For å utnytte potensialet i regelverket, må offentlige oppdragsgivere få kunnskap om hvordan effektive og bærekraftige anskaffelser kan gjennomføres. Meld. St. 22 (2018-2019) «Smartere innkjøp – effektive og profesjonelle offentlige anskaffelser» inneholder en rekke sentrale tiltak som skal bidra til å oppnå målene på anskaffelsesområdet. DFØ har en sentral rolle i oppfølgingen av denne stortingsmeldingen.

DFØs arbeid på området er konkretisert gjennom flere ulike tiltak i stortingsmeldingen, samt oppdrag i tildelingsbrevet, se omtale i kapitlene under.

Vi viser også til resultatmatrisen for styringsparameterne i kapittel 3.5, «Resultatmatrise for styringsparametere» for rapportering av følgende fire styringsparametere; «Antall løpende fellesavtaler inngått av Statens innkjøpssenter», «Tilrettelagt gevinst av fellesavtaler inngått av Statens innkjøpssenter», «Andel anskaffelser med miljøkrav innen bygg, transport og mat» og «Antall offentlige virksomheter som bruker markedsplassen for skytjenester og antall tjenester som tilbys».

3.2.1 Styringsparameter: Brukernes tilfredshet med DFØs digitale løsninger og tilrettelegging for digitalisering på anskaffelsesområdet

I 2021 ble fagområdet for offentlige anskaffelser for første gang en del av DFØs kunde- og brukerundersøkelse. Resultatene viser at 76 prosent av brukerne er fornøyd med vår tilrettelegging for økt bruk av digitale verktøy i hele anskaffelsesprosessen. Antall respondenter i undersøkelsen var relativt lavt, men DFØ vil arbeide for å øke svarprosenten i neste års kunde- og brukerundersøkelse.  Vi har også fulgt opp resultatene fra undersøkelsen med intervjuer i to brukergrupper. Et flertall av brukerne som sier at de har benyttet tjenester som Doffin, kriterieveiviseren for bærekraftige anskaffelser, eBevis og markedsplass skytjenester, oppgir at de er fornøyde.

3.2.2 Styringsparameter: Grad av modenhet for bruk av digitale verktøy i offentlige anskaffelser

Program for digitale anskaffelser er et sentralt virkemiddel for å effektivisere anskaffelsesprosessen og å realisere gevinster for offentlige virksomheter⁸. Programmet har som mål å tilrettelegge for en heldigital anskaffelsesprosess i løpet av 2024. DFØ måler utviklingen i bruk av digitale verktøy i en undersøkelse som gjennomføres annethvert år. I denne undersøkelsen oppgir offentlige virksomheter hvilke digitale verktøy de benytter. Grad av modenhet ble kartlagt i 2020, der resultatet var 2,8 på en skala fra 1-5 der 1 vurderes som «i svært liten grad» og 5 som «i svært stor grad». Virksomhetenes totale poengsum er omregnet til gjennomsnittspoeng for den gjeldende indikatoren. Neste gjennomføring av undersøkelsen skjer første halvår 2022. Resultatet av undersøkelsen vil være grunnlag for kompetansetiltak som skal bidra til å heve bruken av de ulike digitale verktøy som blir benyttet i anskaffelsesprosessen. I og med at måling ikke har vært gjennomført i 2021, vurderer vi at modenheten er på tilsvarende nivå som i 2020.

3.2.3 Brukernes vurdering av om DFØs tjenester på anskaffelser gir effektivitet og gevinster

I kunde og brukerundersøkelsen i 2021 svarer 57 prosent av brukerne at de er enig i at DFØs tjenester på anskaffelser skaper økt effektivitet i egen virksomhet. Da antallet respondenter er lavt, er det vanskelig å vite om dette er representativt. Vi vil se nærmere på hva som kan være årsakene til den relativt lave skåren. Vi vil i 2022 også arbeide for å øke utvalget i undersøkelsen knyttet til anskaffelsesområdet.

Gjennom våre systematiske evalueringer av gjennomførte arrangementer, oppnår DFØ en skåre på 4,5 på en skala fra 1-6, der 1 er «svært uenig» og 6 er «svært enig». I evalueringene stiller vi blant annet spørsmål om faglig utbytte, innhold og gjennomføring.

Samlet sett er vi fornøyd med de oppnådde resultatene og brukernes tilbakemeldinger på tjenestene vi leverer på dette området.  Resultatene fra våre webinarer er vi spesielt tilfredse med.

3.2.4 Prioriterte tiltak

DFØ har i tildelingsbrevet fått ti enkeltoppdrag på anskaffelsesområdet:

Mer effektive og profesjonelle offentlige anskaffelser

• Stortingsmeldingen «Smartere innkjøp – effektive og profesjonelle anskaffelser» (Meld. St. 22 (2018-2022)) inneholder en rekke tiltak som skal føre til at offentlige midler blir brukt riktig, og samtidig bidrar til innovasjon, et konkurransedyktig næringsliv og en mer effektiv offentlig sektor. DFØ har en sentral rolle i oppfølgingen av flere tiltak i meldingen.

Et av tiltakene i stortingsmeldingen var å utrede konsekvensene av store kontrakter og etterlevelsen av kravet i anskaffelsesregelverket om «å dele opp eller begrunne».  DFØ har gjennomført tiltak for å følge opp utredningen og oppdatert veiledningen. Kravet om vurdering av oppdeling av anskaffelser i delkontrakter er godt integrert i anskaffelsesprosessens ulike trinn, og i malverk og sjekklister. Vi har også innarbeidet dette i webinarer og e-læringskurs.

DFØ har utarbeidet et utkast til veiledning om seriøsitetsbestemmelser og handlingsrommet i anskaffelsesregelverket. Utkastet er til vurdering hos oppdragsgiver for en eventuell samkjøring med den initierte Norgesmodellen før publisering. Veiledningen skal bidra til å motvirke arbeidslivskriminalitet i offentlige anskaffelser. Publiseringstidspunkt vil skje i samarbeid med oppdragsgiver.

