Virksomheten skal følge opp at det foreligger oppdatert og korrekt informasjon i anleggsregisteret. Denne rutinen beskriver hvordan virksomheten kan oppdatere anleggsregisteret når formålet med eller bruken av anlegg endres, slik at anleggsregisteret gir et korrekt bilde av virksomhetens immaterielle eiendeler og varige driftsmidler.
Frist: Løpende
| Ansvarlig / Utføres av | Handling - oppgave |
|---|---|
| Virksomhet | Endring av informasjonsfelt og relasjoner på anleggsmidler Endring som ikke medfører postering i regnskapet, kan endres direkte på anleggsmiddelet i anleggsverdiregnskapet i Unit4 ERP. Dette gjelder relasjoner på anlegg og andre informasjonsfelter som er registrert på anleggsmidlet. • Navn på anlegg • Overordnet anlegg • Informasjon • Skillekort 2 – Hovedbok Skillekort 2 er bare et informasjonsfelt, så endringer i dimensjonsverdier i dette bildet vil ikke oppdatere posteringer på anlegget. Registrering gjøres via Økonomi – Anleggsverdiregnskap – Anleggsmiddel |
| Virksomhet Tilleggstjeneste SRS: DFØ | Endring av posteringsdimensjonsverdier Dersom virksomheten gjennomgår organisatoriske endringer, vil det være behov for å oppdatere dimensjonsverdier på anleggsmidler. Typiske endringer som kan kreve en endring av dimensjonsverdier kan være: • Omorganiseringer • Endringer i økonomimodell • Stenging av begrepsverdier (koststeder, prosjekter, lokasjon og så videre) • Prosjekter skal avsluttes og anlegg overføres til linje/drift • Flytting av anlegg fra en lokasjon til en annen. Ved feilføringer på dimensjonsverdier anbefales det at dere reverserer feilførte postering, og aktiverer på nytt med riktige dimensjonsverdier. Ved behov for endring av posteringsdimensjoner på anleggsmidler, kontroller først at anleggsmidler er avskrevet til og med siste dato i perioden før endringen skal gjennomføres. Endring registreres med første dag i neste måned. Det er mulig å endre en eller flere posteringsdimensjonsverdier på et anlegg, og endringen medfører en «flytting» (det vil si «tømming») av alle balanseposter for anleggsmidlet fra angitt dato. Allerede resultatførte avskrivninger vil ikke korrigeres. Registrering gjøres i Unit4 ERP: Økonomi – Anleggsverdiregnskap – Registrering –Endringer og korrigeringer – Bytt posteringsdimensjonsverdier. Se instruksjonsfilm om endring og korrigering av anleggstransaksjoner for anleggsverdiregnskap i Unit4 ERP for detaljert beskrivelse for hvordan endringen foretas. Merk at en endring i posteringsdimensjonsverdier ikke kan reverseres. Hvis dere vil rette opp feil må dere utføre en ny endring av posteringsdimensjonsverdier tilbake til opprinnelige verdier. |
| Virksomhet Tilleggstjeneste SRS: DFØ | Omgruppering av anleggsmidler (endre anleggsgruppe) Ved behov for å endre konto (omklassifisering) eller anleggsgruppe på et anleggsmiddel kan anlegget omgrupperes fra en anleggsgruppe til en annen. Eksempler for behov for omgruppering av anleggsmidler: • Anleggsmidler er registrert på feil anleggsgruppe • Anleggsmidler reklassifiseres • Endringer i regelverk som krever reklassifisering • Store endringer i kontoplan i kontogruppe 10–12 Ved omgruppering av anleggsmiddel i Unit4 blir: • Gammel balansekonto kreditert og ny balansekonto debitert. Dette gjelder både konto for anskaffelseskost og tilhørende akkumulerte avskrivninger og eventuelt akkumulerte nedskrivninger • Resultatførte avskrivninger kreditert og ført på ny konto for avskrivninger. Det samme gjelder for eventuelle nedskrivninger. Ved omgruppering må det tas stilling til virkningstidspunktet. Skal omgrupperingen skje fra og med innværende periode eller skal resultatføringer i tidligere perioder også omklassifiseres? Er anlegget ført på feil anleggsgruppe slik at tilhørende avskrivninger har blitt ført på feil resultatkonto bør omgrupperingen gjelde fra og med 1.1. i inneværende regnskapsår, eventuelt fra anskaffelsestidspunktet hvis anlegget er anskaffet i løpet av inneværende år. Anleggsmiddelet beholder de verdiene som påvirker avskrivningsgrunnlaget (avskrivningsmetode, avskrivningstabell, levetid og årlig avskrivningsprosent) som det hadde i den gamle anleggsgruppen, selv om disse verdiene kan skille seg fra de faste verdiene til den nye anleggsgruppen. Ved behov må også disse verdiene endres manuelt under hvert enkelt anleggsmiddel. Registrer ny anleggsgruppe på anleggsmiddel i Unit4 ERP: Økonomi – Anleggsverdiregnskap – Registrering – Endringer og korrigeringer – Omgruppere Ved behov for korrigering av avskrivningsgrunnlag: Økonomi – Anleggsverdiregnskap – Anleggsregister – Anleggsmiddel – Avskrivningsbok – Endre avskrivningsgrunnlag Se instruksjonsfilm for anleggsverdiregnskap Unit4 ERP for detaljert beskrivelse. Merk: Omgrupperingsbilag kan ikke reverseres. Hvis det er nødvendig å rette opp feil, må det utføres en ny omgruppering. |
| Virksomhet Tilleggstjeneste SRS: DFØ | Overføring av anleggsmidler Overføring brukes for å overføre ett anleggsmiddel til ett eller flere nye anleggsmidler. Overføring av anlegg kan være aktuelt ved: • Strukturendringer i virksomheten (overføring av eiendeler til nye enheter) • Endring av lokaler (overføre eiendeler fra en enhet til en annen) • Fordeling av felles anskaffelser (PC, skjermer, inventar og lignende) • Flere anlegg balanseført som et anleggsmiddel, men skulle vært registrert som flere enkeltstående anlegg • Ferdigstillelse av anlegg under utførelse og prosjekt under utvikling. Dette kan for eksempel være aktuelt ved aktivering av anlegg under utførelse. Alle aktiverbare kostnader kan aktiveres fortløpende på ett anleggsmiddel som ikke avskrives. Når anlegget tas i bruk, overføres det da til ett eller flere nye anleggsmidler som avskrives. Ved overføring av et anlegg i Unit4 ERP, overføres saldoene i balansen til et nytt eller flere anleggsmiddel. Levetiden på anlegget blir resterende levetid fra det gamle. Øvrige verdier hentes fra anleggsgruppen for det nye anlegget. Det nye anleggsmidlet kan tilhøre en annen anleggsgruppe enn den anleggsgruppen det flyttes fra. Dersom dere overfører deler av et anlegg (flere objekter som er registrert som et anlegg), er det prosentsatsen eller beløp for overføring som avgjør hvor mye som overføres fra de opprinnelige kontoene. Registrere overføring av anlegg i Unit4 ERP: Økonomi – Anleggsverdiregnskap – Registrering – Endringer og korrigeringer – Overføring Se instruksjonsfilm for anleggsverdiregnskap Unit4 ERP for detaljert brukerveiledning. |