Forskuddsbetalte kostnader

Denne rutinen skal sikre at forskuddsbetalte kostnader blir balanseført ved betaling og senere periodisert i riktig periode.

Frist: Ved periodeavslutning

Kostnader skal i henhold til periodiseringsprinsippet resultatføres i samme periode som varen eller tjenesten forbrukes. Utbetalinger som skjer i en tidligere periode enn varen eller tjenesten er brukt/nyttiggjort, skal bokføres som forskuddsbetalt kostnad og resultatføres i perioden varen/tjenesten benyttes/forbrukes.

Periodiseringsprinsippet: Virkningen av transaksjoner og andre hendelser bokføres som inntekter, kostnader, eiendeler eller gjeld når de inntreffer i samsvar med de grunnleggende regnskapsprinsippene i SRS 1, uavhengig av tidspunktet for inn- og utbetalinger.

Forskuddsbetaling vil si at varen eller tjenesten blir betalt før den er levert/ytet.

Ved delbetaling betales fakturaen over flere avdrag.

Ansvarlig / Utføres avHandling - oppgave
VirksomhetInnledning - Identifisere kostnader som gjelder framtidige perioder

Virksomheten bør etablere rutiner som sikrer at fakturaer som gjelder forskuddsbetaling av kostnader blir identifisert og bokført riktig i forbindelse med løpende fakturabehandling.

Har virksomheten mange ansatte som konterer og attesterer inngående faktura, og har en sentral økonomi-/regnskapsavdeling som følger opp periodisering bør konterer/attestant merke fakturaene.

I fakturasystemet kan man for eksempel legge inn merknad i tekstfeltet for å lette oppfølgingen, eksempelvis: 1. tertial 202x, gjelder for hele 202x, gjelder 1.1.-31.12, eller lignende.

I tillegg bør man i forbindelse med periodeavslutning gå gjennom utvalgte resultatkonti for å identifisere utgifter som skal periodiseres over flere perioder. Eksempler på periodiske kostnader kan være husleie, strøm, vakthold, leie av kontormaskiner, lisenser, serviceavtaler mv.
VirksomhetVesentlighetsvurderinger

Alle vesentlige transaksjoner skal periodiseres.

Ved periodeavslutning skal alle forskuddsbetalte kostnader spesifiseres og dokumenteres; unngå derfor periodisering av uvesentlige beløp.

Virksomheten bør fastsette en vesentlighetsgrense for slike periodiseringer. Alle som godkjenner aktuelle fakturaer, må være godt kjent med hva som er virksomhetens vesentlighetsgrense.
VirksomhetPeriodisering av forskuddsbetalte kostnader

Periodisering av kostnader kan enten gjøres ved å:
• alternativ 1: attestering av faktura, eller
• alternativ 2: utarbeide bilagsfil som inneholder periodiseringsnøkkel og startperiode (filen sendes inn til DFØ), eller
• alternativ 3: III. bokføre periodiseringen i Unit4 ERP.
virksomhetAlternativ 1: Periodisering ved attestasjon av faktura

Legg inn periodiseringsnøkkel og startperiode ved kontering av faktura. Kostnaden vil periodiseres automatisk i hovedbok i Unit4 ERP.

Se også rutine Behandle inngående faktura og brukerveiledning for behandling av faktura ved periodisering
VirksomhetAlternativ 2: Utarbeide bokføringsbilag på fil

Konteringsinformasjon fylles ut i egen bokføringsfil.

Påse at bilagsperioden blir den samme som opprinnelig faktura. Gjelder deler av fakturaen stengte regnskapsperioder må denne delen av fakturaen resultatføres i inneværende periode. Dette løses ved at den delen av fakturaen registreres uten periodiseringsnøkkel. Se mer om utfylling av bokføringsfil i brukerveiledning for hjelp til utfylling av bokføringsfil på våre kundesider.

Bokføringsfilen sendes til regnskap@dfo.no.
DFØAlternativ 2: Innlesning av bokføringsfil

DFØ leser inn filen, og sender informasjon om bilagsnummer tilbake til Virksomheten lagrer bilaget sammen med bokføringsfilen i henhold til gjeldende regler.
Delservice:
Virksomhet

Grunntjeneste:
DFØ
Alternativ 3: Føre bilag med periodisering i Unit4 ERP

Periodisering kan skje ved registrering av hovedbilag i dekstop eller ved hjelp av digitalt bilag. Nærmere info om hvordan, framgår av brukerveiledning for periodisering i Unit4 ERP.
VirksomhetKontroll av periodiserte poster

Reklassifiseringsrapporten (APK01) kan brukes som utgangspunkt til å kontrollere forskuddsbetalte kostnader som er balanseført for periodisering.

Alle forskuddsbetalt kostnader skal være spesifisert og dokumentert i forbindelse med avstemming/dokumentasjon av balansen.

Dokumentasjonen skal både dokumentere at de bokførte postene er fullstendige og korrekte. Dette løses bl.a. ved:
• Analyser av regnskapet for å avdekke forskuddsbetalte utgifter som ikke er balanseført
• Utarbeide tilstrekkelig dokumentasjon på balanseførte poster som viser at gjenstående beløp er korrekt og gjelder kun forskuddsbetalte kostnader for kommende perioder.
o Kontrollere at fakturaen har fått riktig periode for start, eventuelt at det er korrigert for sent betalt faktura.

I tillegg bør virksomheten gå gjennom regnskapet for å avdekke poster som burde vært periodisert.

Se også rutine Reklassifisering av forskuddsbetalte kostnader og mottatt forskuddsbetaling.
VirksomhetFeilførte periodiseringer

Dersom en periodisering er ført med feil beløp, feil startperiode, feil periodiseringsnøkkel eller feil dimensjonsverdier (eks. koststed, kapittel og post) må dette korrigeres ved bruk av periodiseringsnøkler. En reversering eller tilbakeføring må gjøres ved bruk av periodiseringsnøkler og kan ikke gjøres manuelt ved å føre enkeltbilag i hver periode.

Rettinger må i tillegg føres i henhold til gjeldende regler, se rutine 7.1 om retting av hovedboksbilag.

Se brukerveiledning periodisering i Unit4 ERP for nærmere informasjon.

Henvisninger:

Standard kontoplan
Føringskontoplanen
Brukerveiledning reklassifiseringsrapport
Behandle inngående faktura
Brukerveiledning periodisering i Unit4 ERP
Rutine Reklassifisering av forskuddsbetalte kostnader og mottatt forskuddsbetaling

Oppdatert: 23. mai 2024

Kontakt

Kontakt kundesenter for regnskap

Fant du det du lette etter?

Nei

Det beklager vi!

Tilbakemeldingen din er anonym og vil ikke bli besvart. Vi bruker den til å forbedre nettsidene. Hvis du vil ha svar fra oss, ta kontakt på telefon, e-post eller kundesenter på nett.