenester til design, visuell profil og lignende føres på konto 672. Utgifter til språkvask hvor innleid personell utvikler eller tolker et budskap skal også føres på konto 672. Utgifter til språkvask som for eksempel forenkling av tekster, renskrivning etc. føres også på konto 678-679, se informasjon i punkt om konto 678 og 679.

Konto 673 Andre konsulenttjenester

På denne kontoen føres kjøp av konsulenttjenester som ikke faller inn under noen av kontoene 670–672. Dette kan for eksempel være kjøp av bistand til utredninger, samfunnsøkonomiske analyser, evalueringer og andre utviklingsoppgaver. I tillegg skal konsulenttjenester i forbindelse med forprosjekter og prosjektledelse føres på konto 673. Innleid personell som utfører oppgaver som erstatter virksomhetens egne ansatte skal utgiftsføres på konto 674.

Kjøp av andre fremmede tjenester (konto 674 til 679)

Konto 674 Innleie av vikarer

Innleie av vikarer er en midlertidig erstatning for bruk av faste eller midlertidige ansatte. En vikar utfører arbeidsoppgaver som normalt utføres av virksomhetens egne ansatte. Innleie av vikarer føres på denne kontoen uavhengig av om vikaren kommer fra vikarbyrå eller fra konsulentfirma. Kjøp av tilleggskapasitet som ikke krever spesialkompetanse, ref. definisjonen av konsulenttjenester ovenfor, skal føres på denne kontoen. Utgifter til lønn til hospitanter føres i kontoklasse 5.

Konto 675 Kjøp av tjenester til løpende driftsoppgaver, IKT

Denne kontoen gjelder kjøp av tjenester til løpende drift knyttet til IKT. Løpende serviceavtaler for programvare og IKT-løsninger utgiftsføres på konto 675. Dersom virksomheten har satt ut sin IKT-funksjon føres utgiftene knyttet til dette på denne kontoen. Utsending av SMS-varslinger vurderes til å være en tjeneste, og utgifter ved kjøp av denne tjenesten skal derfor føres på konto 675.

Konto 676 Kjøp av lønns- og regnskapstjenester

Denne kontoen skal benyttes til kjøp av ordinære lønns- og regnskapsførertjenester som virksomheten forutsettes å måtte ivareta i sin ordinære drift, enten i egen regi eller ved kjøp fra eksterne tjenesteleverandører. Lisenskostnader for lønns- og regnskapskunder av DFØ føres på denne kontoen.

Konto 678 Kjøp av andre fremmede tjenester og konto 679 Kjøp av andre fremmede tjenester, fortsettelse

Konto 678–679 Kjøp av andre fremmede tjenester benyttes til utgiftsføring av innkjøpte tjenester som benyttes i eller utgjør en integrert del av virksomhetens offentlige tjenesteyting som ikke faller inn under andre kontoer i kontoklasse 6 og 7. Ved vurdering av om en utgift skal føres på 673 eller 678–679 må virksomhetene støtte seg på definisjonen av konsulenttjenester som vist ovenfor. Kjøp av andre konsulenttjenester føres på konto 673. Kjøp av andre fremmede tjenester som ikke omfattes av definisjonen føres på konto 678–679. Eksempler på dette er kjøp av barnevernsplasser, plasser i og kjøp av tjenester til drift av asylmottak, fengselsplasser, tolketjenester, straffesaksutgifter, tjenester til fri rettshjelp, miljøovervåking. Andre eksempler er kjøp av teknisk bistand til gjennomføring av digitale kurs, for eksempel utgifter til videoproduksjon, streaming og teksting. Utgifter til språkvask som for eksempel forenkling av tekster, renskrivning etc. føres også på konto 678-679. Utgifter til språkvask som gjelder utvikling eller tolkning av tekster skal føres på konto 672. Videre skal utgifter til tjenester for klienter, slik som medisinsk behandling, frisørbesøk og hobby- og fritidsaktiviteter, også føres på konto 678–679.

Kontogruppe 68 Kontorrekvisita, bøker, møter og kurs

På konto 680 føres utgifter til kontorrekvisita. Utgifter til trykksaker føres på konto 682, også når disse er digitale. Utgifter til annonser og kunngjøringer, blant annet stillingsannonser, føres på konto 683. Annonsering i sosiale medier utgiftsføres i kontogruppe 73 Salg, reklame og representasjon.

Innkjøp av aviser, tidsskrifter, bøker o.l. føres på konto 684, også når disse kun er gjort digitalt tilgjengelig. Elektroniske oppslagsverk føres også på denne kontoen. Innkjøp av aviser, bøker, tidsskrifter og lignende til fagbiblioteker og publikumsbiblioteker føres på konto 685.

Konto 686 Møter benyttes til møteutgifter som ikke passer naturlig inn i konto 687 eller konto 688. Alle utgifter til kompetanseheving av egne ansatte skal føres på konto 687 Kurs og seminarer for egne ansatte. Her føres deltakeravgift på eksterne kurs og utgifter til arrangering av interne kurs og seminarer der formålet er kompetanseheving av egne ansatte. Reiseutgifter som faktureres direkte til virksomheten som er knyttet til kurs og seminarer hvor formålet er kompetanseheving av egne ansatte føres på konto 687. Reiseutgifter som faktureres direkte til virksomheten som ikke er knyttet til kompetansehevende tiltak for egne ansatte føres i kontogruppe 71 Kostnad og godtgjørelse for reise, diett, bil o.l. Eventuelle reiseutgifter for egne ansatte som skal refunderes av virksomheten etter reiseregning føres i kontogruppe 71. Konsulentbistand knyttet til ledelsesutvikling føres på konto 672 Konsulenttjenester til organisasjonsutvikling, kommunikasjonsrådgivning, mv.

Virksomheter som har kurs og seminarer for eksterne deltakere fører utgifter knyttet til dette på konto 688. På konto 689 Annen kontorkostnad føres utgifter som ikke naturlig faller inn under noen av de andre kontoene i kontogruppe 68.

Kontogruppe 69 Telefon, porto o.l.

Konto 690 Telefoni og datakommunikasjon, samband, internett omfatter utgifter til leie av nett, linjer og lignende ved bruk av disse kommunikasjonsmidlene.

Kjøp av telefoner, programvare og lignende utgiftsføres i kontogruppe 65.

Utsending av SMS-varslinger vurderes til å være en tjeneste, og utgifter ved kjøp av denne tjenesten skal derfor føres på konto 675.