DFØ lanserte en veiledning om bruk av dynamisk innkjøpsordning (DPS) i desember 2021.  DPS er en anskaffelsesprosess beregnet for standard produkter og/eller tjenester der det blir stilt krav til elektronisk kommunikasjon. Vi registrerer en økende interesse for bruk av ordningen, som også kan gjøre det enklere for små og mellomstore bedrifter å levere tilbud.  Veiledningen omtaler når det er hensiktsmessig å bruke ordningen, hvordan ordningen gjennomføres og hvilke regler som gjelder. DFØ har også deltatt aktivt i utarbeidelsen av EUs guidelines for dynamisk innkjøpsordning.

DFØ har i tillegg satt i gang tiltak for å styrke kontraktsoppfølgingen i offentlige anskaffelser. Et kontraktsoppfølgingsverktøy er utviklet for å styrke innkjøperes mulighet til å følge opp kontrakter systematisk.  Vi gjennomfører også et pilotprosjekt der fire offentlige virksomheter deltar. Hensikten er å skaffe erfaringer og få innsikt i hvilken betydning kontraktsoppfølging har. Pilotprosjektet pågår frem til sommeren 2022. Vi gjennomfører også webinarer og andre kommunikasjonstiltak for å motivere virksomheter til å sette av ressurser til kontrakts-oppfølging, spre erfaringer og å informere om verktøyet som virksomhetene kan bruke i arbeidet. 

Veiledning og verktøy og kompetanseløft for gjennomføring av gode anskaffelser

• DFØ skal gi veiledning og lage verktøy som bidrar til at offentlige virksomheter har kompetanse i å organisere, styre og lede sin anskaffelsesvirksomhet på en effektiv måte. DFØ skal legge til rette for gode anskaffelsesprosesser og følge opp tiltak for å legge til rette for bedre konkurranse med deltakelse fra små og mellomstore bedrifter.

Utvikling og oppdatering av veiledninger og verktøy er en sentral oppgave for å styrke innkjøpsfunksjonen i offentlige virksomheter. I dette arbeidet er det to hovedmålgrupper: Innkjøpsledere og innkjøpere.

DFØ tilbyr «kompetanseløft til ledere» som i hovedsak består av et mentorprogram for innkjøpsledere og drift av et innkjøpsledernettverk. Målet med mentorprogrammet er å øke kompetansen om innkjøp som strategisk virkemiddel for blant annet å nå virksomhetens mål, oppnå kostnadsbesparelser, øke innovasjonskraften og oppnå mål innen miljø og bærekraft. Mentorprogrammet ble første gang tilbudt i perioden høsten 2020 til høsten 2021 for seks innkjøpsledere og deres virksomheter. Høsten 2021 startet en ny runde med elleve innkjøpsledere fra seks kommuner og fem statlige virksomheter. Mentorprogrammet retter seg mot innkjøpslederne som gjennom samlinger og mentorsamtaler kan dele erfaringer og kompetanse og reflektere over egen lederrolle. I tillegg blir topplederne i de deltakende virksomhetene involvert i arbeidet for å forankre anskaffelser som et strategisk virkemiddel for å nå den enkelte virksomhets målsettinger.

DFØs innkjøpsledernettverk er en arena der offentlige innkjøpsledere deler erfaringer og styrker sin kunnskap om hva det vil si å være leder innen innkjøpsfaget. I 2021 ble det arrangert fem møter med opptil 75 deltakere pr. møte fra hele landet. Dette er på nivå med antall deltakere i 2020.

For å møte kompetansebehovene til innkjøpere er Sertifiseringsordning for offentlige anskaffelser (SOA) blitt utvidet med en ny modul om bærekraft, og ordningen består nå av de to modulene SOA Basis og SOA Bærekraft. Fagplanen for SOA Bærekraft ble lansert i 2020, med den hensikt å gjøre kursleverandørmarkedet i stand til å forberede kurs i forkant av lanseringen av en ny sertifiseringstest i november 2021. Det ble gjennomført 179 SOA Basis-tester i 2021, med en beståttgrense på 74 prosent. Beståttprosenten er som forventet og i tråd med sertifiseringstestens vanskelighetsgrad. Interessen fra kursleverandørmarkedet har vært økende og ved utgangen av 2021 er det seks leverandører som tilbyr kurs basert på SOA Basis fagplanen, og tre leverandører som tilbyr kurs basert på SOA Bærekraft.

Digitalisering av offentlige anskaffelser

• Ved å effektivisere og forbedre offentlige anskaffelser gjennom heldigitalisering av anskaffelsesprosessen, blir det enklere og mer attraktivt for næringslivet å delta i konkurranser om offentlige anskaffelser. Program for digitale anskaffelser (2018-2024) blir videreført i 2021 med hovedvekt på økt bruk av dynamiske innkjøpsordninger (DPS) og utvikling av felles arkitektur og fellesløsninger på nasjonalt nivå for anskaffelsesområdet. DFØ skal videreføre sitt arbeid i programmet.

Arbeidet med heldigitale anskaffelsesprosesser ble videreført i 2021. Dynamisk innkjøpsordning er en viktig prosedyre for å gjøre det enklere for små og mellomstore bedrifter (SMBer) å kunne delta aktivt i offentlige konkurranser. Ordningen krever digitale løsninger og prosedyren egner seg derfor godt for å pilotere en heldigital prosess. For å støtte dette arbeidet har vi startet et arbeid med å etablere en fellesløsning for utarbeidelse av kravspesifikasjoner. Med utgangspunkt i løsningen har vi utarbeidet en mal for innlevering av tilbud, og en modell for hel- eller delvis automatisering av evaluering av tilbud. Fellesløsningen vil bli sentral i den videre piloteringen av heldigital gjennomføring av dynamisk innkjøpsordning.

