Gjennomgang av anleggsverdiregnskapet

Frist: Delårs- og årsavslutning

Virksomheten bør ved delårsavslutning og minimum årsavslutning foreta en periodisk gjennomgang av anleggsverdiregnskapet for å sikre at anleggsregisteret er komplett og at registrerte anleggsmidler er i bruk i virksomheten. Anleggenes tilstand og antatte gjenstående brukstid må vurderes opp mot bokført verdi og registrert brukstid i anleggsregnskapet. Dette skal bidra til å sikre at balansen viser riktig verdi for virksomhetens eiendeler.

Kontroll og vurdering av anleggsmidler kan inneholde følgende kontrollpunkter:

• Er ferdig avskrevne anlegg fremdeles i bruk, eller kan de utrangeres og avsluttes?
  • Er det aktive eiendeler i anleggsverdiregnskapet som er solgt eller utrangert?
  • Er solgte og utrangerte eiendeler avsluttet i anleggsverdiregnskapet?
  • Er det avsluttende eiendeler som ikke er solgt/utrangert?
• Er det registrert anleggsmidler i anleggsregnskapet som ikke lenger eies av eller er under virksomhetens kontroll?
• Er registrerte anleggsmidler knyttet til korrekte konteringsdimensjoner?
• Er det kostnadsført anleggsmidler som skulle vært balanseført, og er det registrert anleggsmidler som skulle vært kostnadsført.
• Er registrert gjenværende brukstid i samsvar med antatt gjenværende brukstid?

