Vi minner om at nasjonale institusjoner som Stortinget (med underliggende organer), Sametinget og domstolene ikke inngår. Departementene lager ikke en tradisjonell årsrapport og inngår derfor heller ikke.

Av de 161 virksomhetene som skal rapportere på fellesføringen, hadde 153 virksomheter publisert årsrapport og 10 virksomheter ikke publisert årsrapport per 1. juni 2023. Denne gjennomgangen omfatter med andre ord 153 årsrapporter. Av disse skrev 144 virksomheter om fellesføringen. Vi minner om at nasjonale institusjoner som Stortinget (med underliggende organer), Sametinget og domstolene mv. ikke inngår. Departementene lager ikke en tradisjonell årsrapport og inngår derfor heller ikke.

3.1 Tre av fire begrunner bruk av konsulenter med manglende kompetanse

Omtrent halvparten av de som har omtalt hvorfor de bruker konsulenter i årsrapporten peker på manglende kompetanse. Om lag en tredel sier det både har med kompetanse og kapasitet å gjøre og noen få peker på kapasitet alene. Kjøp eller innleie av konsulenter er særlig aktuelt for mindre virksomheter eller på smale fagfelt der det kan være vanskelig å rekruttere og holde på tilstrekkelig oppdatert fagkompetanse innenfor IKT/teknologi, organisasjonsutvikling, jus med videre. 

Etterspørselen etter konsulenter påvirkes også av hvor akutt eller tidsavgrenset behovet for kompetanse er. Det tar tid å hente inn og eventuelt lære opp interne ressurser. Det kan være at nye, ikke planlagte, oppdrag/bestillinger krever kompetanse eller kapasitet som virksomheten ikke har selv. En del virksomheter, særlig mindre, peker i tillegg på at det ikke er kostnadseffektivt eller hensiktsmessig å ha spisskompetanse på alle områder, og at de derfor er avhengige av å kjøpe konsulenttjenester.

I tillegg til IKT-kompetanse, jf. neste delkapittel, trekkes det frem behov for konsulentbistand i forbindelse med organisasjonsutvikling (ofte i større eller mindre grad tilknyttet digitalisering), rekruttering, (ofte av IT-kompetanse), juridisk kompetanse (arbeidsrettslig eller knyttet til den enkelte virksomhets kjerneoppgaver) samt utrednings- og analysekompetanse (generell og/eller faglig spisskompetanse). En del ønsker også konsulentbistand til ulike kommunikasjonstjenester. Se mer om dette i kapittel 3.4.

Både innenfor og i tillegg til disse hovedkategoriene omtales en rekke mer spesialiserte fagområder. Mange av disse dekkes av kategorien «faglig spisskompetanse». Det er også grunn til å tro at noen av de andre fagområdene som for eksempel brukertesting, prosjektledelse og forretningsutvikling hører inn under en eller flere av kategoriene vi allerede har omtalt.

3.2 IKT-kompetanse synes særlig vanskelig å rekruttere og beholde

Ifølge årsrapportene brukes en stor del av midlene på konsulenttjenester knyttet til IT-, IKT- og digitaliseringskompetanse. Dette bekreftes av tall fra statsregnskapet.no, jf. kapittel 2. Konsulenttjenester til utvikling av programvare, IKT-løsninger mv. (671) utgjør om lag 40 prosent av samlede utgifter på artskontoene 670-673. Sammen med Kjøp av tjenester til løpende driftsoppgaver, IKT (675), gjør dette at mer enn halvparten av utgiftene på kontogruppe 67, er IKT-relatert.

I årsrapportene vises det særlig til behov for konsulenter i forbindelse med utviklings- og investeringsprosjekter. Eksempelvis viser Arkivverket i sin årsrapport til at nesten 75 prosent av deres konsulentbruk er knyttet til utvikling av IT-løsninger. Tilsvarende sier UDI at om lag tre fjerdedeler av konsulentutgiftene har gått til utvikling av IT-løsninger, bl.a. utvikling av ny funksjonalitet og forbedring av utlendingsforvaltningens løsninger både for saksbehandlere og brukere/søkere.

