Det må foretas en periodisk avstemming for å sikre at virksomheten avsetter og utbetaler feriepenger og arbeidsgiveravgift av feriepenger i henhold til det som er beregnet.
Avstemmingen består av to hovedkontroller, avstemming av feriepenger og avstemming av arbeidsgiveravgift av feriepenger. I hver av disse kontrollene foretas det to delkontroller:
- kontroll av at avsatte feriepenger og arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger i opptjeningsåret samsvarer mellom SAP og Unit4 ERP.
- kontroll av at utbetalte feriepenger og arbeidsgiveravgift av utbetalte feriepenger i ferieåret samsvarer mellom SAP og Unit4 ERP.
Utløsende hendelse: Termin
Aktuelt regelverk
Reglement § 14 og bestemmelsene 5.2.4.5.
Forklaring av prosessen knyttet til årlig feriepengeavstemming
Løpende avsatte feriepenger gjennom året med fradrag av utbetalte feriepenger som er opptjent i år skal tilsvare skyldig feriepengegjeld 31.12.
Det er imidlertid tre forhold det må tas hensyn til ved avstemmingen:
- Opptjente feriepenger overføres til ny arbeidsgiver når ansatte som slutter i virksomheten i regnskapsåret, går til annen statlig virksomhet i forbindelse med en virksomhetsoverdragelse. Det samme vil gjelde ved virksomhetsoverdragelser med andre virksomheter enn statlige. Dette innebærer at skyldige feriepenger til ansatte som slutter og går til ny statlig arbeidsgiver, må trekkes fra skyldige feriepenger 31.12. Dette oppdateres i SAP.
- Personer over 60 år med et feriepengegrunnlag over 6 G vil få avsatt 14,3 prosent feriepenger også ut over 6 G. Den korrekte avsetningen for denne delen er 12 prosent og det må derfor foretas en årlig nedjustering. Dette innebærer at skyldige feriepenger til personer over 60 år med avsatte feriepenger på grunnlag over 6 G korrigeres i SAP slik at utbetalingen blir korrekt neste år.
- Ansatte som har begynt i virksomheten i regnskapsåret i forbindelse med en virksomhetsoverdragelse, tar med seg feriepengegrunnlaget fra forrige arbeidsgiver. Dette innebærer at feriepenger opparbeidet i annen virksomhet for dem som begynner i virksomheten i regnskapsåret, må legges til skyldige feriepenger på overdragelsestidspunket sammen med øvrige overtatte rettigheter og forpliktelser. Skyldig feriepenger oppdateres i SAP.
Avvik mellom avsatte feriepenger per 1.1 og utbetalte feriepenger i regnskapsåret som er påløpt forrige år forklares med bevegelse av personale mellom statlige virksomheter (se punkt 1 og 3) i ferieåret.
Framgangsmåte og arbeidsdeling (rekkefølge på arbeidet):
| Utføres av | Oppgave - handling | Referanse | |
| Grunntjeneste | Delservice | ||
| DFØ | DFØ | 1. Fra SAP hentes sum for avsatte feriepenger for terminen ved bruk av lønnsartrapport. Beløpet føres inn i kolonne C. | CUS&OPAL69 bokførte feriepenger |
| DFØ | DFØ | 2. I Unit4 ERP hentes avsatte feriepenger for terminen på konto for avsatte feriepenger for gjeldene lønnsår og fylles inn i kolonne D (konto 2941 med B eller blank i dim 7). | Browsermal: DFØ15 – E02 Avstemming av feriepenger |
| DFØ | DFØ | 3. Fra SAP hentes justering av fjorårets avsetning av feriepenger for seniorer. Beløpet settes inn i kolonne E. | CUS&OPAL 71 Feriepenger Seniorer |
