Veiledningen beskriver regnskapsføring og avstemming av pensjonspremie til Statens pensjonskasse.
Hver termin skal det foretas en avstemming av pensjonspremien mellom Unit4 ERP og SAP. Faktura fra Statens pensjonskasse (SPK) avstemmes mot avsatt pensjonspremie når faktura mottas. Differanse mellom avsetning og faktura resultatføres terminvis, eventuelt ved årets slutt for nettobudsjetterte virksomheter.
Utløsende hendelse: Periodeavslutning for februar, april, juni, august, oktober og desember.
Aktuelt regelverk
Jf. Reglementet § 14 og bestemmelsene pkt. 4.4.6, se også pkt. 4.4.5 og 5.2.4.5.
Bokføringslovens § 11 og NBS 5.
Framgangsmåte og arbeidsdeling
Bruttobudsjetterte virksomheter
jf. rundskriv R-118
Pensjonspremie utgiftsføres og avsettes i regnskapet hver måned. SPK sender faktura terminvis. Differansen mellom avsetning og faktura for den aktuelle terminen bokføres på konto 2820. Saldo på konto 2820 resultatføres terminvis sammen med tilsvarende resultatføring av arbeidsgiveravgift.
Differanser resultatføres terminvis sammen med beregnet arbeidsgiveravgift av pensjonspremien. Faktura med pensjonspremie for 6. termin mottas i desember med forfall innenfor året. Differansen for 6. termin, jf. saldo på konto 2820, resultatføres ved årets slutt, sammen med en beregnet arbeidsgiveravgift av pensjonspremien. Saldo på konto 2630, 2810 og 2820 skal være null ved årets slutt.
Nettobudsjetterte virksomheter
jf. periodiseringsprinsippet i SRS 1
Pensjonspremien kostnadsføres og avsettes i regnskapet hver måned. SPK sender fakturaer terminvis. Differansen mellom avsetningen fra SAP og fakturaer fra SPK kan håndteres ved årets slutt, men det anbefales å etablere en rutine der differansen mellom faktura og avsetning avregnes terminvis.
Fakturaen for 6.termin mottas i desember. Saldoen på konto 2630 og 2961 bør dermed være null ved årets slutt.
Framgangsmåte og arbeidsdeling (rekkefølge på arbeidet):
Terminvis avstemming
| Utføres av | Oppgave - handling | Referanse | |
| Grunntjeneste | Delservice | ||
| Kunde | Kunde | Kontering av inngående faktura fra SPK
Inngående faktura fra SPK behandles som vanlig i Unit4 ERP, og konteres på følgende måte:
Bruttobudsjetterte virksomheter: Konto 2630 «Pensjonspremie – medlemsandel». Bokføres med samme beløp som trekk i lønn, jf. føringer fra lønn / SAP for tilhørende perioder Konto 2820 «Pensjonspremie – differanse mellom fakturaens totalbeløp og føringer på konto 2630 og 2810».
Nettobudsjetterte virksomheter: Konto 2630 «Pensjonspremie medlemsandel» Konto 2961 «Pensjonspremie arbeidsgiverandel», AFP, administrasjon, tilleggspremie pensjonsinnskudd. | |
| DFØ | DFØ | Spørring SAP
Kjør lønnsartrapporter i SAP og hent terminens arbeidsgiverandel og medlemsinnskudd for virksomheten. Fylles ut i henholdsvis kolonne B og C. | Lønnsartrapport
Arbeidsgiverandel: CUS&OPAL34 Medlemsinnskudd: CUS&OPAL75 |
| DFØ | DFØ | Spørring Unit4 ERP
Hent bokført pensjonsutgift, avsetning arbeidsgiverandel og medlemsinnskudd fra Unit4 ERP, og legg inn beløpene i henholdsvis. kolonne D, E og F.
Bruttobudsjetterte virksomheter: Legg fakturert arbeidsgiverandel (inkludert administrasjonspremie) og medlemsinnskudd fra SPK i henholdsvis. kolonne L (kto 2810), M (kto 2820) og N (kto 2630).