Digitaliseringsdirektoratets årsrapport bekrefter en hovedårsak til bruk av konsulenttjenester ofte at store og komplekse IT-/digitaliseringsoppgaver krever ekstra ressurser, ofte med spesialkompetanse, i tidsavgrensede perioder. Eksterne ressurser gir fleksibilitet til å justere og endre sammensetningen av kompetanseprofiler uten å øke den samlede ressursbruken. I tillegg er det i dagens arbeidsmarked vanskelig å rekruttere og beholde kritisk kompetanse, og også å sikre at de faste ressursene holder seg faglig oppdatert på utviklingen i de ulike fagområdene (Digdir 2023: 110-111).

I NAVs omverdensanalyse fra 2023 vises det bl.a. til at digitalisering krever juridisk så vel som teknologisk og analytisk kompetanse. Videre at utbredelsen av kunstig intelligens og beslutningsstøtte gir behov for kompetanse om hvordan algoritmer kan anvendes på forsvarlige måter for å styrke kunnskapsgrunnlaget og utvikling av praksis (NAV 2023). Behovet for denne typen kompetanse vil trolig bare øke i tiden som kommer.  

3.3 Omtrent halvparten av årsrapportene omtaler kommunikasjon

I fellesføringen ble virksomhetene bedt om å omtale kommunikasjonstjenester spesielt. Herunder hvor mye de bruker på kommunikasjonstjenester.

93 virksomheter kommenterer hva de bruker, eventuelt at virksomheten ikke bruker konsulenttjenester til kommunikasjon i sin årsrapport. 58 kommenterer ikke på bruken av konsulenttjenester til kommunikasjon i det hele tatt. Av de 93 som kommenterer kommunikasjon, er det 73 prosent (67 virksomheter) som også oppgir beløp.

Et hovedinntrykk fra årsrapportene er at de fleste er blitt mer tilbakeholdne med å kjøpe kommunikasjonstjenester selv om dette varierer med type kommunikasjonstjeneste. Også her vises det ofte til behov for tjenester som det er lite hensiktsmessig at den enkelte virksomhet har selv. Det gjelder for eksempel organisasjonsutvikling knyttet til digitalisering av arbeidsprosesser og nye tjenester, etablering av nye nettsider, informasjonskampanjer med filmproduksjon mv. For mange, særlig mindre, virksomheter er det lite hensiktsmessig å ansette noen fast til denne typen oppgaver og prosesser.

Kampanjer, filmer, nettsider, informasjonsarbeid- og innholdsproduksjon, design, grafisk design, kampanje, oversettertjenester, medieovervåkning (går igjen), omdømmeundersøkelse, brukerinformasjon, leie av lokaler for lyd og strømmetjeneste, markedsføring, trykking, studentrekruttering, podcastproduksjon, rekrutteringskampanje, språkvask av forskningsartikler mv. er eksempler på kommunikasjonstjenester som statlige virksomheter har brukt og utgiftsført på artskonto 672.

Flere virksomheter presiserer i årsrapporten at de ikke har brukt midler på PR- eller lignende kommunikasjonstjenester.

Selv om 67 virksomheter oppgir hvor mye de har brukt på kjøp av kommunikasjonstjenester, gjør datakvaliteten det vanskelig å si hvor mye som brukes på kjøp av konsulenttjenester til kommunikasjon. Tallene som oppgis er mangelfulle og i liten grad sammenlignbare. Eksempelvis skriver politiet at: «Kjøp av konsulenttjenester fra kommunikasjonsbransjen har økt med nær 2 mill. kroner fra 2021 til 2022», og Forskningsrådet at: «Kutt i bevilgninger til konsulent og byråbruk for kommunikasjon var på 2,1 millioner for 2022» (Politiet 2023: 48; Forskningsrådet 2023: 21). Andre viser til konto 6722 eller 6725 uten å kommentere om dette er virksomhetens totalbeløp, eller til visualiseringer uten dataetiketter. Noen omtaler også til «kommunikasjonskostnader» uten å kommentere om dette er til konsulenter eller andre utgifter, mens andre angir omtrentlige andeler. Flere gjør som UiT, som skriver: «Kjøp av tjenester til organisasjonsutvikling og kommunikasjonsrådgiving utgjør i 2022-regnskapet noen promille av kostnadene til kjøp av fremmede tjenester/eksterne konsulenter.», uten å oppgi noe beløp (UIT 2023: 33).