DFØ har også publisert også en høringsversjon av ny veileder for kjøp av konkurransegjennomføringsverktøy (KGV). Veilederen gir blant annet råd om håndtering av en krevende konkurransesituasjon i KGV-markedet og nye kunngjøringsskjema/ny Doffin. Veilederen inngår som en del av DFØs helhetlige tilbud på området. Den er utarbeidet i nært samarbeid mellom vårt fagmiljø på offentlige anskaffelser, og regnskapsområdet som leverer KGV-verktøy og innkjøpsløsning. I tillegg har vi arbeidet videre med felles arkitektur, og en beta-versjon av ny Doffin-løsning er satt i produksjon fra tidlig i 2. kvartal 2021.

I 2021 har DFØs hovedaktiviteter for å heve kompetansen og den digitale modenheten og det digitale løftet mot en heldigital anskaffelsesprosess vært: Nettverk for digitale anskaffelser, konferansen “Digitale anskaffelser mer enn EHF” samt ulike tekniske seminarer knyttet til effektiv utveksling av data.

	Antall samlinger 2020	Antall samlinger 2021	Antall påmeldte 2020	Antall påmeldte 2021
Nettverk for digitale anskaffelser	4	7	386	440
Workshopserie - heldigital anskaffelse	2	3	220	85*
Effektiv utveksling av data	5	4	210	274

* I 2020; antall interessenter, og i 2021; de som valgte å gå videre med sitt konkrete prosjekt.

Nordisk og europeisk samarbeid

DFØ har tidligere ledet Nordisk-baltisk e-handelsnettverk med støtte fra Nordisk ministerråd. Dette ansvaret er nå overtatt av islandske myndigheter. Sammen med Brønnøysundregistrene og Skatteetaten deltar DFØ i det nordiske prosjektet Nordic Smart Government (NSG). Prosjektet ledes av danske myndigheter og har finansiell støtte fra Nordisk ministerråd. DFØ leder et delprosjekt for leveranse av digitale forretningsdokumenter i NSG. Delprosjektet er et ledd i forlengelsen av arbeidet vi gjør med elektronisk handelsformat (EHF) og bruk av Peppol-nettverket i Norge.

Videre deltar vi i EUs Multi-Stakeholder Expert Group on eProcurement (EXEP), hvor det blant annet er undergrupper på innkjøpsanalyser og dynamiske innkjøpsordninger. DFØ deltar også i arbeid i regi av EUs publikasjonskontor med nye kunngjøringsskjemaer og det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD). I tillegg leder vi det EU-delfinansierte prosjektet InterProc knyttet blant annet til etablering av ny Doffin-løsning.

DFØ har rollen som generalsekretær og øverste leder av OpenPeppol. OpenPeppol er en medlemsbasert, internasjonal, non-profit organisasjon som har ansvaret for blant annet Peppol-nettverket og spesifikasjonene som ligger til grunn for elektronisk handelsformat (EHF). Organisasjonen ble stiftet i 2012 som en oppfølging av det norskledede EU-finansierte Peppol-prosjektet. Nærmere 500 brukere, tjenesteleverandører og offentlige myndigheter fra 39 land er medlemmer.

Digitalisering av anskaffelser gjør det enklere for oppdragsgivere å gjennomføre konkurranser, og det blir enklere og mer attraktivt for næringslivet å delta i konkurranser om offentlige anskaffelser. Vi vurderer at dette arbeidet også bidrar til å oppnå FNs bærekraftsmål 8.2, «Øke den økonomiske produktiviteten gjennom diversifisering, teknologisk modernisering og innovasjon».

Veiledning på prioriterte områder og markeder

• I enkelte typer anskaffelser av en viss størrelse og kompleksitet er det særlig behov for veiledning og kompetanseheving. Dette gjelder blant annet innen bygg, anlegg, eiendom, transport og IT. DFØ skal gi veiledning og bidra til å bygge opp kompetanse om innovative anskaffelser og krav til lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter.

DFØ har lansert to nye avtaler innenfor Statens Standardavtaler (SSA) som skal bidra til bedre IT-anskaffelser; SSA-Sky for etablering og forvaltning av komplekse skytjenester og SSA-"lille-sky" for kjøp av enkle skytjenester. DFØ har også utarbeidet veiledninger om anskaffelse og bruk av skytjenester, se ytterligere omtale av veiledningene i kapittel 3.2.4, «Prioriterte tiltak».

For bygg- og anleggsområdet har DFØ videreført arbeidet med pilotering og utvikling av veiledning om metodikken Best Value Procurement (BVP). Vi har ca. ti pilotvirksomheter og gjennomfører evaluering av prosjekter for å få mer kunnskap om resultater fra bruk av metodikken. I 2021 har vi gjennomført digitale møteplasser hvor pilotene kan dele erfaringer og få ny kunnskap, utviklet nye maler og gjennomført et større webinar for offentlige virksomheter og leverandører.

DFØ lanserte et e-læringskurs om forskriften om lønns- og arbeidsvilkår i 2021. Kurset ble utarbeidet i samarbeid med Arbeidstilsynet, og er ment som et målrettet kompetansehevingstiltak som spesielt setter søkelys på hvordan offentlige innkjøpere kan utføre kontrollplikten etter forskriften om lønns- og arbeidsvilkår. Innenfor arbeidet mot arbeidslivskriminalitet på anskaffelsesområdet, har vi deltatt aktivt i bestillerutvalget til Samarbeidet mot svart økonomi (SMSØ). Sammen med Byggenæringens Landsforening (BNL) og Kommunesektorens organisasjon (KS) har vi utviklet en sjekkliste som kan hjelpe offentlige innkjøpere med å følge opp de omforente seriøsitetsbestemmelsene.

