Fire kategorier

Vi har valgt å dele arkene våre opp i fire generelle kategorier.

Analyser

Analyser er ark som bruker grafiske fremstillinger for å la deg sammenlikne forskjellige grupperinger av medarbeidere, se utviklingen av statistikker over tid, eller å visualisere fordelinger av ansatte. Disse arkene er også gode utgangspunkt dersom du skal snevre inn utvalgene dine til et mer spesifikt sett med medarbeidere eller aktiviteter. Dette kan for eksempel være enkelte fraværstyper, aldersgrupper, kjønn eller stillinger.

Rapporter

Rapporter er lister over ansatte og registreringer. Disse arkene er lagt opp for å gi deg en tabell-oversikt over utvalget ditt, og lar deg også på en enkel måte eksportere disse oversiktene til andre databehandlingsprogrammer som for eksempel Excel.

Utvikling

Utvikling er ark som er tilgjengelig der det vil være relevant å se på dataene over tid. Her kan man sammenligne data over en gitt periode. I noen tilfeller er utvikling lagt inn i analyseark.

Detaljer

Detaljer er ment som et supplement til rapportene og analysene, for å gi enda større dybde og mulighet til å se nærmere på dataene.

DFØ Innsikt for HR og lønn ser du i utgangspunktet alt om alle medarbeiderne dine. Løsningen er lagt opp slik at alle elementer du ser på siden er interaktive. Ved å gjøre valg, enten ved å bruke filter- og inndatafeltene, eller å trykke direkte i grafer og tabeller, kan du snevre inn valget slik at du ender opp med det utvalget av medarbeidere du ønsker.

Alle valg du gjør påvirker statistikken du ser i visningen din, og gjelder på tvers av alle arkene. Det vil si at du kan gjøre utvalg i én analyse eller rapport, og så bevege deg over til et annet ark for å se statistikk på utvalget du har laget deg.

Dersom du ikke ser muligheten til å gjøre det utvalget du ønsker i arket du er på, kan du definere utvalget i ett av de andre arkene, og så bevege deg tilbake for å se oppdaterte tall.

I de neste delene av denne brukerveiledningen går vi over de forskjellige måtene å lage utvalg på, samt hvordan du kan endre valgene dine.

3.1 Valg via filter

Det finnes mange forskjellige måter å gjøre valg på i DFØ Innsikt for HR og lønn. Det aller meste kan trykkes på, og brukes til å fokusere analysen din mot en mer definert gruppe medarbeidere.

Helt øverst på alle arkene, unntatt dashboard-arket, finner du filterfeltene. Dette er felter som kun brukes til å gjøre valg for når, og hva som skal tas med i rapporten.

Tid- og periodevalg

Øverst til venstre blant filter-feltene, finner du tid- og periodevalgene. I feltene «Periode» og «År» kan du velge hvilke år og perioder du har lyst å ha med i utvalget ditt.

I filter-feltene kan du trykke på feltet for å få opp en liste over tilgjengelige verdier. Så kan du velge de verdiene du ønsker. Trykk enten på den grønne knappen for å bekrefte valget, eller trykk utenfor valgområdet. Den røde knappen fjerner valget fra utvalget ditt.

De fire knappene til venstre bruker du for å velge hvilken periodevisning du vil ha. Dersom du velger «Tertialvis,» for eksempel, vil alle fremstillinger som går over tid vise tertialer. «Periodevalg»-feltet vil da også la deg velge tertialer.

Medarbeiderutvalg

Disse feltene lar deg velge hvilke medarbeidere som skal være med etter medarbeidergruppe, personalområde/-delområde og organisasjonsenhet.

• Medarbeidergrupper sier noe om: 
  • ansettelsesforholdet ditt, for eksempel om du er fast ansatt, midlertidig eller ekstern.
  • lønnsforholdet ditt, det vil for eksempel si om man har lederlønn, timelønn eller lønn fra hovedlønntabell.

