Økonomiregelverket og Finansdepartementets permanente og årlige
rundskriv fastsetter krav til regnskapsføring for statlige virksomheter.
Regnskapsføringen omfatter både bokføring og pliktig regnskapsrapportering. Når det er besluttet oppstart av en ny virksomhet må det følges opp at økonomiregelverkets krav til regnskapsføring blir ivaretatt.
Oppstart av virksomhet kan skje ved nyetablering av virksomhet, deling av virksomhet og sammenslåing av virksomhet. Virksomhetene skal føre regnskapet etter enten kontantprinsippet eller periodiseringsprinsippet i henhold til de statlige regnskapsstandardene (SRS). Fra og med 1. januar 2027 skal alle statlige virksomheter føre regnskapet etter periodiseringsprinsippet i henhold til de statlige regnskapsstandardene (SRS). Valg av regnskapsprinsipp skal skje i samråd med overordnet departement. Se bestemmelsene kapittel 3.3.2 og rundskriv R-114.
Merk at det er viktig at mellomværende med statskassen blir behandlet på en ensartet og riktig måte ved oppstart av statlige virksomheter. Dette må være avklart med overordnet departement i forkant av oppstarten. Ved deling og sammenslåing av virksomheter må virksomhetene avklare med overordnet departement hvilke eiendeler og forpliktelser som eventuelt skal overføres.
Etabler oppsett og tilganger i relevante systemer
- Avklar fremdriftsplan med eventuelle tjenesteleverandører.
- Opprett tilganger til nye brukere.
- Sett opp økonomisystem:
- kontoplan
- konteringsregler
- begrep og begrepsverdier
- opplysninger om virksomheten
- kontoopplysninger om leverandører
- kontoopplysninger om kunder
- budsjett- og styringsrapporter
- hjelpesystem
- oppsett og koblinger for rapportering til statsregnskapet
- Avklar om det er behov for å konvertere og/eller flytte regnskapsinformasjon og annen faginformasjon til et eller flere andre IT-systemer.
- Aktuelt dersom virksomhetens aktiviteter skal overføres til en annen virksomhet i forbindelse med oppstart.
Opprett oppgjørskontoer i Norges Bank
- Se informasjon om prosess i Finansdepartementets rundskriv R-104.
- Virksomheten skal sende brev til overordnet departement med anmodning om å få opprettetoppgjørskonto(er) i Norges Bank. Departementet skal deretter i god tid før oppstart sende brev til DFØ om å få opprettet oppgjørskonto(er) for virksomheten.
- Når det skjer en organisatorisk endring slik at en virksomhet endrer navn eller organisasjonsnummer knyttet til oppgjørskontoen(e), skal den sende brev til overordnet departement. Departementet skal deretter sende brev til DFØ.
Sikre tilgang til bankkontoer ved oppstart
- Ta kontakt med virksomhetens bankforbindelse for å avklare prosess.
- Se mer informasjon om bankavtaler på dfo.no.
Sikre tilgang for rapportering til statsregnskapet
- Ta kontakt med DFØ ved statsregnskapet for å avklare prosess:
- Sikre rett mottak av data rapportert til statsregnskapet (kapittel, post, oppgjørskonto(er) og mellomværende med statskassen.
- Ved oppstart av virksomhet må statsregnskapet få beskjed i rimelig tid slik at de kan tilrettelegge for mottak av data til statsregnskapet.
Avklar og bokfør mellomværende med statskassen
- Ved deling og sammenslåing av virksomheter overføres hele eller deler av mellomværende med statskassen som ble rapportert til statsregnskapet per 31.12., til aktuelle andre virksomheter.
- Overtagende virksomhet bokfører mellomværende med statskassen på relevante artskontoer i kontospesifikasjonen med motpost på konto 1980.
- Se informasjon om mellomværende med statskassen i punkt 3.4.2 og 3.5.2 i bestemmelser om økonomistyring i staten, og punkt 5.1.1 i Finansdepartementets rundskriv R-101
Utarbeid åpningsbalanse
- Virksomheter som bokfører etter periodiseringsprinsippet i henhold til de statlige regnskapsstandardene (SRS) må utarbeide en åpningsbalanse.
- Kartlegg alle eiendeler og forpliktelser.
- Verdsett alle eiendeler og forpliktelser.
- Vurder rett klassifisering av eiendeler og forpliktelser.
- Dokumenter vurderinger i åpningsbalansenotat.
- Følg opp at åpningsbalansen blir godkjent av overordnet departement til rett tid.
- Etter SRS verdsettes eiendeler og gjeld til gjenanskaffelsesverdi eller virkelig verdi.
- For mer informasjon se DFØs nettsider.
- Ved sammenslåing av virksomheter der regnskapsprinsipp ikke blir endret, videreføres bokførte verdier i den sammenslåtte virksomheten (kontinuitet).
Utarbeid pliktige rapporter og spesifikasjoner
- Sørg for rapportering til statsregnskapet og årsregnskapet til departementet.
- Sørg for at virksomheten er i stand til å kunne utarbeide spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering. Se bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.4.3.
Utarbeid årsregnskap som del av årsrapporten fra oppstartsåret
- Krav til utarbeidelse og avleggelse av statlige virksomheters årsregnskap er omtalt i Finansdepartementets rundskriv R-115.
- Ledelseskommentarene signeres av virksomhetsleder for virksomheten og eventuelt styre.
- Ved organisasjonsendringer må det tydelig fremgå av retningslinjene hvem som skal signere ledelseskommentarene.
- Dersom virksomheten fører regnskap etter periodiseringsprinsippe i henhold til SRS, påse at prinsipp for verdsettelse av eiendeler og forpliktelser i åpningsbalansen er omtalt i noten for regnskapsprinsipper.
- Årsregnskapet og revisjonsberetningen skal publiseres på virksomhetens nettsider innen 1. mai, sammen med årsrapporten.