Rutinen skal sikre at nye anlegg blir lagt inn i anleggsverdiregnskapet slik at grunnlaget for avskrivninger blir korrekt og at balanseførte eiendeler blir bokført på riktige konti i balansen.
Se rutinen Behandle inngående faktura ved kjøp av varer og tjenester for hvilke immaterielle eiendeler og varige driftsmidler som skal balanseføres.
Frist: Løpende
| Ansvarlig / Utføres av | Handling- oppgave |
|---|---|
| Virksomhet | Balanseføring av anlegg Balanseføring som anleggsmiddel foretas som hovedregel når immaterielle eiendeler og varige driftsmidler har en estimert brukstid på 3 år eller mer og anskaffelseskost er kr 50 000 eller mer. Valg av anleggsgruppe er styrende for hvilken konto anlegget blir balanseført på. Det er derfor viktig at dere finner riktig konto anlegget skal føres på ved behandling av inngående faktura og velger anleggsgruppe som går mot denne kontoen. Ved registrering av nytt anleggsmiddel må dere blant annet ta stilling til levetid/brukstid (anleggsgruppe), avskrivningsmetode, kontering og eventuell restverdi. |
| Virksomhet DFØ/virksomhet ved tilleggstjeneste SRS | Opprette anlegg fra fakturaer Fakturaer som er bokført på kontogruppe 10–12 og som er knyttet til en anleggsgruppe vil vises i menypunktet Opprette anlegg fra faktura som dere finner her: Økonomi – Anleggsverdiregnskap – Anleggsregister – Opprette anlegg fra faktura Kontroller/vurder om anskaffelsen gjelder et nytt anleggsmiddel eller om det er et tillegg til eksisterende anlegg. Kontroller at valgt konto (og anleggsgruppe) er riktig. Dersom dere oppdager at en faktura er ført på feil konto må denne korrigeres før anlegg opprettes, se avsnitt om feilførte bilag nedenfor. Kontroller at foreslått brukstid samsvarer med reell antatt brukstid. Kontroller om foreslått anskaffelsesdato stemmer med faktisk leveringsdato eller dato for når anlegget er tatt i bruk. Det er tillatt å starte avskrivninger fra første dato i perioden etter anskaffelsesperioden, jf. SRS 17. I praksis tas det stilling til dette ved oppsett av Unit4 ERP. Ved registrering av tillegg til eksisterende anlegg arves aktiverings-informasjon fra dette anlegget. Dersom flere fakturaer hører til ett anlegg, kan dere hake av flere linjer. For eksempel ved utvikling av programvare, eller delleveranser av anlegg. Følgende opplysninger må vanligvis registreres i anleggsregisteret i tillegg til det som blir registrert fra fakturaen: • Beskrivelse av driftsmidlet, herunder hvilken gruppe det inngår i, i tillegg til henvisning til konto (balanse og resultat) • Anleggsgruppe • Lokasjon (kan være koststed hvis det er tilstrekkelig for å identifisere og gjenfinne anlegget gjennom brukstiden) • Antatt restverdi (ofte null) |
| Virksomhet | Feilførte bilag i «Opprett anlegg fra fakturaer» Dersom dere oppdager at en faktura er bokført med feil kontering, må denne tilbakeføres og korrigeres før aktivering registreres i anleggsregnskapet. Linjene på korrigeringsbilaget i kontogruppe 10, 11 eller 12 vil vises i vinduet ‘Opprette anlegg for fakturaer’ etter bokføring. Vinduet må åpnes på nytt for at det skal bli oppdatert med nye linjer. Marker linjene med feil kontering, som utligner hverandre, og trykk Slett. Aktiver så linjen på korrigeringsbilaget med korrekt kontering. Er det bilag i «Opprett anlegg fra faktura» som ikke skal balanseføres, må disse tilbakeføres og korrigeres til resultatkonto. Marker linjene med feil kontering, som utligner hverandre, og trykk Slett. Feilregistrering i anleggsregnskapet blir da registrert / tatt ut fra anleggsregnskapet. Dette forutsetter at det ikke er avvik mellom hovedbok og anleggsverdiregnskap på de aktuelle føringene. For å kontrollere dette kan virksomheten ta ut XAT02 – Avstemming mellom hovedbok og anleggsverdiregnskap. Slike linjer må slettes av DFØ. Send i så fall en bestilling på dette. Gjelder dersom det skal slettes en og en linje. |
| Virksomhet | Balanseføring eget arbeid Ved egentilvirkning av anleggsmidler skilles det i utgangspunktet ikke mellom arbeid utført av egne ansatte eller andre. For statlige virksomheter er det i SRS 17 punkt 15 likevel åpnet opp for at en kan unnlate å innregne eget arbeid i kostprisen ved utvikling av immaterielle eiendeler. Unntaket gjelder ikke for varige driftsmidler. For å sikre lik verdsetting bør det ikke skilles på om arbeidet er utført av eksterne eller egne ansatte. Uansett valg av prinsipp – balanseføring eller ikke – må rutinene være konsistent over tid. På lik linje med andre utgifter som skal balanseføres er det et krav om målbar kostpris, det vil si at anskaffelseskost for eiendelen kan måles pålitelig. Utgifter som inngår i balanseføring av eget arbeid består av lønn og andre personalkostnader til ansatte som deltar direkte i utviklingsarbeidet og/eller byggearbeidet. Vurderinger av hvilket arbeid, hvilke ansatte som skal inkluderes, metodikk, rutine og metodikk for registrering av innsatsen med videre må inngå i dokumentasjonen av prosjektet. |