Nettobudsjetterte virksomheter: Legg fakturert arbeidsgiverandel (inkludert administrasjonspremie) og medlemsinnskudd fra SPK i henholdsvis. kolonne L og N på kto 2961 og 2360. | Browsermal: DFØ15 – E01 SPK |
| DFØ | DFØ | Differanse mellom SAP og bokførte tall i Unit4 ERP
Differanse i kolonne G, H og I må forklares. |
|
| DFØ | Kunde | Differanse mellom SAP og faktura fra SPK
Bruttobudsjetterte virksomheter: Differansen mellom avsetning fra SAP og faktura fra SPK framkommer i kolonnen Q.
Differansen, det vil si det som er ført på konto 2820 via faktura, resultatføres for hver termin. Resultatføringen skal skje snarest mulig etter at fakturaen fra SPK er mottatt og bokført, jf. korrigering av differanse nedenfor.
Nettobudsjetterte virksomheter: Differansen mellom avsetning fra SAP og faktura fra SPK framkommer i kolonnen O og P (totalsum i kolonne Q).
Differansene skal resultatføres minimum ved årsslutt. Ved større avvik anbefales det at differanser resultatføres terminvis på samme måte som for bruttobudsjetterte virksomheter. | |
| Kunde | Kunde | Korrigering av differanse
Termin- / årsavstemming utføres i en egen del av avstemmingsskjemaet under de detaljerte terminvise avstemmingene. Ved å åpne grupperingen som det vises til under «Termin-/årsavstemming» får man opp avstemmingen som er aktuell for virksomheten.
I skjemaet overføres de terminvise differansene fra de terminvise avstemmingene til «Termin-/årsavstemming».
Virksomhetens gjennomsnittssats for arbeidsgiveravgift legges inn i skjemaet for å beregne AGA-beløpet som skal bokføres.
Har virksomheten en gjennomsnittsats som er benyttet i årets budsjett eller i andre sammenhenger, kan den legges til grunn. Alternativt legges gjennomsnittet basert på fjorårets a-meldinger, eventuelt A07 for fjoråret til grunn. Beløpene per konto som må bokføres for henholdsvis differanser og beregnet arbeidsgiveravgift framkommer av avstemmingsskjemaet. Disse beløpene danner grunnlaget for korreksjonsbilaget som skal konteres.
Bruttobudsjetterte virksomheter avregner arbeidsgiveravgift mot konto 1986.
Nettobudsjetterte virksomheter bokfører arbeidsgiveravgift på konto 2771.
NB! Husk å gi beskjed til lønn slik at endret grunnlag for arbeidsgiveravgift på pensjonspremie blir innrapportert. | |
| Kunde | Kunde | Rapporter differanse i a-meldingen
Avsatt pensjonspremie fra SAP rapporteres løpende i a-meldingen. Differansen mellom rapportering basert på beregnet premie fra SAP og faktisk betalt premie må rapporteres som en endring i avgiftsgrunnlaget på virksomhetens organisasjonsnummer i a-meldingen.
Fordelingen på virksomhetsnummer skjer basert på virksomhetsnumrenes forholdsmessige avgiftsgrunnlag. | |
| Kunde | Kunde | Korreksjonsbilag (ny ordning etter R-118)
Beløpene som skal bokføres per konto basert på differansen som er beregnet i avstemmingsfanen framkommer i avstemmingen. Kunden må sette opp korreksjonsbilag basert på avstemmingen. | |
| Kunde | Kunde | Kontere korreksjonsbilag
Kunde konterer bilag med de dimensjoner som differansen og den beregnede arbeidsgiveravgiften skal bokføres på.
Det konterte bilaget håndteres på samme måte som virksomhetens øvrige bilag ved periodeavslutning, inkludert årsavslutningen. | |
| DFØ | Kunde | Bokføre bilag
Bilaget bokføres i Unit4 ERP. For bruttobudsjetterte virksomheter skal behandling av bilaget følge samme frister som for øvrige bilag som skal bokføres før rapporteringen til statsregnskapet. Dette skal skje med en bilagsart som påvirker rapporteringen til statsregnskapet. | |
| Kunde | Kunde | Oppfølging av større differanser
Dersom differansen mellom avsetning og faktura fra SPK er vesentlig sett i forhold til avsetningen fra SAP, bør kunden følge opp dette mot registrert info i SAP og / eller SPK. | |
| DFØ | DFØ | Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn.
