Kontroll av at sum reskontro stemmer med saldo på hovedbok, i tillegg til avstemming av reskontro.
Skjemaet skal benyttes ved kontroll av at reskontro er lik saldo i hovedbok, samt kontroll av kunde- og leverandørreskontro.
Avstemmingen skal kontrollere at det ikke forekommer avvik mellom det som er postert på de ulike kunde- og leverandørreskontroene og det som er postert i hovedboken. Videre skal reskontro avstemmes for å dokumentere postene med hensyn til fullstendighet, korrekt bokføring, klassifisering, verdsetting med videre.
Personreskontroene føres direkte i hovedbok og avstemmes / kontrolleres i egne avstemminger.
Utløsende hendelse: Månedsavslutning
Aktuelt regelverk
Reglementet § 14
Bestemmelsene pkt. 4.4.6, se også pkt. 5.3.1 og 5.4.1
Bokføringsloven § 11, bokføringsforskriftens § 6-4 og NBS 5.
Framgangsmåte og arbeidsdeling (rekkefølge på arbeidet):
| Utføres av | Oppgave - handling | Referanse | |
| Grunntjeneste | Delservice | ||
| DFØ | DFØ | Integrasjonskontroll reskontro versus hovedbok
Rapport XRE01 kjøres for den aktuelle perioden i Unit4 ERP og lagres på DFØ Fildel. Det foretas en kontroll av rapporten for å sjekke at det ikke er avvik mellom reskontro og hovedbok for noen av de aktuelle reskontroene. | Egne menyer, felles spesialrapporter, avstemmingsrapporter: XRE01 |
| DFØ | DFØ | Dersom det framkommer avvik mellom hovedbok og reskontro, kjøres rapport XRE02 i Unit4 ERP for samme periode. Rapporten vil vise bilagsnummer og beløp for de bilag som utgjør avviket.
Årsaken til eventuelle avvik og beskrivelse av hvordan avvikene skal rettes, fylles ut i kommentarfeltet i avstemmingsarket dersom avvik ikke rettes før perioden avsluttes. | Egne menyer, felles spesialrapporter, avstemmingsrapporter: XRE02 |
| Dokumentasjon av balansepostene | |||
| DFØ | Kunde | Ta ut saldoliste for kunder og leverandører, gjerne aldersfordelt. | Kunder: CU29 Leverandører: SU29 |
| Kunde | Kunde | Rapportene benyttes for å dokumentere hva postene består av. Aldersfordelt saldoliste benyttes også som grunnlag for vurdering av verdien.
Hvor hyppig disse kontiene avstemmes må fastsettes av den enkelte virksomhet ut fra omfang, risiko for feil, mangler og så videre. Gjennomgang av aldersfordelt saldoliste for kunder bør ses i sammenheng med virksomhetens innfordringsrutiner. | |
| DFØ | Kunde | Ta ut rapporter som viser åpne poster for henholdsvis kunder og leverandører. | Kunder: CU05 Leverandører: SU05 |
| Kunde | Kunde | Rapportene er en spesifikasjon av saldoen på kunde- og leverandørreskontro på balansedagen.
Det bør sendes saldoforespørsel til et utvalg av kunder og leverandører som et grunnlag for å dokumentere eksistens og verdsetting. Inkludert i utvalget bør alle de største kundene og leverandørene inngå; kunder med stor saldo på balansedagen og de med eldre saldoer og leverandører med stor omsetning. | |
| DFØ | Kunde | Kartlegg om det foreligger kunder med store kreditposter og / eller leverandører med store debetposter som må omklassifiseres i forbindelse med rapportering.
Omklassifisering gjøres minimum ved rapportering per 31.12.
Kun betydelige beløp omklassifiseres. | |
| DFØ / Kunde | Kunde | Konklusjon og eventuelle ytterligere dokumentasjon / kommentarer tas inn i avstemmingsskjema sammen med eventuell informasjon til kunde om oppfølging, spørsmål og så videre. | |
| DFØ / Kunde | DFØ / Kunde | Skjemaet dateres, signeres og avstemmingskode settes inn. | |