Bokføre og dokumentere merverdiavgift

I rundskriv R-116 punkt 5.1 står det:

Virksomheten skal kun bokføre merverdiavgift på varer og tjenester som er omfattet av nettoføringsordningen på artskonto 1987 Nettoføringsordning for mva. i virksomhets-regnskapet. Virksomheten bokfører slik merverdiavgift debet på inngående faktura på artskonto utgift, 1987 Nettoføringsordning for mva., og kreditt på leverandørgjeld.

Dokumentasjon av grunnlaget for merverdiavgiften

Salgsdokumentet (faktura) fra leverandøren vil være dokumentasjonen for grunnlaget for merverdiavgiften som bokføres, og gir grunnlag for å etterprøve regnskapet.

Salgsdokumentet inneholder blant annet beløp for leveransen fra leverandøren, merverdiavgift og samlet beløpet som skal betales til leverandør. I tillegg vil det være angitt hvilken merverdiavgiftssats som er benyttet. Hvilke krav som stilles til innholdet i et salgsdokument er omtalt i bokføringsforskriftens delkapittel 5-5, jf. bokføringsforskriftens delkapittel 5-1 og § 5-3-12.

DFØs kunder finner informasjon om merverdiavgiftskoder til bruk i nettoføringsordningen her:

Nettoføringsordningen for budsjettering og regnskapsføring av merverdiavgift – for DFØs kunder

Eksempler på bokføring

Nedenfor er eksempler på bokføring av merverdiavgift og hva grunnlaget for bokføringen er. Vi har også tatt med bokføring av utbetaling til bank. I eksemplene er A og B brukt om henholdsvis virksomhet A og virksomhet B.

Eksempel 1

A (som er innenfor nettoføringsordningen) har anskaffet tjenester til løpende drift av IKT fra firma X. Tjenesten koster hver måned 125 000 kroner inklusiv merverdiavgift og har generell merverdiavgiftssats på 25 prosent.

Merverdiavgiften og grunnlaget skal bokføres slik:

Eksempel 2

En ansatt i A (som er innenfor nettoføringsordningen) har gjennomført en jobbreise med fly. Flybilletten kostet 7 280 kroner med 12 prosent merverdiavgift.   

Merverdiavgiften og grunnlaget skal bokføres slik:

Eksempel 3

A har hatt utgifter til representasjon på 5 000 kroner inklusiv merverdiavgift. Det ble kjøpt mat og drikke, og leid lokaler. Representasjon og leie av lokaler til servering inngår ikke i nettoføringsordningen. Utgiften inklusiv merverdiavgift skal derfor bokføres på artskonto for representasjon.

Dette skal bokføres slik:

Bokføre og dokumentere merverdiavgift ved import av varer

Det er merverdiavgiftsplikt på innførsel av varer fra utlandet, Svalbard og Jan Mayen. Ved innførsel av varer vil statlige virksomheter som ikke er merverdiavgiftspliktige, motta en faktura fra speditør eller Tolletaten, hvis speditør har tatt inn varene til Norge på vegne av virksomheten. Fakturaen fra speditør eller Tolletaten skal virksomheten betale på ordinær måte, og merverdiavgift kan, dersom krav i rundskriv R-116 er oppfylt, bokføres på nettoføringsordningen.

Bokføre og dokumentere merverdiavgift på fjernleverbare tjenester

Det er merverdiavgiftsplikt på fjernleverbare tjenester fra utlandet, Svalbard og Jan Mayen. Nettoføringsordningen omfatter fjernleverbare tjenester, men virksomheten må først undersøke om kjøpet av tjenesten faller innenfor nettoføringsordningen.

Dersom tjenesten faller innenfor nettoføringsordningen framgår det av rundskriv R-116, punkt 4.1 fotnote 1, at:

Virksomheten skal betale fakturaen fra leverandøren som leverer den fjernleverbare tjenesten. Ved bokføring av fakturaen skal det også beregnes og bokføres merverdiavgift. Den beregnede merverdiavgiften rapporteres og betales til Skatteetaten. Se informasjon om rapportering av merverdiavgiften på Skatteetaten hjemmeside:

Dersom nettoføringsordningen kan benyttes, skal merverdiavgiften bokføres i virksomhetsregnskapet på konto 1987 Nettoføringsordning for mva. i samme periode som fakturaen bokføres. Motposten til konto 1987 Nettoføringsordning for mva. er konto 270 Utgående merverdiavgift.

Eksempel 4  

I dette eksemplet har virksomhet A (som er innenfor nettoføringsordningen) kjøpt programvare som anses som tjeneste fra en utenlandsk leverandør firma Z. Programvaren er omfattet av nettoføringsordningen. Programvaren koster 40 000 kroner. Etter merverdiavgiftsloven skal virksomheten selv beregne, betale og rapportere norsk merverdiavgift til Skatteetaten. Det er 25 prosent merverdiavgift for denne anskaffelsen, det vil si 10 000 kroner.

Dette bokføres slik:

Bokføre og dokumentere merverdiavgift ved viderefakturering

Viderefakturering betyr at den virksomheten som betaler for en vare og tjeneste som gjelder en annen virksomhet eller flere, sender krav til denne eller disse virksomhetene.

Virksomheten som viderefakturer må vurdere om viderefaktureringen er omsetning eller ikke. Ved omsetning skal merverdiavgiftsloven følges.

Her er det også viktig å skille mellom utgiftsdeling og utlegg. Eksempelet nedenfor viser hvordan dette kan vurderes og bokføres.

