DFØ leverer fellestjenester innenfor lønn og regnskap. Våre systemløsninger ivaretar kravene i statlige regelverk.
Vår tjenestemodell ble endret i 2020, og består nå av en grunnpakke med standardtjenester innenfor hvert område. Grunnpakken kan utvides med flere tilleggstjenester som kundene selv velger. 70 prosent av lønns- og regnskapskundene benytter seg av den nye tjenestemodellen. I dialog med øvrige kunder arbeider vi for at flest mulig velger å gå over til ny modell.
På lønnsområdet leverer vi tjenester innenfor blant annet lønnskjøring, reiseregninger, tidsystem, turnus, offentlig rapportering og refusjonshåndtering. Vi er også i gang med å tilby systemstøtte innen HR, som for eksempel rekruttering og medarbeideroppfølging, samt et lønnsforhandlingssystem.
På regnskapsområdet tar vi imot fakturaer, håndterer utbetalinger og leverer tjenester knyttet til periodeavslutning, innkjøp og prosjektoppfølging. I tillegg tilbyr vi tjenester innenfor blant annet tidstyring, økonomistyring og statlige regnskapsstandarder (SRS). Vi leverer også et konkurransegjennomføringsverktøy for anskaffelser som inkluderer et kontraktsadministrasjonsverktøy.
Mange av tjenestene er basert på selvbetjeningsløsninger. På begge områder gjennomfører DFØ kontinuerlig forbedringer og oppgraderinger av systemene. For at kundene skal få best mulig utbytte av våre tjenester, tilbyr vi en rekke opplæringstiltak i bruk av løsningene.
De siste tre årene har vi gjennomført et program for tverrgående teknologiutvikling, der vi særlig har arbeidet med helhetlig arkitektur, dataflyt og innovasjon i utviklingen av DFØs tjenester. Oppgavene i programmet vil bli overført til en ny IT-divisjon som blir etablert i 2022.
Våre tiltak og utviklingsaktiviteter på økonomitjenesteområdet fremgår i omtalen under.
Vi viser også til resultatmatrisen for styringsparameterne i kapittel 3.5, «Resultatmatrise for styringsparametere» for rapportering og omtale av følgende tre styringsparametere; «Andel kunder som benytter SRS», «Grad av korrekthet i DFØs økonomitjenester» og «Andel kunder på ny tjenestemodell».
3.1.1 Styringsparameter: Kundenes vurdering av om DFØs fellestjenester på økonomiområdet gir effektivitet og gevinster
I kunde- og brukerundersøkelsen i 2021 ble kundene spurt om DFØs økonomitjenester gir effektivitet og gevinster for virksomheten. Blant de som har vært i kontakt med oss, svarer 84 prosent av lønnskundene og 83 prosent av regnskapskundene at tjenestene medvirker til det. Vi vurderer at dette er et godt resultat. I 2021 er det kun ledere som har fått spørsmål om DFØs lønns- og regnskapstjenester gir effektivitet og gevinster, og om de er kostnadseffektive. Som følge av at utvalget i undersøkelsen er endret i 2021, er resultatene ikke sammenlignbare med 2020.
I 2021 har vi hatt dialogmøter med flere av de strategiske kundene og departementene der vi fikk tilbakemeldinger som understøtter resultatene fra kundeundersøkelsen. Kundene viser stor interesse for våre nye tjenestetilbud. Vi har i tillegg fått presentert ønsker om ytterligere leveranser, som er knyttet opp mot våre eksisterende tjenester og som vil bidra til å dekkes kundenes behov. Også fra den øvrige kundemassen opplever vi stor interesse for nye tjenester.
3.1.2 Styringsparameter: Kundenes vurdering av om deres økonomiske data er lett tilgjengelig og gir god støtte i virksomhetsstyringen
I kunde- og brukerundersøkelsen i 2021 svarer 87 prosent av lønns- og regnskapskundene at deres økonomiske data er lett tilgjengelig og gir god støtte i virksomhetsstyringen. Dette er et godt resultat. I 2021 har utvalget i undersøkelsen kun bestått av ledere og fagbrukere. Endringen i utvalget påvirker mulighetene for å sammenligne med resultater fra tidligere år. Samtidig opplever vi at et mer målrettet utvalg gir et bedre grunnlag for å undersøke brukernes vurdering av tilgang og bruk av økonomiske data. Innenfor rapportering på lønnsområdet har vi gjennom selvbetjeningsløsningen tilgjengeliggjort en ny innsiktsløsning for ledere og fagbrukere hos alle kunder. I innsiktsløsningen blir både fellesrapporter og tilleggstjenester, som for eksempel kundespesifikke rapporter for styring og kontroll, gjort tilgjengelig. Rapportløsningen blir kontinuerlig utviklet og forbedret. Bruken av løsningen har økt både blant ledere og fagbrukere.
