Her finner du en beskrivelse av løsningen for avtalefaktura og hvordan oppsettet utføres.
Hva er en avtalefaktura?
En avtalefaktura er faktura som kommer regelmessig for samme produkt eller tjeneste i henhold til avtale med leverandør.
Eksempler på dette er faktura for strøm, telefonabonnement, husleie og så videre.
Løsning for avtalefaktura
Løsningen for avtalefaktura innebærer en automatisk behandling av regelmessige/periodiske fakturaer.
Opprette avtale
Først må du opprette en avtale i løsningen. Du må så koble avtalen mot en leverandør og angi gyldigheten på avtalen. Gyldighetsdato på avtale sjekkes ved import av faktura.
Opprette objekt
Når avtalen er opprettet må du legge til objekter på avtalen.
På objektene legger du inn objektsID (for eksempel nummeret på en gitt strømmåler). Det er denne identifikatoren (dette nummeret) som må være oppgitt på faktura for at faktura skal kunne kobles til korrekt objekt.
Objekts ID må ligge i feltet for deres ref (ext_ref) på faktura. Når faktura kommer inn med objektsID og importeres i flyten, går faktura til bruker som er angitt på objektet. Faktura er nå påført konteringsforslag fra objektet og må attesteres og godkjennes manuelt.
Angi konteringsforslag
Du definerer ønsket kontering per objekt og legger inn bruker
som skal motta faktura til attestasjon. Slik kan du legge inn ulike
brukere og kontering per objektsID. Du kan også legge inn tekst til
hovedbok per objekt.
Dagens løsning
Løsningen har per nå ikke forhåndsgodkjenning av objektene. Det er derfor, i henhold til økonomiregelverket, ikke mulig med automatisk godkjenning av tilhørende fakturaer. Fakturaer som er tilknyttet et objekt må derfor gå på arbeidsflyt til attestering og godkjenning som vanlige leverandørfakturaer. Fakturaene vil imidlertid være påført konteringsforslaget som hentes fra objektet.
Ny løsning
Det er utviklet en løsning for godkjenning per objekt som vil bli tilgjengelig for DFØs kunder i løpet av våren/sommeren 2021.
Når oppdateringen av løsningen er på plass kan du velge om avtalen skal ha autogodkjenning eller kun gi konteringsforslag. Dette kan endres per objekt når disse legges opp.
Autogodkjenning
Autogodkjenning medfører at avtalefaktura kan sendes til automatisk godkjenning dersom objektet faktura knyttes til er godkjent av bruker med budsjettdisponeringsmyndighet. Det vil si at faktura ikke går til manuell behandling i flyten, men godkjennes og sendes til bokføring automatisk.
Dette kan spare dere for manuell kontroll av faktura dersom dere ønsker det.
Legg inn ønskede kontroller
I forbindelse med autogodkjenning kan dere velge å legge inn ulike kontroller. Dere kan sette opp kontroller på beløpsgrenser og frekvens på fakturering.
Dersom kontrollene som settes opp overskrides må faktura behandles manuelt. Den vil da sendes til attestasjon til brukeren oppgitt på objektet. Den må deretter attesteres og godkjennes manuelt før faktura går til bokføring.