• Personalområder og delområder er begreper som noen virksomheter bruker for å beskrive hvor i organisasjonen man jobber.

• Organisasjon følger organisasjonsstrukturen slik som den ligger inne i SAP, og lar deg velge blant avdelinger og seksjoner i virksomheten.

I feltene for «Organisasjon» er det mulighet for å drille ned gjennom flere nivåer. Denne muligheten er tilstede når feltet har en pil med tre streker på venstre side.

Dersom du velger «Administrasjon» her, og trykker på den grønne knappen for å bekrefte valget, kan du trykke på filteret en gang til for å velge organisasjonsenheter som hører til under administrasjonsavdelingen. Valgene som er grå inneholder ikke noen resultater.

Det vil variere fra felt til felt hvor mange nivåer det er mulig å drille seg ned gjennom. På organisasjon finnes like mange nivåer som det finnes nivåer i organisasjonsstrukturen din.

Samme drillingsfunksjon finnes også i enkelte grafer.

Tilleggsvalg for rapporten

Under tid og periode, og medarbeiderutvalgene, vil det noen ganger ligge enda en linje med mer rapport-spesifikke utvalg. Disse varierer fra rapport til rapport, men fungerer helt likt som feltene for periode og medarbeidere.

Valg via grafer

Det meste i DFØ Innsikt for HR og lønn kan trykkes på og legges til i utvalgene dine. Når du legger til utvalg, vil resten av visningen din oppdatere seg slik at det som vises gjenspeiler de valgene du har tatt.

For eksempel har vi under trykket på aldersgruppen «50–61» i grafen:

Alle nøkkeltallene og grafene har nå oppdatert seg slik at de kun viser data for denne aldersgruppen.

De aller fleste elementer kan trykkes på for å styre utvalget på denne måten. I noen tilfeller kan det være upraktisk å trykke på hvert enkelt punkt man vil ha med i utvalget sitt.

Mange grafer har derfor en innebygget «Lasso» funksjon som lar deg merke flere datapunkter på en enkel måte ved å trekke en strek over området.

Trykk først på grafen du ønsker å bruke Lasso-funksjonen i. Trykk så på lasso-ikonet øverst i bildet. Tegn en ring rundt området du vil merke, eller en strek som berører alle punktene du vil merke. Når du slipper musepekeren vil systemet utheve de datapunktene du har valgt. Disse valgene er nå med i utvalget ditt.

De fleste grafer kan gjøres om til tabeller ved å trykke i grafen og deretter på mellomromstasten.

Alternativt kan du venstreklikke, velge «bar chart» og deretter «view data».

I enkelte grafer kan du også endre hvilke data som er tilgjengelig i de ulike aksene. Eksempelvis kan du velge mellom ulike ansiennitetsdatoer, eller årslønn i likestillingsgrafen i likestillingsanalysen. Se etter "trekant"-ikonet for å kunne endre hva de ulike aksene viser.

Valg via tabeller

Det er også mulig å styre utvalgene gjennom tabeller.

I tabeller er det bare å merke de verdiene du ønsker å bruke som filter, så lenge det ikke er en kalkulert verdi. Man kan ikke velge kalkulerte felter som filter, men det er mulig å sortere etter disse verdiene ved å trykke på overskriften til den kolonnen verdien ligger i.

Valglinjen

Når du har lagt til et valg, legger det seg som et kort helt øverst på skjermen. Alle valgene du gjør legger seg her, slik at du lett kan få oversikt over utvalget ditt.

På denne linjen har du også mulighet til å redigere utvalgene.

Hvert kort kan fjernes ved å trykke på X-ikonet. Det aktuelle valget blir da fjernet, og visningen vil umiddelbart oppdateres for å reflektere det nye utvalget.