Økt tilgjengelighet i den enkelte virksomhet har bidratt til mer bruk av løsningen. Noe av økningen skyldes også økning i kundemassen. Vi ser en tydelig tendens til at nye kunder ofte benytter nye tjenester i større grad enn de eksisterende kundene.
På regnskapsområdet får kundene tilgang til informasjon om budsjett, regnskap, prognose og nøkkeltall gjennom DFØs styringsløsning Økonomiinfo. Økonomiinfo legger til rette for informasjon både for kontantregnskap og SRS-regnskap. De fleste regnskapskundene har tilgang til Økonomiinfo. I kunde- og brukerundersøkelsen svarer over 85 prosent av respondentene at de synes informasjonen gir grunnlag for god styring.
Bruk av løsning | 2020 | 2021 |
Antall brukere | 1 500 | 1 600 |
Antall brukerklikk | 309 300 | 334 400 |
*Tall pr. 1. oktober 2021.
Vi registrerer en økning både i antall brukere og antall klikk i løsningen. Denne utviklingen understøtter også de positive resultatene i kunde- og brukerundersøkelsen.
3.1.3 Styringsparameter: Utvikling i bruken av DFØs digitaliserte løsninger
På økonomitjenesteområdet tilbyr DFØ nå en ny standardpakke som innebærer at prosesser som en del av kundene tidligere har utført manuelt, nå gjøres digitalt av DFØ.
DFØ tilbyr også flere tilleggstjenester til kundene. Vi ser at jo mer funksjonalitet og tjenester kundene tar i bruk, jo større effekt har løsningene. I tillegg øker brukertilfredsheten. På lønnsområdet tilbyr vi mye funksjonalitet som treffer sluttbruker. Vi registrerer også at det er viktig for kundene å få en god helhetlig brukeropplevelse. DFØs mål på økonomitjenesteområdet er derfor å få kundene til i størst mulig grad å ta i bruk den funksjonaliteten vi tilbyr.
Måleindikator | Inngangen av 2021 | Utgangen av 2021 |
Antall kunder med DFØ HR | 0 | 0 |
Antall kunder med lokal lønnsforhandlinger | 0 | 0 |
Antall kunder med turnus | 11 | 13 |
Antall kunder med tidløsningen | 152 | 154 |
Antall kunder med tilsetting og arbeidskontrakt | 12 | 14 |
Antall kunder med sykmeldingsrobot | 91 | 100 |
Antall kunder med reiseregningsrobot | 81 | 86 |
Antall kunder med app | 170 | 174 |
Antall kunder med chatbot | 170 | 174 |
Antall kunder med Innsikt | 169 | 174 |
Antall kunder med supplerende budsjettstyringsverktøy | 0 | 0 |
Antall virksomheter som benytter ny innkjøpsløsning | 20 | 29 |
Antall kunder som har tatt i bruk konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) | 70 | 74 |
Antall kunder som har tatt i bruk digitale bilag | 110 | 115 |
Antall kunder med Økonomiinfo | 130 | 133 |
Antall kunder med Tidstyring | 27 | 36 |
Vi ser en positiv utvikling også når det gjelder bruken av den enkelte funksjonalitet. I november 2021 oppnådde vi for eksempel en milepæl med over 1 million innlogginger på DFØs app. DFØ har siden 2019 også benyttet en digital assistent som besvarer spørsmål fra kundene på lønnsområdet. Bruken har økt jevnt siden lanseringen. Fra 2020 til 2021 økte antall samtaler med den digitale assistenten fra om lag 26 600 til 34 800.
Den digitale assistenten svarer ut en andel på hele 98 prosent av henvendelsene. Kun to prosent blir håndtert av vår manuelle chat. Flest henvendelser kommer fra honorarmottakere og gjelder spørsmål om reise.
Vi har i mange år gjennomført tiltak for å øke andelen elektroniske fakturaer (EHF). Dette har gitt gode resultater. I en enkeltmåned i 2021 var andelen hele 90 prosent. Ved utgangen av 2021 utgjorde EHF-fakturaene akkumulert 86 prosent av alle bilagene, mot 84 prosent i 2020.
Vi er fornøyde med den positive utviklingen der kundene både tar i bruk stadig flere funksjoner og moduler, og samtidig øker sin bruk av den enkelte funksjonalitet våre digitale tjenester.
