Etterkontroll

Faktura stopper i etterkontroll grunnet utslag på forhåndsdefinerte kriterier som virksomheten selv definerer. Stoppkriterer settes ved bestilling til DFØ.

Fullstendig liste over stoppkriterier finnes her: Bestille stopp i for- og etterkontroll

Se instruksjonsfilm for hvordan du med rollen Etterkontroll kan behandle faktura. Etterkontroll vises i steg 4 i filmen.

For å se hvilket stoppkriterie som var utslagsgivende for faktura kan du velge Loggbok i handlingslinjen nederst i bildet. Her vil du se hvilket stoppkriterie som stoppet faktura i etterkontroll.

Låsing av faktura

Som fakturaadministrator vil du få varsling hvis du åpner en faktura som en annen bruker allerede har åpnet. Varslingen viser hvilken bruker som er inne på fakturaen:

Ved å trykke OK på varsling vil fakturaen som er låst vises som skrivebeskyttet.

Varsling om at en faktura er låst gjelder både når du trykker direkte inn på en faktura, og når du har behandlet en faktura i etterkontroll og automatisk blir sendt videre til neste.
Låsing av en faktura blir automatisk opphevet etter 20 minutter.

Legge til kommentar

Arbeidsflytkommentar

Du kan legge inn en kommentar på en faktura. Dette legger du i arbeidsflytloggen.
Kommentaren følger konteringsraden du står på resten av flyten.

Fakturakommentar

Fakturaadministrator har muligheten til å legge inn fakturakommentar i etterkontroll ved å trykke på Kommentar som ligger sammen med handlingsalternativene nederst i skjermbildet: 

Fakturakommentaren legges inn i feltet for Kommentar. Tabuler så ut av feltet og trykk Lagre: 

Det er ikke mulig å lagre uten å ha lagt inn en kommentar, men det er mulig å lukke boksen ved å trykke på Avbryt eller benytte krysset oppe til høyre.  

Boksen for fakturakommentar viser kommentaren, hvilken bruker som har lagt inn kommentaren, og når kommentaren ble lagt inn.  

Når det er lagt inn en kommentar vil boksen for kommentar som ligger sammen med handlingsalternativene oppdateres med antall kommentarer som er lagt inn:

Dersom fakturaen er korrekt

• Velg Godkjenne

Faktura legges nå til bokføring.

Dersom det er feil på fakturaen

Du har ikke muligheten til å endre opplysninger på hodedata i etterkontrollen. Du kan korrigere konteringen av en faktura, men alle endringer av BDM-verdier som er ført som nivåer i fullmaktsmatrisen vil bli sendt på ny flyt for godkjenning. Dersom det for eksempel er satt opp koststed og konto som nivåer i fullmaktsmatrisen, kan øvrige dimensjoner og avgiftskode endres uten at faktura går på ny godkjenningsflyt.

Dersom det er registrert feil kan fakturaen sendes tilbake til regnskap eller attestant.

Dersom kontering på faktura er feil

• Velg Avvise til attestant

Dersom hodedata på faktura er feil

• Velg Avvise til regnskap
  

Koble leverandørfaktura til innkjøpsordre

Dersom en faktura tilhørende innkjøp foretatt i innkjøpsløsningen blir lest inn uten gyldig innkjøpsordrenummer, leses den inn som leverandørfaktura.

Du kan manuelt koble faktura til innkjøpsordre i etterkontrollen slik at fakturaen går på ny flyt som innkjøpsfaktura.

Se egen brukerveiledning for kobling av leverandørfaktura til innkjøpsordre.