4.1 Effektiv drift og produktivitetsutvikling

DFØ vurderer kontinuerlig nye muligheter for å effektivisere driften. Gjennom blant annet innføring av ny funksjonalitet i våre selvbetjeningsløsninger, ytterligere robotisering og maskinlæring samt utvikling av nye løsninger kan vi utnytte våre ressurser mer effektivt. Summen av alle små og store tiltak fører til tidsbesparelser og økt kvalitet både for oss og kundene. Frigjorte ressurser har blitt benyttet til å videreutvikle og forbedre DFØs økonomitjenester. De har også bidratt til å dekke inn det årlige avbyråkratiserings- og effektiviseringskuttet.

De siste tre årene har vi gjennomført et program for tverrgående teknologiutvikling, der vi særlig har arbeidet med helhetlig arkitektur, dataflyt og innovasjon i utviklingen av DFØs tjenester. Dette bidrar også til at DFØ kan nyttiggjøre seg en mer innovativ og kostnadseffektiv tjenesteutvikling. Se også omtale i kapittel 3.1, «DFØs kunder har effektiv økonomistyring».

DFØ deltar hvert år i EYs nordiske Finance Benchmarking-program, der større offentlige institusjoner med fellestjeneste-funksjoner blir sammenlignet med hverandre og mot internasjonale undersøkelser²⁵. Undersøkelsen søker å ta hensyn til at deltakerne i undersøkelsen har ulike tjenestemodeller og arbeidsdeling, men vi må ta høyde for at enkelte forskjeller i resultatene virksomhetene imellom kan tilskrives dette. Siden DFØ har deltatt i dette programmet i flere år, gir undersøkelsen samtidig et godt bilde på utviklingen i egen virksomhet over tid. I undersøkelsen brukes tall fra året før. Referanseundersøkelsen er en av flere kilder for å identifisere potensielle effektiviseringstiltak på lønns- og regnskapsområdet.

Kostnadseffektivitet i økonomitjenestene	2020	2021
pr. lønnsslipp	13 kr.	13 kr.
pr. håndtert foreldre-/sykepengerefusjon	69 kr.	70 kr.
pr. håndtert reiseregning og utleggsrefusjon	15 kr.	9 kr.
inngående faktura	13 kr.	13 kr.
utgående faktura	9 kr.	9 kr.
posteringslinje hovedbok og periodeavslutning	0,3 kr.	0,3 kr.

Kilde: EYs benchmarkundersøkelse 2021. Resultatmålene (hentet fra benchmarkundersøkelsen i 2020) er her indeksregulert og dermed sammenlignbare med resultatene i 2021.

DFØ oppnår fortsatt gode resultater i årets undersøkelse, selv om kostnadseffektiviteten nå har flatet ut. Utflatingen skyldes i stor grad at DFØ allerede har effektivisert mange av prosessene over mange år, og at vi nærmer oss en grense for hvor mye det er mulig å effektivisere disse. Det er likevel forventet ytterligere effektivisering som følge av utviklingstiltak innen økonomitjenesteområdet, men effektene vil komme mer trinnvis enn tidligere.  Kostnadene knyttet til prosessen for reiseregning og utleggsrefusjon har imidlertid hatt en betydelig nedgang. Det er til tross for langt lavere volum enn tidligere år, som følge av pandemien. Kundenes reisemønster har endret seg under pandemien, som innebærer færre komplekse utenlandsreiser og en større andel enkle innenlandsreiser. Det medfører at gjennomsnittlig behandlingstid går ned.

Sammenlignet med de andre virksomhetene som deltar i undersøkelsen, oppnår DFØ best skåre i fem av seks prosesser: Lønn, offentlige refusjoner, reiseregning/utleggsrefusjon, inngående faktura og regnskapsposteringer.

Vi vurderer kontinuerlig muligheter for å endre arbeidsdelingen mellom DFØ og kundene, og å utføre en større andel av prosessene. Dette gjenspeiles også i ny tjenestemodell, der DFØ utfører alle standardleveranser i grunnpakken.

4.2 Internkontroll og risikostyring

Som en del av arbeidet med styring og kontroll gjennomfører DFØ faste aktiviteter, blant annet risikovurderinger, egenevaluering av internkontrollen og ledernes rapportering av status for internkontrollen på egne områder.