3.1.4 Utviklingstiltak for lønns- og regnskapstjenestene
DFØ prioriterer utviklingstiltak innenfor lønns- og regnskapstjenestene både med utgangspunkt i at kundene skal ha effektiv økonomistyring og kan frigjøre ressurser, og at DFØ skal øke effektiviteten internt i egen drift. Ifølge tildelingsbrevet skal DFØ systematisk og kontinuerlig arbeide for å identifisere og sette i verk tiltak som kan gi bedre og mer effektiv oppgaveløsning internt, og gi bedre tjenester for kundene og brukerne. I tjenesteutviklingen legger vi også vekt på hvordan bruk av teknologi kan styrke etterlevelsen av regelverk og systemer vi er ansvarlige for, og bidra til at kundenes og brukernes møte med DFØ blir enklere.
Utviklingstiltakene fordeles i to hovedkategorier:
- Utnytte teknologi for å få brukervennlige selvbetjeningsløsninger, automatisere datafangst og effektivisere prosesser for behandling av data.
- Legge til rette for best mulig utnyttelse av tilgjengelig styringsinformasjon for den enkelte virksomhet og for staten som helhet.
Tiltakene skal bidra til å gi et godt og tidsriktig tjenestetilbud innenfor DFØs tjenesteområder. Tiltakene skal også bidra til økt bruk av digital samhandling og effektiv datafangst.
I 2021 har det meste av vår utviklingskapasitet og fagressurser på økonomitjenesteområdet blitt brukt til å arbeide med utvikling av et nytt HR-system, en ny løsning for lokale lønnsforhandlinger, forbedringer i selvbetjeningsløsningene, samt nye systemer og løsninger i forbindelse med opptak av de fire store universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø (BOTT). Løsninger som er utviklet for universitetene vil senere kunne tas i bruk også av andre kunder. Se også omtale i kapittel 3.1.5 «Opptak av nye kunder».
Felles HR-system i staten
DFØ har sammen med utvalgte samarbeidskunder anskaffet og tilpasset systemstøtte innenfor modulene HR-kjerne, rekruttering, on-boarding, medarbeiderutvikling og læring. Modulene er integrert med lønnssystemet for å sikre en sømløs samhandling mellom systemene. Høsten 2021 reorganiserte vi arbeidet fra et prosjekt til et program. For å gi brukerne flere muligheter fra start, ønsket vi å inkludere modulen on-boarding allerede i første leveranse. Dette ville også bidra til å forkorte det totale innføringsløpet for moduler. Vi utsatte derfor oppstarten av DFØ som pilot for modulene HR-kjerne, rekruttering og on-boarding fra oktober 2021 til januar 2022. Etter reorganiseringen har programmet fulgt fremdriftsplanen, med unntak av utsatt tidspunkt for innføring hos Statens vegvesen som første pilotkunde. DFØ og Statens vegvesen har i fellesskap besluttet å flytte piloteringen fra mars til mai 2022.
Vi har i tillegg startet et innføringsprosjekt der Tolletaten og Konfliktrådet er piloter, samt gjennomført foranalyser med BOTT og politiet. Tidligere samarbeidskunder i dette utviklingsarbeidet, DSS og Utdanningsdirektoratet, har som følge av interne forhold valgt å ikke delta som pilot. Vi har også hatt dialog med flere andre kunder om implementering av løsningen, blant annet departementene, statsforvalterne, Bufetat, Skatteetaten, DSB, Eksportfinans, Forsvaret, Norges forskningsråd, Statens kartverk, UDI og Husbanken.
Selvbetjening lønnstjenester på mobil og nett
DFØs portal for selvbetjening på lønnsområdet er utvidet med en ny løsning for reisesøknad. Løsningen tilfredsstiller kundenes krav om å kunne konvertere og gjenbruke innholdet i en godkjent reisesøknad når reiseregning skal opprettes. Ny reisesøknad gir også mulighet for å laste opp vedlegg til søknaden. I 2021 har vi også oversatt alle eksisterende applikasjoner på mobil og portal til engelsk.
Stortinget har siden november 2016 hatt en egen reiseassistentløsning i selvbetjeningsportalen. I 2021 utviklet vi en ny tilsvarende løsning for alle kunder. Løsningen bidrar til å gi kunder med stor reiseaktivitet betydelig avlastning. Den kan også brukes av personer med nedsatt funksjonsevne som trenger bistand for føring av reise. Løsningen etterlever lovkrav knyttet til refusjon.
