Hvordan måle og følge opp om ressursbruken er effektiv?

Gode beslutningsgrunnlag

For at vi skal gjøre de riktige tingene, må vi vite hva de er. Det innebærer å finne ut hva som er de mest hensiktsmessige tiltakene for å dekke behovet. Da må vi først definere problemet tydelig, før vi vurderer ulike måter å løse det på. Hvilket av alternativene gir mest nytte for brukere og samfunn, veid opp mot kostnaden? Hvis problemet er lav fremkommelighet, bør man da bygge bro eller ruste opp fergen? Er nytten ved økt fremkommelighet stor nok til å forsvare kostnaden? Her trenger vi pålitelige og tilstrekkelig grundige beslutningsgrunnlag. 

Utredningsinstruksen hjelper oss å dimensjonere beslutningsgrunnlagene på en god måte. Holder det med enkle analyser, eller krever saken større utredninger, for eksempel ved en full samfunnsøkonomisk analyse eller gjennom utvalgsarbeid? Det avhenger blant annet av størrelsen og kompleksiteten i tiltakene vi planlegger for. Prosjekter med en antatt kostnadsramme på over 1 mrd. kroner, eller 300 mill. kroner for digitaliseringsprosjekter, skal inngå i statens prosjektmodell.

Les mer om utredningsinstruksen. 

Virksomhetsstyring

Effektiv anvendelse av tildelte ressurser for best mulig måloppnåelse er en sentral del av den interne styringen i en virksomhet eller et departement.

• Rammer og føringer fra overordnet myndighet danner grunnlaget for virksomhetsstyringen.
• Virksomhetens ledelse fastsetter mål og eventuelle resultatkrav i ettårig og flerårig perspektiv, med utgangspunkt i de overordnede føringene. Ledelsen prioriterer, planlegger og budsjetterer ressurser og oppgaver innenfor rammen av disponible ressurser det enkelte år og i et flerårig perspektiv.
• Gjennomføringen av aktiviteter, oppgaver og prosjekter som er lagt inn i planene, skjer i virksomhetens operasjonelle drift og utvikling. Ledelsens plan- og oppfølgingsaktiviteter skal tilrettelegge for at prioriterte mål og aktiviteter blir gjennomført på en effektiv og korrekt måte.
• Oppfølgingen og rapporteringen danner grunnlag for læring, styring og kontroll i form av beslutninger om å endre virkemiddelbruken, planene, budsjettene eller drifts- og utviklingsoppgavene. Noen ganger kan det også være aktuelt å vurdere om målene bør endres.

Se mer på nettsidene om virksomhetsstyring og hva er mål- og resultatstyring?

Måle effektiv ressursbruk

Et viktig utgangspunkt for effektiv ressursbruk er klare å måle ressursbruk og resultater, i form av produkter og effekter av tiltak. Med ressurser mener vi de innsatsfaktorene som medgår i produksjon av tjenester og produkter. I statlige virksomheter er den viktigste innsatsfaktoren medarbeiderne og den kompetansen de utgjør.

Produkter og tjenester utgjør virksomhetens leveranser til brukerne. Det kan for eksempel være tilsyn, kurs eller vedtak som fattes. Effekter er de virkninger som brukere og samfunn oppnår som følge av virksomhetens produkter og tjenester.

Dette bør du gjøre: 

• Måle ressursbruk – i form av kostnader eller utgifter
• Definere produkter og tjenester
• Måle effekter i form av endring i tilstand for brukerne, ved for eksempel analyser og evalueringer

Se mer i blant annet praktisk eksempel produktivitet UDI og nettsider om evaluering.

Analysere og vurdere effektiv ressursbruk

Når vi har målt ressurser og resultater, må vi kunne vurdere i hvilken grad ressursbruken er effektiv. 

Dette kan gjøres på ulike måter:

• Knytte ressursbruk til resultater (produkter og tjenester og effekter), ved for eksempel tidsregistrering (sjablonmessig eller registrere konkret aktivitet per tidsenhet)
• Gjennomføre nullpunktsmålinger. Hva er tilstanden før vi gjennomfører tiltaket og utgangspunktet for vurderinger i etterkant?
• Benchmarking (sammenligning) med andre enheter internt eller eksternt
• Sammenligning over tid
• Løpende målinger – bruke indikatorer og styringsparametere
• Helhetlige analyser – bredt kunnskapsgrunnlag
• Evalueringer

Se mer i blant annet «5 steg på veien til god styringsinformasjon».

Rapportere og følge opp effektiv ressursbruk

Når vi har opparbeidet kunnskap om ressursbruken er effektiv, må styringsinformasjonen tas i bruk som grunnlag for forbedring og utvikling.

• Synliggjøre i intern og ekstern rapportering i hvilken grad tiltak og prosjekter knyttet til effektiv ressursbruk blir realisert og mål oppnådd.
• Beskrive og vurdere effektiv ressursbruk (både kostnadseffektivitet og formålseffektivitet) i kapittel 3 i årsrapporten.
• Bruke informasjon om effektiv ressursbruk til å utvikle hva organisasjonen leverer og hvordan.
• Bruke informasjon effektiv ressursbruk inn i arbeidet med budsjettet.

Se blant mer i praktisk eksempel produktivitet UDI og i veiledning årsrapport.