Hvordan virksomhetene skal dokumentere, bokføre og rapportere merverdiavgiften ved viderefakturering vil avhenge av om begge virksomhetene er med i nettoføringsordningen, eller om kun den ene virksomheten er med i nettoføringsordningen.

Eksempler på bokføring

Vi forutsetter i eksemplene på bokføring at viderefaktureringen gjelder en fellesanskaffelse (utgiftsdeling) mellom virksomhet A (heretter A) og virksomhet B (heretter B), og at det ikke er omsetning i henhold til merverdiavgiftsloven. Det er A som mottar fakturaen i første hånd og står for viderefaktureringen til B. A må avklare med B om B inngår i nettoføringsordningen eller ikke.

I de tre eksemplene gjør A og B en fellesanskaffelse av en IT-tjeneste fra Firma X. Dette er en utgiftsdeling mellom A og B. Virksomhetene er enige om at A skal motta og betale fakturaen fra firma X. Vi legger til grunn at:

• Det er 25 prosent merverdiavgift.
• IT-tjenesten koster 187 500 kroner inklusiv merverdiavgift, hvor kjøp av tjenesten er 150 000 kroner og merverdiavgift er 37 500 kroner.
• Bs andel er 25 000 kroner inklusiv merverdiavgift, hvor kjøp av tjenesten er 20 000 kroner og merverdiavgift er 5 000 kroner.

Eksempel 5 

Begge virksomheter er innenfor nettoføringsordningen. A skal bokføre merverdiavgiften for hele kjøpet på konto 1987 Nettoføringsordning for mva. i sitt regnskap. A ber om refusjon fra B for dens andel uten merverdiavgift.

Eksempel 6

A er innenfor nettoføringsordningen, mens B er utenfor. A skal bokføre merverdiavgiften for sin andel på konto 1987 Nettoføringsordning for merverdiavgift.

As andel er 130 000 kroner for kjøp av tjeneste og 32 500 kroner i merverdiavgift. A skal bokføre sin andel av merverdiavgiften, men ikke B sin andel. A ber om refusjon fra B for dens andel inklusiv merverdiavgift, det vil si 25 000 kroner.

Dersom B har fradragsrett for merverdiavgift etter merverdiavgiftsloven, må B bokføre, betale og rapportere merverdiavgift til Skatteetaten etter de regler som følger av merverdiavgifts-loven.

Eksempel 7

A er en statlig virksomhet utenfor nettoføringsordningen som har fradragsrett for merverdiavgift i henhold til merverdiavgiftsregelverket. B er innenfor nettoføringsordningen.

A skal viderefakturere inklusiv merverdiavgift (bruttobeløpet) til B. Dokumentasjon om merverdiavgiften skjer i form av vedlagt fakturakopi og fordelingsoversikt. A ber om refusjon fra B for dens andel inklusiv merverdiavgift, det vil si 25 000 kroner.

Siden A ikke inngår i den statlige nettoføringsordningen, må det viderefakturerte beløpet til B inkludere merverdiavgift. B skal i dette tilfellet bokføre og rapportere sin del av merverdiavgiftsbeløpet slik det kommer fram av rundskriv R-116 punkt 5.

Grunnlaget for merverdiavgiften må være dokumentert og etterprøvbart, jf. rundskriv R-116 punkt 5.1, 2. ledd, og B må ha dokumentasjon for sin andel av merverdiavgiften. A må kunne dokumentere merverdiavgiften som er viderefakturert. Mer om krav til dokumentasjon er omtalt rett før eksemplene.

Spesifisere merverdiavgift

I rundskriv R-116 punkt 5.2 står det:

Rundskrivets krav til spesifikasjon av merverdiavgiften må ses i sammenheng med omtale i bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.4.3 Spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering, første avsnitt. I bestemmelsene er det angitt krav som gjelder alle typer spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering. Spesifikasjon av merverdiavgift – nettoføringsordningen er også en spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering. I de generelle kravene framgår det at dato for utarbeidelse skal komme fram av spesifikasjonen og at den skal kunne utarbeides månedlig.

Det er også krav til at avgiften skal kunne spesifiseres per transaksjon. Det er avgiften som skal kunne spesifiseres per transaksjon og ikke grunnlaget. Utgangspunktet for kravet er at det skal være mulig å kontrollere merverdiavgiften per transaksjon. Behovet for spesifikasjon av merverdiavgiften på transaksjonsnivå kan derfor ivaretas gjennom rapporterings-spesifikasjonen, se bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.4.3 c).

Alternativt kan virksomheten benytte kontospesifikasjonen (og bokføringsspesifikasjonen) for å få denne informasjonen, som grunnlag for kontroller i ettertid, se bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.4.3 a) og b).

Rapportere til statsregnskapet

Merverdiavgift som omfattes av nettoføringsordningen skal rapporteres til statsregnskapet. I rundskriv R-116 punkt 5.3 står det:

Virksomheter som er omfattet av nettoføringsordningen, er gjennom rundskriv R-116 gitt fullmakt til å rapportere merverdiavgift på utgiftskapittel 1633, post 01. Fullmakten innebærer at virksomhetene rapporterer merverdiavgift innenfor nettoføringsordningen til statsregnskapet på kapittel 1633, post 01 og artskonto 1987.

For mer informasjon om rapportering til statsregnskapet, se:

Rapportering til statsregnskapet

Rapporteringen av merverdiavgiften på kapittel 1633, post 01 og artskonto 1987 til statsregnskapet skal skje i henhold til kontantprinsippet, det vil si i samme periode som fakturaen til leverandøren er betalt. Dette gjelder også ved kjøp av fjernleverbare tjenester.