Løsning for lokale lønnsforhandlinger
DFØ anskaffet i 2020 et system for lokale lønnsforhandlinger. På grunn av forsinkelser og begrensninger fra leverandør i arbeidet med å tilpasse systemet til statlige virksomheter, ble partene enige om å bryte avtalen høsten 2021. DFØ valgte å starte et nytt utviklingsarbeid med egne ressurser. Vi har blant annet ferdigstilt en systembeskrivelse som inneholder detaljerte brukerhistorier og prototyper til det nye systemet. Den første versjonen av systemet skal være klar for fem samarbeidskunder våren 2022, og en fullversjon fra våren 2023.
Automatisering av lønnsutbetaling
DFØ har fått midler fra medfinansieringsordningen til et prosjekt for automatisering av lønnsutbetaling. Målet med prosjektet er å digitalisere manuelle prosesser ved endringer i arbeidsforhold som medfører lønnsutbetaling. Vi har i 2021 gjennomført en større behovskartlegging blant brukerne. Dette arbeidet vil fortsette frem til våren 2024.
Selvbetjening regnskapstjenester på mobil
På regnskapsområdet har vi i 2021 arbeidet med en løsning for attestering og godkjenning av innkjøp, bilag og faktura i DFØ-appen. Tjenesten vil supplere eksisterende godkjenning i regnskapssystemet. Videre har vi utredet alternative løsninger for å håndtere oppgavevarsler, behandle oppgaver og tilgang til tilhørende tjenester i ett felles brukergrensesnitt for DFØ sine systemer. Løsningen vil bli lansert i første kvartal 2022.
Distribusjonskanal
I 2021 startet vi innføringen av en ny tjeneste for utsendelse av faktura for våre regnskapskunder. Målet med distribusjonskanalen er å unngå utsendelse av papirfaktura. I løsningen vil elektronisk faktura automatisk være førstevalget, deretter kan for eksempel vipps, e-post, e-faktura og digipost velges. Utprøvingsfasen har vist at løsningen er svært effektiv for virksomhetene som har deltatt som piloter. DFØ vil fortsette den videre innføringen i 2022.
Budsjettstyring
DFØ har i 2021 anskaffet et supplerende budsjettverktøy for å øke kvaliteten på tjenestene til kundene. Løsningen er integrert mot både regnskaps- og lønnssystemet. Verktøyet skal gi en effektiv og helhetlig støtte til hele budsjettprosessen og ivareta en sikker informasjonsflyt. Pilotperioden ble startet høsten 2021.
Utvikling av standarder
DFØ har i samarbeid med Skatteetaten, bransjeorganisasjoner og systemleverandører utviklet et standardformat for utveksling av regnskapsdata etter anbefaling fra OECD. Dette kalles SAF-T (Standard Audit File-Tax). Den nye standardiserte måten å eksportere regnskapsopplysninger på blir obligatorisk for alle bokføringspliktige i henhold til bokføringsloven. DFØ vil gjøre SAF-T tilgjengelig for alle våre kunder da alle potensielt kan komme til å foreta kjøp av fjernleverbare tjenester fra utlandet (for eksempel IT-tjenester, lisenser, informasjonstjenester og alle tjenester som leveres elektronisk).
DFØ har også arbeidet med standarder knyttet til EUs webdirektiv om universell utforming av offentlige nettsteder og mobilapplikasjoner, som nå en del av norsk rett. Blant annet har vi bygget ny kompetanse og tatt i bruk metodikk som vi kan utnytte i forbedringen av våre tjenester på mobil og i selvbetjeningsløsningene. DFØ vil også i 2022 ha behov for å utrede og identifisere hvordan standardene vil berøre og påvirke våre tjenester.
Obligatoriske statlige regnskapsstandarder (SRS)
Finansdepartementet har besluttet å gjøre de statlige regnskapsstandardene obligatorisk for statlige virksomheter. DFØ har i 2021 etablert et prosjekt som skal ivareta innføringen over en femårsperiode. Virksomhetene vil bli inndelt i fem kull, ett per år. Det første kullet har oppstart 1. mars 2022 og består av to departementer og seks virksomheter.
Ny innkjøps- og fakturaløsning
DFØ startet innføringen av ny innkjøps- og fakturaløsning i 2021. Løsningen erstatter de to eksisterende løsningene som kundene benytter i dag, og blir en helintegrert del av dagens eksisterende økonomisystem. Som følge av forsinkelser hos leverandør ble systemet åtte måneder forsinket. Dette førte også til mindre tid enn ønsket til å teste løsningen før de første kundene tok løsningen i bruk, og flere feil måtte rettes etter at den ble satt i drift. Integreringen vil gjøre det mulig for kundene å øke bruken av innkjøpsløsningen og få en bedre fakturaflyt som effektiviserer prosessen fra behov til betaling. Samtidig vil mange måtte regne med å bruke mer ressurser i en overgangsperiode, når et helt nytt system skal tas i bruk av mange medarbeidere. Totalt var det 48 kunder på ny løsning ved utgangen året, hvorav 29 tok i bruk innkjøpsdelen i tillegg til fakturadelen.