Risikovurderinger er en integrert del av styringen av DFØ. Vi vurderer risiko på flere nivåer i hele virksomheten knyttet til både ordinær drift og enkeltprosjekter. Resultatene av dette arbeidet inngår i beslutningsgrunnlagene for prioriteringer både på strategisk og operativt nivå. På bakgrunn av risikovurderingene har vi i 2021 etablert og gjennomført risikoreduserende tiltak knyttet til blant annet beredskap, systemovervåking, avvikshåndtering, dilemmatrening og habilitetsvurderinger. En rekke tiltak er også gjennomført på personvernområdet, se omtale i kapittel 4.4 «Behandling av personopplysninger». Vi har også styrket kompetansen og kapasiteten på IT-området, og vurdert organiseringen av våre interne fellestjenester på området. Som et resultat av dette vil vi legge til rette for en mer effektiv organisering av tjenestene gjennom å opprette en egen IT-divisjon. Omorganiseringen vil skje i første halvår 2022.

Med utgangspunkt i lederbekreftelsene og egenevalueringen har vi også planlagt, startet og/eller gjennomført flere ulike forbedringstiltak. Dette gjelder særlig innenfor områdene styringsdokumentasjon og prosessbeskrivelser for eksisterende og nyutviklede løsninger og tjenester, implementering av løsninger for vasking og sletting av data, interne rutiner innenfor anskaffelser og informasjonsforvaltning og etablering av internkontrollsystem.

Videre er risikovurderinger av våre prosesser et viktig grunnlag i det løpende forbedrings- og effektiviseringsarbeidet.

DFØ gjennomfører ellers generelle internkontrolltiltak løpende og som en del av ordinær drift innenfor de ulike fagområdene. Det er ikke avdekket vesentlige svakheter i internkontrollen.

Vi har i 2021 innført internrevisjon. Internrevisjonsfunksjonen er organisert som en egen uavhengig enhet. DFØs internrevisjonssjef tiltrådte i juli 2021. I andre halvår 2021 har vi arbeidet med å etablere internrevisjonsfunksjonen i DFØ. Internrevisjonssjefen har blant annet prioritert å bli kjent med organisasjonen, og legge til rette for god forståelse for internrevisjons-funksjonen. I 2021 er det gjennomført en revisjon for å vurdere overordnet status på DFØs styring og kontroll. Revisjonsarbeidet har bestått av dokumentgjennomgang og intervjuer. Revisjonen viser at DFØ i hovedsak har etablert gode mekanismer for å sikre overordnet styring og kontroll. DFØs instruks for internrevisjon, sammendrag av revisjonen for 2021 og revisjonsplan for 2022 er levert til Finansdepartementet.

4.3 Sikkerhet og beredskap

Sikkerhetsarbeidet har også i 2021 vært påvirket av koronasituasjonen. Det er særlig den endrede arbeidshverdagen med stor bruk av hjemmekontor, nye løsninger og prosesser som bidrar til å tilføre nye sårbarheter.

De senere årene har vi sett at de største sikkerhetsutfordringene i Norge knytter seg til store dataangrep, som for eksempel phishing (nettfiske) og løsepengevirus. I DFØ har vi observert en mengde phishingforsøk, både over epost og sms. Et fåtall er målrettede forsøk mot DFØ, blant annet har vi avdekket forsøk på direktørsvindel. DFØ møter utfordringene med ulike tekniske sikringstiltak i systemene, men også gjennom holdningsarbeid blant ansatte for å øke bevisstheten rundt slike utfordringer. Vi har også styrket IT-avdelingen med flere ressurser, både for å øke kapasiteten og kompetansen. Vi vurderer at dette vil gi positiv effekt på IT-sikkerheten.

I 2021 har DFØ vurdert den fysiske sikringen av kontorlokalene i Oslo, Stavanger og Trondheim. Den fysiske sikkerheten er en viktig del av vår totale sikkerhet, både for å trygge ansatte og understøtte informasjonssikkerheten. I Oslo har dette inngått som en del av arbeidet med flyttingen til nye lokaler på Økern.

DFØ har i dialog med Finansdepartementet arbeidet videre med oppfølgingen av den nye sikkerhetsloven. DFØ rapporterer også årlig om sikkerhetstilstanden til Nasjonal sikkerhetsmyndighet og Finansdepartementet, som ble levert i august 2021. Hendelser rapporteres i samsvar med dette, og erfaringene fra hendelsene inngår i vårt løpende forbedringsarbeid.

Hendelser

Vi har hatt fem hendelser knyttet til informasjonssikkerhet i 2021, hvor vi løfter de to følgende:

I april ble det begått et innbrudd i DFØs lokaler i Trondheim. Hendelsen medførte ingen større konsekvenser, verken for DFØ eller våre kunders personopplysnings- og informasjonssikkerhet. Forholdet ble politianmeldt, og DFØ har siden fulgt opp den fysiske sikringen på alle kontorsteder.