Innovasjon

DFØ tilbyr generell veiledning og konkurranse- og kontraktsmaler for innovative anskaffelser på anskaffelser.no. Veiledning på innovasjonspartnerskap ble revidert i 2021. Arbeidet vil fortsette i 2022 med oppdatert veiledning på før-kommersielle anskaffelser, konkurransepreget dialog og supplering av nye kontrakts- og konkurransegrunnlagsmaler. Vi bistår med fagekspertise i Norges forskningsråds- og Innovasjon Norges evaluering av søknader til finansieringsstøtte for henholdsvis før-kommersielle anskaffelser og innovasjonspartnerskap.  Se også omtale av flere aktiviteter i avsnittet under, «Bærekraftige og innovative anskaffelser».

Bærekraftige og innovative offentlige anskaffelser

• DFØ skal bidra til å øke andelen grønne og innovative offentlige anskaffelser og utarbeide, i samarbeid med Miljødirektoratet, en handlingsplan som skal lanseres i 2021. DFØ skal også bidra til at offentlige virksomheter har kompetanse om hvordan grønne og innovative anskaffelser kan benyttes, og hvordan det kan stilles krav til innovasjon og bærekraft.

Handlingsplan for økt andel klima- og miljøvennlige offentlige anskaffelser og grønn innovasjon ble lagt frem av regjeringen 9. september 2021. Planen har ti hovedgrep for å øke andel grønne og innovative anskaffelser:

• Oppdragsgivere skal fremme null- og lavutslippsløsninger og sirkulær økonomi i prioriterte kategorier 
• Statlige nøkkelvirksomheter går foran
• Grønt kompetanseløft
• Lederutvikling med vekt på grønne anskaffelser og innovasjonskultur
• Bedre tilgang til statistikk og data om grønne og innovative anskaffelser
• Økt samarbeid mellom oppdragsgivere for å utvikle og ta i bruk miljøteknologi og sirkulære løsninger 
• Satsning for å inkludere oppstartsbedrifter innen miljøteknologi i anskaffelsesprosessen
• Økt samarbeid med forsknings- og innovasjonsmiljøer på feltet grønne og innovative anskaffelser
• Teste ut tiltak for bedre oppfølging og etterlevelse innen grønne og innovative anskaffelser
• Økonomisk støtte for merkostnader, risikoavlastning og kompetansebygging

Parallelt med utviklingen av handlingsplanen har DFØ satt i gang en rekke aktiviteter innenfor disse hovedgrepene.

DFØ gjør analyser av konkurransegrunnlag for å kunne si noe om andelen klima- og miljøvennlige offentlige anskaffelser. Foreløpige funn av nøkkelord i konkurransegrunnlag som kan indikere miljøkrav viser en positiv utvikling innen kategoriene bygge- og anleggsvirksomhet, og matvarer og kantinetjenester. DFØ gjør også analyse av kjøretøydata som også viser en positiv utvikling av anskaffelser av elbiler.

Kategori	2020	2021
Bygg og anlegg	54 %	60 %
Matvarer og måltidstjenester	32 %	34 %
Nullutslippsbiler	30 %	42 %

Kilde: DFØs egne analyser av konkurransegrunnlag fra Doffin 2020 og 2021

Statistikken er basert på analyse av konkurransegrunnlag, og bygger på funn av nøkkelord under temaer slik som klimagassutslipp og sirkulærøkonomi. Nøkkelord for bygg og anlegg under temaene klimagassutslipp, miljøledelse, naturmangfold og forurensing har i større grad blitt brukt i 2021 i forhold til 2020. Bruken av nøkkelord under temaene klimatilpasning, sirkulærøkonomi, energi, klassifiseringsordninger, og miljømerker har i hovedsak holdt seg stabilt, samtidig som funn under temaet miljøgifter har gått ned. Vi ser derfor en økning totalt innenfor bygg og anlegg.

Nøkkelord for matvarer og måltidstjenester under temaet klimasmart matinnkjøp har hatt en stor økning fra 2020 til 2021. Samtidig har funn innenfor temaet tropisk avskoging vært stabilt, og matsvinn har gått noe ned. Vi ser derfor en økning totalt innenfor matvarer og måltidstjenester.

Analysen av nullutslippsbiler omfatter kjøpte og leasede personbiler og varebiler i offentlige virksomheter. Vi ser en vesentlig økning i andelen nullutslippskjøretøy i offentlige anskaffelser av person- og varebiler. Andelen anskaffelser av nullutslippsperson- og varebiler er betydelig høyere i offentlig sektor (om lag 42 prosent) enn for privat næringsliv (om lag 25 prosent) i 2021.

Prioriterte kategorier

Handlingsplanen fremhever særlig kategoriene transport, bygg- og anlegg, mat og måltidstjenester, plastprodukter og produkter som inneholder plast. Dette er kategorier DFØ har arbeidet med siden 2017. I tillegg er det også lagt til kategorier som er sentrale i omleggingen til en sirkulær økonomi, som elektroniske og elektriske produkter, batterier, møbler og tekstiler.

Innen transportområdet har DFØ utarbeidet nye innkjøpsråd med oppdatert drivstoffmatrise for tungtransport, inkludert bussdrift. Vi har også startet utviklingen av et verktøy for analyse av lette kjøretøy i offentlig sektor. Hensikten med verktøyet er å gi beslutningstakere i offentlig sektor og andre interessenter innsikt i sammensetningen av den offentlig eide bilparken, og hva som er status på overgangen fra en fossil til utslippsfri bilpark. DFØ har samarbeidet med Høyskolen i Kristiania om en forskningsrapport som undersøker grønne offentlige transportanskaffelsers effekt på innovasjon og næringsutvikling.

Det er utarbeidet flere kriteriesett innen bygg, anlegg og eiendom. I 2021 har DFØ arbeidet med å spre disse. DFØ leder også et nettverk for utslippsfrie byggeplasser. I mars lanserte vi et verktøy for å beregne referansenivå for klimagassutslipp fra materialbruk i bygg. Verktøyet setter krav til maksimalt utslipp for prosjektet og en utslippsramme for bygget.

