Årsavslutning regnskap

Innland og utland

Det er ordinær remittering torsdag 19. desember.

Remittering 24. desember og 31. desember utgår.

Remittering i romjula flyttes til fredag 27. desember for å sikre overføring i bank innen årsslutt, for faktura med forfall i 2024. Remittering fredag 27. desember 2024 starter kl. 10.30.

Virksomheter som ikke ønsker remittering fredag 27. desember, må gi beskjed til regnskap@dfo.no innen 23. desember.

Virksomheter som ønsker ekstra remittering mandag 30. desember må gi beskjed til regnskap@dfo.no.

Blir faktura med i kontantregnskapet for 2024?

For at faktura skal bli med i kontantregnskapet for 2024 må avregningsretur bli lest inn korrekt i Unit4 ERP innen 31. desember 2024.

For utenlandsbetalinger må dere endre forfallsdatoen til 19. desember, eventuelt tidligere, da enkelte banker kan ha avvikende frister (gjelder kun faktura med forfall til og med 31. desember). Sjekk eventuelt med banken hva siste forfallsdato må være for å få faktura belastet på inneværende år.

Det er ikke mulig å endre forfall på faktura med forfallsdato i 2025.

Når blir fakturaene bokført?

For at fakturaen skal bli bokført i 2024, må den være godkjent og etterkontrollert innen tirsdag 7. januar 2025 kl. 22.00 for kunder med avtale om grunntjeneste, og torsdag 9. januar 2025 kl. 22.00 for kunder med avtale om delservice. Merk at periodekutt vil påvirke dette dersom dere har avvik fra tjenestemodell (færre antall virkedager).

Ovenstående frister gjelder for å få fakturaen bokført i virksomhetsregnskapet. Fakturaer som ikke er bokført innen disse fristene må eventuelt periodiseres, jf. Periodisering av inngående faktura bokført i 2025 som har fakturadato i 2024.

Fristene for å sikre at fakturaene blir bokført i kontantregnskapet i 2025 finner dere i avsnittet Remittering.

Rapport som viser leverandørgjeld per 31. desember 2024, XVEFLYT, legges på Fildel. Rapporten viser en oversikt over alle fakturaer på arbeidsflyt og alle fakturaer som er registrert i vedlikehold elektronisk faktura (VEF).

Bokføring av inngående faktura og leverandørgjeld ved årsslutt

På bakgrunn av krav i økonomiregelverket til ajourhold av bokføring, skal inngående fakturaer med fakturadato i 2024 inngå i leverandørgjelden per 31. desember 2024. Dette medfører at det ikke er mulig å unnlate å bokføre inngående fakturaer i 2024 på bakgrunn av et ønske om å bokføre de på 2025. Dere må tilstrebe å bokføre fakturaer på riktig år ved at attestasjon, godkjenning og bokføring av inngående fakturaer skjer fortløpende, også ved årets slutt.

Det er ikke i henhold til økonomiregelverket å holde fakturaer tilbake i fakturabehandlingssystemet i Unit4 ERP, verken ved å la de ligge «på vent» i etterkontrollen, eller ved å bevisst unnlate å attestere og godkjenne fakturaer til etter 31. desember.

Se også punktet nedenfor om periodisering av inngående faktura bokført i 2025 som har fakturadato i 2024.

Tilsvarende bestemmelser gjelder for virksomheter som er bokføringspliktige etter bokføringsloven. Det betyr at alle inngående fakturaer skal bokføres løpende innenfor lovens frister for ajourhold og at bokføringen skal være à jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering.

Siste utfakturering for virksomheter der DFØ utfører utfaktureringen, er mandag 30. desember 2024.

Det kjøres ikke purringer i romjula 2024 for virksomheter DFØ utfører denne oppgaven for.

Bokføring av bilag og oppstart avstemming

Vesentlige feil eller mangler som må korrigeres innen rapportering

Dersom dere avdekker at det mangler føringer på perioden etter bilagsfristene, kan det være behov for å foreta ytterligere posteringer. Det er kun vesentlige feil eller mangler som skal korrigeres etter bilagsfristene. Dersom dere vurderer at beløpet er vesentlig, må dere umiddelbart ta kontakt med oss via egen kundekontakt i regnskapsdivisjonen. Da utsetter vi årsoppgjørsposteringer for å unngå dobbeltarbeid inntil korrigeringene er foretatt. Se rutine 9.3 Postering i foreløpig bevilgningsregnskap og posteringer i periode 13.