I juni feilet en lønnsutbetaling til Universitetet i Stavanger. Da DFØ ble varslet om feilen i banken, var det ikke lenger mulig å utbetale lønn innen fristen. DFØ har fulgt opp saken med den aktuelle banken, som nå har endret sine rutiner. For å unngå at noe lignende skal skje igjen, har DFØ innført en midlertidig manuell rutine for kontroll og oppfølging av filer.

De tre øvrige hendelsene har vært brudd på tilgjengeligheten i forskjellige deler av våre systemer, som har gitt noe nedetid for enkelte av våre kunder.

I tillegg håndterte vi en sak i dialog med flere av våre kunder og Finansdepartementet i oktober 2021: DFØ mottok flere henvendelser fra kunder som ønsket bistand til å hente ut et stort omfang fakturainformasjon, etter at de mottok en rekke innsynsbegjæringer fra et svensk selskap. DFØ bisto kundene med dette. Samtidig informerte vi også Finansdepartementet om saken, som vi vurderte som mistenkelig og som et mulig forsøk på kartleggingsvirksomhet. I et slikt stort omfang kan uskyldig informasjon bli brukt til å avdekke tjenester og tilhørende sårbarheter. Finansdepartementet informerte øvrige departementer og ba DFØ rapportere forholdet til Politiets sikkerhetstjeneste. DFØ har ikke klassifisert saken som en hendelse, men den ble behandlet etter et føre-var-prinsipp.

Sårbarheter

I 2021 varslet cybersikkerhetssenteret ved Nasjonal sikkerhetsmyndighet om flere kritiske sårbarheter hos store IT-leverandører. De tre følgende sårbarhetene er eksempler på slike, som DFØ har arbeidet med å kartlegge og lukke i våre systemer:

Microsoft hadde en null-dagssårbarhet i Exchange som ble utnyttet i forbindelse med et hackerangrep mot Stortinget. Hos DFØ var denne sårbarheten allerede lukket gjennom en tidligere sikkerhetsoppdatering. Ved analyse og dialog med Nasjonal sikkerhetsmyndighet fikk vi avkreftet at sårbarheten hadde vært utnyttet hos oss.

Sårbarheter i Microsofts Windows’ utskriftskø (PrintNightmare) muliggjorde fjernkjøring av kode og utvidelse av rettigheter. DFØ fjernet sårbarheten ved å deaktivere løsningen og deretter sette i verk tiltak.

I desember ble det kjent at en sårbarhet i et loggverktøy (Apache Log4j) muliggjorde fjernkjøring av kode i utsatte systemer. Vi fulgte opp denne sårbarheten med våre underleverandører.

4.4 Behandling av personopplysninger

DFØ behandler store mengder personopplysninger, både om egne ansatte og om personer som er tilknyttet våre kunder og leverandører. De siste årene har vi arbeidet systematisk og målrettet for å etterleve de lovpålagte kravene til behandling av slike opplysninger.

Vi har videreført arbeidet med å følge opp tiltak knyttet til sletterutiner i systemer, oppdatert behandlingsprotokoller og inngått nye databehandleravtaler. Vi har også gjennomført og planlagt risikovurderinger og vurdert personvernkonsekvenser (DPIA, data protection impact assesment) for å ivareta personvernet til de som er registrert i DFØs systemer og løsninger. Videre har vi gjennomført prosesser internt i virksomheten for at medarbeidere skal gå gjennom egne dokumenter og delingsrettigheter med den hensikt å slette/begrense tilgangen til dokumenter med personopplysninger man ikke lengre har tjenstlige behov for. I tillegg har vi begynt å utarbeide et malverk som skal være enkelt å ta i bruk for ansatte som skal gjøre verdivurderinger, risikovurderinger og vurdering av personkonsekvenser.

DFØs personvernombud tiltrådte på heltid fra januar 2021. Personvernombudet gir faglig bistand og gjennomfører interne tiltak for å øke kunnskapen og kompetansen på dette området i hele organisasjonen. Aktivitetene bidrar positivt i arbeidet med å skape en god personvernkultur i DFØ.

Som følge av Schrems II-dommen har vi kartlagt DFØs skytjenester og vurdert ulike alternativer for videre oppfølging. DFØ har også gjennom arbeidet med markedsplassen for skytjenester fått god innsikt i de aktuelle problemstillingene, og vi er i gang med å utarbeide retningslinjer for å ivareta kravene. DFØ vil i samråd med Finansdepartementet vurdere den videre oppfølgingen.