Innen mat og måltidstjenester har DFØ arbeidet med å spre og videreutvikle en veiledning på klimasmart meny og reduksjon av matsvinn. DFØ deltar i et fireårig forskningsprosjekt med Oslo met om anskaffelsesprosessen og hvordan det kan kjøpes mer bærekraftig mat. I tillegg har DFØ utarbeidet en klimakalkulator med Cicero, som vil bli lansert i 2022.

I 2021 gjennomførte DFØ et prosjekt for å videreutvikle Kriterieveiviseren, og for å gjøre den mer brukervennlig og stimulere til økt bruk. Vi har utviklet en prototype for ny løsning som vil bli videreutviklet og lansert i 2022.

Grønt kompetanseløft

Grønt kompetanseløft er det tiltaket i handlingsplanen DFØ har jobbet mest med å etablere i 2021. I februar lanserte vi en sparretelefon for bærekraftige anskaffelser. Dette er et lavterskeltilbud der brukerne kan ringe inn og diskutere bærekraft og konkrete anskaffelser med en medarbeider hos oss. Hoveddelen av henvendelsene gjelder hvordan virksomhetene kan ivareta bærekraft i konkrete anskaffelser. Tilbakemeldingene fra brukerne er så langt veldig positive. Sparretelefonen er et pilotprosjekt med varighet ut 2022. DFØ vil i evalueringen av piloten vurdere om tilbudet skal innføres som en permanent tjeneste.

I 2021 lanserte DFØ et «Kom i gang med grønne anskaffelser» e-læringsprogram rettet mot innkjøpere, prosjektledere og klima- og miljørådgivere i offentlig sektor. Kurset gir en enkel og praktisk innføring i hva grønne anskaffelser er, og hvordan de kan stille gode klima- og miljøkrav.

DFØ har gjennomført en rekke kompetanse- og spredningsaktiviteter. I samarbeid med Miljødirektoratet og organisasjonen til kommunesektoren (KS) har DFØ arrangert to regionale klimasamlinger, en i Møre og Romsdal og en i Nordland. Begge arrangementene fikk svært gode tilbakemeldinger. DFØ samarbeider også tett med Miljødirektoratet om Klimasatssøknadene og anskaffelsesprosjektene. Vi tilbyr blant annet alle ansatte på Klimasatsmidler opplæring og deltakelse i nettverk.

I 2021 etablerte DFØ et innsatsteam med en ansvarlig fagperson pr. fylke. Fagpersonen vil være et kontaktpunkt for brukerne, som også kan tilby regionstilpassede presentasjoner og kurs ved behov.

Aktiviteter	Antall	Antall påmeldte
Webinarer	22	1860
Innsatsteamet (inkl. 2 klimasamlinger)	34	1409
Nettverksmøter - Utslippsfrie byggeplasser - Møbelnettverk - Klimamåling i anskaffelser - Bærekraftige batterier - Menneskerettigheter	15	302

Bedre tilgang til statistikk og data om grønne og innovative anskaffelser

I 2021 har vi styrket ressursinnsatsen i arbeidet med statistikk og data. For å kunne gi en oversikt over omfanget av innovative og klima- og miljøvennlige innkjøp har vi i 2021 systematisert hvordan vi arbeider med måling. Dette har resultert i to målestrategier, en for klima- og miljøvennlige anskaffelser og en for innovative offentlige anskaffelser. Målestrategiene gir rammer og retning for målearbeidet til DFØ, samt oversikt over hvilke eksterne og interne føringer som er gitt. For å komplettere målestrategiene har vi også utviklet måleplaner. En måleplan gir årlig oversikt over det operative målearbeidet. Dette inkluderer både hva DFØ måler i dag og hvilke planer vi har fremover.

Økt samarbeid mellom oppdragsgivere og nordisk og europeisk samarbeid

DFØ avsluttet i 2021 et treårig prosjekt på oppdrag fra Nordisk ministerråd. Målet for prosjektet var å opprette et samarbeid mellom store nordiske byer, og besto av et bestillernettverk som gjennomførte markedsdialoger og arbeidet for å oppnå utslippsfri levering av varer og tjenester. I 2021 ble også prosjektet «Sirkulære og klimavennlige offentlige innkjøp» etablert under Nordisk visjon. DFØ leder prosjektet som varer ut 2024. Nordisk bestillerdialog og nettverket som er etablert, blir videreført som en del av Nordisk visjon. Nordisk visjon vil også arbeide med markedsdialog innen kategoriene møbler, ikt, batterier og emballasje. I tillegg er det opprettet et eget samarbeidsprosjekt om klimamåling innen offentlige anskaffelser.

Videre deltar DFØ i EUs Green Public Procurement (GPP) advisory group og det europeiske nettverket SPP next. DFØ deltar også i Interreg-prosjektet ProCirc, som har resultert i en verktøykasse for sirkulære anskaffelser. I 2021 gikk vi også inn i The Circular & Fair ICT Pact (CFIT) som er et internasjonalt partnerskap for å akselerere sirkularitet, rettferdighet og bærekraft i IKT-sektoren, initiert av Nederland og ledet av innkjøpsorganisasjoner.

DFØ har vært pilot i utviklingen av måling på FNs bærekraftsmål indikator 12.7.1 «Antall land som implementerer bærekraftige retningslinjer og handlingsplaner for offentlige anskaffelser» under bærekraftsmål 12.7 «Fremme bærekraftige ordninger for offentlige anskaffelser, i samsvar med de enkelte landenes politikk og prioriteringer». Dette er nå en offisiell rapportering, og DFØ leverte statistikk og data i desember 2020. Neste rapportering vil være høsten 2022.