Ifølge DFØ-rapport 2023:3, «Mye mer enn ord: En kartlegging av kommunikasjonsfunksjonen i staten» utgjorde kommunikasjonstjenester ført på artskonto 672 mellom 1 og 1,5 prosent av de totale konsulentutgiftene i statsforvaltningen. Det tilsvarte om lag 25 prosent av utgiftene på artskonto 672 (DFØ, 2023: 17-18). Om vi legger til grunn de samme andelene som denne undersøkelsen viser, får vi et anslag for utgifter i 2022 på 129 millioner kroner (1 prosent) til 194 millioner kroner (1,5 prosent). 25 prosent av artskonto 672, er 180 millioner i 2022. Basert på dette kan utgiftene til kommunikasjonstjenester i 2022 anslås til mellom 130 og 200 millioner kroner.

3.4 Lite konkret omtale av tiltak for å redusere konsulentbruken

70 av de 144 som skriver om fellesføringen nevner ikke konsulentreduserende tiltak. Av de resterende ønsker mange i utgangspunktet å erstatte konsulenter med fast ansatte, men gir uttrykk for at dette er vanskelig pga. pressede arbeidsmarkeder, usikker økonomisk situasjon mm. Noen får det likevel til, jf. følgende sitat fra Arkivverkets årsrapport: «Ved utgangen av 2022 har antallet fast ansatte i Arkivverket økt med fem, sammenlignet med 2021. Økningen har skjedd på områder der det har vært mest konsulentbruk.» (Arkivverket 2023: 59).

Noen har kartlagt konsulentbruken i egen virksomhet for å se på hva slags kompetanse man særlig kjøper inn. Andre går noe lengre i å knytte det til hva slags kompetanse man har i virksomheten. IT-kompetanse er særlig ønsket, jf. kapittel 3.2. Intern kompetanseheving fremheves som et aktuelt tiltak, men det pekes samtidig på at dette tar tid og krever løpende oppdatering. Interne retningslinjer for godkjenning av kjøp av konsulenter fra overordnet leder nevnes også som et tiltak for å redusere konsulentbruken. 

Enkelte peker på at bruk av ulike former for fellestjenester kan bidra til redusert behov for konsulenttjenester. I årsrapporten til Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) vises det bl.a. til at departementene kunne redusere konsulentbruk – og spare betydelige summer – gjennom å bruke DSS’ rekrutteringstjeneste (DSS 2023:61) Arkivverket viser til tilsvarende når det gjelder deres Digitalarkiv som er tenkt å være en fellestjeneste for langtidsbevaring av ulike museers arkiv (Arkivverket 2023:59). Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) nevner medarbeiderundersøkelsen i staten (DFØ) som et tiltak som har redusert virksomhetens konsulentutgifter, også en form for fellestjeneste (STAMI 2023:17).

DFØ har laget retningslinjer for å redusere konsulentbruk i staten (DFØ 2022). Her anbefales bl.a. kompetansekartlegging, sourcingstrategier mv. Selv om retningslinjene ikke omtales direkte i noen av årsrapportene, synes tiltakene som omtales å stemme godt overens med retningslinjene. Alternative tiltak til kjøp av konsulenttjenester som omtales her er blant annet kompetansekartlegging, å vurdere rekruttering eller omdisponere interne ressurser opp mot kjøp av konsulenttjenester mv. Sjøfartsdirektoratet viser eksempelvis til at de har gjennomført en driftsanalyse som grunnlag for valg av sourcingstrategier. De viser bl.a. til at de har vurdert insourcing, og som et ledd i dette, har ansatt to IT-utviklere.