DFØ har tidligere identifisert en potensiell konflikt mellom det offentlige anskaffelsesregelverket og personvernregelverket, knyttet til plikter og rettigheter ved inngåelse av avtaler med underleverandører. For å unngå en regelverkskonflikt er det svært viktig med god dialog mellom partene.  

Det er meldt inn åtte avvik til personvernombudet i 2021. Tre avvik gjaldt tilgang, opplasting eller feilsending av kundens data. DFØ varslet kundene i alle tilfellene. Kundene har etter vår kjennskap ikke varslet hendelsene til Datatilsynet. Tre avvik omhandlet tilgang til eller feilsending av DFØs egne data. DFØ vurderte at hendelsene hadde lav risiko for de berørte ansatte, og varslet ikke Datatilsynet. Ett avvik gjaldt en hendelse der en kunde ved en feiltakelse hadde publisert et internt opplæringswebinar uten samtykke fra DFØs foredragsholdere. Hendelsen ble meldt til Datatilsynet. Det siste avviket gjaldt innbrudd i DFØs lokaler.

4.5 Oppfølging av saker fra Riksrevisjonen

Riksrevisjonen hadde ingen merknader til DFØs regnskap for 2020.

Riksrevisjonen gjennomfører også årlig revisjon av oss som leverandør av økonomitjenester til andre statlige virksomheter. Som en del av revisjonen er det dialog om forbedringsmuligheter. DFØ mottok ingen merknader for regnskapsåret 2020.

DFØ og Riksrevisjonen har et faglig samarbeid om deres revisjon av våre kunder. Dette samarbeidet bidrar til å lette virksomhetenes arbeid med revisjonen, og gir også mindre ressursbruk for DFØ.

4.6 Bemanning og personalforvaltning

DFØ ble i tildelingsbrevet for 2021 bedt om å rapportere antall ansatte og avtalte årsverk i henhold til SSBs statistikk. Disse tallene avviker noe fra DFØs egne data, og skyldes at SSB benytter gjennomsnittstall for hele året mens DFØ benytter tall pr. 31. desember. All øvrig omtale i årsrapporten som knytter seg til antall ansatte og årsverk bygger på data fra vårt lønns- og personalsystem.

Rapportering i henhold til SSBs statistikk

I henhold til SSBs beregning har antall ansatte i DFØ økt fra 569 i 2020 til 718 i 2021 (gjennomsnittstall for hele året). DFØ overtok over 70 ansatte fra Digitaliseringsdirektoratet (Digdir) i september 2020, og årsgjennomsnittet viser derfor ikke den totale oversikten over antall ansatte i dette året. SSBs tall viser at avtalte årsverk har økt fra 556 i 2020 til 703 i 2021.

Avtalte årsverk/ansatte	2020	2021
Avtalte årsverk	556	703
Antall ansatte	569	718

Rapportering i henhold til DFØs lønns- og personalsystem

Ved utløpet av 2021 var 766 ansatte i DFØ, mot 669 året før. Det er en økning på nesten 13 prosent.

Uførte årsverk/ansatte	2020	2021
Utførte årsverk pr. 31 desember	524	658
Antall ansatte pr.  31 desember	669	766

Divisjon	Brutto antall ansatte*	Reduksjon deltid	Reduksjon lange permisjoner pr. 31.12	Utførte årsverk
Divisjon for offentlige anskaffelser	85	0	1	72,4
Kommunikasjonsenheten	15	0	1	11,7
Lønnsdivisjonen	278	3	12	228,2
Regnskapsdivisjonen	176	1,7	3	156,6
Strategi- og fellestjenestedivisjonen	98	1,1	0	90,7
Divisjon for styring, organisering og ledelse	114	0,9	2	98,4
DFØ totalt	766	6,7	19	658

* Alle ansatte med et aktivt ansettelsesforhold pr. 31.12. 2021 uavhengig av ansettelsesstatus (fast, midlertidig, vikar, lærling), også de som er i lange permisjoner på telletidspunktet (foreldrepermisjon m.m.) I tallene inngår ti lærlinger + to pensjonister + elleve timelønnede. Tall fra DFØs lønns- og personalsystem.

Økningen i antall ansatte i divisjon for offentlige anskaffelser g strategi- og fellestjeneste-divisjonen gjelder i stor grad innenfor IT-området, og er kommentert i avsnittet under. Økningen i regnskapsdivisjonen og lønnsdivisjonen skyldes både kundevekst og at virksomheter har endret tjenestemodell til ny grunnmodell. I tillegg har flere tatt i bruk tilleggstjenester fra DFØ. 