| DFØ | DFØ | 4. Fra SAP hentes mottatte feriepenger fra annen virksomhet inneværende år. Beløpet settes inn i kolonne F. | CUS&AVSTE02 Lønnart 0BFE |
| DFØ | DFØ | 5. Fra SAP hentes overførte feriepenger til annen virksomhet. Beløpet settes inn i kolonne G. | CUS&OPAL 72 Totalt FP overf. Ny st. |
| DFØ | DFØ | 6. Kostnadsførte feriepenger i terminen hentes fra Unit4 ERP (konto 5080 og 5180) og føres inn i kolonne H. | Browsermal: DFØ15 – E02 Avstemming av feriepenger |
| DFØ | DFØ | 7. Differanser mellom avsatte feriepenger i SAP og Unit4 ERP vil framkomme i kolonne I. | |
| DFØ | DFØ | 8. Differanser mellom kostnadsførte feriepenger i Unit4 ERP og SAP vil framkomme i kolonne J. | |
| DFØ | DFØ | 9. Fra SAP hentes sum for løpende utbetalte feriepenger i opptjeningsåret for terminen ved bruk av lønnsartrapport. Beløpet føres inn i kolonne K. | CUS&OPAL64 Utbetalte feriepenger løpende |
| DFØ | DFØ | 10. Feriepenger som er opptjent i år og som er utbetalt aktuell termin fylles inn i kolonne L (Transaksjonene på konto 2941 med A i dim 7). | Browsermal: DFØ15 – E02 Avstemming av feriepenger |
| DFØ | DFØ | 11. Kolonne M vil vise differanser mellom SAP og Unit4 ERP på løpende utbetaling av årets feriepengeavsetning. | |
| Avstemming av arbeidsgiveravgift av feriepengeavsetningen: | |||
| DFØ | DFØ | 1. Fra SAP hentes AGA av avsatte feriepenger og beløp settes inn i kolonne C. | CUS&OPAL31 arb.g.av av avsatte feriepenger |
| DFØ | DFØ | 2. Fra Unit4 ERP hentes arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger IB og for terminen, konto 2785, og fylles inn i kolonne D. | Browsermal: DFØ15 – E02 Avstemming av feriepenger |
| DFØ | DFØ | 3. Fra SAP hentes AGA for justering av fjorårets avsetning seniorer. Beløp settes inn i kolonne E. | CUS&AVSTE02 Lønnart 0BFD |
| DFØ | DFØ | 4. Fra SAP hentes AGA feriepenger mottatt fra annen virksomhet inneværende år. Beløp settes inn i kolonne F. | CUS&AVSTE02 Lønnart 0BFF |
| DFØ | DFØ | 5. Fra SAP hentes AGA feriepenger overført til annen virksomhet inneværende år. Beløp settes inn i kolonne G. | CUS&AVSTE02 Lønnart 0BFA |
| DFØ | DFØ | 6. Fra SAP hentes AGA feriepenger overført annen virksomhet forrige år. Beløp settes inn i kolonne H. | CUS&AVSTE02 Lønnart 0BF8 |
| DFØ | DFØ | 7. Fra SAP hentes AGA av utbetalte feriepenger hittil i år. Beløp settes inn i kolonne I. | CUS&OPAL 32 |
| DFØ | DFØ | 8. Fra Unit4 ERP hentes kostnadsført arbeidsgiveravgift av påløpte feriepenger, konto 5411.Beløpet skal fylles inn i kolonne J. | Browsermal: DFØ15 – E02 Avstemming av feriepenger |
| DFØ | DFØ | 9. Differanser mellom skyldig arbeidsgiveravgift. avsatte feriepenger i SAP og Unit4 ERP vil framkomme i kolonne K. | |
| DFØ | DFØ | 10. Differanser mellom skyldig arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger i Unit4 ERP konto 2785 og kostnadsført arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger konto 5411 vil framkomme i kolonne L. | |
| Andre del av avstemmingen: | |||
| DFØ | DFØ | Kontrollere at avsetning av arbeidsgiveravgiften på årets feriepengeavsetning er lik i SAP og Unit4 ERP.
Differanser framkommer i kolonne M. | |
| DFØ | DFØ | Differanser forklares. Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn. | |