For delservicekunder med ordning etter R-118 settes avstemmingskoden til «Kunde følger opp» fram til de har ompostert differansen til 2820. | |
Årsavstemming
Tillegg til ordinær terminsavstemming for 6. termin.
Anbefalt bokføring av differanse mellom avsatt og fakturert pensjonspremie
Terminvis for bruttobudsjetterte virksomheter. Årlig eller terminvis for nettobudsjetterte virksomheter.
Ved terminens / årets slutt skal differansen mellom avsatt pensjonspremie og fakturert pensjonspremie resultatføres sammen med en beregnet arbeidsgiveravgift. Den totale differansen for terminen / året vil i de fleste tilfeller være liten sett i forhold til den totale pensjonspremien og virksomhetens totale utgifter til pensjon.
Når differansen og den beregnede arbeidsgiveravgiften skal bokføres på konto henholdsvis 5420 og 5401 må virksomhetene ta stilling til konteringen på ulike dimensjoner i virksomhetens økonomimodell. DFØ anbefaler å bokføre dette på et sentralt koststed og virksomhetens utgiftskapittel. Beløpet vil for de fleste virksomheter ikke være vesentlig, og en detaljert kontering av differansen kan kreve uforholdsmessig mye arbeid sett i forhold til nytten den detaljerte informasjonen vil gi. Dersom virksomheten ønsker å bokføre dette på et mer detaljert nivå bør man basere seg på avsetningene på konto 5420 gjennom året, eventuelt fjorårets regnskap eller budsjett ved detaljert resultatføring gjennom året.
| Utføres av | Oppgave - handling | Referanse | |
| Grunntjeneste | Delservice | ||
| Kunde | Kunde | Faktura for 6. termin
Faktura for 6. termin mottas i desember. Fakturaen vil enten ha forfall i desember eller i januar avhengig av hvilken pensjonspremieordning virksomheten har med Statens pensjonskasse (SPK).
Dersom fakturaen har forfall i desember, er det viktig at denne er attestert, godkjent, bokført og utbetalt innen 31.12. | |
| DFØ | DFØ | Avstemming av faktura for 6. termin
Avstemming av faktura mot bokførte avsetninger for 6. termin utføres på samme måte som øvrige terminer. | Se omtale under terminvis avstemming over. |
| DFØ | DFØ | Korrigering av differanse
Se rutine for terminvis avstemming.
Virksomhetens gjennomsnittssats for arbeidsgiveravgift som er brukt gjennom året kan oppdateres i henhold til faktiske regnskapstall til og med periode 11/november. Er det stor forskjell mellom benyttet sats og reell sats kan man vurdere og justere AGA for hele året. Her bør vesentlighet vurderes. | |
| DFØ | DFØ | Rapporter differanse i a-meldingen
Samme som for øvrige terminer. | |
| DFØ | DFØ | Klargjøre korreksjonsbilag 6. termin (ny ordning etter R-118)
Samme som for øvrige terminer. | |
| Kunde | Kunde | Kontere korreksjonsbilag
Samme som for øvrige terminer. | |
| DFØ | Kunde | Bokføre bilag
Samme som for øvrige terminer. | |
| DFØ | DFØ | Årsavstemming - Utgående balanse
Bruttobudsjetterte virksomheter Når korreksjonsbilaget for 6. termin er bokført fullføres avstemmingen ved å kontrollere at saldo på konto 2630, 2810 og 2820 er null. I utgangspunktet skal fakturaen betales innen 31.12, men dersom fakturaen for 6. termin har forfall påfølgende år, vil saldoen i kontantregnskapet tilsvare denne fakturaen. Dette beløpet rapporteres i mellomværendet ved årets slutt.
Nettobudsjetterte virksomheter Når korreksjonsbilaget per 31.12. er bokført fullføres avstemmingen ved å kontrollere at saldo på konto 2630 og 2961 er null. | Browsermal: DFØ15 – A00 Kontooversikt |
| DFØ | DFØ | Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn. | |