Ansatte i sentralforvaltningen

I tildelingsbrevet for 2021 vises det til regjeringens mål om at antall ansatte i sentralforvaltningen skal være lavere i 2021 enn i 2017. Tallene skal være justert for omorganiseringer. DFØs virksomhet som er lokalisert i Oslo inngår i sentralforvaltningen.

Divisjon/enhet	2020	2021
Divisjon for offentlige anskaffelser	71	85
Kommunikasjonsenheten	16	15
Strategi- og fellestjenestedivisjonen	79	98
Divisjon for styring, organisering og ledelse	111	114
Sum sentralforvaltningen	277	312

Utvikling fra 2017 til 2021

Antall ansatte i Oslo har økt fra 159 ansatte i 2017 til 312 ansatte i 2021. Dette skyldes overtagelse av tre fagavdelinger fra Digdir på om lag 120 ansatte, samt en generell oppbemanning primært på IT-området som følge av opptak av flere store kunder, nye oppgaver samt en styrking av arbeidet med sikkerhet. Videre har vi hatt behov for noe flere administrative ressurser for å håndtere veksten i antall ansatte, som bare i 2020 var på 44 prosent.

I samme periode ble over 50 stillinger i applikasjonsmiljøene overført fra Oslo til Stavanger og Trondheim.

Utvikling fra 2020 til 2021

Fra 2020 til 2021 har antall ansatte i Oslo økt fra 277 til 312.  Veksten skyldes i stor grad at vi har fortsatt å styrke IT-området for å øke robustheten og sikre tilstrekkelig kapasitet. I tillegg har divisjonen for offentlige anskaffelser fått forsterket og utvidet sin portefølje innen innkjøpsområdet, markedsplass for skytjenester, klima- og miljøvennlige offentlige anskaffelser og grønn innovasjon. 

Kjønnssammensetning i DFØ

Ved utgangen av 2021 var 452 kvinner og 314 menn ansatt i DFØ. Dette gir en kvinneandel på 59 prosent, som er en liten nedgang fra 60,5 prosent i 2020. Kvinner er godt representert på alle nivå.

Nivå	Stillingskode	Kvinner	Menn
1: Etatsleder	9106	1
2: Divisjonsdirektør	1062 (samt en kvinne på kode 1060 kommunikasjon)	3	4
3: Avdelingsleder	1060, 1056, 1058	10	12
4: Seksjonsleder	1211	26	17
5: Førstelinjeleder		-	-
6: Saksbehandler (fagdivisjoner)	1408, 1065, 1364, 1434	362	219
7: Administrativt personale (støttedivisjon/-enhet)	1408, 1065, 1364, 1434	50	62
Sum hele DFØ	452	314

Toppledergruppen består av fire kvinner og fire menn. På de to ledernivåene under er 36 kvinner og 29 menn. Den totale kjønnsbalansen på ledernivå fordeler seg på 55 prosent kvinner og 45 prosent menn. Vi vurderer at DFØ ikke har utfordringer i kjønnsbalansen verken blant ansatte eller på ledernivå.

Likestilling og mangfold

DFØ skal ifølge likestillings- og diskrimineringsloven og kravene i tildelingsbrevet for 2021, redegjøre for lønnsforhold fordelt etter kjønn, og bruk av ufrivillig deltidsarbeid.

Divisjon/enhet	Alle ansatte	Hvorav midlertidige	Hvorav deltid	Foreldre-permisjon  Gjennomsnitt antall uker
Kvinner	Menn	Kvinner	Menn	Kvinner	Menn	Kvinner	Menn
Lønnsdivisjonen (Stavanger)	191	87	3	5	7	1	21	9
Regnskapsdivisjonen (Trondheim)	92	84	4	6	3	1	22	18
Kommunikasjons-enheten (Oslo)	11	4	3	1	0	0	18	0
Strategi- og fellestjeneste-divisjonen (Oslo)	40	58	3	0	2	1	28	14
Divisjon for styring, organisering og ledelse (Oslo)	75	39	7	4	1	2	27	15
Divisjon for offentlige anskaffelser (Oslo)	43	42	5	2	0	0	5	4
Sum hele DFØ	452	314	25	18	13	5	28	10

I DFØ er det kun strategi- og fellestjenestedivisjonen som har flere menn enn kvinner på divisjonsnivå. Den høye andelen menn gjelder særlig innen IT-området, som inngår som en del av denne divisjonen. Utover dette har alle divisjonene en overvekt av kvinner.