Innrapportering til statsregnskapet

Vi viser ellers til DFØs rutiner for årsavslutning og årlig rundskriv fra Finansdepartementet, som omhandler årsavslutningen av statsregnskapet med frister.

Frister for bilag etter innrapportering til statsregnskapet (M*-bilag)

Posteringer i foreløpig bevilgningsregnskap (tidligere brevlige posteringer)

Etter innrapporteringen til statsregnskapet kan feil eller manglende posteringer, som påvirker kontantrapporteringen på artskonto eller statskonto med vesentlig beløp, korrigeres i foreløpig bevilgningsregnskap (tidligere kalt brevlige posteringer). Dersom dere ser behov for å gjennomføre slike posteringer, må dere umiddelbart gi beskjed til DFØ via kundekontakt i regnskapsdivisjonen slik at arbeidet med årsavslutningen settes på vent.

Vi oppfordrer dere til å bruke tiden før rapporteringen i januar til å foreta nødvendige korreksjoner da slike tilleggsposteringer og korrigeringer etter rapporteringen ofte innebærer betydelig merarbeid for virksomheten selv og DFØ.

Se også:

Bokføring av bilag og oppstart avstemming

Innrapportering til statsregnskapet

Virksomheter som ikke er i stand til å ferdigstille regnskapet (saldobalansen) innenfor våre frister, må ta kontakt med DFØ så tidlig som mulig. Siste frist for årsregnskapet er 15. mars 2024 uavhengig av øvrige frister.

Avstemmingsmappen 2024

Vi planlegger ferdigstilling av Avstemmingsmappe for 202412 innen 18. februar 2025 for deres gjennomgang.

Nettobudsjetterte virksomheter som har behov for at Avstemmingsmappen ferdigstilles tidligere, må ta kontakt med DFØ så tidlig som mulig.

Etter vår ferdigstilling av avstemmingene må dere gjennomgå og følge opp avstemminger, spørsmål og kommentarer fra DFØ.

Signerte avstemminger per 31.12. sender dere til oss senest 14. mars 2025.

På grunn av stor pågang frem mot jul må det påregnes noe lengre saksbehandlingstid. Det er ikke nødvendig å sende inn saker på fakturaer dere ikke har mottatt. 

Alle fakturaer mottatt hos DFØ innen 17. desember og godkjent av dere innen fristen, remitteres 27. desember 2024.

Leverandørgjelden per 31. desember inngår i årsregnskapet som avlegges etter R-115. For virksomheter som fører regnskapet etter kontantprinsippet, inngår bokført leverandørgjeld i noten som viser sammenhengen mellom avregning med statskassen og mellomværende med statskassen.

For de fleste virksomheter vil det av flere ulike årsaker bli bokført fakturaer i 2025 som gjelder 2024, med fakturadato i 2024. Dette betyr at kostnader og leverandørgjelden i årsregnskapet per 31. desember 2024, kan være undervurdert. I slike tilfeller vil det være behov for periodiseringer for å sikre at årsregnskapet for 2024 med noter blir riktig.

Alle virksomheter må foreta en vurdering av om det er behov for slike periodiseringer.

Spørring på faktura bokført i 2025 med fakturadato i 2024

Vi har utarbeidet en browserspørring i Unit4 ERP som dere kan benytte til dette formålet: LG - Fakt.dato 2024, bokført 2025. Spørringen vil være klar for bruk 3. januar 2025. For at spørringen skal vise komplett grunnlag, bør den ikke tas ut før etter bilagsfrist for bokføring av faktura for periode 12.

Spørringen vil dere finne under fanen Rapporter i Unit4 ERP Desktop og i Rapporter-menypunktet i Unit4 ERP Web. Spørringen er lagret under Rapporter på tvers av firma → Globale rapporter → Årsavslutning.

Spørringen vil vise inngående fakturaer med fakturadato 2024 som er bokført i 2025, fordelt på resultatkonti, eksklusiv eventuelt fradragsført merverdiavgift og merverdiavgift som inngår i nettoføringsordningen. Det er mulig å benytte pil-knappene på verktøylinjen for å vise alle bilagene som inngår.

Dersom dere har problemer med å kjøre spørringen, kan dere ta kontakt med regnskap for bistand.

Vurdering av behov for periodisering

Dere må vurdere om summen av de bokførte fakturaene i 2025 med fakturadato i 2024 er vesentlig for årsregnskapet. I henhold til Finansdepartementets rundskriv R-115 avsnitt 4.1, skal årsregnskapet «gi et dekkende bilde av virksomhetens disponible bevilgninger og av regnskapsførte utgifter, inntekter, eiendeler og gjeld».