Periodeavstemmingsverktøy
DFØ har i 2021 arbeidet med å anskaffe et periodeavslutningsverktøy. Anskaffelsen av verktøyet vil gi en vesentlig forbedring sammenlignet med dagens mer manuelle løsning. Økt automatisering vil gi redusert tidsbruk både for kundene og DFØ, samtidig som at løsningen vil gi en økning i kvaliteten på tjenesteleveransene. Verktøyet vil ha funksjonalitet ut over ren avstemming, og dekker også en større del av regnskapsavslutningen. Dette vil gjøre DFØs tjenesteleveranse på regnskapsavslutningsområdet mer helhetlig, moderne og fleksibel sammenlignet med dagens leveranse. Implementeringsplanen for periodeavslutningsverktøyet vil være klar i løpet av første halvår 2022.
3.1.5 Opptak av nye kunder
DFØ leverer lønns- og/eller regnskapstjenester til 91 prosent av alle statlige virksomheter. 91 prosent av virksomhetene er lønnskunder, mens 81 prosent er regnskapskunder. Kundemassen øker jevnt. Ingen kunder har avsluttet sitt forhold til DFØ.
I løpet av 2021 og fram til og med 1. januar 2022 har følgende virksomheter blitt nye kunder:
- Universitetet i Bergen (lønn og regnskap)
- Universitetet i Oslo (lønn og regnskap)
- Miljødirektoratet (regnskap)
- Dagligvaretilsynet (lønn og regnskap)
- Eldreombudet (lønn og regnskap)
- Eksportstrategirådet (lønn og regnskap)
- Universitetet i Tromsø (lønn og regnskap)
- Norges geologiske undersøkelse (lønn og regnskap)
- Statens Vegvesen (regnskap)
- Justervesenet (regnskap)
I tillegg til kundeopptakene har DFØ vært involvert i flere omorganiseringsprosesser og sammenslåingsprosesser på vegne av våre kunder. De største er etablering av Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse, Kunnskapssektorens tjenesteleverandør og Eksportfinansiering Norge.
DFØ arbeider kontinuerlig for å motivere kundene til å ta i bruk flere tjenester. I 2021 har 13 regnskapskunder utvidet samarbeidet til å inkludere tjenester de ikke har kjøpt tidligere. Syv lønnskunder har fått en endring til nye tjenester ved at de enten har endret til grunnmodell (tidligere fullservicemodell) eller tatt i bruk DFØs turnusløsning.
Se også omtale av opptak av universitetene i BOTT-samarbeidet i avsnitt 3.1.6 «Prioriterte tiltak» under.
3.1.6 Prioriterte tiltak
DFØ har i tildelingsbrevet fått to enkeltoppdrag på økonomitjenesteområdet:
Utvidet tjenestetilbud - opptak av universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø (BOTT)
DFØ har de siste årene arbeidet med et omfattende prosjekt for å levere lønns- og regnskapstjenester til BOTT-universitetene. Vi har både anskaffet nye systemer og utviklet ny funksjonalitet og nye løsninger i samarbeid med universitetene. Opptaket av BOTT fører til at DFØ vil betjene flere ansatte i statsforvaltningen, fra 93 000 til 116 000. Dette er en økning på 25 prosent. I tillegg vil antall honorar- og timelønnede øke fra 108 000 til 158 000. To av de fire universitetene ble kunde av DFØ i 2021. Universitetet i Bergen (UiB) ble kunde 1. januar 2021, og Universitetet i Oslo (UiO) 1. mai 2021.
DFØ leverer tjenester til universitetene på følgende syv områder: Lønn, tilsetting og arbeidskontrakt (TOA), regnskap, innkjøp og inngående faktura (BtB), utgående faktura, budsjett og prosjektøkonomi. I slike omfattende prosjekter vil det alltid være utfordringer i oppstarten, men på de fleste områdene har både oppstart og drift fungert godt.
