Denne rutinen skal sikre at forskuddsbetalte kostnader blir balanseført ved betaling og senere periodisert i riktig periode.
Frist: Ved periodeavslutning
Kostnader skal i henhold til periodiseringsprinsippet resultatføres i samme periode som varen eller tjenesten forbrukes. Utbetalinger som skjer i en tidligere periode enn varen eller tjenesten er brukt/nyttiggjort, skal bokføres som forskuddsbetalt kostnad og resultatføres i perioden varen/tjenesten benyttes/forbrukes.
Periodiseringsprinsippet: Virkningen av transaksjoner og andre hendelser bokføres som inntekter, kostnader, eiendeler eller gjeld når de inntreffer i samsvar med de grunnleggende regnskapsprinsippene i SRS 1, uavhengig av tidspunktet for inn- og utbetalinger.
Forskuddsbetaling vil si at varen eller tjenesten blir betalt før den er levert/ytet.
Ved delbetaling betales fakturaen over flere avdrag.
| Ansvarlig / Utføres av | Handling - oppgave |
|---|---|
| Virksomhet | Innledning - Identifisere kostnader som gjelder framtidige perioder Virksomheten bør etablere rutiner som sikrer at fakturaer som gjelder forskuddsbetaling av kostnader blir identifisert og bokført riktig i forbindelse med løpende fakturabehandling. Har virksomheten mange ansatte som konterer og attesterer inngående faktura, og har en sentral økonomi-/regnskapsavdeling som følger opp periodisering bør konterer/attestant merke fakturaene. I fakturasystemet kan man for eksempel legge inn merknad i tekstfeltet for å lette oppfølgingen, eksempelvis: 1. tertial 202x, gjelder for hele 202x, gjelder 1.1.-31.12, eller lignende. I tillegg bør man i forbindelse med periodeavslutning gå gjennom utvalgte resultatkonti for å identifisere utgifter som skal periodiseres over flere perioder. Eksempler på periodiske kostnader kan være husleie, strøm, vakthold, leie av kontormaskiner, lisenser, serviceavtaler mv. |
| Virksomhet | Vesentlighetsvurderinger Alle vesentlige transaksjoner skal periodiseres. Ved periodeavslutning skal alle forskuddsbetalte kostnader spesifiseres og dokumenteres; unngå derfor periodisering av uvesentlige beløp. Virksomheten bør fastsette en vesentlighetsgrense for slike periodiseringer. Alle som godkjenner aktuelle fakturaer, må være godt kjent med hva som er virksomhetens vesentlighetsgrense. |
| Virksomhet | Periodisering av forskuddsbetalte kostnader Periodisering av kostnader kan enten gjøres ved å: • alternativ 1: attestering av faktura, eller • alternativ 2: utarbeide bilagsfil som inneholder periodiseringsnøkkel og startperiode (filen sendes inn til DFØ), eller • alternativ 3: III. bokføre periodiseringen i Unit4 ERP. |
| virksomhet | Alternativ 1: Periodisering ved attestasjon av faktura Legg inn periodiseringsnøkkel og startperiode ved kontering av faktura. Kostnaden vil periodiseres automatisk i hovedbok i Unit4 ERP. Se også rutine Behandle inngående faktura og brukerveiledning for behandling av faktura ved periodisering |
| Virksomhet | Alternativ 2: Utarbeide bokføringsbilag på fil Konteringsinformasjon fylles ut i egen bokføringsfil. Påse at bilagsperioden blir den samme som opprinnelig faktura. Gjelder deler av fakturaen stengte regnskapsperioder må denne delen av fakturaen resultatføres i inneværende periode. Dette løses ved at den delen av fakturaen registreres uten periodiseringsnøkkel. Se mer om utfylling av bokføringsfil i brukerveiledning for hjelp til utfylling av bokføringsfil på våre kundesider. Bokføringsfilen sendes til regnskap@dfo.no. |
| DFØ | Alternativ 2: Innlesning av bokføringsfil DFØ leser inn filen, og sender informasjon om bilagsnummer tilbake til Virksomheten lagrer bilaget sammen med bokføringsfilen i henhold til gjeldende regler. |
| Delservice: Virksomhet Grunntjeneste: DFØ | Alternativ 3: Føre bilag med periodisering i Unit4 ERP Periodisering kan skje ved registrering av hovedbilag i dekstop eller ved hjelp av digitalt bilag. Nærmere info om hvordan, framgår av brukerveiledning for periodisering i Unit4 ERP. |
| Virksomhet | Kontroll av periodiserte poster Reklassifiseringsrapporten (APK01) kan brukes som utgangspunkt til å kontrollere forskuddsbetalte kostnader som er balanseført for periodisering. Alle forskuddsbetalt kostnader skal være spesifisert og dokumentert i forbindelse med avstemming/dokumentasjon av balansen. Dokumentasjonen skal både dokumentere at de bokførte postene er fullstendige og korrekte. Dette løses bl.a. ved: • Analyser av regnskapet for å avdekke forskuddsbetalte utgifter som ikke er balanseført • Utarbeide tilstrekkelig dokumentasjon på balanseførte poster som viser at gjenstående beløp er korrekt og gjelder kun forskuddsbetalte kostnader for kommende perioder. o Kontrollere at fakturaen har fått riktig periode for start, eventuelt at det er korrigert for sent betalt faktura. I tillegg bør virksomheten gå gjennom regnskapet for å avdekke poster som burde vært periodisert. Se også rutine Reklassifisering av forskuddsbetalte kostnader og mottatt forskuddsbetaling. |
| Virksomhet | Feilførte periodiseringer Dersom en periodisering er ført med feil beløp, feil startperiode, feil periodiseringsnøkkel eller feil dimensjonsverdier (eks. koststed, kapittel og post) må dette korrigeres ved bruk av periodiseringsnøkler. En reversering eller tilbakeføring må gjøres ved bruk av periodiseringsnøkler og kan ikke gjøres manuelt ved å føre enkeltbilag i hver periode. Rettinger må i tillegg føres i henhold til gjeldende regler, se rutine 7.1 om retting av hovedboksbilag. Se brukerveiledning periodisering i Unit4 ERP for nærmere informasjon. |
Henvisninger:
• Standard kontoplan
• Føringskontoplanen
• Brukerveiledning reklassifiseringsrapport
• Behandle inngående faktura
• Brukerveiledning periodisering i Unit4 ERP
• Rutine Reklassifisering av forskuddsbetalte kostnader og mottatt forskuddsbetaling