Ansvarlig / Utføres av	Handling - oppgave
Virksomhet	Kontroll av registrerte opplysninger i anleggsverdiregnskapet For å kunne sikre korrekt klassifisering av anleggsmidler, samt korrekt og rettidig føring av avskrivninger og eventuelle nedskrivninger, er det nødvendig at anleggsverdiregnskapet inneholder nødvendig og oppdatert informasjon om det enkelte anlegget. Virksomheten bør derfor ha rutiner for regelmessig gjennomgang av at anleggsverdiregnskapet er komplett og korrekt. Følgende opplysninger må vanligvis registreres i anleggsregisteret på det enkelte anlegget: • Beskrivelse av driftsmidlet, herunder hvilken gruppe det inngår i, samt henvisning til konto (balanse og resultat). • Anskaffelsesdato, måned og år. • Anskaffelseskost (som er lik avskrivningsgrunnlaget og eventuell restverdi). • Lokasjon (kan være koststed hvis det er tilstrekkelig for å identifisere anlegget gjennom brukstiden). • Driftsmidlets identifikasjonsnummer (kan benytte Unit4 ERPs anleggsnummer). • Avskrivningssats (anleggsgruppe i Unit4 ERP). • Antatt restverdi. • Årets avskrivninger og akkumulerte avskrivninger. • Årets nedskrivninger og akkumulerte nedskrivninger. • Leverandør I tillegg må det foreligge kontrollspor til bilag(ene) og annen dokumentasjon. Det meste av informasjonen blir registrert ved anskaffelse, men informasjonen må oppdateres ved behov. Kontroller at informasjonen er oppdatert samtidig som det foretas fysisk kontroll av anleggsmidlene eller gjennom en egen gjennomgang av anleggsregisteret.
Virksomhet	Telling/fysisk kontroll av anlegg Virksomheten bør etablere rutiner for fysiske kontroller av varige driftsmidler og gjennomgang av immaterielle eiendeler som sikrer at alle anleggsmidler blir omfattet av kontrollen. Som grunnlag for gjennomgangen bør dere ta ut en oversikt/oversikter fra anleggsregnskapet som minst viser det enkelte anleggets: • ID • eier (koststed) • lokasjon • bokførte verdi • gjenværende brukstid • antatt restverdi Under normal drift skjer det få endringer med anlegg. Det vil derfor være forsvarlig å foreta telling i noe tid før eller etter balansetidspunktet. Ved kontroll etter balansetidspunktet vil vurderinger av hendelser etter balansedagen være lettere. Kontrollen må likevel skje slik at korrigeringer blir tatt med i regnskapet for siste regnskapsår. Kontroll og vurderinger av anleggsmidlene skal blant annet inneholde følgende kontrollpunkter: • Er anleggets fysiske plassering i henhold til anleggsregisteret? • Er foretaket fortsatt eier av anlegget? o Foreligger det dokumentasjon på at foretaket har hjemmel? Dokumentasjon av hjemmelsgrunnlaget må inngå i dokumentasjon av balansen. • Er anlegget fortsatt i bruk? • Er antatt gjenværende levetid/brukstid i samsvar med registrert gjenværende levetid/brukstid? • Foreligger det forhold som tilsier at anlegget bør nedskrives? o Foreligger det beslutninger om salg av anlegget, herunder vurdering av behov for nedskrivning til forventet salgsverdi? o Foreligger det beslutning om bruksendring, herunder behov for nedskrivning? • Andre forhold av betydning for gjenværende brukstid eller bokført verdi? Spørring DFØ Anlegg - Totaloversikt netto bokført verdi kan benyttes som utgangspunkt for tellelister. Det er mulig å tilpasse spørringen ved å inkludere aktuelle dimensjonsverdier eller relasjoner, eksempelvis koststed, prosjekt, med videre. Spørringen kan også begrenses til å ta ut anleggsgrupper eller lokasjoner som er relevant for den enkelte gjennomgangen.
Virksomhet	Kontroller om ferdig avskrevne anlegg fremdeles er i bruk eller kan utrangeres og avsluttes Åpne spørring i anleggsverdiregnskapet DFØ Anlegg – Ferdigavskrevne anlegg. Spørringen kan brukes som et utgangspunkt for kontroll av ferdig avskrevne anlegg, og kan tilpasses virksomhetens dimensjoner og ytterligere informasjon ved behov. Dersom anlegg i listen ikke lenger er i bruk, eller er solgt/kassert, følg rutinen Utrangere og selge immaterielle eiendeler og varige driftsmidler. Obs! Har dere etablert nødvendig kontroll med anleggsmidlene skal det ikke oppstå situasjoner der anleggsmidler blir ferdig avskrevet så lenge de fortsatt er i bruk.
Virksomhet	Kontroller at det ikke er aktive eiendeler (status N) i anleggsverdiregnskapet som er solgt eller utrangert Åpne spørring DFØ Anlegg – totaloversikt netto bokført verdi. Foreta en gjennomgang av listen mot eventuell informasjon om salg eller kassasjon. Dersom listen inneholder eiendeler som burde vært registrert som solgt eller utrangert, følg rutinen Utrangere og selge immaterielle eiendeler og varige driftsmidler.
Virksomhet	Kontroller at eiendeler som er registrert som solgte og utrangerte er avsluttet (status T) Eiendeler som er registrert som solgte eller utrangerte i anleggsverdiregnskapet skal ikke ha status aktiv (N) eller sperret (C). Eiendelene skal avsluttes i anleggsverdiregnskapet slik at det ikke kan aktiveres nye transaksjoner på anlegget. Åpne spørring i anleggsverdiregnskapet DFØ Anlegg – Solgt/utrangert totaloversikt. Foreta en gjennomgang av status for anlegg i listen. Dersom noen av anleggene står med status N eller C, vurder å sette status til avsluttet via anleggsregister. Dersom det er feil registrert at anlegg er solgt eller utrangert, må transaksjonene reverseres. Følg rutinen Reversere anleggstransaksjoner i anleggsverdiregnskapet. Gjelder ikke for de virksomhetene som har løsning for automatisk endring av status ved salg og utrangering.
Virksomhet	Kontroller at avsluttende eiendeler er utrangert/solgt Dersom det er eiendeler som er avsluttet i anleggsverdiregnskapet, men som ikke er solgt eller utrangert, vil verdien på anlegget bli stående i balansen på eiendelskonto og konto for akkumulerte avskrivninger. Balansen vil dermed vise en høyere verdi for virksomhetens eiendeler enn hva som er faktisk verdi. Se eksempel under.

Eksempel når eiendel er avsluttet i anleggsverdiregnskapet men ikke solgt eller utrangert

Et anlegg på konto 1280 har anskaffelseskost på kr 50 000 og en levetid på 3 år. Etter tre år er anlegget ferdig avskrevet, og netto bokført verdi i anleggsverdiregnskapet er 0:

1280 Datamaskiner (PCer, servere, skrivere m.m.)	50 000
1289 Akkumulerte avskrivninger datamaskiner, IKT og kopimaskiner	- 50 000
Netto bokført verdi	0

For å nullstille saldoen i balansen for anlegget, må anlegget utrangeres. Da tilbakeføres saldoer:  

1280 Datamaskiner (PCer, servere, skrivere m.m.)	- 50 000
1289 Akkumulerte avskrivninger datamaskiner, IKT og kopimaskiner	50 000

Dersom virksomheten har eiendeler som er avsluttet, men ikke utrangerte, ta kontakt med DFØ for å åpne anleggene for postering igjen.
Følg deretter rutinen Utrangere og selge immaterielle eiendeler og varige driftsmidler.