Offentlige anskaffelser er et strategisk virkemiddel i arbeidet for å bidra til at Norge når sine klima- og miljømål innen 2030, og for å fremme grønn samfunns- og næringsutvikling. DFØs arbeid med grønne og innovative offentlige anskaffelser innen prioriterte kategorier som transport og mat bidrar særlig til FNs bærekraftsmål 13.2. "Innarbeide tiltak mot klimaendringer i politikk, strategier og planlegging på nasjonalt nivå".

Bedre innkjøpsdata fra statlige virksomheter

• DFØ skal vurdere hvordan innkjøpsdata kan fremskaffes på en hensiktsmessig måte, og som kan tilgjengeliggjøres for analyseformål. I arbeidet skal det vurderes ressurseffektive metoder for å fremskaffe data fra statlige virksomheter, herunder behovet for en særskilt lovhjemmel. Det skal også utredes tekniske løsninger for innsending, forvaltning, analyse og distribusjon av data, samt kostnader og nytte av slike løsninger.

DFØ har definert at innkjøpsdata i denne sammenheng vil være regnskapsdata hentet fra DFØs regnskapssystem⁹ og fakturadata hentet fra DFØs ulike fakturabehandlingssystemer¹⁰. Begge deler er offentlige dokumenter som er åpne for innsyn. Samtidig inneholder disse dataene personopplysninger. Behandling av personopplysninger er bare lovlig når minst ett av vilkårene i personvernforordningen artikkel 6 første ledd¹¹ er oppfylt. På bakgrunn av dette må DFØ utrede videre hvilket behandlingsgrunnlag som kan være aktuelt for behandling av regnskapsdata og fakturadata. DFØ leverer regnskapstjenester til 81 prosent av alle statlige virksomheter, og har tilgang til en stor mengde data. Vi vil arbeide for å finne løsninger for å tilgjengeliggjøre innkjøpsdata som ivaretar våre forpliktelser overfor kundene. Innsending av regnskapsdata én eller to ganger i året kan gjøres gjennom et relativt enkelt uttrekk fra DFØs regnskapssystem. For fakturadata har vi vurdert to alternativer; Innhenting av fakturadata fra Peppol-nettverket og innhenting av fakturadata fra DFØs ulike fakturabehandlingssystemer. Vi anbefaler på kort sikt å arbeide videre med innhenting fra DFØs fakturabehandlingssystemer. DFØ vil fortsette arbeidet med å utrede løsninger for å overføre regnskapsdata til felles dataplattform.

DFØ har siden 2018 arbeidet med å utvikle en nasjonal datasjø for innkjøpsdata. I 2021 har vi etablert samarbeid med øvrige dataplattforminitiativer i DFØ, og vi vil etablere en pilot for å utrede overføring av regnskapsdata til felles dataplattform. Vi har også arbeidet med å få innarbeidet analysefunksjonalitet i dataplattformen som er under utvikling. Detaljerte innkjøpsdata i datasjøen er ikke et sluttprodukt i seg selv, og har liten verdi hvis den ikke distribueres videre til våre målgrupper på et egnet format. DFØs målgrupper har ulike behov for informasjon basert på sin rolle, kompleksitet i behov og kompetanse hos brukeren. På bakgrunn av dette har DFØ definert flere dataprodukter som skal utvikles; dybderapporter, rådata, ferdige historier og dynamiske dashboard.

Retningslinjer for kjøp av konsulenttjenester i staten

• For å legge til rette for ressurseffektiv bruk av konsulenttjenester i staten, skal DFØ utarbeide et utkast til retningslinjer for slike kjøp. Retningslinjene skal inneholde anbefalinger for strategisk forankring og praktisk gjennomføring, samt belyse fallgruver. Arbeidet skal organiseres som et prosjekt, der også Finansdepartementet, Kommunal- og moderniseringsdepartementet og Nærings- og fiskeridepartementet deltar.

DFØ utarbeidet i 2021 utkast til retningslinjer for bruk av konsulenttjenester i staten. Rapporten inneholdt retningslinjer innen fem områder: Strategi for bruk av konsulenttjenester, oversikt og rapportering, planlegging i kontraktstrategi, gjennomføring av anskaffelsesprosessen og kontraktsoppfølging. Utkastet ble utarbeidet i dialog med Finansdepartementet, Kommunal- og distriktsdepartementet og Nærings- og fiskeridepartementet, og ble ferdigstilt i juni 2021. Utkastet til retningslinjer vil være utgangspunkt for videre arbeid og oppfølging av tiltak i 2022.

Styrking av Statens innkjøpssenter

• Statens innkjøpssenter blir i 2021 styrket med 9,2 millioner kroner for å kunne inngå flere felles innkjøpsavtaler for staten. I 2021 er de planlagte aktivitetene i hovedsak knyttet til utlysing av nye avtaler innenfor statens reisevirksomhet og IKT. DFØ skal vurdere hvordan det gjennom felles innkjøpsavtaler for staten kan stilles krav om og legges til rette for bærekraft og innovasjon. Direktoratet skal utarbeide to analyser: 1) En oppdatering av gevinstanslagene for reisekategorien der det tas hensyn til effekter av covid-19 pandemien, og 2) en oversikt over gevinster som følge av inngåtte avtaler for reisekategorien.

DFØ har i 2021 styrket ressursinnsatsen i Statens innkjøpssenter. Den økte kapasiteten har ført til at vi har satt i gang flere nye prosesser. Vi venter at effekten vil kunne hentes ut i 2022. Det er ikke etablert nye innkjøpsområder i 2021.

Statens innkjøpssenter har i 2021 forvaltet 12 fellesavtaler fordelt på fem innkjøpsområder. Fram til 30. september var det 15 fellesavtaler fordelt på seks innkjøpsområder. Som følge av en midlertidig forføyning mot anskaffelsesprosessen for ny statlig fellesavtale på forbruksmateriell, ble ny kontrakt inngått først etter årsskiftet.