Det er 43 midlertidig ansatte i DFØ, som utgjør 5,6 prosent. 25 ansatte er kvinner (3,3 prosent), og 18 ansatte er menn (2,3 prosent). Ved å trekke ut lærlinger/ansatte på pensjonistvilkår/ timelønnede (i hovedsak studenter) har vi totalt 20 midlertidig ansatte. Dette utgjør en andel på 2,6 prosent.

18 ansatte har deltidsstillinger, og tilsvarer 2,3 prosent. Av disse er 13 ansatte kvinner (1,7 prosent), og fem ansatte er menn (0,7 prosent).

Kvinner har tatt ut 63 prosent av all foreldrepermisjon i 2021, og menn har tatt ut 37 prosent.

Tallene i oversikten er gjennomgått i samarbeid med DFØs ansattrepresentant fra fagorganisasjonene. Det er enighet om at kjønnsfordelingen i DFØ er god, og at andelen midlertidige og deltidsansatte er lav.  Det er også enighet om at tallene for uttaket av foreldrepermisjon synes å være lik nasjonale trender. I det videre arbeidet vil vi vurdere om det er behov for tiltak for å oppfylle arbeidsgivers aktivitets- og redegjørelsesplikt, i tråd med veilederen fra Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir).

Ufrivillig deltid

I desember 2021 gjennomførte vi en kartlegging av ufrivillig deltid i DFØ. Kartleggingen viser at totalt 18 ansatte har deltidsstillinger. NAV har innvilget åtte av disse medarbeiderne gradert uføretrygd, av enten fast eller midlertidig karakter. Fem ansatte har valgt å inngå en delvis avtalefestet pensjon, og fem ansatte har etter eget ønske bedt om redusert stillingsandel. Alle 18 har tilbud om fulltidsstilling, men har av ulike årsaker selv valgt redusert stillingsandel.  

DFØ og en representant for tillitsvalgte har sammen gått gjennom resultatene fra kartleggingen. Samlet sett er partene enige om at det ikke er ufrivillig deltid i DFØ, og det er derfor ikke behov for tiltak på dette området.

Lønnsforskjeller mellom kvinner og menn  

Den totale kvinneandelen i DFØ er 59 prosent. En inndeling av de ansatte i fem grupper viser en større andel kvinner i fire av disse. Det er bare på avdelingsdirektør/divisjonsdirektørnivået at kvinnene er i mindretall, 14 kvinner mot 15 menn. Vi vurderer at dette er en god kjønnsbalanse.

Totalt har kvinner i gjennomsnitt 90,3 prosent av menns lønn (kontante ytelser). På de forskjellige stillingsnivåene har kvinner i gjennomsnitt noe mer lønn i gruppen konsulent/ seniorkonsulent/førstekonsulent og i gruppen seksjonssjef. Dette utgjør henholdsvis 101,8 prosent og 101,9 prosent.

Vi ser en større forskjell på gruppene seniorrådgiver og avdelingsdirektør/divisjonsdirektør, hvor kvinnene har henholdsvis 91,2 prosent og 95,8 prosent av menns lønn. Dette er forskjeller som kanskje kan utfordre kjønnslikestillingen. Materialet er omfattende, og vi vil i samarbeid med DFØs ansattrepresentant analysere dette nærmere i 2022.

Det stilles også krav om å inkludere lærlinger i rapporteringen. Her avhenger lønnen av hvor langt den enkelte er kommet i lærlingeløpet, og forskjeller kan derfor ikke relateres til kjønn.

Stillingsnivå	Kvinner	Menn	Andel kvinner	Total	Forskjeller kontante ytelser
Konsulent, senior konsulent, førstekonsulent	64	46	58 %	110	101,8 %
Rådgiver	162	81	67 %	243	93,5 %
Seniorrådgiver, fagdirektør	177	153	54 %	330	91,2 %
Seksjonssjef	26	17	60 %	43	101,9 %
Avdelingsdirektør, divisjonsdirektør	14	15	48 %	29	95,8 %
Lærlinger	8	2	80 %	10	104,4 %
Total	452*1	314	59 %	766	90,3 %*2

*Direktøren er med i totaltallet, men er for øvrig trukket ut av tabellen.
 ^*2 Totalsummen fremkommer av Bufdirs kartleggingsverktøy basert på rådata fra DFØs lønns- og personalsystem. Resultatet er utregnet på bakgrunn av kvinners og menns respektive andel og samlede inntekt, og er ikke utledet av gjennomsnittet for hver gruppes innbyrdes lønnsforskjell.