| Virksomhet | Dekomponering av anlegg Dekomponering skal vurderes for store anleggsmidler som består av flere komponenter med ulik brukstid. Dersom dekomponering gjøres, skal hver del av driftsmidlet som har en anskaffelseskost som er vesentlig i forhold til den totale anskaffelseskosten for driftsmidlet, balanseføres separat. Dette kan for eksempel gjelde for bygninger, skip, fly og infrastruktur. Deler som antas å ha lik utnyttbar levetid kan slås sammen. Når et driftsmiddel dekomponeres, må avskrivningssatsen fastsettes for hver enkelt komponent. Dermed blir det enklere å fastsette fornuftige avskrivningssatser knyttet til driftsmiddelet. Ved fastsettelse av avskrivningstid er det viktig å også ta hensyn til virksomhetens vedlikeholdsstrategi, for anlegget som helhet og/eller per komponent. SRS 17 punkt 26. |
| Virksomhet | Anlegg under utførelse (AUU) og Prosjekt under utvikling (PUU) Anlegg under utførelse og prosjekt under utvikling føres på henholdsvis konto 1130 Anlegg under utførelse og 1070 Immaterielle eiendeler under utførelse. Når bygg eller annet anlegg er ferdig bygd og/eller programvare eller lignende er ferdig utviklet, må det ferdige anleggsmidlet overføres til sine respektive konti. Hvis anskaffelsene er registrert i anleggsregnskapet foretas overføringen ved hjelp av funksjonaliteten «Overføring» i Unit4 ERP. Utfør endring av dimensjonsverdier i Unit4 ERP: Anleggsverdiregnskap – Registrering – Endringer og korrigeringer – Overføring. Er anskaffelsene bokført direkte på hovedbokskonto (1130/1070) må overføringen foretas manuelt ved hjelp av manuelt hovedbokbilag og deretter opprette anlegg, jf. ovenfor. Se brukerveiledning anleggsverdiregnskap for behandling i Unit4 ERP. For å sikre et godt nok grunnlag for endelig balanseføring på respektive konti bør dere sette opp en oversikt over antatte utgifter som vil påløpe, med fordeling på aktuelle konti og/eller komponenter, og organisere bokføringen deretter. Det er spesielt viktig å opprette en god prosjektstruktur i store bygg- og utviklingsprosjekter. |
| Virksomhet | Påkostninger versus vedlikehold Ved senere arbeid på et anleggsmiddel må det tas stilling til om arbeidet gjelder vedlikehold eller en påkostning. I de tilfellene konklusjonen ikke er åpenbar bør vurderingene dokumenteres skriftlig. I praksis kan det ofte være krevende å foreta et korrekt skille mellom vedlikehold og påkostning. Oppsummert legges følgende til grunn for vurderingene: • Vedlikehold (resultatføring) o Anskaffelser som gjøres for å bøte på slitasje, skader og lignende som har funnet sted gjennom driften, og som ikke medfører økt brukstid/levetid eller kapasitet/funksjonalitet, skal kostnadsføres direkte (på utførelsestidspunktet) over resultatregnskapet. Dette gjelder uavhengig av beløpsstørrelse. o Vedlikeholds- og reparasjonsutgifter kostnadsføres det året arbeidet utføres. I de tilfeller der en forventer å gjennomføre vedlikeholdet med faste intervaller, og videre at det kan beløpsfastsettes og må anses som vesentlig, følger det av sammenstillingsprinsippet at en må fordele vedlikeholdsutgiftene over den aktuelle perioden. • Påkostning (balanseføring) o Anskaffelser som gir et driftsmiddel en varig forbedring eller økt funksjonalitet, anses som påkostning. En slik påkostning skal balanseføres som en del av det eksisterende driftsmiddelet dersom påkostningene oppfyller øvrige vilkår for balanseføring. Når en skal vurdere hvorvidt en anskaffelse er å anse som en påkostning eller vedlikehold er det viktig å se dette i et historisk perspektiv. Utskiftning av gamle komponenter vil alltid, isolert sett, gi en forbedring eller økt funksjonalitet. Hvis eldre deler som trenger utskiftning byttes ut med nye, som etter dagens nivå tilsvarer samme standard som formuesgjenstanden har vært i tidligere, skal hele utgiften regnes som vedlikehold. Hvorvidt en anskaffelse skal anses som påkostning eller vedlikehold vil også avhenge av hvorvidt et anleggsmiddel er dekomponert eller ikke. Stort omfang av dekomponering reduserer blant annet antall saker der en må ta stilling til hvorvidt en står overfor en påkostning eller et vedlikehold. Beslutning om anskaffelser, arbeid med videre skal klassifiseres som vedlikehold eller påkostning, er basert på en ikke ubetydelig skjønnsutøvelse. Skjønnsutøvelsen må dokumenteres. Skjønnsutøvelsen er imidlertid i hovedsak knyttet til de faktiske forhold og testing av disse mot regnskapsmessige kriterier. Kravet til dokumentasjon øker jo større beløp det gjelder. Ved påkostning oppdateres anleggsregnskapet gjennom «Legg faktura til eksisterende anlegg i anleggsmodulen» i Unit4 ERP. Se også SRS 17 punkt 33. |
| Virksomhet | Dokumentasjon av vurderinger Beslutning om dekomponering, balanseføring ved egenutvikling, klassifisering av vedlikehold eller påkostning og så videre er ofte basert på en ikke ubetydelig skjønnsutøvelse. Skjønnsutøvelsen må dokumenteres. Skjønnsutøvelsen er imidlertid i hovedsak knyttet til de faktiske forhold og testing av disse mot regnskapsmessige kriterier. Kravet til dokumentasjon øker jo større beløp det gjelder. |