Dette betyr at vurderingen må foretas opp mot virksomhetens fastsatte vesentlighetsgrenser på aktuelle områder, og at vurdering av vesentlighet må foretas både i forhold til det totale regnskapet og relevante regnskapslinjer i årsregnskapet (og eventuelt noter). Enkeltposters vesentlighet skal vurderes i sammenheng med andre tilsvarende poster.

Dersom dere konkluderer med at manglende føringer i forrige års regnskap er vesentlig, må dere foreta en periodisering slik at gjelden i årsregnskapet blir riktig.

Dere skal dokumentere vurderingene dere gjør, minimum på eller som vedlegg til aktuelle bilag og i dokumentasjon av balansen (avstemmingene). Vi anbefaler å benytte egne vurderingsnotater som vedlegges dokumentasjon av balansen i de tilfellene dere konkluderer med å ikke gjennomføre periodiseringer. Bekreftelse på gjennomførte vurderinger sender dere til DFØ.

Kontering og bokføring av bilag

Periodiseringen av inngående faktura daterte 2024 skal ikke påvirke rapporteringen til statsregnskapet for 2024. Dette gjøres ved å bokføre bilagene med en bilagsart uten kontanteffekt (i de fleste tilfeller bilagsart ME).

Bilag skal føres som annen kortsiktig gjeld på en konto i kontogruppe 299 i periode 202412 (se under for SRS-virksomheter). Motposten vil være en eller flere resultatkonti. Periodiseringen gjøres eksklusive merverdiavgift for virksomheter som har fradrag for den inngående merverdiavgiften (det vil si er merverdiavgiftsregistrert) eller er omfattet av nettoføringsordningen.

Ønsker dere å unngå at periodiseringen påvirker interne styringsrapporter, er det mulig å foreta posteringen på konti og dimensjonsverdier som ikke blir benyttet i rapportene.

Bilagene tilbakeføres i periode 202501.

Kunder på grunntjeneste sender bilag for bokføring til bilag-regnskap@dfo.no, mens delservicekunder bokfører disse bilagene selv.

Bilagene vil ikke påvirke kontantregnskapet og kan dermed bokføres etter at rapporteringen til statsregnskapet er gjennomført. Det vil være en fordel å sette korte interne frister for godkjenning og bokføring av inngående faktura primo 2025 slik at man får et best mulig grunnlag for gjennomgangen per 31.12.

For eventuelle omtvistede fakturaer må man ut fra beløpenes størrelse vurdere om det også skal foretas en periodisering for manglende kreditnotaer.

Særlig for virksomheter som benytter de statlige regnskapsstandardene

Virksomheter som følger de statlige regnskapsstandardene har i SRS 1 egne krav til virksomhetsregnskapet, og hvordan dette skal presenteres. Disse virksomhetene skal benytte kontogruppe 296 Påløpte kostnader også til periodisering av mottatte og bokførte fakturaer i 2025 som er datert 2024 og som gjelder regnskapsåret 2024.

Ved årsskifte, fra og med januar til og med mars, oppdateres periode 12 for fjoråret, samt inneværende år. 

Fra og med april til og med desember er det kun inneværende år som blir oppdatert.

Instruksjonsfilmer om årsavslutningsposteringer for kontant og SRS finner dere på sida om periode- og årsavslutning under overskriften Instruksjonsfilmer om årsavslutningsposteringer.

Informasjon kommer.

Informasjon kommer.

Rapportering av beholdninger av kapitalposter skal rapporteres til eget departement innen egen frist som framgår av årets rundskriv 10/22. I tillegg er det viktig at alle transaksjoner vedrørende aksjer og andeler, utlån og så videre er korrekt bokført i virksomhetens regnskap i god tid før regnskapet for 2024 avsluttes.

Kunden er selv ansvarlig for at postene er tilstrekkelig dokumentert. Det samme gjelder dokumentasjon av kjøp/salg, samt beregninger av gevinst/tap ved avgang. Dokumentasjon av vurderinger og beregninger er spesielt viktig når dere har investert i en virksomhet gjennom kjøp av aksjer/andeler til ulike tidspunkt og senere selger kun deler av beholdningen. Dere må sende eventuelle korrigeringer til oss innenfor fristen for øvrige bilag.

Vi viser for øvrig til: