Hensikten er å avstemme virksomhetens bankkonti. Transaksjoner på bankkontoutskriftene skal samsvare med transaksjoner ført i virksomhetens hovedbok.
Utløsende hendelse: Månedsavslutning
Aktuelt regelverk
Jf. Reglementet § 14, bestemmelsene pkt. 4.4.6.
Bokføringslovens § 11, bokføringsforskriftens § 6-2 og NBS 5
Definisjoner
Arbeidskonto
Arbeidskonto er benevnelsen på de bankkontoene virksomheten skal benytte for å formidle inn- og utbetalinger. Som regel har virksomheten minst en arbeidskonto for utbetalinger og en arbeidskonto for innbetalinger. Arbeidskontoene skal daglig gjøres opp mot oppgjørskonto i Norges Bank.
Oppgjørskonto
Statlige virksomheters betalingsformidling skal være knyttet til statens konsernkontoordning via oppgjørskontoer i Norges Bank. Oppgjørskontoene i Norges Bank benyttes av bankene til å trekke eller overføre de pengene som virksomheten enten utbetaler via arbeidskontoen eller får innbetalt på arbeidskontoen. Dette følger av at bankene ikke skal ha statlige midler på arbeidskontoene "over natten". De må derfor tømme arbeidskontoene mot oppgjørskontiene i Norges Bank.
Øvrige bankkonti
Bankkonti som er opprettet for å ivareta midler som ikke skal inngå i konsertkontoordningen skal ikke tømmes mot oppgjørskontiene i Norges Bank. Slike midler gjelder for eksempel ikke-statlige midler som legater, ikke-statlige fond og midler som tilhører klienter, pasienter og innsatte. Forskuddstrekk og øvrig skattetrekk omfattes ikke av unntaket, men inngår i konsernkontoordningen.
Framgangsmåte og arbeidsdeling (rekkefølge på arbeidet):
| Utføres av | Oppgave - handling | Referanse | |
| Grunntjeneste | Delservice | ||
| Kunde | Kunde | Kryssing / utarbeidelse av dokumentasjon manuelt eller ved hjelp av programvare er likestilt. | |
| Kunde | Kunde | Før man starter kan det være greit å sette opp en oversikt over de postene man vet er feil eller mangler.
Bruk et bankavstemmingsskjema hvis dere har mange transaksjoner og det er enklere å kontrollere uten hjelp av skjema.
I tillegg trenger du:
| |
| Kunde | Kunde | Sammenstill regnskap og bank - saldo
Kontroller om det er avvik mellom saldo i regnskapet og kontoutskrift bank. | |
| Kunde | Kunde | Sammenstill regnskap og bank – transaksjoner
Er det avvik mellom saldo bank og regnskap må man gå systematisk til verks for å finne årsaken til differansen.
Kontoutskrift fra banken er fasiten og regnskapet skal vise de samme beløpene som framgår av kontoutskrift bank når avstemmingen er riktig gjort.
Har man få transaksjoner er det enkelt å kontrollere at det er samsvar ved å se på regnskapet og kontoutskrift bank.
Ved større transaksjonsmengder:
Mangler du kryss på kontoutskrift fra banken?: Da har dere sannsynligvis glemt å føre dette beløpet i regnskapet.
Mangler du kryss på kontoutskrift fra regnskapet?: Da har dere sannsynligvis ført en transaksjon som ikke skal være på denne kontoen i regnskapet.
Gjelder avvikene transaksjoner første eller siste dag i måneden kan det også være ulik dato for bokføring i regnskapet versus belastning / godskrivning i banken. | |
| Kunde | Kunde | Etter avstemming, korriger for eventuelle manglende føringer og feil i regnskapet. | |
| Kunde | Kunde | Dokumentasjon (utskrift fra regnskapet og kopi av kontoutskrift bank) signeres og oppbevares som del av avstemmingen per måned.
Antall transaksjoner vil være førende for hvor ofte bankkontiene avstemmes, men bankkonti bør avstemmes minimum hver måned. Virksomheter med svært mange transaksjoner bør foreta avstemminger hyppigere. | |
| Kunde | Kunde | Skjemaet dateres og signeres. Tiltak for å avklare eventuelle åpne poster som ikke lar seg lukke før perioden lukkes, angis. | |