I tillegg har du fire knapper helt til venstre som gir deg ytterligere muligheter:

Dersom du gjør en endring du angrer på, kan du trykke «Angre» for å hoppe et skritt tilbake. Dersom du trykket på Angre ved en feil, kan du tilbakestille utvalget ditt ved å trykke på «Tilbakefør». «Fjern alle valg» sletter alle kortene i valglinjen, slik at du kan starte på ny. «Smart søk» lar deg søke på feltet du vil filtrere på. Eksempelvis kan du skrive «Medarbeidergruppe», velge de medarbeidergruppene du vil se og trykke på grønn hake.

Det er også mulig å trykke på «Selections» helt til høyre i valglinjen for å få en utvidet visning av valgene du har tatt.

Her utvides valgkortene til å vise hva du har valgt, og de mulige alternativene.

Når du har utvidet utvalget ditt ved å trykke på «Selections», får du også mulighet til å snu valget ditt slik at du ekskluderer verdier heller enn å inkludere dem.

For å ekskludere et utvalg må du først trykke på kortet til det valget du har lyst til å snu.

Trykk på de tre prikkene opp til venstre på kortet, og velg «Select excluded» blant alternativene som kommer opp. Utvalget vil nå snu seg, og du vil se at nå har kortet merket ut alle unntatt de som var merket i utgangspunktet. Disse er nå ekskludert fra utvalget.

Om man har valgt for eksempel medarbeidergruppe kan det ekskludere visse medarbeiderundergrupper. I de tilfellene dette skjer vil alternativene som ikke gir resultat merkes i mørkegrå som vist under.

Dette kan enten komme av at man ikke har noen medarbeidere som ligger i den aktuelle gruppen, eller at man har tatt andre valg som er i konflikt med det alternativet.

Dersom du får en konflikt som gjør at du ikke får noen resultater, anbefaler vi at du forsøker å fjerne valgene dine ett og ett med «Tilbake» knappen, for å finne ut hvilket valg som gjør at du får null resultater. Du kan så tilbakeføre utvalget ditt med «Tilbakefør» knappen, for så å fjerne kun det valget som er i konflikt.

Å finne utvalg som fungerer er i praksis en øvelsessak, men det er ikke mulig å gjøre noe galt i DFØ Innsikt for HR og lønn. Dersom du står fast kan du bare fjerne utvalget ditt, og prøve på nytt.

Bruk gjerne «Selections» knappen for å få en bedre oversikt over valgene dine, slik at du lettere kan se om det er noen åpenbare kilder til konflikten.

Her er noen eksempler på valg som kan være i konflikt:

• Du har valgt motstridende medarbeidergrupper og undergrupper – for eksempel dersom du velger medarbeidergruppen «Eksterne» og medarbeiderundergruppen «Timelønnede». Eksterne kan ikke være timelønnede. Disse to valgene er derfor i konflikt med hverandre og vil ikke få noen resultater.
• Du har valgt fraværsgruppen «Sykdom» og fraværskoden «Ferie med lønn» eller en tilsvarende ugyldig kombinasjon. Ferie med lønn er ikke et sykefravær. Dermed er disse valgene i konflikt med hverandre, og derfor kan du ikke få noen resultater.
• Du har valgt en kombinasjon av kriterier som ikke har noe overlapp. Dersom du for eksempel velger en aldersgruppe «62+» og så «Førstekonsulent.» Hvis virksomheten ikke har noen førstekonsulenter som er over 62 år, vil ikke utvalget gi noen resultater.
  

Skjermstørrelse og ulik oppløsning

Innsikt er utviklet for å kunne fungere godt på de fleste PC-skjermer. Ulik oppløsning på ulike skjermer gjør at det i noen tilfeller kan bli for lite plass til å vise hele felter. Eksempelvis vil grafer med flere faner kunne få liste-ikonet istedenfor å vise alle de ulike fanene. Ved å trykke på ikonet får du opp de ulike alternativene du kan velge mellom. Alternativt kan du pile deg videre med pilene som dukker opp i venstre hjørne.