Turnover

I 2021 var turnoveren²⁶ i DFØ på 13,3 prosent. Sammenliknet med 12,4 prosent i 2020 og 14,7 prosent i 2019, har turnoveren over tid vært forholdsvis stabil. Vi er likevel oppmerksomme på at flere av våre ansattes kompetanse er ettertraktet i arbeidsmarkedet.

Tilgang på kompetanse for 2021

I løpet av 2021 har DFØ gjennomført 135 rekrutteringsprosesser, der 192 ble ansatt. I 22 av rekrutteringsprosessene var ikke kandidatene kvalifisert for stillingen, og ingen ble derfor ansatt.

Vi registrerer store forskjeller på hvor mange søkere det er til hver stilling. Til IT-stillinger og stillinger der det kreves spisskompetanse er det vesentlig færre søkere. Eksempler på slike stillinger er IT-utvikler, applikasjonskonsulenter og stillinger innenfor offentlige anskaffelser. Til stillinger på lavere nivå som åpner for nyutdannede og kandidater uten særlig arbeidserfaring, er det derimot mange søkere.

Sykefravær

DFØ har nådd sitt mål om at sykefraværet ikke skal overstige fem prosent. I 2021 var sykefraværet på totalt 3,9 prosent, ned fra 4,2 prosent året før. Vi vurderer dette som et akseptabelt sykefravær for en kontorvirksomhet. Bruk av hjemmekontor store deler av året kan ha påvirket sykefraværet, både på grunn av lavere smitterisiko og at ansatte kan ha hatt noe mindre behov for sykemelding ved mildere symptomer.

Status for inkluderingsdugnaden i DFØ

DFØ har i 2021 gjennomført flere tiltak for å nå målet i inkluderingsdugnaden. Vi har deltatt i statens traineeprogram, og i 2021 rekrutterte vi en av disse i fast stilling. Vårt samarbeid med NAV om tilbud av praksisplasser bidrar også som en viktig inngang for personer som står utenfor arbeidslivet. Dette tiltaket er ikke definert som en del av inkluderingsdugnaden, men flere av søkerne tilhører målgruppen og har i ettertid blitt ansatt i DFØ.

Videre har flere av DFØs ledere deltatt på webinarer om inkluderingsdugnaden og mangfoldsrekruttering for å øke ledernes kompetanse og bevissthet om dugnaden. I våre stillingsannonser opplyser vi om mulighet for særbehandling.

DFØ har 225 nyansatte med oppstart i løpet av 2021. Av disse har 12 ansatte hull i CV eller nedsatt funksjonsevne. Dette utgjør 5,3 prosent av ansettelsene, og DFØ har dermed nådd målet i inkluderingsdugnaden. Elleve er tilsatt gjennom ordinære ansettelser og fem av disse har først hatt praksisplass i DFØ. En er ansatt gjennom traineeprogrammet.

DFØ hadde over 2 800 søkere i 135 rekrutteringsprosesser. 123 av søkerne (4,8 prosent) hadde registrert hull i CV-en. 48 søkere (1,7 prosent) har synliggjort at de har nedsatt funksjonsevne.  I hver rekrutteringsprosess der vi har søkere fra denne gruppen, innkaller vi minst en kandidat som synes kvalifisert. I 2021 var 49 av totalt 171 søkere kvalifisert for stillingen de søkte på.

Vi opplever at flere av tiltakene har bidratt positivt i arbeidet med inkluderingsdugnaden. Samtidig erkjenner vi at dette er et langsiktig arbeid der utviklingen må følges over tid, både for å kunne vurdere resultatene og for å tilpasse og eventuelt sette i verk nye tiltak.

Lærlinger

DFØ tilbyr plass til lærlinger som har behov for arbeidspraksis som en del av sitt utdanningsløp. Vi har i flere år tilbudt læreplasser innenfor kontor- og administrasjonsfaget, men vi har også lærlinger innenfor faget medier og kommunikasjon.

Ved utgangen av året hadde DFØ totalt ti lærlinger. Dette er tre flere enn i 2020. Av disse er det sju innen kontor- og administrasjonsfaget og tre innen mediegrafikerfaget. DFØ i Stavanger og Trondheim har to lærlinger hver, og DFØ i Oslo har seks lærlinger.

Fra høsten 2022 vil vi tilby en lærlingplass til innen kontor- og administrasjonsfag, og en innen IT-fag.