Ansvarlig / Utføres av	Handling - oppgave
Virksomhet	Kontroller at registrerte anleggsmidler er knyttet til korrekte konteringsdimensjoner Dersom virksomheten har gjennomgått organisatoriske endringer (som for eksempel endringer av koststed, prosjektstruktur, og lignende) bør dere kontrollere at alle anlegg er registrert med korrekte konteringsdimensjoner. Anleggsregisteret kan bestå av aktive anleggsmidler som ikke utløser nye posteringer. Dette kan være anlegg uten avskrivning eller anlegg som er ferdig avskrevet. Dersom det er aktive anlegg registrert på ukorrekte dimensjonsverdier, følg rutinen Endre, omgruppere og overføre anlegg. Anlegg med status C må endres til status N før du kan endre dimensjonsverdier på anlegget. Følg rutinen Endre, omgruppere og overføre anlegg • Stengte koststeder – skal anlegget flyttes til nytt/annet koststed? • Prosjekter – skal anlegget flyttes til annet/nytt prosjekt/fellesprosjekt? • Kapittel/post – skal anlegg flyttes til annen finansiering?
Virksomhet	Kontroller om det er kostnadsført anleggsmidler som skulle vært balanseført, og om det er registrert anleggsmidler som skulle vært kostnadsført Dersom det er registrert eiendeler i anleggsverdiregnskapet som skulle vært kostnadsført må anleggene reverseres, følg rutinen Reversere anleggstransaksjoner i anleggsverdiregnskapet . Deretter må det foretas en ompostering fra eiendelskonto til resultatkonto. • Kredit Eiendelskonto • Debet Kostnadskonto Dersom det er kostnadsført eiendeler må kostnadsføringen omposteres til eiendelskonto og deretter aktiveres i anleggsverdiregnskapet. • Kredit Kostnadskonto • Debet Eiendelskonto Følg deretter rutinen Balanseføre anleggsmidler for å aktivere anleggene i anleggsverdiregnskapet.
Virksomhet	Revurdering av levetid eller anleggsverdi Restverdi og gjenværende brukstid skal gjennomgås minst ved avslutningen av hvert regnskapsår. Vurder og ta stilling til om antatt gjenværende levetid/brukstid er i samsvar med registrert gjenværende levetid/brukstid. Gjenværende avskrivningstid på anlegget må endres hvis det er avvik. Påse at avskrivningstiden blir fastsatt og justert slik at anlegget ikke blir ferdig avskrevet mens anlegget fortsatt er i bruk. Dersom restverdi i avskrivingsplanen endres kan virkningen bokføres på en av to måter (dere må velge et alternativ som prinsipp for hele virksomheten): • Estimatendringen resultatføres i den perioden endringen gjøres. • Estimatendringen fordeles over gjenværende brukstid (knekk i kurven). Vurder behovet for å foreta nedskrivning eller ekstra avskrivninger av eiendeler. Dersom det er behov for å foreta nedskrivning følg rutinen Av- og nedskrivinger. Merk: I Unit4 ERP opereres det med begrepet «ekstraordinære avskrivninger». Begrepet benyttes i stedet for nedskrivninger.
Virksomhet	Anlegg som midlertidig er tatt ut av bruk Når et anleggsmiddel tas ut av bruk en periode må dere vurdere om dere skal stoppe avskrivninger på anlegget i perioden. Er for eksempel avskrivningene knyttet til fysisk slitasje, og den midlertidige bruksstansen som fører til at sluttdato for bruk av anleggsmidlet må settes lenger fram i tid (utsettes), må også avskrivningene stoppes midlertidig.  I andre tilfeller vil en midlertid bruksstans ikke påvirke sluttdatoen for antatt utrangering eller salg av anleggsmidlet. Det kan likevel være aktuelt å ikke foreta avskrivninger i perioden anlegget ikke brukes, men øke de periodiske kostnadene når anlegget tas i bruk igjen. Dersom anlegget midlertidig tas ut av bruk, kan dere endre status på anlegget til Parkert (P) i Unit4 ERP.

Henvisninger