På to områder har 2021 imidlertid vært utfordrende både for UiB, UiO og DFØ. De største problemene har knyttet seg til den nye innkjøpsløsningen fra Unit4 som DFØ anskaffet i 2020. På grunn av en åtte måneders forsinkelse fra leverandør, ble det for lite tid til å teste løsningen grundig nok før UiB ble kunde 1. januar. Etter at UiB gikk i drift, ble det avdekket en rekke systemfeil, og universitetene hadde også behov for å få gjort endringer i løsningen for at den skulle dekke deres behov på en tilfredsstillende måte. Feil er rettet og stabiliteten er bedret, men det er fortsatt funksjonalitet som ikke er levert i henhold til opprinnelig avtale og som kommer i løpet av vinteren/våren 2022. Det andre området hvor det har vært problemer, er løsningen for kontraktsinngåelse (TOA). Dette har ikke primært vært knyttet til feil i selve systemet, og det er tidligere tatt i bruk av 14 andre institusjoner i universitets- og høyskolesektoren. Universitetene i Oslo og Bergen har imidlertid fått problemer med bruken av løsningen og har meldt inn flere endringsbehov. I sum har problemene påført en del ansatte stor arbeidsbelastning både ved universitetene og i DFØ, og alle har også hatt høyere kostnader i 2021 enn forutsatt.
Universitetet i Tromsø (UiT) ble kunde 1. januar 2022, og oppstarten var vellykket. Universitetet i Trondheim/NTNU skulle etter planen blitt kunde fra samme tidspunkt. I oktober 2021 valgte NTNU imidlertid å utsette opptaket med ett år, til 1. januar 2023. En ekstern risikovurdering foretatt av BDO på oppdrag fra NTNU viste uakseptabelt høy risiko på tre områder: Usikkerhet rundt DFØs kapasitet og kompetanse til å gi support på BtB og prosjektøkonomi, usikkerhet rundt NTNUs forberedelser og kapasitet knyttet til implementering, samt usikkerhet rundt NTNUs forventningsstyring og kapasitet knyttet til drift. DFØ foreslo en tilpasset løsning for opptak 1. januar 2022 med redusert risiko, men dette forslaget fikk ikke støtte. BOTT støttet NTNUs beslutning, da det var bekymring for at DFØ ikke ville ha kapasitet til å levere gode tjenester til UiB og UiO samtidig med et opptak av NTNU.
Våren 2022 vil DFØ prioritere å sikre ytterligere stabilitet i løsningene. Det gjenstående utviklingsarbeidet vil videreføres i annet halvår 2022.
Finansiering av DFØs tjenester
Finansdepartementet har gitt DFØ i oppdrag å vurdere alternativer for virksomhetens finansieringsmodell for økonomitjenestene. Driften finansieres ved at nye kunder rammeoverfører et beløp som tilsvarer DFØs marginalkostnader ved kundeopptaket. DFØ har i 2021 vurdert dagens finansieringsmodell og vurdert alternativer til hvordan drift og utvikling av økonomitjenestene kan innrettes. Et notat med våre vurderinger er sendt til Finansdepartementet.
3.1.7 Vurderinger og analyse av utvikling for hovedmål 1: DFØs kunder har effektiv økonomistyring
På bakgrunn av brukerundersøkelsen, den daglige kundedialogen, og den økende bruken av systemløsningene og tjenestene på økonomitjenesteområdet, vurderer vi at DFØs tjenester bidrar til effektiv økonomistyring. Det er likevel et ønske fra våre kunder om enda bedre styring. Dette merkes blant annet ved at det har vært en økning i interessen for Økonomiinfo og tidstyring. I tillegg har det vært et sterkt ønske fra særlig de store virksomhetene for å ta i bruk det nye utvidede verktøyet for budsjettstyring. Det er også mange ønsker og behov for å utvikle våre systemløsninger og tjenester ytterligere. Vi opplever blant annet en dreiing av oppmerksomheten på HR-området. Statlige virksomheter er på vei inn i en mer digital verden, og pandemien har gitt ekstra fart til denne utviklingen. Det gjør at god styring og behovet for å vri kompetanse mot nye områder er viktig hos våre kunder. Kundene gir også uttrykk for at de har et økende behov for enkel tilgang egne data, både på økonomi-, lønns- og HR-området, og se disse opp mot virksomhetens andre data.
DFØ vil også i 2022 arbeide videre med å tilgjengeliggjøre kundenes data på en helhetlig og anvendbar måte. I dette arbeidet vil vi særlig legge vekt på å ivareta sikkerhet og krav til personvern.