4.7 FNs bærekraftsmål

DFØ har i tildelingsbrevet for 2021 blitt bedt om å gi en samlet beskrivelse av hvordan vi bidrar til å oppfylle FNs bærekraftsmål. Vi har definert følgende områder og delmål som relevante for vår virksomhet:

Offentlige anskaffelser

Delmål 8.2: Øke den økonomiske aktiviteten gjennom diversifisering, teknologisk modernisering og innovasjon

DFØ arbeider med flere tiltak innenfor anskaffelsesområdet som har betydning for dette delmålet. Blant annet bidrar digitalisering av offentlige anskaffelser til å gjøre det enklere for oppdragsgivere å gjennomføre konkurranser, og det blir enklere og mer attraktivt for næringslivet å delta i konkurranser om offentlige anskaffelser.

Videre er StartOff et viktig virkemiddel for å legge til rette for at offentlige anbudsprosesser også er relevante for startups. Dette bidrar til å øke konkurransen i leverandørmarkedet, slik offentlig sektor kan oppnå økt ressursutnyttelse, bedre priser og få tilgang til ny teknologi og innovasjon. StartOff vil neste år satse spesielt på bærekraft og utvikling av nye sirkulære løsninger. Se omtale av digitalisering i offentlige anskaffelser og innovasjon i offentlige anskaffelser - Startoff i kapittel 3.2.4, «Prioriterte tiltak».

Delmål 13.2: Innarbeide tiltak mot klimaendringer i politikk, strategier og planlegging på nasjonalt nivå

DFØ arbeider med grønne og innovative offentlige anskaffelser innen prioriterte kategorier som transport og mat. Dette er ett av mange tiltak fremmer grønn samfunns- og næringsutvikling, og som bidrar til at Norge kan nå sine klimamål. Se omtale av bærekraftige og innovative anskaffelser i kapittel 3.2.4, «Prioriterte tiltak».

Delmål 12.7 Fremme bærekraftige ordninger for offentlige anskaffelser, i samsvar med de enkelte landenes politikk og prioriteringer

DFØ har vært pilot i utviklingen av måling på bærekraftsmålets indikator 12.7.1 «Antall land som implementerer bærekraftige retningslinjer og handlingsplaner for offentlige anskaffelser». Dette har nå blitt en offisiell rapportering, der DFØ har levert statistikk og data. Se omtale av bærekraftige og innovative anskaffelser i kapittel 3.2.4, «Prioriterte tiltak».

Arbeid og utdanning

Delmål 8.6: Redusere andelen unge som verken er i arbeid eller under utdanning eller opplæring

DFØ er gjennom arbeidet med traineeprogrammet en pådriver for å øke antall traineeutlysninger i staten, og bistår statlige virksomheter med å nå målene om økt mangfold og inkludering. Dette bidrar til å gi unge mennesker bedre muligheter til å delta i arbeidslivet. Se omtale av traineeprogrammet i staten i kapittel 3.3.8, «Styringsparameter: Utvikling i antall traineer i staten».

Tilgang til offentlig informasjon

Delmål 16.10: Sikre allmenn tilgang til informasjon og beskytte grunnleggende friheter

DFØs løsning statsregnskapet.no legger til rette for at alle som ønsker får en enkel og god tilgang til informasjon om statlig ressursbruk. Dette bidrar til økt åpenhet om hva den norske staten bruker penger på. Se omtale i kapittel 3.4.1, «Styringsparameter: Utvikling i bruk av, og brukertilfredshet, statsregnskapet.no og publiserte månedsregnskap på DFØs nettside».

Miljøtiltak i egen virksomhet

Delmål 12.5: Betydelig redusere avfallsmengden gjennom forbud, reduksjon, gjenvinning og ombruk

DFØ har i flytteprosessen for Oslos kontorlokaler tatt bærekraftige valg for møbler og interiør. Vårt behov er nesten utelukkende dekket med eksisterende møbler fra våre tidligere lokaler. I tillegg har vi overtatt overflødig inventar fra andre statlige virksomheter. Gjennom overføringen av nye fagområder til DFØ i 2020 har vi også fått tilført ny kompetanse på bærekraft. Dette har bidratt blant annet til materialgjenvinning og redesign av gamle møbler. Tiltakene har medført en besparelse på fem millioner kroner, 30 tonn avfall og 50 tonn co2-ekvivalenter²⁷.

Fotnoter

²⁵DFØ var alene om å delta i programmet i årets undersøkelse. De øvrige virksomhetene er inkludert i undersøkelsen ved å fremskrive tidligere års resultater.

²⁶Beregningen baserer seg på Statens personalhåndbok definisjon: Når en arbeidstaker sier opp og slutter i sin stilling i virksomheten, og begynner i ny stilling i en annen virksomhet, og at stillingen arbeidstaker forlater blir besatt av ny arbeidstaker.

²⁷ Co2 er en måleenhet for beregning av klimagassutslipp.