Videre har vi startet anskaffelsesprosesser innenfor kategoriene IKT og reise. I tillegg arbeider vi med fornyet konkurranse for avtaleområder som er i ferd med å løpe ut. Vi planlegger også for å utarbeide en ny handlingsplan for innkjøpskategorien Kontor.

I handlingsplanen for økt andel klima- og miljøvennlige offentlige anskaffelser og grønn innovasjon er Statens innkjøpssenter trukket fram som en nøkkelvirksomhet. Dette betyr at vi arbeider med å legge til rette for miljøvennlige, sirkulære og bærekraftige løsninger, særlig innenfor områdene reise, forbruksmateriell og IKT.

Markedsplass for skytjenester

• DFØ skal videreføre arbeidet med å etablere og videreutvikle markedsplassen for skytjenester. Dette innebærer også å utarbeide standardkrav til sikkerhet for ulike typer tjenester med stor utbredelse i offentlig sektor. DFØ skal gi veiledning til både å finne fram til riktig tjeneste og å gjennomføre anskaffelsen. Det er et særlig behov for veiledning og kompetanseheving for anskaffelse av IKT-løsninger, der sikkerhet ved tjenesteutsetting og skytjenester står sentralt. Markedsplassen skal være etablert og satt i drift innen utgangen av 2021.

Markedsplassen for skytjenester i offentlig sektor gir offentlige virksomheter hjelp til å finne fram til og benytte kostnadseffektive og sikre skytjenester. Markedsplassen ble lansert av DFØ med pilotfunksjonalitet våren 2021, deretter videreutviklet og satt i drift i desember 2021. Vi vil fortsette å tilføre ny funksjonalitet til markedsplassen i 2022.

Vi har utarbeidet om lag 40 veiledninger innenfor anskaffelse og bruk og informasjonssikkerhet i forbindelse med skytjenester. Veiledningene inneholder blant annet standardkrav til sikkerhet som videreutvikles i takt med de planlagte inngåelsene av felles innkjøpsavtaler i 2022 og 2023.

DFØ inngikk i 2021 et samarbeid med Digdir om styring og ledelse av koordineringsarbeidet etter Schrems II¹² i regi av SKATE¹³ -utvalget. Vi vurderer at dette vil gi verdifull informasjon til fremtidige inngåelser av felles innkjøpsavtaler på skytjenesteområdet. Markedsplassen for skytjenester har initiert tre anskaffelsesprosesser innenfor skyavtaleområdet, som vil bli kunngjort i løpet av første halvår 2022.

I desember 2021 ble Markedsplassen for skytjenester underlagt Statens innkjøpsråd, og gitt fullmakt til å inngå felles innkjøpsavtaler i statsforvaltningen.

Innovasjon i offentlige anskaffelser - StartOff

• DFØ har i 2021 fått tildelt 4,9 millioner kroner av en total bevilgning fra staten på 7,9 millioner kroner til den offisielle oppstarten av StartOff, og arbeidet med å gjøre det enklere for oppstartsselskaper å inngå kontrakter med det offentlige. Øvrige deltakere i programmet er Digitaliseringsdirektoratet og Leverandørutviklingsprogrammet. Det skal minimum gjennomføres 12 prosjekter i løpet av året. DFØ får ansvar for å lede og drifte ordningen og for innkjøpsfaglig veiledning og gjennomføring av prosessene. StartOff vil bli følgeevaluert i 2021.

StartOff er et virkemiddel for innovasjon i offentlig og privat sektor. Gjennom en rask, enkel og forutsigbar prosess bringer StartOff offentlige oppdragsgivere og startups sammen for å løse utfordringer i offentlig sektor, spre nye løsninger til flere aktører i det offentlige markedet og skape næringsvekst i privat sektor.

I løpet av etableringsåret 2021 har StartOff gjennomført og igangsatt 12 prosjekter som adresserer ulike behov i offentlig sektor. Utfordringene dekker ulike fagområder innen blant annet forenkling, klima og miljø, tjenesteutvikling og infrastruktur. Eksempler på dette er blant annet prosjekter om automatisk arkivering av e-post i Arkivverket, digital overvåkning av kritisk infrastruktur i Kristiansand kommune og klimavennlige innkjøp i Kongsvingerregionens innkjøpssamarbeid. I tillegg har NAV gjennomført to prosjekter for rekruttering i StartOff-regi, Larvik kommune har utviklet en fysisk «Gaming-park» for å styrke folkehelsen blant unge og Patentstyret utvikler en løsning for overgangen til aktivitetsbasert arbeidsplass. Alle disse offentlige oppdragsgiverne har eller er i ferd med å utvikle nye løsninger i samarbeid med startups gjennom den etablerte StartOff-modellen.

Det har vært gjennomgående stor interesse fra startups, med mellom sju innsendte idéskisser til Arkivverket og hele 56 til ett av NAV sine prosjekter. De fleste mottar mellom 11 og 17 idéskisser fra leverandørene. Det er svært høy respons sammenliknet med tradisjonelle anskaffelser i offentlig sektor. Av de prosjektene som er avsluttet ved utgangen av 2021 har alle, med unntak av ett, gått videre til anskaffelse eller videreutvikling.

Både oppdragsgivere, statlig aktører og kommuner samt startups oppgir å være godt fornøyde med StartOff. Dette gjelder både bistanden gitt av StartOff, StartOff som rammeverk for selve anskaffelses- og utviklingsprosessen, og samarbeidet med den respektive partner fra henholdsvis offentlig sektor og leverandør.

StartOff er også et sentralt virkemiddel i arbeidet med å nå FNs bærekraftsmål, spesielt nr. 8.2., «Øke den økonomiske produktiviteten gjennom diversifisering, teknologisk modernisering og innovasjon». Gjennom å tilrettelegge slik at offentlige anbudsprosesser også er relevante for startups, øker konkurransen i leverandørmarkedet. Slik kan offentlig sektor oppnå økt ressursutnyttelse, bedre priser og ikke minst få tilgang til ny teknologi og innovasjon. Ved å dele opp store kontrakter i mindre deler åpner StartOff det offentlige markedet for flere leverandører og gjør det mulig for offentlige virksomheter å starte innovasjons- og utviklingsarbeid i mindre skala med mer konkrete oppdrag.