DFØs årsrapport 2021
1. Leders beretning 2021
2. Introduksjon til virksomheten 2021
2.1 DFØs samfunnsoppdrag
2.2 Organisasjon og ledelse
2.3 Utvalgte hovedtall
2.4 DFØs samarbeid med andre virksomheter
Fotnoter
3. Årets aktiviteter i 2021
Koronasituasjonen i 2021
Hovedmål for DFØ
Hovedmål 1 i 2021: DFØs kunder har effektiv økonomistyring
3.1.1 Styringsparameter: Kundenes vurdering av om DFØs fellestjenester på økonomiområdet gir effektivitet og gevinster
3.1.2 Styringsparameter: Kundenes vurdering av om deres økonomiske data er lett tilgjengelig og gir god støtte i virksomhetsstyringen
3.1.3 Styringsparameter: Utvikling i bruken av DFØs digitaliserte løsninger
3.1.4 Utviklingstiltak for lønns- og regnskapstjenestene
Felles HR-system i staten
Selvbetjening lønnstjenester på mobil og nett
Løsning for lokale lønnsforhandlinger
Automatisering av lønnsutbetaling
Selvbetjening regnskapstjenester på mobil
Distribusjonskanal
Budsjettstyring
Utvikling av standarder
Obligatoriske statlige regnskapsstandarder (SRS)
Ny innkjøps- og fakturaløsning
Periodeavstemmingsverktøy
3.1.5 Opptak av nye kunder
3.1.6 Prioriterte tiltak
Utvidet tjenestetilbud - opptak av universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø (BOTT)
Finansiering av DFØs tjenester
3.1.7 Vurderinger og analyse av utvikling for hovedmål 1: DFØs kunder har effektiv økonomistyring
Hovedmål 2 i 2021: Offentlig sektor gjennomfører effektive og bærekraftige anskaffelser
3.2.1 Styringsparameter: Brukernes tilfredshet med DFØs digitale løsninger og tilrettelegging for digitalisering på anskaffelsesområdet
3.2.2 Styringsparameter: Grad av modenhet for bruk av digitale verktøy i offentlige anskaffelser
3.2.3 Brukernes vurdering av om DFØs tjenester på anskaffelser gir effektivitet og gevinster
3.2.4 Prioriterte tiltak
Mer effektive og profesjonelle offentlige anskaffelser
Veiledning og verktøy og kompetanseløft for gjennomføring av gode anskaffelser
Digitalisering av offentlige anskaffelser
Nordisk og europeisk samarbeid
Veiledning på prioriterte områder og markeder
Innovasjon
Bærekraftige og innovative offentlige anskaffelser
Prioriterte kategorier
Grønt kompetanseløft
Bedre tilgang til statistikk og data om grønne og innovative anskaffelser
Økt samarbeid mellom oppdragsgivere og nordisk og europeisk samarbeid
Bedre innkjøpsdata fra statlige virksomheter
Retningslinjer for kjøp av konsulenttjenester i staten
Styrking av Statens innkjøpssenter
Markedsplass for skytjenester
Innovasjon i offentlige anskaffelser - StartOff
3.2.5 Vurdering og analyse av utvikling for hovedmål 2: Offentlig sektor gjennomfører effektive og bærekraftige anskaffelser
Fotnoter
Hovedmål 3 i 2021: Statsforvaltningen bygger på kunnskap, er utviklingsorientert og har god styring, organisering og ledelse
3.3.1 Styringsparameter: Brukernes tilfredshet med DFØs tjenester innenfor regelverksforvaltning
Aktiviteter på regelverksområdet
Statlige regnskapsstandarder
Omlegging av pensjonspremiemodellen
Regelverksutvikling
Utredningsinstruksen
Samfunnsøkonomisk analyse
Tilskudd
3.3.2 Styringsparameter: Brukernes tilfredshet med tjenester innenfor betalingsformidling
3.3.3 Styringsparameter: Brukernes tilfredshet med tjenester innenfor rapportering til statsregnskapet
3.3.4 Styringsparameter: Utvikling i bruk av, og brukertilfredshet med, DFØs kompetansetjenester
Styringskonferansen
Forvaltningskonferansen
3.3.5 Styringsparameter: Utvikling i bruk av, og brukertilfredshet med, støtte til statlige arbeidsgivere
3.3.6 Styringsparameter: Oppdragsgiveres vurdering av bruk og nytte av DFØs rapporter og analyser
3.3.7 Styringsparameter: Utvikling i antall lærlinger i staten
Lærlingeundersøkelsen 2021
Lærebedriftsundersøkelsen
3.3.8 Styringsparameter: Utvikling i antall traineer i staten
3.3.9 Prioriterte tiltak
En innovativ offentlig sektor