I 2022 vil StartOff satse spesielt på bærekraft og utvikling av nye sirkulære løsninger.

3.2.5 Vurdering og analyse av utvikling for hovedmål 2: Offentlig sektor gjennomfører effektive og bærekraftige anskaffelser

DFØs hovedprioriteringer og aktiviteter legger til rette for at offentlige virksomheter gjennomfører effektive og bærekraftige anskaffelser, og våre tjenester er etterspurt av offentlige oppdragsgivere. Vi opplever stor interesse og deltakelse på nær sagt alle tiltak som settes i gang. Deltakelsen på fagseminarer og i fagnettverk er gode måleparametere, og indikerer at offentlig sektor ønsker å øke sin faglige modenhet knyttet til å gjennomføre effektive og bærekraftige anskaffelser. I 2021 er det spesielt veiledning og kompetanseheving knyttet til bærekraft som har fått økt oppmerksomhet fra våre brukere. Arbeidet med handlingsplanen for grønne anskaffelser har gitt et løft i utarbeidelsen av veiledningsmateriell og spesielt bruk av kriterier for kategoriene, mat, bygg-, anlegg- og eiendom (BAE) og transport. I en rapport fra Riksrevisjonen¹⁴ kommer det blant annet fram at det er utarbeidet et omfattende veiledningsmateriell om grønne offentlige anskaffelser, men at det er behov for å gjøre det mer brukervennlig og kjent. I tillegg vil arbeidet med grønne offentlige anskaffelser kreve god koordinering mellom ansvarlige departementer. DFØ vil i 2022 følge opp rapporten og sette i verk tiltak i tråd med anbefalingene.

DFØs tiltak er bredt sammensatt, og oppdatering og modernisering av veiledere kombinert med en rekke målrettede kompetansehevingstiltak har vært blant kjerneaktivitetene. Med grunnlag i etterspørselen og tilbakemeldinger vurderer vi at tiltakene og virkemidlene er balansert, riktig sammensatt og brukerrettet.

Analyser av hvordan anskaffelser.no besøkes viser at Statens Standardavtaler (SSA) er mye benyttet og er et stort aktivum for våre brukere. Over to millioner brukere har besøkt nettstedet anskaffelser.no i 2021. Nettstedet er modernisert, og vi arbeider systematisk for å forbedre tjenestene. Vi har publisert nye veiledere for dynamisk innkjøpsløsning og for å følge opp «del opp eller begrunn prinsippet». Begge er tiltak for å styrke mulighetene for små og mellomstore bedrifters adgang til å delta i offentlige konkurranser.

På digitaliseringsområdet registrerer vi positive effekter av et langsiktig standardiseringsarbeid. DFØs egne målinger viser en markant økning i offentlige virksomheters bruk av standardiserte formater knyttet til EHF-faktura og EHF-ordre, med henholdsvis 28 prosent EHF-fakturaer og 41 prosent EHF-ordre fra 2020 til 2021. I tillegg viser etterspørselen etter nyere EHF-formater en betydelig økning. Vi vurderer at den positive utviklingen i bruk av digitale formater viser at virksomhetene ser stor nytteverdi av digital samhandling.

For Statens innkjøpssenter er det særlig to effekter vi følger med på: Det ene er direkte besparelser som følge av vårt arbeid og bruk av markedsmakt ved å samle statlige aktører for å inngå og drifte statlige rammeavtaler. Dersom virksomhetene benytter avtalene i tråd med forventet volum, kan staten spare ca. 230 millioner kroner hvert år. Den andre effekten er prosesseffekten ved at det inngås én avtale i stedet for at alle virksomheter skal bruke ressurser på å inngå egne avtaler. Prosessgevinster knyttet til digitalisering og effektiv veiledning reduserer statlige virksomheters behov for juridisk bistand og utvikling av egne digitale løsninger.

Fotnoter

⁷Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) endret navn til Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD) 1. januar 2022. I årsrapporten omtaler vi departementet med nytt navn og forkortelse.

⁸Jf. Meld. St. 22 (2018-2019) «Smartere innkjøp – effektive og profesjonelle offentlige anskaffelser»

⁹Unit4 ERP

¹⁰Basware, Contempus og Unit4 ERP

¹¹Personopplysningsloven, artikkel 6, behandlingens lovlighet: Behandlingen er bare lovlig dersom og i den grad minst ett av følgende vilkår er oppfylt:
a) den registrerte har samtykket til behandling av sine personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål,
b) behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse,
c) behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler den behandlingsansvarlige,
d) behandlingen er nødvendig for å verne den registrertes eller en annen fysisk persons vitale interesser,
e) behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt,
f) behandlingen er nødvendig for formål knyttet til de berettigede interessene som forfølges av den behandlingsansvarlige eller en tredjepart, med mindre den registrertes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter går foran og krever vern av personopplysninger, særlig dersom den registrerte er et barn. Nr. 1 bokstav f) får ikke anvendelse på behandling som utføres av offentlige myndigheter som ledd i utførelsen av deres oppgaver.

¹²EU-domstolen avsa 16. juli 2020 en prinsipiell dom om overføring av personopplysninger til land utenfor EU/EØS. Dommen kan få betydning for flere digitale løsninger som benyttes av innbyggere, offentlige og private virksomheter.

¹³Skate er et strategisk samarbeidsråd og rådgivende samarbeidsråd og rådgivende organ til Digitaliseringsdirektoratet og kommunal- og distriktsministeren.

¹⁴Riksrevisjonens undersøkelse av grønne offentlige anskaffelser - Dokument 3:5 (2021–2022).