Organisering og styring av sammenhengende digitale tjenester
Organisasjonsformer i staten
Arbeidsgiverstrategi for det statlige tariffområdet
DFØs utviklingstilbud til ledere i staten
Styrking av Statens arbeidsgiverstøtte
Sekretariat for Statens arbeidsgiverråd
Kompetansetilbud til medarbeidere i staten
Tariffavsatte kompetansemidler
Statsansatteundersøkelsen og innbyggerundersøkelsen
Statsansatteundersøkelsen
Innbyggerundersøkelsen
Strategi for departementsfellesskapet
Inkluderingsdugnaden
Tallgrunnlag om ansettelsesforhold og lønn i staten
Produksjon og bruk av data for effektiv ressursbruk
Bedre bruk av offentlige ressurser i budsjettprosessen
3.3.10 Andre tiltak på området
Nordisk utvekslingsordning
3.3.11 Vurdering og analyse av utviklingen for hovedmål 3: Statsforvaltningen bygger på kunnskap, er utviklingsorientert og har god styring, organisering og ledelse
Fotnoter
Hovedmål 4 i 2021: Offentligheten kan enkelt ta i bruk informasjon om resultater og ressursbruk i forvaltningen
3.4.1 Styringsparameter: Utvikling i bruk av, og brukertilfredshet med, statsregnskapet.no og publiserte månedsregnskap på DFØs nettside
3.4.2 Styringsparameter: Utvikling i bruk av DFØs nettside for rapporter og statistikk
3.4.3 Andre tiltak på området
Utvikling i antall ansatte i statsforvaltningen
Digitilskudd - Digital oversikt over statlige tilskudd til frivillig organisasjoner
Nettsted for kunnskapsdokumenter
3.3.4 Vurdering og analyse av utviklingen for hovedmål 4: Offentligheten kan enkelt ta i bruk informasjon om resultater og ressursbruk i forvaltningen
Resultatmatrise for styringsparametere i 2021
Resultatmatrise for hovedmål 1
Resultatmatrise for hovedmål 2
Resultatmatrise for hovedmål 3
Resultatmatrise for hovedmål 4
Ressursbruk i DFØ i 2021
3.6.1 Ressursbruk for lønns- og regnskapstjenestene
3.6.2 Ressursbruk for styring, organisering og ledelse
3.6.3 Ressursbruk for offentlige anskaffelser
3.6.4 Nøkkeltall fra årsregnskapet
Samlet tildeling
Bevilgningsandel
Utnyttelsesgrad post 01-29
Drift
Lønn
Fotnoter
Andre føringer og prioriterte tiltak i 2021
3.7.1 Helhetlig utvikling av DFØs fagområder
3.7.2 Statlig støtte til personer uten bankkonto
3.7.3 Samarbeid mellom DFØ og Digitaliseringsdirektoratet
3.7.4 Samordning og digitalisering av arkivfunksjonen i staten
4. Styring og kontroll i virksomheten i 2021
4.1 Effektiv drift og produktivitetsutvikling
4.2 Internkontroll og risikostyring
4.3 Sikkerhet og beredskap
Hendelser
Sårbarheter
4.4 Behandling av personopplysninger
4.5 Oppfølging av saker fra Riksrevisjonen
4.6 Bemanning og personalforvaltning
Rapportering i henhold til SSBs statistikk
Rapportering i henhold til DFØs lønns- og personalsystem
Ansatte i sentralforvaltningen
Utvikling fra 2017 til 2021
Utvikling fra 2020 til 2021
Kjønnssammensetning i DFØ
Likestilling og mangfold
Ufrivillig deltid
Lønnsforskjeller mellom kvinner og menn
Turnover
Tilgang på kompetanse for 2021
Sykefravær
Status for inkluderingsdugnaden i DFØ
Lærlinger
4.7 FNs bærekraftsmål
Offentlige anskaffelser
Delmål 8.2: Øke den økonomiske aktiviteten gjennom diversifisering, teknologisk modernisering og innovasjon
Delmål 13.2: Innarbeide tiltak mot klimaendringer i politikk, strategier og planlegging på nasjonalt nivå
Delmål 12.7 Fremme bærekraftige ordninger for offentlige anskaffelser, i samsvar med de enkelte landenes politikk og prioriteringer
Arbeid og utdanning
Delmål 8.6: Redusere andelen unge som verken er i arbeid eller under utdanning eller opplæring
Tilgang til offentlig informasjon
Delmål 16.10: Sikre allmenn tilgang til informasjon og beskytte grunnleggende friheter
Miljøtiltak i egen virksomhet
Delmål 12.5: Betydelig redusere avfallsmengden gjennom forbud, reduksjon, gjenvinning og ombruk
Fotnoter
5. Vurdering av fremtidsutsikter for DFØ i 2021
6. Årsregnskap for DFØ i 2021